BaySchO: Anlage 2 Verarbeitungsverfahren
Anlage 2 (zu § 46) 
 Verarbeitungsverfahren
 
Abschnitt 1:
Schulverwaltungsprogramm 
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
In Umsetzung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Bayerischen Verfassung werden die Schulen bei der Erfüllung der schulorganisatorischen Aufgaben und Erfordernisse und der Gestaltung der notwendigen Verwaltungsabläufe unterstützt (z.B. bei der Anmeldung der Schülerinnen und Schüler, der Klassenbildung, der Erfassung der Leistungs- und Zeugnisdaten, der Erstellung der (Abschluss-)Zeugnisse, der Planung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte und der Organisation des Unterrichts, zur Abwicklung des Schulwechsels und Mehrarbeitsabrechnung).
Neben den schulischen Verwaltungsprozessen wird auch der zur Schulaufsicht nötige Datentransfer zwischen der Schule und den jeweils zuständigen Stellen der Schulaufsicht (Schulämter, Regierungen, Ministerialbeauftragte, Staatsministerium für Unterricht und Kultus), sowie die Datenübermittlung an das Bayerische Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken unterstützt.
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Lehrkräfte der Schule	
 
–  nicht unterrichtendes Personal der Schule	
 
–  Schülerinnen und Schüler der Schule	
 
–  Erziehungsberechtigte und frühere Erziehungsberechtigte gemäß Art. 88 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 BayEUG	
 
–  externe Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer	
 
–  Verwaltungspersonal der Schule	
 
–  externes Betreuungspersonal	
 
–  Ansprechpartner in Ausbildungsbetrieben	
 
–  Nutzungsberechtigte des Verfahrens	
 
3.
Kategorien der gespeicherten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vornamen(n)	
 
–  Anrede	
 
–  Namenskürzel	
 
–  Geschlecht	
 
–  Geburtsname	
 
–  Geburtsort	
 
–  akademische Grade	
 
–  Tag der Geburt	
 
–  Staatsangehörigkeit	
 
–  Personenkennzahlen (Personalnummer aus VIVA, Personalverwaltungssysteme/Bezüge/nichtstaatlicher Dienstherr)	
 
–  Zugang zum päd. Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz	
 
–  Adressdaten	
 
–  Telefonnummer	
 
–  Weitere Kontaktdaten (E-Mail, Telefaxnummer, URL [Webkommunikation])	
 
3.1.2  Angaben zur Behinderung
 
–  Behindertengruppe	
 
–  Grad der Behinderung	
 
–  Anrechnungsfaktor	
 
–  Folgen der Behinderung (optional, wenn fachlicher Nachweis vorhanden)	
 
–  Art des Nachweises	
 
–  Ausstellende Behörde	
 
–  Ausstellungsdatum	
 
–  Geschäftszeichen	
 
–  Enddatum des Ausweises	
 
–  Ausstellende Behörde (zweite Behörde)	
 
–  Ausstellungsdatum (zweite Behörde)	
 
3.1.3  Angaben zum Dienstverhältnis
 
–  Amts-/Dienstbezeichnung	
 
–  Rechtsverhältnis	
 
–  Beginn/Ende des Dienstverhältnisses	
 
–  Besoldungs-/Entgeltgruppe	
 
–  ggf. Lehramt	
 
–  ggf. Art der Unterrichtsgenehmigung	
 
–  ggf. Ablauf der Unterrichtsgenehmigung	
 
–  ggf. Art des nicht unterrichtenden Personals	
 
–  Arbeitgeber/Dienstherr	
 
–  Stammschule	
 
–  maximale Unterrichtspflichtzeit/Arbeitszeit	
 
–  reduzierende Stunden	
 
–  Mehrarbeit	
 
–  Unterrichtsmehrung/-minderung (Art und Umfang)	
 
–  Nebentätigkeitsstunden	
 
–  Ermäßigung (Grund, Umfang, Dauer)	
 
–  Teilzeit (Umfang, Grund)	
 
–  Freistellung/Altersteilzeit	
 
–  Beurlaubung	
 
–  Abwesenheit	
 
–  Längerfristiger Ausfall (Umfang; Grund)	
 
–  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
–  staatlich geförderte Wochenstunden	
 
