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Den Aufsichtsbehörden obliegt die Prüfung und laufende Überwachung der notariellen Amtstätigkeit (§ 93 Abs. 1 Satz 1 BNotO, § 15 DONot). Zur Ausübung des Aufsichtsrechts haben die Aufsichtsbehörden gegenüber dem Notar ein Informationsrecht, dem eine Auskunftspflicht des Notars entspricht.

Die Amtsführung des Notars wird vom Präsidenten des Landgerichts in der Regel in Abständen von höchstens sechs Jahren geprüft. In der Zwischenzeit können zusätzlich stichprobenweise Prüfungen und Prüfungen aus besonderem Anlass, deren Umfang sachlich beschränkt sein kann, angeordnet werden. Ein besonderer Anlass kann auch eine Bewerbung sein. Bei einem neu bestellten Notar wird die erste Prüfung innerhalb der ersten zwei Jahre seiner Tätigkeit vorgenommen (§ 93 Abs. 1 Satz 3 BNotO). Wird der Amtssitz eines Notars verlegt, erfolgt die Prüfung am neuen Amtssitz innerhalb der ersten drei Jahre. Bei einer vorübergehenden Amtsniederlegung mit Wiederbestellung am selben Amtssitz nach § 48b Abs. 2 Satz 1 oder § 48c Abs. 3 Satz 1 BNotO richtet sich der Zeitpunkt der Amtsprüfung nach der Frist, die nach den Sätzen 1 bis 5 gelten würde, wenn der Notar sein Amt nicht niedergelegt hätte; die Frist wird nicht um die Dauer der Amtsniederlegung verlängert. Die Amtsprüfung erfolgt im Falle des Satzes 6 frühestens sechs Monate nach Wiederbestellung. Bei einer vorübergehenden Amtsniederlegung mit Wiederbestellung an einem anderen Amtssitz richtet sich die Frist der Amtsprüfung nach Satz 4.

Soweit es die laufende Überwachung der Amtstätigkeit erfordert, können vom Notar Berichte angefordert werden. Der Notar ist verpflichtet, die Berichte zu erstatten.

Die Prüfung der Amtsführung erfolgt in den Amtsräumen. Der Notar ist verpflichtet, die erforderliche technische Ausstattung zur Verfügung zu stellen und während der Prüfung der Amtsführung für etwaige Rückfragen bereit zu stehen. Er stellt sicher, dass eine an der Notarstelle beschäftigte Person bei der Amtsprüfung unterstützend tätig ist.

Zur Ankündigung und Vorbereitung der Prüfung kann das als Anlage 5 beigefügte Musteranschreiben verwendet werden. Wegen des Inhalts und Umfangs der Prüfung im Einzelnen wird auf Anlage 6 verwiesen.

Über das Ergebnis der Prüfung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Soweit Mängel festgestellt und nicht unverzüglich beseitigt werden, trifft der Präsident des Landgerichts nach Anhörung des Notars die erforderlichen Anordnungen.

In geeigneten Fällen können Berichtspflichten und die Pflicht zu Aufzeichnungen über die Erledigung von Amtsgeschäften auferlegt werden.

Die Niederschrift schließt mit einer zusammenfassenden Feststellung, ob und gegebenenfalls welche Hinweise auf Mängel der Amtsführung sich ergeben haben. Hierbei soll auch auf besondere Leistungen oder Stärken des Notars eingegangen werden.

Betreffen die Mängel die Amtsführung eines Notars, dessen Amtssitz zwischenzeitlich in den Bezirk eines anderen Landgerichts verlegt wurde, ist der Präsident dieses Landgerichts zu unterrichten.

Ein Abdruck, bei Sozietäten zwei Abdrucke der Niederschrift sind dem Präsidenten des Oberlandesgerichts vorzulegen; dabei ist über die Abstellung der festgestellten Mängel zu berichten. Eine Vorlage an das Staatsministerium der Justiz erfolgt in Fällen, in denen sich bei der Geschäftsprüfung außergewöhnliche Besonderheiten ergeben haben. Die Landesnotarkammer erhält einen Abdruck der Niederschrift.