Inhalt

BaySchO
Text gilt ab: 01.08.2024
Fassung: 01.07.2016
Anlage 2 (zu § 46)
Verarbeitungsverfahren

Abschnitt 1:

Schulverwaltungsprogramm

1.
Zwecke der Verarbeitung:
In Umsetzung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Bayerischen Verfassung werden die Schulen bei der Erfüllung der schulorganisatorischen Aufgaben und Erfordernisse und der Gestaltung der notwendigen Verwaltungsabläufe unterstützt (z.B. bei der Anmeldung der Schülerinnen und Schüler, der Klassenbildung, der Erfassung der Leistungs- und Zeugnisdaten, der Erstellung der (Abschluss-)Zeugnisse, der Planung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte und der Organisation des Unterrichts, zur Abwicklung des Schulwechsels und Mehrarbeitsabrechnung).
Neben den schulischen Verwaltungsprozessen wird auch der zur Schulaufsicht nötige Datentransfer zwischen der Schule und den jeweils zuständigen Stellen der Schulaufsicht (Schulämter, Regierungen, Ministerialbeauftragte, Staatsministerium für Unterricht und Kultus), sowie die Datenübermittlung an das Bayerische Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken unterstützt.
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Lehrkräfte der Schule
nicht unterrichtendes Personal der Schule
Schülerinnen und Schüler der Schule
Erziehungsberechtigte und frühere Erziehungsberechtigte gemäß Art. 88 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 BayEUG
externe Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer
Verwaltungspersonal der Schule
externes Betreuungspersonal
Ansprechpartner in Ausbildungsbetrieben
Nutzungsberechtigte des Verfahrens
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vornamen(n)
Anrede
Namenskürzel
Geschlecht
Geburtsname
Geburtsort
akademische Grade
Tag der Geburt
Staatsangehörigkeit
Personenkennzahlen (Personalnummer aus VIVA, Personalverwaltungssysteme/Bezüge/nichtstaatlicher Dienstherr)
Zugang zum päd. Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz
Adressdaten
Telefonnummer
Weitere Kontaktdaten (E-Mail, Telefaxnummer, URL [Webkommunikation])
3.1.2
Angaben zur Behinderung
Behindertengruppe
Grad der Behinderung
Anrechnungsfaktor
Folgen der Behinderung (optional, wenn fachlicher Nachweis vorhanden)
Art des Nachweises
Ausstellende Behörde
Ausstellungsdatum
Geschäftszeichen
Enddatum des Ausweises
Ausstellende Behörde (zweite Behörde)
Ausstellungsdatum (zweite Behörde)
3.1.3
Angaben zum Dienstverhältnis
Amts-/Dienstbezeichnung
Rechtsverhältnis
Beginn/Ende des Dienstverhältnisses
Besoldungs-/Entgeltgruppe
ggf. Lehramt
ggf. Art der Unterrichtsgenehmigung
ggf. Ablauf der Unterrichtsgenehmigung
ggf. Art des nicht unterrichtenden Personals
Arbeitgeber/Dienstherr
Stammschule
maximale Unterrichtspflichtzeit/Arbeitszeit
reduzierende Stunden
Mehrarbeit
Unterrichtsmehrung/-minderung (Art und Umfang)
Nebentätigkeitsstunden
Ermäßigung (Grund, Umfang, Dauer)
Teilzeit (Umfang, Grund)
Freistellung/Altersteilzeit
Beurlaubung
Abwesenheit
Längerfristiger Ausfall (Umfang; Grund)
Abordnung an nichtschulische Dienststelle
staatlich geförderte Wochenstunden
Sprechstundendaten
Postfach
Raum in der Schule
Einsatz als mobile Reserve
3.1.4
Lehrbefähigung
Lehramt
abgelegte Prüfungen
Fächer der Lehrbefähigung
Unterrichtsgenehmigung
3.1.5
Lehrerlaubnis
Lehramt
zugeordnete Schulart
kirchliche Lehrerlaubnis
Unterrichtsgenehmigung (Schulart, Fach, Begründung)
3.1.6
unterrichtete Fächer
Stundenzahl
unterrichtete Fächer
Summe wissenschaftlicher/nichtwissenschaftlicher Unterricht
3.1.7
Anrechnungsstunden (Daten zur Beschäftigung und zum Einsatz)
Art der Anrechnung
Stundenzahl
Funktion/Tätigkeit
Schule
Erläuterungen
3.1.8
Einsatz an anderer Schule
Schulnummer
Summe der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Stunden
Zuweisungsart
3.1.9
Beschäftigungsverhältnis
Schule
Schuljahr
Beschäftigungsverhältnis
Zugang
Abgang
Abordnung an nichtschulische Dienststelle
Nebentätigkeit
Ausbildungsabschnitt bei Lehrkräften im Vorbereitungsdienst
3.1.10
Einsatzbeschränkung
Klassengruppen, in denen die Lehrkraft nicht eingesetzt werden kann.
3.1.11
Klassenleitung/Gruppenleitung
Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist.
3.1.12
Lehrerbezogene Stundenplandaten
Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen
Stundenplanvorgaben (z.B. Minimal- und Maximalzahl der Unterrichtsstunden pro Tag oder Woche, minimale und maximale Stundenzahl in der Mittagspause, Maximalzahl von Stunden hintereinander, Stundenpräferenzen, Halbtage oder Tage)
Raum und Zeit des Unterrichts
Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen
Kennzeichen für besonderen Einsatz (z.B. Teilnehmer, Fachbetreuer, 14-tägiger Wechsel)
3.1.13
Lehrerbezogene Vertretungsplandaten
Präsenzstunden, nicht verfügbare Stunden
Dauer der Absenz, benötigte Zusatzstunden für Lehrkräfte
Absenzgrund (fester Schlüssel: dienstlich außer Haus, dienstlich im Haus, Klassenfahrt, Studienfahrt, Unterrichtsgang, Krankheit, Freistellung, Sonstiges)
Bemerkungen zur Vertretung
3.1.14
Historie über gehaltene Vertretungsstunden
Anzahl
Art
Datum
3.1.15
Arbeitszeitkonto
Haben
Soll
3.1.16
Teilzeitantrag
Teilzeit (Grund)
Ermäßigungen
3.1.17
Versetzungsantrag
Umfang
Unterrichtsfächer
Zielschule(n)
Art
3.1.18
Angaben mit Bezug zur Erstellung von Zeugnissen
Zeugnisunterzeichner
Vorsitzende des Prüfungsausschusses zentraler Abschlussprüfungen
3.1.19
Buchausleihdaten
ausgeliehene Bücher zusammen mit Ausleihdatum und Rückgabedatum
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Geburtsname(n)
Vorname(n)
Anrede
Geschlecht
Tag der Geburt
Gültigkeit des Geburtsdatums (wenn amtliches Geburtsdatum unbekannt oder nur zum Teil bekannt)
Geburtsort
Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Jahr des Zuzugs nach Deutschland
Straße
Wohnort
geografische Gitterzelle
Telefon
Art der Anschrift (Erziehungsberechtigte/Wohnheim/Sonstiges)
Religionszugehörigkeit
Muttersprache
Sportbefreiung
Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
Bankverbindung
Zahlungsangaben
Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)
3.2.2
Gastschülereigenschaft
Gastschülerstatus
Gemeindekennzahl des Wohnorts und ggf. Ausbildungsbetriebs
Ortsteil/Sprengel
Umschüler/Selbstzahler
Kostenträger
Förderungsnummer
3.2.3
Schulweg
Länge des Schulwegs
benutzte Verkehrsmittel mit Abfahrtszeit und Wochentagen
Gewährung der Kostenfreiheit des Schulwegs
Haltestellen
Befreiung vom Nachmittagsunterricht
3.2.4
Aktuelle Unterrichtsdaten
Schule
Schulart
Klasse/Gruppe
Jahrgangsstufe
Art der Klassen/Gruppe
Unterrichtsart
Ausbildungsrichtung
Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport incl. Sportart
Erfüllung der Schulpflicht
gleichzeitiger Berufsschulbesuch
Ganztagesunterricht/Tagesheim
Merker für Bearbeitungsvermerke
Stunden an anderer Schule
Klassengruppe
Daten zu Nachholfristen
Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts
3.2.5
Ausbildungsdaten/Praktikumsdaten
Ausbildungsbeginn/-ende
Ausbildungsart
Ausbildungsdauer
Ausbildungsberuf
zeitliche Organisation
Praktika
Kammernummer (z.B. der IHK, der HWK)
3.2.6
Unterrichtsdaten zum kommenden Schuljahr
neue Ausbildungsrichtung/Wahlpflichtfächergruppe
neue Fremdsprache
neue Wahlpflichtfächer
neue Wahlfächer
Wechsel Religion/Ethik
neue Klasse
voraussichtliche Wiederholung
3.2.7
Unterrichtsdaten des Vorjahres
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Jahrgangsstufe
Ausbildungsrichtung
3.2.8
Eintritt
Anmeldedatum
Eintrittsdatum
Eintrittsjahrgangsstufe
fehlende Unterlagen (Art, Erläuterung, Termin)
von Schule
von Schulart
von Jahrgangsstufe
Daten zu Probezeit/Nachfristen
Jahr und Art des mittleren Schulabschlusses
schulische Vorbildung
berufliche Vorbildung
Eignung lt. Übertrittszeugnis
Daten zur Aufnahmeberechtigung
3.2.9
Schullaufbahn
Für jedes Schuljahr: Schule, Jahrgangsstufe, Schulbesuchsjahr, Klassengruppe, Bildungsgang, ggf. Grund für Änderung/Wechsel, Zusatzinfo für Änderung/Wechsel (regulär/freiwillig/Pflicht/geeignet/erfasst/gelöscht/geändert), Feststellung der Übertrittseignung
Jahre Frühförderung (nur bei Förderschulen)
Jahre schulvorbereitende Einrichtung
Einschulung
Wiederholungen
übersprungene Jahrgangsstufe
Notenausgleich im vergangenen Schuljahr
Nachprüfung
Besuch der Jahrgangsstufe 1A
Fremdsprachenfolge (Fach, von Jahrgangsstufe, bis Jahrgangsstufe, Feststellungsprüfung, Bemerkung zur Feststellungsprüfung)
Firma und Sitz des früheren Ausbildungsbetriebes bei Änderung/Wechsel des Ausbildungsbetriebes
3.2.10
Austritt
Ergänzungsprüfung
Prüfungsende
Eignung weiterführende Schule
beabsichtigter Wechsel
Austrittsdatum
Abschluss
Austritt wohin (bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen/-absolventen [ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs] voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr)
bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen und -absolventen (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs): Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt
3.2.11
Gesundheitsdaten
Lese-Rechtschreib-Störung/LRS-Attest
3.2.12
Gesundheitsdaten bei Schülerinnen/Schülern mit sonderpädagogischen Förderbedarf
Dauernde Behinderungen (Art)
Pflegeaufwand
Schulbegleiter
Kostenträger
Ende der Kostenübernahme (Jahr)
sonderpädagogischer Förderbedarf
letztes sonderpädagogisches/sonstiges Gutachten (Jahr)
letzter förderdiagnostischer Bericht (Jahr)
