Der Kostenbeamte vermerkt, was ihm über die Zahlungsfähigkeit, die Einkommens- und Vermögensverhältnisse eines Kostenschuldners sowie über sonstige Umstände (z.B. drohende Verjährung) bekannt ist, die für die Einziehungsmaßnahmen der Vollstreckungsbehörde von Bedeutung sein können. Falls die Vollstreckungsbehörde in derselben Angelegenheit bereits Kosten mit Sollstellung bei demselben Kostenschuldner angefordert hat, vermerkt der Kostenbeamte die früheren Sollstellungen. Die Vermerke sind zu unterstreichen. Bei elektronischer Aktenführung ist sicherzustellen, dass eine deutliche Kenntlichmachung in geeigneter Art und Weise erfolgt.