Bürgerservice - HvR 2023: 4. Einzelmaßnahmen zur Bewirtschaftung der Ausgaben

HvR 2023

Text gilt ab: 01.01.2023

4. Einzelmaßnahmen zur Bewirtschaftung der Ausgaben

4.1 Geschäftsbedarf und Kommunikation sowie Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, sonstige Gebrauchsgegenstände (Gruppe 511)

4.1.1

¹Bei der Bewirtschaftung von Geschäftsbedarf sind alle Preisvorteile zu nutzen. ²Von einer übermäßigen Lagerhaltung ist abzusehen. ³Die Qualitätsansprüche an Schreib- und Vervielfältigungspapier, Briefumschläge und für kurzlebige Druckerzeugnisse sind nach Möglichkeit zu reduzieren. ⁴Generell sollte der Druck von Dokumenten soweit wie möglich vermieden werden. ⁵Durch den verstärkten Einsatz von Recyclingpapier kann ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden; etwaige geringfügige Preisnachteile können im Interesse der Verwirklichung des Umweltschutzgedankens in Kauf genommen werden. ⁶Auf VV Nr. 2.1 zu Art. 7 BayHO sowie auf die Umweltrichtlinien Öffentliches Auftragswesen (öAUmwR) wird hingewiesen.

4.1.2

¹Die Ausgaben für Fotokopien sind möglichst zu reduzieren. ²Einnahmen aus der Anfertigung von Fotokopien durch Dritte, insbesondere durch die private Mitbenutzung dienstlicher Kopiergeräte, dürfen von der Ausgabe abgesetzt werden (Nr. 7.1 DBestHG 2023). ³Eine private Mitbenutzung dienstlicher Kopiergeräte kann nur ausnahmsweise gegen Kostenerstattung in Betracht kommen, soweit hierdurch dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden.

4.1.3

¹Die Ausgabemittel für Bücher und Zeitschriften sind in erster Linie zur Beschaffung von nicht online zugänglichen Standardwerken für die tägliche Praxis bestimmt. ²Spezialliteratur ist in der Regel nur für die Bücherei vorzusehen, soweit sie nicht ohnehin von anderen Dienststellen entliehen werden kann. ³Loseblattsammlungen und Tageszeitungen sind laufend unter Anlegung eines strengen Maßstabs auf die Notwendigkeit ihrer Haltung zu überprüfen.

4.1.4

¹Bei Postsendungen ist unter Berücksichtigung sachlicher Erfordernisse die wirtschaftlichste Versendungsart zu wählen (§ 26 Abs. 1 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern – AGO). ²Das Briefaufkommen ist durch Nutzung elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten (zum Beispiel E-Mail, E-Akte, Mitarbeiterportal) zu verringern (§ 26 Abs. 2 AGO, Art. 5 Abs. 1, Art. 16 des Bayerischen Digitalgesetzes). ³Für das Paket- und Briefaufkommen wurden für die staatlichen Stellen zentrale Ausschreibungen durchgeführt. ⁴Der Versand des Postgutes (zum Beispiel Pakete, Postzustellungsurkunden, Briefe) hat daher grundsätzlich über die in einem förmlichen Vergabeverfahren ausgewählten Vertragspartner oder über den behördlichen Postaustausch zu erfolgen.

4.2 Haltung von Fahrzeugen (Gruppe 514)

4.2.1

¹Ausgaben für Sonderausstattungen, die im Zusammenhang mit der Neu- oder Ersatzbeschaffung eines Dienstfahrzeugs stehen, sind bei Titel 811 0. zu buchen. ²Eine Buchung bei Titel 514 0. ist von der Zweckbestimmung nicht gedeckt.

4.2.2

¹Bei Fahrten mit Dienstkraftfahrzeugen ist die Fahrweise – auch aus Gründen des Umweltschutzes – grundsätzlich auf einen niedrigen Kraftstoff- oder Energieverbrauch auszurichten; Ausnahmen gelten zum Beispiel für Einsatzfahrzeuge der Polizei. ²Im Übrigen ist auf einen zurückhaltenden und sparsamen Einsatz der Dienstfahrzeuge zu achten. ³Auf den Erwerb von Dienstfahrzeugen mit Elektro- oder Hybridelektromotor wird hingewiesen (vergleiche Nr. 4.15.3).

4.3 Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände (Gruppen 511 und 812)

4.3.1

¹Bei der Beschaffung von Geschäftszimmerausstattungen dürfen die mit Haushaltsaufstellungsschreiben vom 30. März 2022 (Gz. 11 - H 1120-14/1) – Anlage 5 – mitgeteilten Höchstpreise nicht überschritten werden. ²Im Übrigen vergleiche auch Nr. 19.2 der Haushaltsaufstellungsrichtlinien (HaR).

4.3.2

Soweit mehrere staatliche Dienststellen in einem Dienstgebäude untergebracht sind, bietet sich aus Gründen der Wirtschaftlichkeit die gemeinsame Nutzung von Geräten und Einrichtungen an; zum Beispiel Informations- und Kommunikationstechnik, Kopiergeräte.