–  Sprechstundendaten	
 
–  Postfach	
 
–  Raum in der Schule	
 
–  Einsatz als mobile Reserve	
 
3.1.4  Lehrbefähigung
 
–  Lehramt	
 
–  abgelegte Prüfungen	
 
–  Fächer der Lehrbefähigung	
 
–  Unterrichtsgenehmigung	
 
3.1.5  Lehrerlaubnis
 
–  Lehramt	
 
–  zugeordnete Schulart	
 
–  kirchliche Lehrerlaubnis	
 
–  Unterrichtsgenehmigung (Schulart, Fach, Begründung)	
 
3.1.6  unterrichtete Fächer
 
–  Stundenzahl	
 
–  unterrichtete Fächer	
 
–  Summe wissenschaftlicher/nichtwissenschaftlicher Unterricht	
 
3.1.7  Anrechnungsstunden (Daten zur Beschäftigung und zum Einsatz)
 
–  Art der Anrechnung	
 
–  Stundenzahl	
 
–  Funktion/Tätigkeit	
 
–  Schule	
 
–  Erläuterungen	
 
3.1.8  Einsatz an anderer Schule
 
–  Schulnummer	
 
–  Summe der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Stunden	
 
–  Zuweisungsart	
 
3.1.9  Beschäftigungsverhältnis
 
–  Schule	
 
–  Schuljahr	
 
–  Beschäftigungsverhältnis	
 
–  Zugang	
 
–  Abgang	
 
–  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
–  Nebentätigkeit	
 
–  Ausbildungsabschnitt bei Lehrkräften im Vorbereitungsdienst	
 
3.1.10  Einsatzbeschränkung
 
Klassengruppen, in denen die Lehrkraft nicht eingesetzt werden kann.
3.1.11  Klassenleitung/Gruppenleitung
 
Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist.
3.1.12  Lehrerbezogene Stundenplandaten
 
–  Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen	
 
–  Stundenplanvorgaben (z.B. Minimal- und Maximalzahl der Unterrichtsstunden pro Tag oder Woche, minimale und maximale Stundenzahl in der Mittagspause, Maximalzahl von Stunden hintereinander, Stundenpräferenzen, Halbtage oder Tage)	
 
–  Raum und Zeit des Unterrichts	
 
–  Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen	
 
–  Kennzeichen für besonderen Einsatz (z.B. Teilnehmer, Fachbetreuer, 14-tägiger Wechsel)	
 
3.1.13  Lehrerbezogene Vertretungsplandaten
 
–  Präsenzstunden, nicht verfügbare Stunden	
 
–  Dauer der Absenz, benötigte Zusatzstunden für Lehrkräfte	
 
–  Absenzgrund (fester Schlüssel: dienstlich außer Haus, dienstlich im Haus, Klassenfahrt, Studienfahrt, Unterrichtsgang, Krankheit, Freistellung, Sonstiges)	
 
–  Bemerkungen zur Vertretung	
 
3.1.14  Historie über gehaltene Vertretungsstunden
 
–  Anzahl	
 
–  Art	
 
–  Datum	
 
3.1.15  Arbeitszeitkonto
 
–  Haben	
 
–  Soll	
 
3.1.16  Teilzeitantrag
 
–  Teilzeit (Grund)	
 
–  Ermäßigungen	
 
3.1.17  Versetzungsantrag
 
–  Umfang	
 
–  Unterrichtsfächer	
 
–  Zielschule(n)	
 
–  Art	
 
3.1.18  Angaben mit Bezug zur Erstellung von Zeugnissen
 
–  Zeugnisunterzeichner	
 
–  Vorsitzende des Prüfungsausschusses zentraler Abschlussprüfungen	
 
3.1.19  Buchausleihdaten
 
–  ausgeliehene Bücher zusammen mit Ausleihdatum und Rückgabedatum	
 
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Geburtsname(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Anrede	
 
–  Geschlecht	
 
–  Tag der Geburt	
 
–  Gültigkeit des Geburtsdatums (wenn amtliches Geburtsdatum unbekannt oder nur zum Teil bekannt)	
 
–  Geburtsort	
 
–  Geburtsland	
 
–  Staatsangehörigkeit	
 
–  Jahr des Zuzugs nach Deutschland	
 
–  Straße	
 
–  Wohnort	
 
–  geografische Gitterzelle	
 
–  Telefon	
 
–  Art der Anschrift (Erziehungsberechtigte/Wohnheim/Sonstiges)	
 