3.2.13
Besondere pädagogische Maßnahmen
Sonderpädagogische Förderung
Förderplan
Ergänzungsunterricht
Förderunterricht
Förderkurs für Lese-Rechtschreib-Störung
Verzicht auf Ziffernnoten (Verbalbeurteilung)
Intensivkurs oder Förderunterricht in deutscher Sprache
muttersprachlicher Unterricht für Ausländer (Sprache)
Eingliederungsförderung für Aussiedler
3.2.14
Zeugnisdaten (ohne Abschlussprüfung)
Noten/Verbalbeurteilungen
Zeugnisbemerkungen
Klassenziel
Gefährdung des Vorrückens
3.2.15
Daten zur Abschlussprüfung
Jahrgang
Schülerstatus
Stammschule
bisherige Ausbildungsrichtung
Daten zur bisherigen Schullaufbahn
Daten für besondere Form der Abschlussprüfung
ggf. abweichender Rechtsstand
Wiederholungen in vorausgehenden Jahrgangsstufen
Thema und Note der Seminararbeit
Bemerkungen zum Ausbildungsabschnitts-/Abschlussprüfungszeugnis
Gefährdung
Zulassung zur Abschlussprüfung
Kursbelegung
Daten der abgeschlossenen Fächer (Fach, Abschlussjahrgangsstufe, Noten/Verbalbeurteilungen, ggf. erworbene Qualifikation)
3.2.16
Leistungsdaten
Note/Verbalbeurteilung
Art
Gewichtung
Datum der Leistungsbewertung
Gegenstand der Leistungsbewertung (schriftliche, mündliche, praktische Leistungen)
Zeugnisbemerkungen
Daten zum Erreichen des Klassenziels (aktuelles Schuljahr, Vorjahr)
ggf. besondere Gewichtung (insbesondere wegen Lese-Rechtschreib-Störung)
Art der Wiederholung
3.2.17
Ergebnisse der Jahrgangsstufentests und der Orientierungsarbeiten
erreichte Punkte je Aufgabe
Grund für Nichtteilnahme (sonderpädagogische Förderung, Lese-Rechtschreib-Störung)
3.2.18
Ergebnis der Abschlussprüfung
schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer
Bestehen der Abschlussprüfung
Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote
Zeugnisbemerkungen
3.2.19
Buchausleihdaten
ausgeliehene Bücher
Ausleihdatum
Rückgabedatum
3.2.20
Fehltage
Dauer (von, bis)
Kalendertage
Schultage
Art
Grund
Übermittlungsweg
3.2.21
Unterbringung/Betreuung
Art und Umfang der Unterbringung/Betreuung/ganztägigen Förderung
3.2.22
Funktion im Schulleben
z.B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher
3.2.23
Geschwister
Geschwister an derselben Schule
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
Name(n)
Vorname(n)
Anrede
Art des Erziehungsberechtigten
Straße
Wohnort
Telefon
Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
Funktion als Elternvertreter
3.4
Daten zusätzlicher Ansprechpartner (optional)
Name(n)
Vorname(n)
Straße
Wohnort
Telefon
Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
3.5
Daten externer Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer
3.5.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geburtsmonat und -jahr
Tag der Geburt
Geburtsort
Geschlecht
Staatsangehörigkeit
Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch)
Jahr der Ersteinschulung
erworbene Abschlüsse
Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)
3.5.2
Ergebnis der Abschlussprüfung
schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer
Bestehen der Abschlussprüfung
Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote
Zeugnisbemerkungen
3.5.3
Leistungsdaten an der Herkunftsschule in den schriftlichen Fächern der Abschlussprüfung
Noten
Verbalbeurteilungen
3.6
Daten der Programmnutzerinnen und -nutzer
3.6.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Kennung
Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail, URL [Webkommunikation])
3.6.2
Berechtigungen
Berechtigungen
Rollen
Begründung/Zweck
3.6.3
Nutzungsbezogene Daten
Datum der letzten Passwortänderung
Datum der letzten Anmeldung
Fehlversuche bei der Anmeldung
3.6.4
Protokollinformationen
Information über angelegte/geänderte/gelöschte Datensätze (Historisierung)
Protokoll über den Abruf von Schülerdaten aus ASD (Benutzer, Zeitstempel, abgerufene Daten, Abrufart)
3.7
Daten des Verwaltungspersonals und des externen Betreuungspersonals
3.7.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geburtsname
Geschlecht
Geburtsdatum
Anrede
zugehörige Schule
Schulart
Art
Zugang zum pädagogischen Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz
Straße
Wohnort
Telefon
Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
3.7.2
Arbeitsrechtliche Zusatzangaben z.B. Beginn des Mutterschutzes, Beginn der Elternzeit
3.8
Daten der Ansprechpartner in Betrieben/Praktikumsstellen
3.8.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname
Art
Zuständigkeit
Telefonnummer
Telefaxnummer
E-Mail- Adresse
URL (Webkommunikation)
3.8.2
Angaben zum Betrieb
Name
Anschrift
Typ
Telefonnummer
Telefaxnummer
E-Mail-Adresse
URL des Betriebs (Webkommunikation)
Mutterkonzern
Einrichtung Bund/Land
3.8.3
Zuordnung zu den Schülerinnen/Schülern
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter (i.d.R. das kommunale RZ) unter den Voraussetzungen des Art. 28 Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
Die Daten der Nrn. 3.2 und 3.3 werden, soweit in Art. 85a Abs. 2 genannt, zum Zweck der Durchführung des automatisierten Verfahrens zur Unterstützung der Schulen bei schulübergreifenden Verwaltungsvorgängen bei der nach Art. 85a Abs. 1 BayEUG beauftragten öffentlichen Stelle für die Schule verarbeitet.
4.2
Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte
Daten betreffend die eigenen Kinder gem. Nr. 3.2
4.3
Andere externe Empfänger
Empfänger
Übermittelte Daten
Zweck der Übermittlung
Rechtsgrundlage
Automatisiertes Verfahren zur Unterstützung der Schulverwaltung
Zuständiges staatliches Schulamt (bei Grund- und Mittelschulen) zuständige Regierung, zuständige Ministerialbeauftragte und zuständiger Ministerialbeauftragter, Staatsministerium
Nr. 3.1 und 3.2, soweit in Art. 113a Abs. 2 BayEUG genannt
Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen; Prüfung der Unterrichtssituation; Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz
Art. 85 Abs. 1 Satz 5 Nr. 3 i.V.m. Art. 113a Abs. 2 BayEUG; Art. 31 ff. BaySchFG
Amtliche Schulstatistik
Landesamt für Statistik
Nr. 3.1–3.5 und 3.7, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Amtlichen Schulstatistik
Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens
Art. 113b Abs. 6 und 8 BayEUG
Ergebnisstatistik
Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus, Institut für Schulqualität und Bildungsforschung
Nr. 3.2.17 und 3.2.18, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Ergebnisstatistik
Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens
Art. 113b Abs. 7 und 8 BayEUG
Gastschülerliste
Jeweils zuständiger Aufwandsträger
Nr. 3.2, beschränkt auf Klasse, Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit (wenn keine Unionsbürgerschaft), Gemeindekennzahl (des Wohnortes beziehungsweise bei Berufsschülern mit Beschäftigungsverhältnis des Orts des Ausbildungsbetriebs), Schuleintritt; bei Berufsschulen zudem Ausbildungsberuf, Ausbildungsbeginn, Ausbildungsende, Name und Anschrift des Ausbildungsbetriebs
Feststellung der Gastschülereigenschaft
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 10 und 19 BaySchFG
Teilnahme an Ausbildungs- und Bildungsmaßnahmen
Der jeweilige Maßnahmeträger
Nr. 3.2, beschränkt auf Name(n), Vornamen, Klasse, Ausbildungsbetrieb
Zeitliche Koordinierung des Berufsschulunterrichts mit anderen ausbildungsbezogenen Bildungsmaßnahmen
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i. V. m. § 25 Abs. 2, § 11 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BSO
Abschlusszeugnis der Berufsschule
Die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen
Nr. 3.2, beschränkt auf Name(n), Vornamen, Kammernummer, Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule
Aufnahme der Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule in das Berufsabschlusszeugnis
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i. V. m. § 25 Abs. 1 Nr. 3, § 24 Abs. 2 BSO
Schülerliste zur Kostenfreiheit des Schulwegs
Zuständiger Aufgabenträger der Schülerbeförderung
Nr. 3.2, beschränkt auf amtliche Schulbezeichnung, Klasse, Name(n), Vorname(n), Geburtsdatum, Anschrift
Ermittlung der Schulwegkostenfreiheit
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 3 Abs. 4 BaySchFG, Art. 1 Abs. 1 und Art. 5 des Gesetzes über die Kostenfreiheit des Schulwegs i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung
Erfassung des Verbleibs von Abgängern der Mittelschule oder des Förderzentrums
Zuständiges staatliches Schulamt oder zuständige Regierung, zuständige Berufsschule
Nr. 3.2 beschränkt auf
verpflichtende Angaben: Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, besuchte Mittelschule oder besuchten Förderzentrum, Klasse, Schulamtsbezirk, voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr
freiwillige Angaben: Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt
Überwachung der Schulpflicht, Begleitung von Abgängerinnen und Abgängern und Absolventinnen/Absolventen der Mittelschule oder des Förderzentrums (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs) im Übergang Schule - Beruf
betr. die verpflichtenden Angaben: Art. 85 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Art. 39 BayEUG und § 3 MSO oder. § 34 VSO-F betr. die freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO
Schulwechsel
Zielschule bei Schulwechseln
Nr. 3.2, beschränkt auf die in Art. 85a Abs. 2 BayEUG genannten Daten
Schulwechsel von Schülern
Art. 85a Abs. 3 BayEUG
Internetauftritt von Schulen