4.3.3

¹Die Entscheidung für Wartungsverträge sowie über die Art und den Umfang der Wartung sind unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen zu treffen und zu begründen. ²Gewährleistungszeiträume und vergaberechtliche Vorgaben sind zu berücksichtigen. ³Bei der Beschaffung von Standardsoftware und dem Abschluss von Pflegeverträgen ist die wirtschaftlichste Variante zu wählen. ⁴Vergaberechtliche Vorgaben sind zu beachten.

4.4 Energiebewirtschaftungskosten (Titel 517 05)

4.4.1

Die Bewirtschaftung von Gebäuden ist konsequent auf eine sparsame und rationelle Energieverwendung auszurichten.

4.4.2

¹Die Kosten der Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume durch Heizung, Beleuchtung und elektrische Kraft (Energiebewirtschaftungskosten) sind – mit Ausnahme der Ausgaben in Titelgruppen – bei Titel 517 05 gesondert zu erfassen. ²Hinsichtlich der Aufteilung von Bewirtschaftungskosten der Grundstücke, Gebäude und Räume sowie Mieten und Pachten bei gemeinsamer Nutzung durch mehrere Dienststellen wird auf VV Nr. 3.2.3.2 zu Art. 64 BayHO hingewiesen.

4.4.3

¹Zur Erfolgskontrolle sind Aufzeichnungen über die tatsächlichen Verbrauchsmengen von Wärme und Strom (Energieverbrauchswerte) zu führen. ²Die Aufzeichnungen sind von der Grundbesitz bewirtschaftenden Dienststelle getrennt für jedes einzelne Gebäude zu führen, das über eine eigene Wärmeversorgungsanlage oder dergleichen verfügt – zum Beispiel gesonderte Abrechnung mit einer Fernwärmeversorgungseinrichtung – oder messtechnisch getrennt erfasst wird. ³Im Sinn eines effektiven Energiemanagements sind in Abstimmung mit der Bauverwaltung geeignete Zähleinrichtungen für die einzelnen Gebäude einer Liegenschaft sukzessive nachzurüsten – auch dann, wenn diese nicht über eine eigene Wärmeversorgungsanlage oder dergleichen verfügen. ⁴Die Aufzeichnung und Auswertung der Energieverbrauchswerte erfolgt mit Hilfe eines noch zu beschaffenden Energiemanagement-Systems. ⁵Im Energie- und Medien-Informationssystem EMIS werden die Energieverbrauchswerte und Energiekosten der Versorgungszähler erfasst. ⁶Die Energieverbrauchswerte sind von den Grundbesitz bewirtschaftenden Dienststellen bis spätestens 30. Juni des Folgejahres über die Web-Erfassungsmaske zur Energiedatenerhebung dem Energie- und Medien-Informationssystem EMIS bereitzustellen. ⁷Soweit noch kein Zugang zum Bayerischen Behördennetz / Techniknetz besteht, ist ein technisch geeigneter und wirtschaftlicher Zugang einzurichten. ⁸Nur in begründeten Ausnahmefällen sind die Daten auf anderen Wegen der Zentralstelle Energie und Medien Land bei der Landesbaudirektion Bayern zu übermitteln. ⁹Ziel ist, die Überwachung des Energieverbrauchs und der Energiesparmaßnahmen als Daueraufgabe zu erleichtern. ¹⁰Die Grundbesitz bewirtschaftende Dienststelle soll durch ständiges Beobachten des Energieverbrauchs Abweichungen rechtzeitig erkennen und wirtschaftlich sinnvolle Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs einleiten.

4.5 Abfallbewirtschaftung (Gruppen 511 und 517)

¹Nach Art. 2 des Bayerischen Abfallwirtschaftsgesetzes sowie aus Wirtschaftlichkeitserwägungen sind Abfälle soweit wie möglich zu vermeiden. ²Nicht vermeidbarer Abfall sollte konsequent und soweit wie möglich getrennt werden. ³Bestehende Verträge zur Abfallentsorgung sind regelmäßig hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit zu überprüfen.

4.6 Gebäudereinigung (Gruppen 517 und 428)

4.6.1

¹Büro- und Besprechungsräume sowie Verkehrsflächen (zum Beispiel Gänge, Treppenhäuser) sind grundsätzlich zweimal wöchentlich zu reinigen. ²In wenig frequentierten Bereichen sollte der Reinigungsturnus den örtlichen Gegebenheiten angepasst und auf das notwendige Maß beschränkt werden. ³Für eine vollbeschäftigte Reinigungskraft ist im Allgemeinen eine Reinigungsfläche von mindestens 1 000 m² pro Arbeitstag anzusetzen; darin berücksichtigt sind bereits die üblicherweise anfallenden Personalausfallzeiten (Urlaub, Krankheit und so weiter).

4.6.2

¹Die Reinigung der Verwaltungsgebäude und dergleichen ist, sofern dies wirtschaftlich ist, an private Unternehmen zu übertragen (Fremdreinigung). ²Zur Evaluierung der Wirtschaftlichkeit und mit dem Ziel der Kostensenkung sind diese Arbeiten auch aus wettbewerbs- und vergaberechtlichen Gründen spätestens nach etwa fünf Jahren jeweils neu auszuschreiben. ³Zur Umwidmung von Personal- in Sachmittel bei Privatisierungen wird auf Nr. 12.4 DBestHG 2023 verwiesen.

