Inhalt

Die anbietende Stelle listet die nach den vorstehenden Regelungen anzubietenden Unterlagen einzeln in einem Aussonderungsverzeichnis nach Anlage 2 auf, sofern nicht mit den Staatlichen Archiven eine andere Handhabung - insbesondere beim EDV-gestützten Aussonderungsverfahren - vereinbart ist, und übersendet es dem zuständigen Staatsarchiv. Die anbietende Stelle erhält eine Ausfertigung des Verzeichnisses zurück, in der das Archiv die Unterlagen bezeichnet hat, die als archivwürdig übernommen werden. Mit Einwilligung des Archivs können von der anbietenden Stelle auch vorhandene Register oder Ablichtungen daraus als Aussonderungsverzeichnisse verwendet werden (z.B. bei Akten über Todeserklärung, Aufhebung einer Todeserklärung oder Feststellung der Todeszeit, über Verfügungen von Todes wegen, über die Vermittlung von Auseinandersetzungen sowie bei Nachlassakten).

Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten enthalten, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder die sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen (Art. 6 Abs. 1 Satz 3 BayArchivG).

Rechtsvorschriften, nach denen die anbietende Stelle zur Vernichtung von Unterlagen verpflichtet ist, bleiben unberührt.

Nach einer Ersatzverfilmung sind die Originalunterlagen dem Archiv anzubieten, auch wenn Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

Bei maschinenlesbar gespeicherten Informationen ist die Auswahl der anzubietenden Unterlagen einschließlich der Form der Datenübermittlung festzulegen (Art. 6 Abs. 2 Nr. 3 BayArchivG). Außer der Übergabe auf maschinenlesbaren Datenträgern kann insbesondere der Ausdruck auf Papier oder Mikrofilm vereinbart werden.

Den Bediensteten der Archive ist Einsicht in die angebotenen Unterlagen und in die Findmittel der Registraturen zu gewähren (Art. 6 Abs. 3 BayArchivG). Auf Verlangen sollen dem Archiv ausgewählte Unterlagen zur Prüfung der Archivwürdigkeit übersandt werden.

Die für die Aktenaussonderung erforderlichen, in Gerichtsverwaltungs-/Dokumentenmanagementsystemen gespeicherten Personen- und Verfahrensdaten sind bis zur Abgabe der Unterlagen an die Archive vorzuhalten. Die für die Anbietung und Abgabe erforderlichen Personen- und Verfahrensdaten werden zwischen der abgebenden Stelle oder dem Staatsministerium der Justiz und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns festgelegt. Das gilt auch für die Art der Übergabe elektronischer Akten sowie für das Format der elektronischen Dokumente.