Auftragsverarbeiter
Nutzer der Homepage
Daten der Schulleitung und soweit Lehrkräfte an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen Daten gem. Nr. 3.1 beschränkt auf Name(n), Namensbestandteile, Vorname(n), Funktion, Amtsbezeichnung, Lehrbefähigung, dienstliche Anschrift, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse. Andere Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen wirksam eingewilligt haben;
Daten von Lehrkräften, die an der Schule keine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen, sowie von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen, Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben.
Präsentation der Schule nach außen, Information der Öffentlichkeit
Art. 85 Abs. 1 Satz 1; Einwilligung
4.4
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte auf
Schulleitung
Nr. 3.1 bis 3.5; 3.7, 3.8 (ohne Nr. 3.2.16)
Nr. 3.2.16, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogischen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben erforderlich ist
Nr. 3.6.4 (nur lesend)
Verwaltungspersonal im Sekretariat
Nr. 3.1
Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 und 3.2.16)
Nr. 3.3 bis 3.5
Nr. 3.7, 3.8
Lehrkräfte
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler gemäß Nr. 3.2; dabei Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.18 in den selbst unterrichteten Fächern; außerdem fächerübergreifend im konkreten Einzelfall, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe) erforderlich ist
Nr. 3.8
Nr. 3.1.19 und 3.2.19 (nur mit der Buchausleihe befasste Lehrkräfte)
Klassenleitungen; Oberstufenkoordinator und -koordinatorin
Schreibend:
Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fachbezogen
fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung
Nr. 3.2.18, Nr. 3.5
Lehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an Berufsschulen
(zusätzlich zu den vorstehenden)
Lesend:
Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs für die von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen
Lesend:
Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.17 und 3.2.19), Nr. 3.8
fächerübergreifend hinsichtlich Nr. 3.2.15 bis 3.2.17 nur im konkreten Einzelfall, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist
Administrator
Daten der Programmbenutzer gemäß Nr. 3.6.1 und 3.6.2
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien im Verfahren Schulverwaltungsprogramm
Nr. 3.1.10, 3.1.12, 3.1.14
Spätestens am Ende des laufenden Schuljahres
Nr. 3.1 (außer Nr. 3.1.10-3.1.14 und 3.1.19)
Nr. 3.2 (außer Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.19)
Nr. 3.3 und 3.4
Nr. 3.6.1 bis 3.6.2
Nr. 3.7
Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die betroffene Person von der Schule abgegangen ist
Nr. 3.1.11, 3.1.13, 3.1.19
Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.18
Nr. 3.5
Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres
Nr. 3.6.3, 3.6.4
Ein Jahr nach der Anlage/der Änderung des Datensatzes
Nr. 3.2.19, 3.8
Löschung spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die Schülerin/der Schüler von der Schule abgegangen ist