4.7 Mieten und Pachten (Gruppe 518)

4.7.1

Im Interesse eines wirtschaftlichen Mitteleinsatzes sind bei (Neu-)Anmietungen insbesondere die VV Nr. 4.1 zu Art. 38 und die VV Nr. 5.1 zu Art. 64 BayHO zu beachten.

4.7.2

¹Bei der Beschaffung von Maschinen und Geräten ist die günstigste Beschaffungsart (Kauf, Miete, Leasing) durch eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu ermitteln. ²Die Frage, ob erworben, gemietet oder geleast werden soll, ist ausschließlich nach dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu entscheiden und nicht danach, ob im Haushaltsplan Mittel entweder für den Erwerb, für Miete oder für Leasing veranschlagt sind. ³Aus einem von der Veranschlagung abweichenden Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ergibt sich gegebenenfalls ein unvorhergesehenes und unabweisbares Bedürfnis für eine Einwilligung nach Art. 37 Abs. 1 BayHO. ⁴Bestehende Mietverträge sind zu überprüfen, ob unter Berücksichtigung der Restnutzungsdauer ein Ankauf wirtschaftlicher wäre als die weitere Miete.

4.7.3

Leasing-, Mietkauf- und ähnliche Verträge bedürfen stets der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat (VV Nr. 4.3 zu Art. 38 BayHO); für Leasingverträge gilt die Einwilligung allgemein als erteilt, wenn die voraussichtlichen jährlichen Ausgaben – einschließlich Wartung – 25 000 € nicht übersteigen und Leasing im Einzelfall die wirtschaftlichste Beschaffungsart ist.

4.7.4

¹Beim Abschluss oder der Verlängerung von Miet- und Pachtverträgen für Grundstücke, Gebäude und Räume durch die Immobilien Freistaat Bayern hat die betreffende oberste Dienstbehörde sicherzustellen, dass die haushaltsmäßigen Voraussetzungen für die beabsichtigte Anmietung vorliegen und die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen (VV Nr. 3.3.4 zu Art. 64 BayHO). ²Dies ist gegenüber der Immobilien Freistaat Bayern nachzuweisen.

4.8 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen (Gruppe 519)

4.8.1

¹Gemäß Nr. 1.2 DBestHG 2023 sind die Mittel der Titel 519 0. (Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen), 701 0. (Kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten) und 702 0. (Grundlegende Erneuerung und Sanierung von Kanal-, Schachtbau- und Abwasseranlagen) innerhalb desselben Einzelplans gegenseitig deckungsfähig. ²Das gilt auch dann, wenn die Mittel beim Titel 519 0. gemäß Nr. 12.5.1 DBestHG 2023 vorher aus den Budgetansätzen erhöht wurden.

4.8.2

¹Die Mittel für den Bauunterhalt sind bevorzugt für Maßnahmen zur Energieeinsparung oder zur Substanzerhaltung einzusetzen; erforderlichenfalls sind Schönheitsreparaturen zurückzustellen. ²Bei staatlichen Gebäuden, die einen überdurchschnittlich hohen Energieverbrauch aufweisen, ist unverzüglich eine Senkung des Energieverbrauchs mit wirtschaftlich sinnvollen Maßnahmen anzustreben.

4.8.3

Neben den vorrangig aus Haushaltsmitteln durchzuführenden Energieeinsparmaßnahmen kann gemäß Art. 8 Abs. 2 HG 2023 zur Durchführung von Energieeinsparmaßnahmen in besonders geeigneten staatlichen Gebäuden das sogenannte „Performance-Contracting“ oder gemäß Art. 8 Abs. 2a HG 2023 das sogenannte „Energieliefer-Contracting“ als Alternative in Betracht kommen, soweit dies wirtschaftlich ist.

4.8.4

¹Mit Beschluss vom 17. Juni 2004 (Drs. 15/1222) hat der Bayerische Landtag die Staatsregierung aufgefordert, die staatlichen Liegenschaften privaten oder gewerblichen Investoren für die Installation von Photovoltaikanlagen entgeltlich zur Verfügung zu stellen, sofern von Seiten des Staates keine derartige Nutzung vorgesehen ist. ²Die Prüfung des Sachverhalts und der Abschluss entsprechender schuldrechtlicher Vereinbarungen zur entgeltlichen Nutzungsüberlassung erfolgen unter Mitwirkung der Bauverwaltung durch die Immobilien Freistaat Bayern (vergleiche Gemeinsame Bekanntmachung über die Nutzung staatlicher Gebäude für die Errichtung und den Betrieb von Photovoltaikanlagen). ³Im Einzelfall kann es für den Staat auch wirtschaftlich sinnvoll sein, eigene Photovoltaikanlagen zu betreiben. ⁴Die Prüfung hinsichtlich des Betriebs einer staatseigenen Photovoltaikanlage ist gegebenenfalls unter Einbeziehung der Immobilien Freistaat Bayern ressortverantwortlich vorzunehmen. ⁵Die Vergütungen aus der Stromeinspeisung sind gemäß Art. 35 Abs. 1 BayHO als Einnahmen zu buchen (Bruttonachweis bei Festtitel 129 05).

