Inhalt

¹Die Schule – und somit auch die einzelne Lehrkraft und das sonstige an der Schule tätige Personal im Rahmen der Tätigkeit für die Schule – darf personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn hierfür eine gesetzliche Befugnis besteht oder eine wirksame Einwilligung vorliegt (vgl. Art. 6 Abs. 1 DSGVO). ²Gesetzliche Verarbeitungsbefugnisse der Schulen ergeben sich insbesondere aus Art. 85 des Bayerischen Gesetzes über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) in Verbindung mit den Vorschriften der Bayerischen Schulordnung. ³Auf die Bestimmungen für den Umgang mit Schülerunterlagen in §§ 37 ff. der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) und den zugehörigen Durchführungshinweisen sowie die Regelungen für Verarbeitungsverfahren der Schulen in § 46 i. V. m. Anlage 2 BaySchO wird hingewiesen. ⁴Lehrkräfte und das sonstige an der Schule tätige Personal haben in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich sicherzustellen, dass Unbefugte auf dienstliche Aufzeichnungen und Unterlagen mit Personenbezug keinen Zugriff erhalten. ⁵Auf die §§ 14a und 27 Abs. 7 der Dienstordnung für Lehrkräfte an staatlichen Schulen in Bayern (LDO) wird hingewiesen. ⁶Im Übrigen finden bei Datenverarbeitungen durch Lehrkräfte und das sonstige an der Schule tätige Personal die Regelungen zum Datengeheimnis bzw. zur Verschwiegenheitspflicht von Beamten und Beamtinnen nach § 37 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) oder von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nach § 3 Abs. 2 Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Anwendung.

Die folgenden Vorgaben betreffen einzelne an Schulen häufig auftretende Verarbeitungssituationen.

¹Die Kontaktdaten der Lehrkräfte und des sonstigen an der Schule tätigen Personals dürfen unter Beachtung der Vorgaben der Anlage 2 Abschnitt 5 zu § 46 BaySchO im schulinternen passwortgeschützten Bereich bekanntgegeben werden. ²Im allgemein zugänglichen Bereich der Schulhomepage dürfen diese Daten nicht ohne Einwilligung der betroffenen Lehrkräfte und des sonstigen an der Schule tätigen Personals veröffentlicht werden. ³Um die Einwilligung nachweisen zu können (vgl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO), ist eine geeignete Dokumentation sicherzustellen. ⁴Eine Einwilligung zur Veröffentlichung im allgemein zugänglichen Bereich der Schulhomepage ist nicht erforderlich für dienstliche Kommunikationsdaten (Name, Namensbestandteile, Vorname(n), Funktion, Amtsbezeichnung, Lehrbefähigung, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse) von Personen, die an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen. ⁵Im schulischen Bereich sind dies neben der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter insbesondere die stellvertretende Schulleitung, Beratungslehrkräfte und Schulpsychologinnen bzw. Schulpsychologen sowie im beruflichen Schulbereich die Leiterinnen bzw. Leiter einzelner Berufsfachschulen innerhalb von Schulzentren, die technischen und gestalterischen Leiterinnen bzw. Leiter, die Produktionsbetreuerinnen bzw. -betreuer, die Schulbeauftragten für die fachpraktische Ausbildung außerhalb der Schule und die Außenkoordinatorinnen bzw. Außenkoordinatoren. ⁶Eine Einwilligung zur Veröffentlichung der Kontaktdaten der bzw. des Datenschutzbeauftragten der Schule im allgemein zugänglichen Bereich der Schulhomepage ist nicht erforderlich, soweit lediglich der Funktionsname (z. B. „Datenschutzbeauftragte/Datenschutzbeauftragter der Schule x“), die Anschrift und allgemeine Telefonnummer der Schule und eine etwaige Funktions-E-Mail-Adresse (z. B. „[Schulnummer].datenschutz@schule.bayern.de“) genannt werden. ⁷Die Fachschaftsleitung und vergleichbare fachbezogene Funktionsstellen innerhalb der Schule gelten nicht als Funktion mit Außenwirkung.

¹Personenbezogene Vertretungspläne und Sprechstundenverzeichnisse dürfen unter Beachtung der Vorgaben der Anlage 2 Abschnitt 5 zu § 46 BaySchO grundsätzlich nur im schulinternen passwortgeschützten Bereich im erforderlichen Umfang bekanntgegeben werden. ²Im allgemein zugänglichen Bereich der Schulhomepage sind Vertretungspläne und Sprechstundenverzeichnisse in der Regel nicht erforderlich.

¹Eine Verarbeitung personenbezogener Daten an Schulen mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen (Videoüberwachung) ist mit Blick auf den erheblichen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung restriktiv zu handhaben. ²Neben den allgemeinen Voraussetzungen des Art. 24 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) und den Maßgaben in Anlage 2 Abschnitt 6 zu § 46 BaySchO sind insbesondere folgende Maßgaben zu beachten:

³Die Gefahrsituation, die die Videoüberwachung begründet, ist anhand einer Einzelfallprognose zu beurteilen. ⁴Die für die Prognose relevanten tatsächlichen Anhaltspunkte sind in einer Vorfallsdokumentation festzuhalten und regelmäßig zu überprüfen. ⁵Bei der Entscheidung für eine Videoüberwachung ist dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz Rechnung zu tragen; daher ist zu dokumentieren, dass die Videoüberwachung zur Abwehr der prognostizierten Gefahr geeignet und erforderlich ist und andere, weniger eingreifende Aufsichts- und Überwachungsmaßnahmen oder technisch-organisatorische Sicherungsmaßnahmen (z. B. Einbau von Einbruchssicherung, graffitiabweisende Wandfarbe) nicht in Betracht kommen. ⁶Audioübertragungen oder Audioaufzeichnungen im Rahmen der Videoüberwachung sind unzulässig. ⁷Sind durch die Videoüberwachung Beschäftigte betroffen (z. B. in Verwaltungsgängen, Lehrerzimmern oder Kaffeeküchen), so hat der Personalrat mitzubestimmen (Art. 75a Bayerisches Personalvertretungsgesetz – BayPVG).

¹Die Verarbeitung personenbezogener Daten für schulische Zwecke ist grundsätzlich nur auf schulischen Endgeräten zulässig. ²Soweit kein geeignetes schulisches Endgerät zur Verfügung steht, dürfen personenbezogene Daten ausnahmsweise auf privaten Endgeräten verarbeitet werden. ³Dies ist zulässig, wenn sichergestellt ist, dass vor einer Nutzung von privaten Endgeräten die diesbezüglichen Verfahrensabläufe in der Datenschutz-Geschäftsordnung (vgl. Nr. 2) angemessen geregelt wurden und die vom Staatsministerium aufgestellten technisch-organisatorischen Mindestvorgaben, die sich an der IT-Sicherheitsrichtlinien für die bayerische Staatsverwaltung – Sicherheit von IT-gestützten Endgeräten (BayITSiR-13) sowie Telearbeits- und mobile Arbeitsplätze (BayITSiR-05) orientieren, abrufbar unter www.km.bayern.de/schule-digital/datensicherheit-an-schulen.html – eingehalten werden.

⁴Private Endgeräte, die dienstlich genutzt werden, sind der Schule anzuzeigen – vgl. hierzu die vom Staatsministerium zur Verfügung gestellten Hinweise und Checklisten, abrufbar unter www.km.bayern.de/schule-digital/datensicherheit-an-schulen.html. ⁵Die Schule hat Lehrkräfte und sonstiges an der Schule tätiges Personal über die Verpflichtungen nach Satz 3 und Satz 4 zu belehren und diese Belehrung zu dokumentieren.