Abschnitt 2:

Elektronischer Notenbogen

1.
Zwecke der Verarbeitung
Unterstützung der Lehrkräfte bei der
individuellen Förderung der Schülerinnen und Schüler
Bewertung von Schülerleistungen
Erfüllung der Unterrichtungs- und Beratungspflichten der Schule gegenüber Schülern und Erziehungsberechtigten
Vorbereitung schulrechtlicher Entscheidungen
Erstellung von Zeugnissen
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Lehrkräfte
Schülerinnen und Schüler
Erziehungsberechtigte
Schulleitung
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen und der Schulleitung
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Nutzerrolle
Amtsbezeichnung
Lehrerkürzel
3.1.2
Unterrichtsdaten
unterrichtete Fächer
fachbezogene Zuordnung zu unterrichteten Schülerinnen und Schülern
Zuordnung zu erteilten Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1 bis 5 BayEUG
3.1.3
Daten über protokollierungsbedürftige Zugriffe
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort
Erziehungsberechtigte
3.2.2
Aktuelle Unterrichtsdaten
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Schule
Schulart
Jahrgangsstufe
Vorrücken in diese Jahrgangsstufe
Aufnahme in die Schule durch
Wiederholungen
Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport einschließlich Sportart
Erfüllung der Schulpflicht
ggf. Berufsfeld
3.2.3
Leistungsdaten
Note
Art
ggfs. allgemeine Bemerkung gemäß Art. 52 Abs. 2 Satz 3 BayEUG
Gewichtung
Datum der Leistungsbewertung
Zeugnisbemerkungen
Erreichen des Klassenziels
Empfehlungen und Entscheidungen der Klassen- oder Lehrerkonferenz
Bemerkungen zu Zwischenzeugnis und Jahreszeugnis
3.2.4
Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz
ggf. Maßnahmen der Individuellen Unterstützung, des Nachteilsausgleiches und Notenschutzes gemäß Art. 52 Abs. 5 BayEUG, §§ 32 bis 34 BaySchO bei einzelnen Schülerinnen und Schülern (insbesondere wegen Lese- und Rechtschreibstörung)
3.2.5
Absenzen
Zahl der versäumten Unterrichtstage
Art der Absenz (entschuldigt/unentschuldigt)
Datum
Attestpflicht
3.2.6
Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1–5 BayEUG
Art
Betreff
Datum
Lehrkraft
3.2.7
Austritt
Ergänzungsprüfung
Prüfungsende
Eignung für weiterführende Schule
Austrittsdatum
Abschluss
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Kontaktdaten
Zuordnung zu Schülerin/Schüler
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte im konkreten Einzelfall auf
Schulleitung
Nr. 3.2.3, 3.2.4 und 3.2.6: schreibend
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.5 und Nr. 3.2.7 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)
Lehrkräfte
Daten aller Schülerinnen und Schüler: 3.2.6: schreibend
Nr. 3.2.1 sowie Angabe der Klasse: lesend
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 und 3.2.5 in selbst unterrichteten Fächern: schreibend; im Übrigen lesend, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung der Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz erforderlich ist (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe);
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.4, 3.2.7 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)
(Stellvertretende) Klassenleitung, Oberstufenkoordinator oder Oberstufenkoordinatorin
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten als Lehrkraft)
Nr. 3.2.3, 3.2.5 fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung
Lehrkräfte an Berufsschulen
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der übrigen Lehrkräfte)
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der Lehrkräfte) Nr. 3.2, 3.3 lesend, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist
Administrator
Nr. 3.1 bis 3.3: schreibend
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Wird der elektronische Notenbogen als Hilfsmittel zur Erstellung entsprechender Schülerakten verwendet, so gelten für die aus diesen Daten erstellten Schülerakten die Aufbewahrungsfristen des § 40 BaySchO. Im Übrigen werden die gespeicherten Daten jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.