4.9 Dienstreisen (Gruppe 527)

Die Ausgaben für Reisekostenvergütungen sind durch geeignete Maßnahmen der Dienststellen auf das unbedingt notwendige Maß zu begrenzen; zum Beispiel Verringerung der Zahl der Dienstreisen, Nutzung von Videokonferenzen, zeitliche Straffungen und Zusammenlegungen, Beschränkung der Zahl der Teilnehmer an auswärtigen Besprechungen.

4.9.1

¹Dienstreisen dürfen nur durchgeführt werden, wenn der dienstliche Zweck nicht auf andere Weise wirtschaftlicher und einfacher erreicht werden kann. ²Die Dauer von Dienstreisen ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.

4.9.2

¹Dienstreisen aus gleichem Grund dürfen grundsätzlich nur von einem Amtsangehörigen ausgeführt werden. ²Ist eine Ausnahme zwingend erforderlich, so sind die Gründe hierfür im Dienstreiseantrag darzulegen.

4.9.3

Reisen in Personalvertretungsangelegenheiten sind so zu planen, dass die veranschlagten Mittel nicht überschritten werden.

4.9.4

¹Reisekostenvergütung für die Teilnahme an Aus- und Fortbildungsreisen kann nur gewährt werden, wenn die Teilnahme an der Maßnahme mindestens überwiegend im dienstlichen Interesse liegt und angeordnet oder genehmigt worden ist. ²Die Reisekosten für Fortbildungsveranstaltungen sind bei der Gruppe 525 nachzuweisen. ³Es besteht auch die Möglichkeit, erforderlichenfalls Dienstbefreiung zu gewähren.

4.9.5

Die Teilnahme an Kongressen, Tagungen, Ausstellungen und ähnlichen Veranstaltungen kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht.

4.9.6

Staatsbedienstete, die in ihrer Eigenschaft als Mitglieder von Organen eines Zuwendungsempfängers an Sitzungen dieser Organe teilnehmen, haben die Reisekosten beim Zuwendungsempfänger abzurechnen.

4.9.7

¹Für Dienstreisen ist das wirtschaftlichste Beförderungsmittel zu wählen. ²Bei Flugreisen sind auch die voraussichtlichen Kosten für die notwendige Kompensation der CO2-Emissionen seitens des Dienstherrn zu berücksichtigen. ³Mehrkosten bei Nutzung eines regelmäßig verkehrenden Land- oder Wasserfahrzeugs können als notwendig anerkannt werden, wenn Flugreisen hierdurch vermieden werden (Nr. 3.2.1 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bayerischen Reisekostengesetz – VV-BayRKG). ⁴Bei der Verwendung von Dienstkraftfahrzeugen sind auch die etwaigen Reisekostenvergütungen der Kraftfahrer mit zu berücksichtigen. ⁵Im U- und S-Bahn-Bereich sollen Kraftfahrzeuge möglichst nicht mehr verwendet werden.

4.9.8

¹Bei den Fahrtkosten sind alle bestehenden Ermäßigungsmöglichkeiten auszunutzen. ²Bei Nutzung des Reiseservice Bayern sind vorhandene und gegebenenfalls persönliche Ermäßigungsmöglichkeiten bei der Bestellung der Reisemittel anzugeben. ³Bei Buchung durch den Reiseservice Bayern ist davon auszugehen, dass alle Ermäßigungsleistungen ausgenutzt wurden.

4.9.9

¹Bei Dienstfahrten mit der Deutschen Bahn AG ist sicherzustellen, dass die Fahrkarten im Rahmen der mit der Deutschen Bahn AG abgeschlossenen Großkundenvereinbarung gebucht werden. ²Bei allen Bahnleistungen der Deutschen Bahn AG – auch nicht zusätzlich rabattierte Angebote – ist daher immer die jeweilige siebenstellige BMIS-Kundennummer der Dienststelle anzugeben. ³Sofern die Art des Dienstgeschäftes eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Super Sparpreise der Bahn (Festpreis mit Zugbindung) durch rechtzeitige Buchung und gegebenenfalls Aufteilung der Buchung für Hin- und Rückfahrt in Anspruch zu nehmen. ⁴Die Kombination von Großkundenrabatt und BahnCard-Rabatt ist nur bei Einsatz einer BahnCard Business möglich. ⁵Die BahnCard Business ist zudem mit dem Super Sparpreis und dem Flexpreis Business kombinierbar. ⁶Der Großkundenrabatt wird auf alle Fahrkarten zum Flexpreis Business gewährt. ⁷Für die dienstliche Nutzung sind grundsätzlich BahnCards Business anzuschaffen, sofern die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall nachgewiesen ist. ⁸Bei Vielreisenden ist deshalb die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen und die Wirtschaftlichkeit anhand einer Prognoserechnung nachzuweisen (vergleiche Bereich „Personal“, Rubrik „Dienstreisen“, Deutsche Bahn – Großkundenvereinbarung im Bayerischen Behördennetz). ⁹Die Anschaffung einer normalen BahnCard ist ausnahmsweise möglich, wenn diese Alternative trotz der nicht mehr zulässigen Kombination mit dem Großkundenrabatt die für den Dienstherrn wirtschaftlichste Nutzungsmöglichkeit darstellt (zum Beispiel bei rabattierten BahnCards für Reisende über 60 Jahren oder mit Schwerbehinderung). ¹⁰Beim Erwerb von Bahnfahrkarten ist grundsätzlich die Zahlungsmöglichkeit zu nutzen, bei der keine oder möglichst geringe Gebühren anfallen. ¹¹Für Großkunden hat die Deutsche Bahn AG das Buchungsverfahren „Bahn-Online“ eingeführt. ¹²Dabei kann das Bahnticket online bestellt und ausgedruckt werden. ¹³Beim Bahn-Online-Verfahren ist der jeweilige Großkundenrabatt (einschließlich des Höchstpreises „bahn.corporate Max“) hinterlegt.