–  Religionszugehörigkeit	
 
–  Muttersprache	
 
–  Sportbefreiung	
 
–  Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])	
 
–  Bankverbindung	
 
–  Zahlungsangaben	
 
–  Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)	
 
3.2.2  Gastschülereigenschaft
 
–  Gastschülerstatus	
 
–  Gemeindekennzahl des Wohnorts und ggf. Ausbildungsbetriebs	
 
–  Ortsteil/Sprengel	
 
–  Umschüler/Selbstzahler	
 
–  Kostenträger	
 
–  Förderungsnummer	
 
3.2.3  Schulweg
 
–  Länge des Schulwegs	
 
–  benutzte Verkehrsmittel mit Abfahrtszeit und Wochentagen	
 
–  Gewährung der Kostenfreiheit des Schulwegs	
 
–  Haltestellen	
 
–  Befreiung vom Nachmittagsunterricht	
 
3.2.4  Aktuelle Unterrichtsdaten
 
–  Schule	
 
–  Schulart	
 
–  Klasse/Gruppe	
 
–  Jahrgangsstufe	
 
–  Art der Klassen/Gruppe	
 
–  Unterrichtsart	
 
–  Ausbildungsrichtung	
 
–  Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe	
 
–  besuchter Religions-/Ethikunterricht	
 
–  Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht	
 
–  Fremdsprachen	
 
–  Wahlpflichtfächer	
 
–  Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften	
 
–  differenzierter Sport incl. Sportart	
 
–  Erfüllung der Schulpflicht	
 
–  gleichzeitiger Berufsschulbesuch	
 
–  Ganztagesunterricht/Tagesheim	
 
–  Merker für Bearbeitungsvermerke	
 
–  Stunden an anderer Schule	
 
–  Klassengruppe	
 
–  Daten zu Nachholfristen	
 
–  Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts	
 
3.2.5  Ausbildungsdaten/Praktikumsdaten
 
–  Ausbildungsbeginn/-ende	
 
–  Ausbildungsart	
 
–  Ausbildungsdauer	
 
–  Ausbildungsberuf	
 
–  zeitliche Organisation	
 
–  Praktika	
 
–  Kammernummer (z.B. der IHK, der HWK)	
 
3.2.6  Unterrichtsdaten zum kommenden Schuljahr
 
–  neue Ausbildungsrichtung/Wahlpflichtfächergruppe	
 
–  neue Fremdsprache	
 
–  neue Wahlpflichtfächer	
 
–  neue Wahlfächer	
 
–  Wechsel Religion/Ethik	
 
–  neue Klasse	
 
–  voraussichtliche Wiederholung	
 
3.2.7  Unterrichtsdaten des Vorjahres
 
–  Klasse	
 
–  Klassenart	
 
–  Unterrichtsart	
 
–  Jahrgangsstufe	
 
–  Ausbildungsrichtung	
 
3.2.8  Eintritt
 
–  Anmeldedatum	
 
–  Eintrittsdatum	
 
–  Eintrittsjahrgangsstufe	
 
–  fehlende Unterlagen (Art, Erläuterung, Termin)	
 
–  von Schule	
 
–  von Schulart	
 
–  von Jahrgangsstufe	
 
–  Daten zu Probezeit/Nachfristen	
 
–  Jahr und Art des mittleren Schulabschlusses	
 
–  schulische Vorbildung	
 
–  berufliche Vorbildung	
 
–  Eignung lt. Übertrittszeugnis	
 
–  Daten zur Aufnahmeberechtigung	
 
3.2.9  Schullaufbahn
 
–  Für jedes Schuljahr: Schule, Jahrgangsstufe, Schulbesuchsjahr, Klassengruppe, Bildungsgang, ggf. Grund für Änderung/Wechsel, Zusatzinfo für Änderung/Wechsel (regulär/freiwillig/Pflicht/geeignet/erfasst/gelöscht/geändert), Feststellung der Übertrittseignung	
 
–  Jahre Frühförderung (nur bei Förderschulen)	
 
–  Jahre schulvorbereitende Einrichtung	
 
–  Einschulung	
 
–  Wiederholungen	
 
–  übersprungene Jahrgangsstufe	
 
–  Notenausgleich im vergangenen Schuljahr	
 
–  Nachprüfung	
 
–  Besuch der Jahrgangsstufe 1A	
 
–  Fremdsprachenfolge (Fach, von Jahrgangsstufe, bis Jahrgangsstufe, Feststellungsprüfung, Bemerkung zur Feststellungsprüfung)	
 