Abschnitt 3:

Klassentagebuch

Die mit * gekennzeichneten Regelungen gelten nur für Klassentagebücher in automatisierter Form
1.
Zwecke der Verarbeitung:
Unterstützung
bei der Erfassung und Dokumentation von Unterrichtsstunden und Fehlzeiten
bei der Wahrnehmung der Aufsichtspflicht und Überwachung der Schulpflicht
bei der Erfüllung der Auskunftspflicht gegenüber Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und ggf. Ausbildungsbetrieben
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Schülerinnen und Schüler
Erziehungsberechtigte
Lehrkräfte
Schulleitung
Verwaltungspersonal*
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen, der Schulleitung und des Verwaltungspersonals
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Nutzerrolle*
Amtsbezeichnung
Lehrerkürzel
3.1.2
Unterrichtsdaten und -elemente (nicht bei Verwaltungspersonal)
unterrichtete Fächer
Lehrverteilung
Stunden- und Vertretungsplandaten
Unterrichtsdokumentation
Unterrichtsrelevante Termine (z.B. Prüfungstermine, Schulfahrten, Praktika)
Hausaufgaben
3.1.3
Nutzungsbezogene Daten
Erteilte Bestätigungen/Befreiungen
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort
Erziehungsberechtigte
3.2.2
Aktuelle Unterrichtsdaten
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Schule
Schulart
Jahrgangsstufe
Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport einschließlich Sportart
ggf. Berufsfeld
ggfs. Ausbildungsbetrieb
3.2.3
Absenzen
Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)
ggf. erwarteter Zeitraum der Abwesenheit (von … bis)
ggf. Verspätungsdauer
versäumte Unterrichtsstunden
Entschuldigungsstatus: unentschuldigt/entschuldigt/mit Attest entschuldigt
ggf. Befreiungs- oder Beurlaubungsstatus: nicht bestätigt/bestätigt/mit Attest bestätigt
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Kontaktdaten
Zuordnung zu Schülerin/Schüler
4.
Kategorien der der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter*
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Externe Empfänger: ggf. Ausbildungsbetrieb
Die Daten der Nr. 3.2 werden, soweit in § 25 BSO genannt, im Rahmen der Zusammenarbeit gem. § 83 Abs. 2 BBiG zum Zwecke einer erfolgreichen dualen Berufsausbildung den Ausbildungsbetrieben offengelegt.
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte* auf
Schulleitung, Verwaltungspersonal
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.1.3 und 3.2.3 schreibend
Klassenleitungen und Lehrkräfte an Berufsschulen der jeweiligen Schülerinnen und Schüler
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.2.3 schreibend
Nr. 3.1.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer
Lehrkräfte und Vertretungslehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, lesend
Nr. 3.1.2, 3.1.3 und 3.2.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer
Administrator*
Nr. 3 schreibend
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung
Die gespeicherten Daten werden spätestens jeweils am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.

Abschnitt 4:

Passwortgeschütze Lernplattform

1.
Zwecke der Verarbeitung:
Unterstützung der Schulentwicklung
Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume
Förderung der Kooperation innerhalb der Schule und zwischen Schulen
ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen
Durchführung elektronisch unterstützter Leistungsnachweise
Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendare, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogisches Personal (z.B. Ganztagsbetreuung)
Schülerinnen und Schüler
Nutzer des erweiterten Nutzerkreises: externe Partner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten des pädagogischen Personals
Daten des pädagogischen Personals werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die jeweiligen Betroffenen wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Schule
Funktion
Amtsbezeichnung
Angaben zur Lehrbefähigung
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Klassenleiter
Angaben zum Unterrichtseinsatz
Profilbild (optional)
3.1.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Korrekturzeichen und -anmerkungen
bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge. Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Schule
Klasse/Kurs
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Profilbild (optional)
3.2.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests
Korrekturzeichen und -anmerkungen
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
3.3
Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises
Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises werden grundsätzlich nur verarbeitet, soweit diese wirksam eingewilligt haben.
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
ggfs. Arbeitgeber
Funktion
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Profilbild (optional)
Klasse/Kurs
3.3.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft)
jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter/anonymisierter Form)
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler anderer Schulen im Rahmen von Schulkooperationen, die gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum nutzen.
4.1.1
Daten des pädagogischen Personals der Partnerschule
Angehörige des pädagogischen Personal der Partnerschule haben untereinander ein Leserecht oder Hörrecht betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie die in der Lernplattform veröffentlichten Beiträge, Lektionen gemäß 3.1.2 und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung.
Schülerinnen und Schüler in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen haben ein Leserecht oder Hörrecht betreffend Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.
4.1.2
Schülerdaten
Angehörige des pädagogischen Personals haben – soweit aus didaktischen Gründen für die beteiligten Schulen erforderlich – betreffend die Schülerinnen und Schüler der Partnerschule
ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort)
ein Verarbeitungsrecht betreffend die Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) betreffend der Daten gemäß 3.2.2, bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung. Das an dem virtuellen Kurs/Raum beteiligte pädagogische Personal der Partnerschulen kann – soweit dies aus didaktischen Gründen erforderlich ist – die von ihm unterrichteten Schülerinnen und Schülern gemeinsam befähigen
ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vornamen, Namen und besuchte Schule
sowie in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) folgende Daten gemäß 3.2.2: bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform erstellte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung der Schülerinnen und Schüler der jeweiligen Partnerschule einzusehen.
4.2
Externe Empfänger: Nutzer des erweiterten Nutzerkreises
4.2.1
eigene Daten gemäß Nr. 3.3 schreibend,
4.2.2
Daten des pädagogischen Personals (Leserecht oder Hörrecht, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
Auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.
4.2.3
Daten von Schülerinnen und Schülern (lesend, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vorname, Namen, besuchte Schule, Klasse/Kurs
in der Lernplattform veröffentliche Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung, soweit diese im direkten Zusammenhang mit der Kooperation mit dem externen Nutzer stehen
4.3
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.4
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsberechtigung
Von der Schulleitung beauftragter Administrator
Auf alle in Nr. 3 genannten Daten der jeweiligen Schule schreibend
Pädagogisches Personal
Auf eigene Daten gem. Nr. 3.1 schreibend; Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.2.1 (lokale User-ID und Passwort ausgenommen außer bei Vergabe eines Initialpassworts oder temporären Passworts) und Nr. 3.2.2 schreibend.
Ggf. Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.3.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und Nr. 3.3.2 lesend.
Pädagogisches Personal, das gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum betreut
Betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen gemäß Nr. 3.1.2 jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, untereinander lesend oder hörend.
Schülerinnen und Schüler
Auf ihre eigenen Daten gemäß Nr. 3.2 schreibend; auf die auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2. lesend oder hörend.
Schülerinnen und Schüler untereinander und ggf. gegenüber Nutzern des erweiterten Nutzerkreises
Im Rahmen eines virtuellen Kurses/Raumes: auf Vornamen, Namen und die besuchte Schule lesend;
soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt gegenseitig lesend der Daten gemäß 3.2.2 in Bezug auf Beiträge, Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung), ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.
Ggf. Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform in Bezug auf folgende Daten gemäß Nr. 3.3.1: Vornamen, Namen, Arbeitgeber und soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt lesend der Daten gemäß 3.3.2 in Bezug auf Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf (vgl. Nrn. 3.1, 3.2, 3.3), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, Schülerinnen und Schüler und Nutzern des erweiterten Nutzerkreises gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Verkürzte/anonymisierte IP-Adressen werden jeweils spätestens drei Monate nach dem Ende des laufenden Schuljahres gelöscht.
Folgende Daten der Schülerinnen und Schüler werden spätestens gelöscht
in der Grund- und Förderschule spätestens am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 2 und am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 4,
in der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe am Ende der Qualifikationsstufe,
in der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Schulbesuchs,
im Übrigen jeweils spätestens zum 30. September des folgenden Schuljahres:
Klasse/Kurs, Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft), jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft und Art der Zugriffsberechtigung, bearbeitete Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung.
Die sonstigen gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, der Schülerinnen und Schüler sowie des erweiterten Nutzerkreises werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, in dem die diese die jeweilige Schule verlassen haben.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Abschnitt 5:

