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Unter den Begriff „Speichern“ fällt das Erfassen, Aufnehmen oder Aufbewahren von Daten auf einen Datenträger zum Zweck ihrer weiteren Verwendung (vgl. Art. 5 Abs. 2 Nr. 1 BayDSG).

Dabei macht es im Polizeiaufgabengesetz keinen Unterschied, ob die Daten in Dateien, Karteien, Mikrofilmen, Akten oder sonstigen Unterlagen aufgenommen worden sind. „Verändern“ ist das inhaltliche Umgestalten gespeicherter Daten (vgl. Art. 5 Abs. 2 Nr. 3 BayDSG). Unter „Löschen“ ist das Unkenntlichmachen gespeicherter Daten zu verstehen (vgl. Art. 5 Abs. 2 Nr. 4 BayDSG). „Datei“ ist eine gleichartig aufgebaute Sammlung von Daten, die nach bestimmten Merkmalen erfasst und geordnet, nach anderen Merkmalen umgeordnet und ausgewertet werden kann, ungeachtet der dabei angewandten Verfahren (vgl. Art. 5 Abs. 3 Nr. 3 BayDSG).

Nach Abs. 2 Satz 1 darf die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zu dem Zweck erfolgen, zu dem diese Daten erhoben worden sind (so genanntes Zweckbindungsgebot). Wegen der umfassenden Aufgabenstellung der Polizei lässt Abs. 2 Satz 2 jedoch die Nutzung einschließlich einer erneuten Speicherung oder einer Veränderung zu einem anderen polizeilichen Zweck zu, soweit die Polizei die Daten auch zu diesem Zweck erheben dürfte. Mit dieser Einschränkung des Zweckbindungsgebots sollen Doppelspeicherungen in den verschiedenen Aufgabenbereichen der Polizei vermieden werden. Personenbezogene Daten aus dem Bereich der Gefahrenabwehr dürfen daher ebenso für die Strafverfolgung verwendet werden wie umgekehrt.

Für automatisierte Dateien schreibt Abs. 3 Satz 2 die Festlegung von Prüfungsterminen vor. Für nichtautomatisierte Dateien oder Akten sind nach Abs. 3 Satz 3 ebenfalls Prüfungstermine oder Aufbewahrungsfristen (vgl. Art. 38 Abs. 2 Sätze 3 bis 5) festzulegen.

Anderweitige Rechtsvorschriften über die Datenspeicherung, -veränderung und -nutzung im Sinn des Abs. 4 sind insbesondere die Vorschriften im Bereich des Strafverfahrens (Ermittlungsgeneralklausel §§ 161, 163 StPO), des Ordnungswidrigkeitenrechts und des Straßenverkehrsrechts (ZEVIS).