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Der Notar hat die Anzeige gemäß § 38 Satz 1 BNotO unverzüglich an den Präsidenten des Landgerichts zu richten und ihm auch die Wiederaufnahme seiner Amtstätigkeit alsbald mitzuteilen. Der Präsident des Landgerichts ist zuständig für die Genehmigung der Abwesenheit des Notars von seinem Amtssitz gemäß § 38 Satz 2 BNotO. Er hat dem Präsidenten des Oberlandesgerichts zu berichten, wenn die tatsächliche Verhinderung des Notars länger als drei Monate dauert.

Ein Vertreter wird dem Notar auf Antrag (§ 39 Abs. 1 BNotO) oder von Amts wegen (§ 39 Abs. 2 BNotO) bestellt. Über die Bestellung sowie über den Widerruf der Bestellung entscheidet der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk der zu vertretende Notar seinen Amtssitz hat. Bei der Bestellung eines Vertreters nach § 39 Abs. 2 Satz 2 BNotO kann ein amtsärztliches Zeugnis eingeholt werden. Der Präsident des Landgerichts übersendet einen Abdruck seiner Entscheidung an den Präsidenten oder Direktor des Amtsgerichts, in dessen Bezirk der vertretene Notar seinen Amtssitz hat. Wird ein Notar zum Vertreter bestellt, der seinen Amtssitz in einem anderen Landgerichtsbezirk als der vertretene Notar hat, so ist die Zustimmung des für den Vertreter zuständigen Präsidenten des Landgerichts einzuholen. Dasselbe gilt sinngemäß für die Bestellung eines Notarassessors zum Vertreter.

Bei der Bestellung eines Notarvertreters gemäß § 39 Abs. 2 Satz 1 BNotO ist diesem aufzugeben, unverzüglich nach Übernahme der Amtsgeschäfte eine noch vorhandene Anderkontenliste und die Übersicht über die Anderkonten im Verwahrungsverzeichnis einzusehen, anhand des Verwahrungs- und Massenbuchs und des Verwahrungsverzeichnisses deren jeweilige Vollständigkeit zu prüfen und die anderkontenführenden Kreditinstitute von der vorläufigen Amtsenthebung des Notars sowie dem hieraus folgenden Verfügungsverbot für den vorläufig des Amtes enthobenen Notar zu unterrichten. Die Unterrichtung der Kreditinstitute ist von dem bestellten Notarvertreter gegenüber dem Präsidenten des Landgerichts unter Vorlage einer Abschrift der Anderkontenliste und der Übersicht über die Anderkonten schriftlich zu bestätigen.

Zum Notarvertreter sollen nach Möglichkeit nur Notare, Notare a. D. und Notarassessoren bestellt werden. Andere zum Richteramt befähigte Personen sollen nur bestellt werden, wenn nach Bestätigung der Landesnotarkammer Personen nach Satz 1 nicht zur Verfügung stehen. Andere zum Richteramt befähigte Personen sind vor ihrer erstmaligen Bestellung zum Notarvertreter von einem Notar eine Woche lang in die auf einen Notarvertreter zukommenden Aufgaben und Amtspflichten einzuweisen. Personen, die im Amtsbereich des zu vertretenden Notars mit der Prüfung der Amtsführung der Notare und der Aufsicht über sie befasst sind oder innerhalb der letzten drei Jahre befasst waren, dürfen nicht bestellt werden. Richter oder Beamte, die noch im Dienst sind, sowie Rechtsanwälte dürfen nicht bestellt werden.

Der Notarvertreter darf das Amt des vertretenen Notars nur ausüben, wenn und solange dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist. Dies gilt auch für den ständigen Vertreter (§ 39 Abs. 1 Halbsatz 2 BNotO). Die Bestellung eines ständigen Vertreters darf nicht dazu führen, dass der Grundsatz der persönlichen Amtsausübung beeinträchtigt oder der Umfang der beruflichen Tätigkeit des Notars dadurch vergrößert wird.

Jedem Notar soll nur ein ständiger Vertreter bestellt werden. Handelt es sich bei diesem um einen Notar, Notar a. D. oder Notarassessor, so kann auf Antrag für die Dauer von dessen Verhinderung ein weiterer Notar, Notar a. D. oder Notarassessor als ständiger Vertreter bestellt werden. Die Bestellung eines ständigen Vertreters darf auch für einen kürzeren Zeitraum als ein Kalenderjahr erfolgen.

Der Notar, für den ein Vertreter bestellt ist, hat die Vertretungsanzeigen gemäß § 19 Abs. 5 DONot pünktlich und unabhängig von den Abwesenheitsanzeigen gemäß § 38 Satz 1 BNotO einzureichen. Bei Notaren, die dem Bundestag oder dem Bayerischen Landtag angehören oder die an hervorragender Stelle der Standesorganisationen, der Notarkasse oder als Prüfer beim Landesjustizprüfungsamt tätig sind und die deshalb häufig auch kurzfristig vertreten werden müssen, kann von der Befolgung der Bestimmungen in § 19 Abs. 5 DONot abgesehen werden.

Über die Bestellung eines Notariatsverwalters und den Widerruf der Bestellung entscheidet der Präsident des Landgerichts (§ 57 Abs. 2 Satz 1 und § 64 Abs. 1 Satz 3 BNotO in Verbindung mit § 5 Nr. 4 Buchst. c NotV).

Der Präsident des Landgerichts übersendet einen Abdruck der Verfügung über die Bestellung und über den Widerruf der Bestellung eines Notariatsverwalters auch dem für den Amtssitz zuständigen Präsidenten oder Direktor des Amtsgerichts.

Zum Notariatsverwalter sollen nur Notarassessoren, Notare oder Notare a. D. bestellt werden. Im Übrigen gelten die Bestimmungen für die Bestellung eines Notarvertreters entsprechend.

Der Notariatsverwalter hat seine bei Amtshandlungen anzuwendende Unterschrift (§ 19 Abs. 2 Satz 2 DONot) dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen. Er hat nach Beendigung seines Amtes Siegel und Stempel (§ 12 Abs. 2, § 19 Abs. 2 Satz 1 DONot) an die Landesnotarkammer abzuliefern.

Den Aufsichtsbehörden obliegt auch die Prüfung und Überwachung der Amtsführung der Notarvertreter und Notariatsverwalter, die nicht Notare oder Notarassessoren sind, während der Dauer ihres Amtes.