8. Nachweis der Verwendung
8.   Nachweis der Verwendung 
1Nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt der Schulträger bis spätestens 31. März eine Abrechnung. 2Der Nachweis der Verwendung (einschließlich etwaiger Budgetreste) gegenüber der Regierung erfolgt mittels einfachen Verwendungsnachweises durch Vorlage der Jahresabrechnung, gegliedert nach den Kostengruppen gemäß der Anlage (in entsprechender Anwendung von Nr. 10 der VV zu Art. 44 BayHO) mit Verwendungsbestätigung. 3Der Schulträger hat dabei folgende Erklärung abzugeben:
„In Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung unvollständiger oder falscher Angaben wird versichert, dass die Einnahmen vollständig angegeben und die nachgewiesenen Ausgaben tatsächlich entstanden und notwendig im Sinne des Art. 34 bzw. des Art. 34a BaySchFG sowie entsprechend der Budgetregelung für die ______________________ (Name der Schule) verwendet wurden.“
4Die Pflicht zur Vorlage der einzelnen Belege entfällt damit in der Regel.
5Die Bücher und Aufzeichnungen, Belege und sonstige Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. 6Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. 7Bei der Speicherung ist sicherzustellen, dass die Informationen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungsfristen vorgehalten und jederzeit in lesbarer Form und gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage wiedergegeben werden können (vgl. § 147 der Abgabenordnung). 8Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen. 9Auf Verlangen hat der Schulträger die Unterlagen in Papierform (gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage) vorzulegen.