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Voraussetzung für die Förderung ist die Aufnahme in das Messebeteiligungsprogramm. Das Staatsministerium für Wirtschaft und Verkehr erstellt jährlich im Voraus für das folgende Kalenderjahr ein Messebeteiligungsprogramm, das die zur Förderung vorgesehenen Messebeteiligungen ausweist. Organisationen der bayerischen gewerblichen Wirtschaft können die Aufnahme geeigneter Gemeinschaftsaktionen in das Messebeteiligungsprogramm beantragen, wenn eine ausreichende Beteiligung der jeweils dafür in Frage kommenden kleinen und mittleren Unternehmen gesichert erscheint.

Die Anträge auf Aufnahme in das Messebeteiligungsprogramm sollen jeweils bis spätestens zum 31. März des Vorjahres gestellt werden.

Das Staatsministerium für Wirtschaft und Verkehr legt das Messebeteiligungsprogramm hinsichtlich der zu beschickenden Veranstaltungen, des in Frage kommenden Ausstellerkreises sowie der Themenbereiche und Produktgruppen im Benehmen mit einem beratenden Gremium (Messeausschuss) fest. Dem Messeausschuss gehören je ein Vertreter der folgenden branchenübergreifenden Organisationen der gewerblichen Wirtschaft an:

Den Vorsitz im Messeausschuss führt das Staatsministerium für Wirtschaft und Verkehr, das mehrere Vertreter in den Ausschuss entsenden kann.