Schulinterner passwortgeschützter Bereich

1.
Zwecke der Verarbeitung
Information der am Schulleben der jeweiligen Schule beteiligten Personen (Schulleitung, Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) über Sachverhalte mit Schulbezug
Organisation des Schullebens
digitale Fehlzeitenmeldung
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Schulleitung
Lehrkräfte
Verwaltungspersonal
Erziehungsberechtigte
Schülerinnen und Schüler
sonstige Personen
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
Funktion
Amtsbezeichnung
dienstliche Anschrift
dienstliche Telefonnummer
dienstliche E-Mail-Adresse
private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Lehrkraft und nur, soweit die Lehrkraft darin wirksam eingewilligt hat)
lokale User-ID
3.1.2
Stundenplandaten, Vertretungsplandaten
Klasse/Kurs
Fach
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
vertretene Lehrkraft
vertretende Lehrkraft
Bemerkungen zur Vertretung
3.1.3
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen-, fach- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Lehrkraft
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.1.4
Ressourcennutzung
Ressource
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten
3.1.5
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.1.6
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.1.7
Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
Individuelle Einstellungen und Konfigurationen
Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse, Inhaltspflege
3.2
Daten des Verwaltungspersonals
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
Funktion
Amtsbezeichnung
dienstliche Anschrift
dienstliche Telefonnummer
dienstliche E-Mail-Adresse
private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Verwaltungskraft und nur, soweit die Verwaltungskraft darin wirksam eingewilligt hat)
lokale User-ID
3.2.2
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen-, fach- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Verwaltungskraft
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.2.3
Ressourcennutzung
Ressource
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten
3.2.4
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.2.5
Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
Individuelle Einstellungen und Konfigurationen
Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse, Inhaltspflege
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit der schulinterne passwortgeschützte Bereich unter Rückgriff auf eine Anwendung gemäß Abschnitt 8 dem Zugriff auf Anwendungen gemäß Abschnitten 4 und 7 dient.
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
E-Mail-Adresse
lokale User-ID
3.3.2
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.3.3
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Lehrkraft
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.3.4
Digitale Fehlzeitenmeldung
Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)
ggf. erwartete Dauer der Abwesenheit
3.3.5
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben.
3.3.6
Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
Individuelle Einstellungen und Konfigurationen
Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse
3.4
Daten der Erziehungsberechtigten
Daten von Erziehungsberechtigten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen wirksam eingewilligt haben.
3.4.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
E-Mail-Adresse,
3.4.2
klassen- oder schulbezogene Informationen
3.4.3
Lesebestätigung
Datum
Uhrzeit
3.4.4
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Lehrkraft
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.4.5
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.5
Daten sonstiger Betroffener
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte
Zugriff auf Nrn. 3.1.5, 3.3.3, 3.3.4 und 3.4.4 schreibend, soweit selbst betroffen;
Nrn. 3.1.6, 3.2.4, 3.3.5, 3.4.5 und 3.5 lesend.
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung
Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden
Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriff
Schulleitung
Nr. 3 lesend und schreibend
Verwaltungspersonal
Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)
Nr. 3.2.3 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird
Im Übrigen lesend, bzgl. Nr. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 (ausgenommen lokale User-ID) und Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt (ausgenommen: Nr. 3.1.7 und 3.3.6)
Lehrkräfte
Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)
Nr. 3.1.4 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird
Nrn. 3.1.5, 3.3.3 und 3.4.4 lesend und schreibend, im Übrigen lesend, bzgl. Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 (ausgenommen lokale User-ID) und
Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt (ausgenommen: Nrn. 3.2.5 und 3.3.6)
Schülerinnen und Schüler
Nrn. 3.1.5, 3.3.3 schreibend für selbst erstellte Sprechzeitenbuchungen
Bei volljährigen Schülern Nr. 3.3.4 schreibend
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung
Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden
Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden
Kein Leserecht für Buchungsdaten von Elternsprechzeiten
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf, werden die gespeicherten Daten gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Unbeschadet davon werden Grunddaten gemäß Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 spätestens einen Monat nachdem die betreffende Person die Schule verlassen hat gelöscht; alle übrigen Daten werden jeweils spätestens drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres gelöscht.
Protokolldaten gemäß den Nrn. 3.1.7, 3.2.5 und 3.3.6 werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht; individuelle Einstellungen und Konfigurationen gemäß den Nrn. 3.1.7, 3.2.5 und 3.3.6 werden spätestens drei Monate nach Ende des Schuljahres, in dem der Nutzer die Dienststelle verlässt, gelöscht.

Abschnitt 6:

Videoüberwachung an Schulen

1.
Zwecke der Verarbeitung:
Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit und Eigentum der Personen, die sich im Bereich der Schule oder in deren unmittelbarer Nähe aufhalten;
Schutz der schulischen Einrichtung vor Sachbeschädigung und Diebstahl
2.
Kategorien der betroffenen Personen
alle Personen, die sich im Eingangsbereich der Schule aufhalten oder sich zwischen 22:00 Uhr und 6:30 Uhr außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen auf dem Schulgelände befinden;
darüber hinaus alle Personen, die sich außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen an Feiertagen, Wochenenden oder in den Ferien auf dem Schulgelände befinden.
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
Mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen erhobene personenbezogene Daten
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger:
Personen und Stellen, denen die Daten im Einzelfall nach den einschlägigen datenschutz-rechtlichen Vorschriften offengelegt werden dürfen.
4.2
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte:
Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben nur die Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Angehörige des Lehr- und Verwaltungspersonals
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Die gespeicherten Daten werden jeweils spätestens drei Wochen nach Aufzeichnung gelöscht, soweit sie nicht zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung oder von Straftaten oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Abschnitt 7:

Digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge

1.
Zwecke der Verarbeitung:
Beratung und Beschlussfassungen schulischer Gremien mit digitalen Hilfsmitteln unter den Voraussetzungen von § 18a BaySchO;
Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO;
schulinterne, unterrichtliche Nutzung, soweit diese aus pädagogischen Gründen (z.B. zur Förderung der Medienkompetenz; gemeinsame Bearbeitung digitaler Produkte in Gruppenarbeit) erforderlich ist;
Lehrerausbildung im Rahmen des Distanzunterrichts unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO in Verbindung mit den Zulassungs- und Ausbildungsverordnungen der verschiedenen Schularten sowie den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften.
Soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben, außerdem
1.
Unterstützung der Schulentwicklung
2.
Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume
3.
Ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen
4.
Innen- und Außenkommunikation der Schule (soweit nicht Telekommunikation i. S. des Telekommunikationsgesetzes – TKG)
5.
Schulberatung im Bereich der einzelnen Schule
In den Fällen der Nrn. 1 bis 4 bedarf es keiner Einwilligung, wenn das digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug zentral vom Freistaat Bayern über das Staatsministerium bereitgestellt wird.
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendarinnen und –referendare, Lehramtsanwärterinnen und –anwärter, Fachlehreranwärterinnen und –anwärter, Förderlehreranwärterinnen und –anwärter, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogisches Personal (z. B. Ganztagsbetreuung)
Verwaltungspersonal und Hauspersonal
Schülerinnen und Schüler
Gastnutzer (temporäre Nutzer, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist)
Weitere Personen, die von der Video- oder Tonübertragung erfasst werden (z. B. Schulbegleitungen)
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten
Über weitere Personen, die von der Video- oder Tonübertragung erfasst werden, werden ausschließlich Daten nach Nr. 3.2 verarbeitet.
3.1
Nutzerbezogene Daten
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Nutzerrolle
Schulzugehörigkeit bzw. Organisationszugehörigkeit
Zugehörigkeit ggf. zu Klasse, Fächern und Kursen
Mitgliedschaften in virtuellen Räumen (z. B. Konferenzen, Chatgruppen) sowie Art der Zugriffsberechtigung
E-Mail-Adresse im Rahmen der schulischen Nutzung (schulintern erzeugt oder freiwillig angegeben)
ggf. Benutzerkennung
ggf. lokale User-ID
3.1.2
Sichtbare Profilinformationen
angezeigter Name des Benutzers
E-Mail-Adresse im Rahmen der schulischen Nutzung
Profilbild (optional)
Online-Status inkl. Zeitpunkt der letzten Aktivität
Klassen und Kurse (z.B. Oberstufenkurse, Wahlkurse, AGs) bei Schülerinnen und Schülern
Dienststelle
Funktionen und Fächerverbindung bei Lehrkräften
3.1.3
Passwort
3.1.4
Inhaltsdaten
im eigenen Profil gespeicherte Informationen
Termine und Kalendereinträge
erhaltene Termineinladungen (z. B. zu Videokonferenzen)
Kontaktdaten
E-Mails inkl. Anhänge
selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse
auf den Einzelfall bezogene und im Einzelfall auf Veranlassung der betroffenen Person erzeugte Standortdaten (freiwillig)
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
3.1.5
Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
Zeitpunkte der An- und Abmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung
in Anspruch genommener Speicherplatz
Zeitpunkt des Beginns und Endes der letzten Nutzung der Mitgliedschaft in virtuellen Räumen
IP-Adresse des Benutzers
3.2
Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen
Videobild oder Bildschirmanzeige bei Videonutzung (optional: Freigabe für die betroffenen Personen freiwillig, wenn nicht durch die Aufsicht führende Lehrkraft die Übertragung des Videobildes gemäß Art. 56 Abs. 4 Satz 4 BayEUG angeordnet ist)
Ton bei Videonutzung oder Telefonie (bei Video- oder Telefonkommunikation)
3.3
Gruppen- oder paarbezogene nutzungsbezogene Daten
Chat/Messenger-Texte, und Chat/Messenger-Sprach- und Videonachrichten, Bilder, und weitere einem oder mehreren an dem Austausch Be­tei­lig­te(n) der Gruppe zugänglich gemachte Dateien (z. B. Text-, Tabellen oder Multimediadokumente) und Verzeichnisse inklusive Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung mit Namen des erstellenden oder ändernden Nutzers
Bei gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten zuletzt vorgenommene Änderungen mit Namen
3.4
Ausgeschlossene Daten
Ausgeschlossen ist die Verarbeitung von
besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), insbesondere Gesundheitsdaten und
Daten, die einem besonderen strafrechtlichen Geheimnisschutz unterliegen,
soweit sie nicht durch Bekanntmachung des StMUK zugelassen wird, die die jeweiligen Anforderungen an die Datensicherheit festlegt.
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Externe Empfänger: Gastnutzer
Eigene Daten gemäß Nr. 3.1 lesend
Angezeigter Name des Benutzers und Daten nach Nr. 3.2 und 3.3 der im selben virtuellen Raum anwesenden Betroffenen (Nr. 2)
Selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse nach Nr. 3.1.4, sofern der betroffene Benutzer ausdrücklich die Berechtigung erteilt hat.
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
Empfänger
Zugriffsberechtigung auf Datenkategorien

3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.2
3.3
Von der Schulleitung beauftragter Administrator
L/S im Rahmen der Beauftragung (5)°,°(6)
Alle Nutzer bzgl. eigenen Daten
L(1)
L/S
L/S
L
+
L/S
Alle Teilnehmer desselben virtuellen Raums untereinander
L
(2)
+
L
Verwaltungspersonal
L (1)
L
(2)


Hauspersonal
L (1)
L
(2)


Pädagogisches Personal bzgl. Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler und der von ihnen eingeladenen Gastnutzer
L (1), S (3)
L
S (4)
(2)
+
L
Schülerinnen und Schüler bzgl. Daten der sie unterrichtenden Lehrkräfte sowie der Schülerinnen und Schüler in ihren Klassen/Kursen
L (1)
L
(2)
+
Alle Nutzer bzgl. der Daten aller anderen Nutzer
S (3)
L
(2)
L=Lesend, S=Schreibend, +=Zugriff vorhanden, –=kein Zugriff
(1)
Ausgenommen die lokale User-ID
(2)
Soweit vom Betroffenen freigegeben L oder L/S
(3)
bzgl. Mitgliedschaft in virtuellen Räumen, welche der Benutzer selbst erstellt hat oder die er administrieren darf
(4)
Passwort kann zurückgesetzt, aber nicht gelesen werden
(5)
Ausgenommen die Vergabe eines temporären Passworts
(6)
Der Administrator ist ergänzend berechtigt, die Zeitpunkte der An- und Abmeldung (Nr. 3.1.5) bei schulischen Gremiensitzungen gemäß § 18a BaySchO zu Zwecken der Sicherstellung der Wirksamkeit von Beschlüssen und Entscheidungen an eine schriftführende Person zu Dokumentationszwecken weiterzugeben.
4.4
Unterrichtsbesuche und Hospitationen
Studienreferendarinnen und –referendare, Lehramtsanwärterinnen und –anwärter, Fachlehreranwärterinnen und –anwärter sowie Förderlehreranwärterinnen und –anwärter im Rahmen der nach den Zulassungs- und Ausbildungsordnungen vorgesehenen Unterrichtsbesuche und Hospitationen: Zugriffsberechtigung richtet sich nach der Zugriffsberechtigung der Gastnutzer (Nr. 4.2)
5.5
Pädagogisches Personal im Rahmen der Lehrerausbildung
Externes und internes pädagogisches Personal, dessen Anwesenheit im Unterricht gemäß den Zulassungs- und Ausbildungsordnungen der verschiedenen Schularten sowie den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften im Rahmen der Lehrerausbildung vorgesehen ist: Zugriffsberechtigung richtet sich nach der Zugriffsberechtigung der Gastnutzer (Nr. 4.2)
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (vgl. Nr. 1), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, von Schülerinnen und Schüler und Gastnutzern unverzüglich gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Für die Daten gelten die nachfolgenden Fristen zur Löschung:
Datenkategorie
Löschfrist
3.1.1 – 3.1.4
spätestens 3 Monate
ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen,
nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.
3.1.5, 3.3
(ohne gespeicherte IP-Adressen der Benutzer)
spätestens 3 Monate nach Ende des laufenden Schuljahres bzw. Ende des Projektes oder Auflösung einer langfristig bestehenden Gruppe (z. B. Fachschaften), im Fall der Speicherung im Rahmen der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe spätestens am Ende der Qualifikationsstufe oder im Rahmen der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Besuchs der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung
Gespeicherte IP-Adressen der Benutzer
spätestens nach 3 Monaten
3.2
wird nicht gespeichert
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
6.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Verwendung des digitalen Kommunikationswerkzeugs erfolgt auf der Grundlage einer Nutzungsordnung, die geeignete Vorkehrungen gegen ein Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte in Video- oder Telefonkonferenz, Chat oder E-Mail trifft.
Die Aufzeichnung von Bild-, Ton- oder Videoübertragung ist nicht gestattet und soweit möglich technisch zu unterbinden.
Die benötigten Datenverbindungen sind verschlüsselt abzuwickeln.
Alle Nutzer haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Ton- und Bildübertragung zu unterbrechen.
Weitere technische und organisatorische Mindestanforderungen, insbesondere an die Datensicherheit, legt das StMUK durch Bekanntmachung fest.