4.9.10

¹Mit Fluggesellschaften bestehen Firmenfördervereinbarungen mit gesonderten Firmenraten für bestimmte Strecken. ²Die Einbeziehung in diese Vereinbarungen setzt jedoch voraus, dass die Abrechnung der Flugreisen nicht auf Rechnungsstellung des Reisebüros, sondern über eine sogenannte Firmenkreditkarte vorgenommen wird. ³Alle Dienststellen haben für die Abrechnung der Flugreisen grundsätzlich eine auswertbare Firmenkreditkarte zu nutzen.

4.9.11

Aktuelle Informationen zum Themenbereich „Dienstreisen“ (zum Beispiel Bahnreisen, Hotelliste Vertragsraten Freistaat Bayern, Großkundenvereinbarungen) werden im Bayerischen Behördennetz im Bereich „Personal“, Rubik „Dienstreisen“ zur Verfügung gestellt.

4.10 Außergewöhnlicher Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen (Gruppe 529)

¹Die Ausgaben für außergewöhnlichen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung („Verfügungsmittel“) sind zu belegen. ²Eine pauschale Auszahlung ist nicht zulässig.

4.11 Veröffentlichungen (Gruppe 531)

¹Bei Veröffentlichungen ist deren Notwendigkeit nach strengen Maßstäben zu prüfen. ²Umfang und Auflagenhöhe sind zu begrenzen sowie Einsparungen bei der Aufmachung und dergleichen anzustreben. ³Dies gilt insbesondere für Fachveröffentlichungen, die überwiegend innerhalb der Verwaltung Verwendung finden. ⁴Auf die vom Staatsministerium der Finanzen und für Heimat abgeschlossenen Nachlassvereinbarungen mit Agenturen über das Schalten von Anzeigen in inländischen Printmedien wird hingewiesen.

4.12 Steuerzahlungen von staatlichen Dienststellen (Gruppe 546)

¹Ausgaben für Steuern bei Steuerpflicht von staatlichen Dienststellen sind wie folgt zu verbuchen:

a): Steuern im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume sind bei dem jeweils einschlägigen Titel der Gruppe 517 zu buchen;
b): Grunderwerbsteuer ist beim jeweiligen Erwerbstitel der Obergruppe 82 für das Grundstück zu buchen;
c): aufgrund eigener umsatzsteuerpflichtiger Betätigung an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer ist beim Festtitel 546 45 („Umsatzsteuer“) zu buchen. ²Sofern im Haushaltsplan 2023 noch kein Festtitel ausgebracht wurde, kann bei Betrieben gewerblicher Art übergangsweise weiterhin nach Nr. 7.4 DBestHG 2023 verfahren werden und an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer von den diesbezüglichen Einnahmen abgesetzt werden;
d): in den übrigen Fällen sind Steuerzahlungen in der Regel bei einem Titel der Gruppe 546 nachzuweisen.

² VV Nr. 3.1.1 zu Art. 35 BayHO („Rotabsetzung“) ist in solchen Fällen grundsätzlich nicht einschlägig.

4.13 Zuwendungen (aus Hauptgruppen 6 und 8 – Art. 23, 44 BayHO)

4.13.1

¹Zuwendungen dürfen nur unter den Voraussetzungen des Art. 23 BayHO (= erhebliches Staatsinteresse, das ohne die Zuwendungen nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann) gewährt werden (Art. 44 Abs. 1 BayHO). ²Die VV zu den Art. 23 und 44 BayHO sowie die Fördergrundsätze – FöGr – (Anlage 1 der Organisationsrichtlinien – OR) sind zu beachten. ³Bei der Bewilligung von Zuwendungen soll auf die sachliche Priorität und – soweit der Förderzweck nicht entgegensteht – auch darauf abgestellt werden, ob der Antragsteller den angestrebten Erfolg im Hinblick auf seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sonst nicht oder nicht im notwendigen Umfang erzielen kann. ⁴Förderprogramme sind zeitlich zu befristen; dies gilt insbesondere für sogenannte Anreizprogramme und Modellförderungen. ⁵Nur soweit es der Zuwendungszweck unbedingt erfordert, kann von einer Befristung abgesehen werden (Nr. 1.1 FöGr). ⁶Als Befristung kommt regelmäßig das Ende des jeweils aktuell geltenden Finanzplanungszeitraums in Betracht. ⁷Auf die Befristung zeitlich begrenzter Förderprogramme ist – insbesondere bei Anschubfinanzierungen – stets hinzuweisen.

