Inhalt

¹Nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt der Schulträger bis spätestens 31. März eine Abrechnung. ²Der Nachweis der Verwendung (einschließlich etwaiger Budgetreste) gegenüber der Regierung erfolgt mittels einfachen Verwendungsnachweises durch Vorlage der Jahresabrechnung, gegliedert nach den Kostengruppen gemäß der Anlage (in entsprechender Anwendung von Nr. 10 der VV zu Art. 44 BayHO) mit Verwendungsbestätigung. ³Der Schulträger hat dabei folgende Erklärung abzugeben:

„In Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung unvollständiger oder falscher Angaben wird versichert, dass die Einnahmen vollständig angegeben und die nachgewiesenen Ausgaben tatsächlich entstanden und notwendig im Sinne des Art. 34 bzw. des Art. 34a BaySchFG sowie entsprechend der Budgetregelung für die ______________________ (Name der Schule) verwendet wurden.“

⁴Die Pflicht zur Vorlage der einzelnen Belege entfällt damit in der Regel.

⁵Die Bücher und Aufzeichnungen, Belege und sonstige Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. ⁶Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. ⁷Bei der Speicherung ist sicherzustellen, dass die Informationen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungsfristen vorgehalten und jederzeit in lesbarer Form und gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage wiedergegeben werden können (vgl. § 147 der Abgabenordnung). ⁸Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen. ⁹Auf Verlangen hat der Schulträger die Unterlagen in Papierform (gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage) vorzulegen.