Abschnitt 8:

Zentrale vom Freistaat Bayern über das Staatsministerium bereitgestellte Nutzerverwaltung und Anmeldeinfrastruktur

1.
Zwecke der Verarbeitung
Bereitstellung einer digitalen Authentifizierungsinfrastruktur
Bereitstellung einer digitalen Autorisierungsinfrastruktur
Bereitstellung einer gemeinsamen Datenbasis für angebundene Anwendungen
Eindeutige Zuordnung einzelner Nutzer zu einem bestimmten Nutzerkonto
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Lehrkräfte
nichtunterrichtendes Personal (Verwaltungspersonal, Hauspersonal und externes Betreuungspersonal)
Schülerinnen und Schüler
Erziehungsberechtigte
Sonstiges pädagogisches Personal
Nutzer des erweiterten Nutzerkreises
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten
3.1
Daten aller im IDM angelegten Personen
3.1.1
Stammdaten
Benutzername
Passwort
Vorname(n)
Name(n)
Anrede
akademische Grade
E-Mail-Adresse
Alternative E-Mail-Adresse (freiwillig)
Geschlecht
Benutzerrolle
Berechtigungen
Lokale User-ID
Profilbild
Ablaufdatum des Nutzerkontos
Gruppenmitgliedschaften
3.1.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Kontoerstellung
Zeitpunkt der ersten Anmeldung/Login
Zeitpunkt der letzten Anmeldung/Login
Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung
Anzahl der Logins
Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
Individuelle Einstellungen und Konfigurationen
IP-Adresse
Fehlversuche beim Login
Informationen über Änderungen (Historie, ändernder Benutzer und geänderte Werte)
Zertifikats- und Schlüsseldaten
Zeitpunkt der Zuweisung der Zertifikats- und Schlüsseldaten
Zeitpunkt der Sperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten
Persönliche Identifikationsnummer zur Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten
Biometrische Daten (z.B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) für die Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten bei Anwendungen mit erhöhtem Schutzbedarf (nur freiwillig)
3.2
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals
3.2.1
Erweiterte Stammdaten
Namenskürzel
Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)
Lokales Differenzierungsmerkmal
3.2.2
Angaben zum Dienstverhältnis
Amts-/Dienstbezeichnung
Stammschule
3.2.3
Lehrbefähigung
Lehramt
Fächer der Lehrbefähigung
3.2.4
Lehrerlaubnis
Lehramt
Fächer der Lehrerlaubnis
3.2.5
unterrichtete Fächer
Unterrichtete Fächer
3.2.6
Einsatz an anderer Schule
Schulnummer
Zuweisungsart
3.2.7
Beschäftigungsverhältnis
Schule
Schuljahr
Zugang
Abgang
Abordnung an nichtschulische Dienststelle
3.2.8
Klassenleitung/Gruppenleitung
Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist.
3.2.9
Lehrerbezogene Stundenplandaten
Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen
Raum und Zeit des Unterrichts
Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.3.1
Erweiterte Stammdaten
Tag der Geburt
Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)
Zugeordnete Erziehungsberechtigte
Lokales Differenzierungsmerkmal
3.3.2
Aktuelle Unterrichtsdaten
Schule
Klasse/Gruppe
Jahrgangsstufe
Art der Klasse/Gruppe
Unterrichtsart
besuchter Religionsunterricht
Stunden an anderer Schule
Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts
3.3.3
Eintritt
Eintrittsdatum
von Schule
3.3.4
Funktion im Schulleben
z. B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher
3.3.5
Geschwister
Geschwister an derselben Schule
3.4
Daten der Erziehungsberechtigten
Art des Erziehungsberechtigten
Zugeordnetes Kind / Zugeordnete Kinder
3.5
Nutzer des erweiterten Nutzerkreises
Gültigkeitsdauer
Ersteller
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich von der Schule beauftragten Auftragsverarbeitern und deren weiteren Auftragsverarbeitern im Rahmen des jeweiligen Auftragsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Auftragsverhältnisses technisch erforderlich ist.
4.2
Sonstige externe Empfänger:
Weitere nutzungsberechtigte Einrichtungen der BayernCloud Schule, denen der Betroffene im Rahmen der ByCS-Angebote zugeordnet ist (z.B. zweite Beschäftigungsstelle, Einsatzschule i.R. der mobilen Reserve) oder im Rahmen schulübergreifender Angebote.
Verantwortliche der zentralen Angebote der BayernCloud Schule (z.B. teachSHARE, Fortbildungsdatenbank FIBS, Foren).
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
Empfänger
Zugriffsberechtigung auf Datenkategorien
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3
3.4
3.5
Von der Schulleitung beauftragter Administrator
L/S (4)
Alle Nutzer bzgl. eigener Daten
L/S
(1)
L
L
(3)
L
(3)
L
L
Alle Lehrkräfte
L
(1)
L
(3)
L
(3)
L
Alle Verwaltungskräfte
L
(1)
L
(3)
L
(3)
L
L
Alle Eltern
L
(1) (2)
L
(2) (3)
Alle sonstigen Nutzer
L
(1)
L = Lesend, S = Schreibend, – = kein Zugriff
(1) Ausgenommen die lokale User-ID, Passwort
(2) Bezüglich eigener Kinder
(3) Ausgenommen das Ordnungsmerkmal
(4) Ausgenommen die Persönliche Identifikationsnummer zur Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten und die Biometrischen Daten gemäß Nr. 3.1.2
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z.B. Alternative E-Mail-Adresse), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, des Verwaltungspersonals von Schülerinnen und Schülern und Gastnutzern unverzüglich gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Für die Daten gelten die nachfolgenden Fristen zur Löschung:
Datenkategorie
Löschfrist
Alle
spätestens drei Monate
ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen.
Nach Ende der Tätigkeit an der Schule (bei Verwaltungskräften und sonstigen Nutzern).
Nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit für weitere sechs Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.