4.13.2

¹Bei Bewilligungen von Zuwendungen sind die gleichen strengen Maßstäbe anzuwenden, die auch für die Verwaltung gelten. ²Das gilt insbesondere für die institutionelle Förderung von Zuwendungsempfängern; unter anderem Richtlinien für Geschäftszimmerausstattungen und Grundsätze und Richtpreise für die Beschaffung und Benutzung schadstoffarmer Kraftfahrzeuge. ³Bei der Bemessung der Höhe der Zuwendung für die personelle Ausstattung des Zuwendungsempfängers und im Bewilligungsbescheid sind die Ziele und Maßnahmen des Staates zur Begrenzung seiner Personalausgaben entsprechend zu berücksichtigen (zum Beispiel Wiederbesetzungssperren, Stelleneinsparungen); soweit erforderlich treffen die obersten Dienstbehörden hierzu nähere Regelungen.

4.13.3

¹Eine einmal gewährte Zuwendung begründet keinen Anspruch auf Weitergewährung. ²Hierauf ist in den Bewilligungen hinzuweisen. ³Bei institutioneller Förderung oder sich wiederholenden Projektförderungen ist darauf hinzuweisen, dass in den Folgejahren kein Anspruch auf eine Förderung in gleicher Höhe besteht und dass aus den gewährten Zuwendungen nicht auf eine künftige Förderung im bisherigen Umfang geschlossen werden kann.

4.13.4

Mehrfachförderungen sind grundsätzlich verboten (vergleiche Nr. 4.7 FöGr, VV Nr. 16.3 Abs. 3 zu Art. 44 BayHO).

4.13.5

¹Die Übermittlung von Zuwendungsbescheiden und -verträgen an den Obersten Rechnungshof gemäß VV Nr. 4.5 zu Art. 44 BayHO hat in elektronischer Form zu erfolgen. ²Hierfür steht auf dem Bayerischen Formularserver unter der Adresse https://formularserver.bayern.de/zuleitungen ein Zuleitungsformular zur Verfügung.

4.13.6

¹Zurückgezahlte Zuwendungen dürfen nur von der Ausgabe abgesetzt werden, in den in Nr. 7.3 DBestHG 2023 geregelten Fällen oder wenn dies durch Haushaltsvermerk zugelassen ist. ²Nr. 7.3 DBestHG 2023 gilt auch für über den Staatshaushalt laufende Zuwendungen, die voll aus Bundesmitteln finanziert werden. ³Die im Zusammenhang mit der Rückforderung oder der nicht alsbaldigen Verwendung von Zuwendungen anfallenden Zinsen sind – unabhängig von der Buchung der zurückgezahlten Zuwendungen – gesondert als Einnahmen zu buchen (vergleiche Nr. 5.1 Satz 1 Halbsatz 2 Anlage Zins – A zu den VV zu Art. 34 BayHO), soweit nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt oder zugelassen ist.

4.13.7

¹ Nr. 3.8.3 ist zu beachten. ²Im Rahmen der Erfolgskontrolle sind auch die angewendeten Fördersätze mit dem Ziel einer Reduzierung zu überprüfen.

4.14 Bauausgaben (Hauptgruppe 7)

4.14.1

¹Die verfügbaren Haushaltsmittel sind vorrangig zur Fortführung bereits begonnener Maßnahmen einzusetzen. ²Neue Maßnahmen dürfen nur begonnen werden, wenn ihre Finanzierung insbesondere im Hinblick auf die laufenden Maßnahmen sichergestellt ist. ³Im Übrigen dürfen Baumaßnahmen erst begonnen werden, wenn die haushaltsrechtliche Projektgenehmigung erteilt wurde. ⁴Die genehmigte Projektplanung ist bei der Durchführung der Baumaßnahme einzuhalten. ⁵Auf eine Verstetigung der Bauausgaben ist hinzuwirken.

4.14.2

Die veranschlagten Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen bei den einzelnen Titeln der Anlage S (Staatlicher Hochbau) können unter den in Nr. 1.3 DBestHG 2023 genannten Voraussetzungen innerhalb desselben Einzelplans gegenseitig verstärkt werden.

4.14.3

¹Für staatliche Hochbaumaßnahmen (Gruppen 710 bis 749) mit voraussichtlichen Gesamtkosten von mehr als 5 000 000 €, im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst von mehr als 10 000 000 €, ist für den Planungs- und Baubeginn jeweils die Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat einzuholen. ²Dies gilt auch für die damit zusammenhängende Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen. ³Das Staatsministerium der Finanzen und für Heimat behält sich vor, die Kostengrenze im Bedarfsfall herabzusetzen.

4.14.4

Bei der Durchführung des Staatlichen Hochbaus und des Bauunterhalts gelten im Übrigen die Richtlinien für die Durchführung von Hochbauaufgaben des Freistaates Bayern (RLBau).

4.14.5

¹Neue Hochbauvorhaben sind entsprechend des jeweils geltenden Gebäudeenergiegesetzes (GEG) – wirtschaftlich sinnvoll – energiesparend zu planen und auszuführen. ²Dieser Grundsatz ist bereits bei der Vorprüfung und Planung (zum Beispiel bei Auslobung von Architektenwettbewerben) als Entscheidungskriterium festzulegen (LT-Drs. 14/9009 Nr. 2 Buchst. e sowie TNr. 21 des ORH-Jahresberichts 2001). ³Bei Umbau- und Sanierungsvorhaben ist regelmäßig zu prüfen, ob wirtschaftlich sinnvolle Energieeinsparmaßnahmen in das Bauvorhaben einbezogen und nach dem Stand der Technik im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel mit abgewickelt werden können.

4.14.6

¹Große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten mit Gesamtkosten von mehr als 3 000 000 € je Maßnahme sind bei Titeln der Gruppe 710 bis 749 veranschlagt und in der Anlage S im jeweiligen Einzelplan (Staatlicher Hochbau) zusammengefasst (VV Nr. 1.2 zu Art. 24 BayHO und Nr. 18.2.1 HaR). ²Als Um- oder Erweiterungsbauten können auch Maßnahmen des Bauunterhalts behandelt werden, die eine – in der Regel erhebliche – Verbesserung oder Änderung des bisherigen Zustands zur Folge haben; maßgeblich ist die Mittelveranschlagung im Haushaltsplan. ³Zur Abgrenzung von im Zuge des Bauunterhalts anfallenden Wert steigernden baulichen Veränderungen oder Ergänzungen wird auf die Bestimmungen in Abschnitt C der Anlage zur RLBau verwiesen. ⁴Bauunterhaltsarbeiten sollen im Rahmen einer am gleichen Objekt vorgesehenen Um- oder Erweiterungsbaumaßnahme (Festtitel 701 0. oder Titel der Gruppen 710 bis 749) durchgeführt oder abgewickelt werden, wenn eine einheitliche Baudurchführung und Auftragsvergabe zweckmäßig und wirtschaftlich ist und die Kosten der Um- oder Erweiterungsbaumaßnahme überwiegen.

4.15 Erwerb von Dienstfahrzeugen (Gruppe 811)

4.15.1

Erst- und Ersatzbeschaffungen von Dienstfahrzeugen sind auf das unabweisbar Notwendige zu beschränken; dabei ist auf den Abbau des staatlichen Kraftfahrzeugbestandes hinzuwirken.

4.15.2

Bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Notwendigkeit eines Dienstfahrzeugs ist vor allem nach den Vorschlägen des Obersten Rechnungshofs¹⁾ zu verfahren.

4.15.3

¹Beim Erwerb von Dienstkraftfahrzeugen sind die Anlage 4 des Haushaltsaufstellungsschreibens vom 30. März 2022 (Gz. 11 - H 1120-14/1) sowie die Vorgaben in Nr. 19.1.2 HaR zu beachten. ²Ferner ist auf einen niedrigen Kraftstoffverbrauch zu achten. ³Bei der Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen ist das Ziel der Staatsregierung zu berücksichtigen, im staatlichen Fuhrpark den Anteil von Elektrofahrzeugen sowie Fahrzeugen mit innovativen Antrieben (zum Beispiel mit Erdgas, Wasserstoff oder Biokraftstoffe) bei Neuzulassungen, die in Bereichen eingesetzt werden, welche grundsätzlich dafür geeignet sind, auf zwei Drittel zu erhöhen.

4.15.4

¹Soweit im Haushaltsplan Mittel für die Ersatzbeschaffung eines Dienstfahrzeugs vorgesehen sind, ist die Beschaffung nur zulässig, wenn das bisherige Dienstfahrzeug aus Wirtschaftlichkeitsgründen ausgesondert werden muss und die Aussonderung zeitgleich mit der Neuanschaffung vorgenommen wird. ²Zahl und Art der in den Erläuterungen zu den Titeln 514 .. angegebenen Fahrzeugen sind bindend. ³Der Ist-Bestand an Dienstfahrzeugen darf danach das im Haushaltsplan angegebene Soll nicht übersteigen; entsprechend zu begründende Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat.

4.15.5

¹Die Entscheidung über Kauf oder Leasing eines Dienstfahrzeugs ist auf der Grundlage des Ergebnisses der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu treffen. ²Dabei ist zu berücksichtigen, dass beim Kauf von Neufahrzeugen zum Teil erhebliche Preisnachlässe gewährt werden. ³Die nach VV Nr. 4.3 zu Art. 38 BayHO erforderliche Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat zum Abschluss von Leasingverträgen über Dienstfahrzeuge gilt insoweit allgemein als erteilt, wenn

a): nach dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Leasing wirtschaftlicher ist. ²Bei der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist neben der Höhe der Leasingraten insbesondere auch das Risiko der Ersatzpflicht bei überdurchschnittlicher Wertminderung oder Verschleißerscheinung sowie bei Totalschaden oder Diebstahl zu bewerten. ³Aus dem von der Veranschlagung abweichenden Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ergibt sich gegebenenfalls ein unabweisbares und unvorhergesehenes Bedürfnis für eine Einwilligung nach Art. 37 Abs. 1 BayHO. ⁴Überplanmäßigen Ausgaben wird im Rahmen nachstehender Nr. 6.3 allgemein zugestimmt, wobei als Einsparstelle regelmäßig die insoweit nicht in Anspruch genommenen Mittel für den Kauf benannt werden können,
b): bei einem angenommenen Kauf des zu leasenden Fahrzeugs die Nr. 4.15.3 eingehalten ist.

⁴Soweit im Haushaltsplan ein Kauf veranschlagt ist, das Dienstfahrzeug jedoch auf Grund des Ergebnisses der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung geleast oder gemietet wird, sind die für den Kauf veranschlagten Mittel gesperrt, sofern sie nicht als Einsparung für die Leasing- oder Mietzahlungen benötigt werden. ⁵Die danach gesperrten Mittel sind im Plan über die Verwendung der Ausgabereste in voller Höhe als Einsparung in Abgang zu stellen. ⁶Bei Beendigung des Leasingvertrages sind zur Gewinnung von Erkenntnissen für künftige Leasingverträge die tatsächlich angefallenen Kosten mit den in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ursprünglich angenommenen Kosten zu vergleichen und festzuhalten, ob auch rückblickend das Leasing wirtschaftlicher war (Erfolgskontrolle).

4.16 Anordnungsbefugnis für die Verrechnungstitel betreffend die Nutzung von Räumen und Plätzen der Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen

Abweichend von VV Nr. 2.2.1 Satz 1 zu Art. 34 BayHO wird die Anordnungsbefugnis für die Buchung von Verrechnungen bei Titel 981 16 der jeweiligen Kapitel .. 02 (Nutzung von Räumen und Plätzen der Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen durch staatliche Dienststellen) auf das Staatsministerium der Finanzen und für Heimat übertragen.

4.17 Zukunftsinitiative „Aufbruch Bayern“

¹Die Haushaltsansätze für das Programm „Aufbruch Bayern“ sind in verschiedenen Einzelplänen und zum Teil innerhalb schon vorhandener Ansätze veranschlagt; vergleiche abschließende Übersicht in den Erläuterungen zu Kap. 13 04 Tit. 314 52 (Doppelhaushalt 2011/2012). ²Um den Mittelabfluss aus dem Programm „Aufbruch Bayern“ rechnungsmäßig gesondert nachweisen zu können, ist in jeder schriftlichen oder elektronischen Kassenanordnung für Maßnahmen des Programms „Aufbruch Bayern“ im Feld 01 „Buchungsstelle“ nach der Buchungsstelle (Kapitel/Titel/Prüfziffer) der Unterteil „992011“ einzutragen (vergleiche Nr. 7.1.3 EDVBK).

4.18 Immobilienbezogene Objektbuchhaltung

¹Ziel der Objektbuchhaltung ist die Zuordnung und Zusammenführung der immobilienbezogenen Einnahmen und Ausgaben im Staatshaushalt (insbesondere Gruppen 124, 517, 518, 519, 701, 702 und 710 bis 749) zu einer bestimmten Immobilie. ²Für jedes Objekt (Liegenschaft, Flurstück, Gebäude, Nutzungseinheit) ist eine gesonderte Immobiliennummer vergeben. ³Für die Objektbuchhaltung ist bei allen immobilienbezogenen Zahlungsvorgängen in den Kassenanordnungen die jeweilige Immobiliennummer anzugeben. ⁴Im IHV ist die Immobiliennummer im Eingabefeld „Immobiliennummer“ und bei anderen Buchungssystemen beim Verwendungszweck einzutragen. ⁵Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben soll grundsätzlich gebäudescharf durch die Angabe der Immobiliennummer erfolgen. ⁶Bei gemeinsamer Nutzung von Immobilien soll entsprechend den Vorgaben in VV Nr. 3.2.3 zu Art. 64 BayHO eine Aufteilung nach Nutzereinheiten erfolgen. ⁷Die Immobiliennummern sowie weitere Hinweise zur Objektbuchhaltung sind im Bayerischen Behördennetz unter der Adresse https://www.immobilien.bybn.de/geschaeftsfelder_bybn/liegenschaftsinformation/immobiliennummer/index.html abrufbar.

¹⁾[Amtl. Anm.:] Es handelt sich insbesondere um folgende Maßnahmen:

1.: Prüfung der Wirtschaftlichkeit eines Dienstfahrzeugs bei Ersatzbeschaffungen, insbesondere bei geringen Fahrleistungen,
2.: Einzug freiwerdender Stellen für Kraftfahrer bei zu geringer Auslastung und
3.: Benutzung privater Kraftfahrzeuge für Dienstreisen sowie Benutzung von Taxis für Stadtfahrten, falls hierdurch Dienstfahrzeuge eingespart werden können.

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