–  Firma und Sitz des früheren Ausbildungsbetriebes bei Änderung/Wechsel des Ausbildungsbetriebes	
 
3.2.10  Austritt
 
–  Ergänzungsprüfung	
 
–  Prüfungsende	
 
–  Eignung weiterführende Schule	
 
–  beabsichtigter Wechsel	
 
–  Austrittsdatum	
 
–  Abschluss	
 
–  Austritt wohin (bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen/-absolventen [ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs] voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr)	
 
–  bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen und -absolventen (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs): Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt	
 
3.2.11  Gesundheitsdaten
 
–  Lese-Rechtschreib-Störung/LRS-Attest	
 
3.2.12  Gesundheitsdaten bei Schülerinnen/Schülern mit sonderpädagogischen Förderbedarf
 
–  Dauernde Behinderungen (Art)	
 
–  Pflegeaufwand	
 
–  Schulbegleiter	
 
–  Kostenträger	
 
–  Ende der Kostenübernahme (Jahr)	
 
–  sonderpädagogischer Förderbedarf	
 
–  letztes sonderpädagogisches/sonstiges Gutachten (Jahr)	
 
–  letzter förderdiagnostischer Bericht (Jahr)	
 
3.2.13  Besondere pädagogische Maßnahmen
 
–  Sonderpädagogische Förderung	
 
–  Förderplan	
 
–  Ergänzungsunterricht	
 
–  Förderunterricht	
 
–  Förderkurs für Lese-Rechtschreib-Störung	
 
–  Verzicht auf Ziffernnoten (Verbalbeurteilung)	
 
–  Intensivkurs oder Förderunterricht in deutscher Sprache	
 
–  muttersprachlicher Unterricht für Ausländer (Sprache)	
 
–  Eingliederungsförderung für Aussiedler	
 
3.2.14  Zeugnisdaten (ohne Abschlussprüfung)
 
–  Noten/Verbalbeurteilungen	
 
–  Zeugnisbemerkungen	
 
–  Klassenziel	
 
–  Gefährdung des Vorrückens	
 
3.2.15  Daten zur Abschlussprüfung
 
–  Jahrgang	
 
–  Schülerstatus	
 
–  Stammschule	
 
–  bisherige Ausbildungsrichtung	
 
–  Daten zur bisherigen Schullaufbahn	
 
–  Daten für besondere Form der Abschlussprüfung	
 
–  ggf. abweichender Rechtsstand	
 
–  Wiederholungen in vorausgehenden Jahrgangsstufen	
 
–  Thema und Note der Seminararbeit	
 
–  Bemerkungen zum Ausbildungsabschnitts-/Abschlussprüfungszeugnis	
 
–  Gefährdung	
 
–  Zulassung zur Abschlussprüfung	
 
–  Kursbelegung	
 
–  Daten der abgeschlossenen Fächer (Fach, Abschlussjahrgangsstufe, Noten/Verbalbeurteilungen, ggf. erworbene Qualifikation)	
 
3.2.16  Leistungsdaten
 
–  Note/Verbalbeurteilung	
 
–  Art	
 
–  Gewichtung	
 
–  Datum der Leistungsbewertung	
 
–  Gegenstand der Leistungsbewertung (schriftliche, mündliche, praktische Leistungen)	
 
–  Zeugnisbemerkungen	
 
–  Daten zum Erreichen des Klassenziels (aktuelles Schuljahr, Vorjahr)	
 
–  ggf. besondere Gewichtung (insbesondere wegen Lese-Rechtschreib-Störung)	
 
–  Art der Wiederholung	
 
3.2.17  Ergebnisse der Jahrgangsstufentests und der Orientierungsarbeiten
 
–  erreichte Punkte je Aufgabe	
 
–  Grund für Nichtteilnahme (sonderpädagogische Förderung, Lese-Rechtschreib-Störung)	
 
3.2.18  Ergebnis der Abschlussprüfung
 
–  schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer	
 
–  Bestehen der Abschlussprüfung	
 
–  Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote	
 
–  Zeugnisbemerkungen	
 
3.2.19  Buchausleihdaten
 
–  ausgeliehene Bücher	
 
–  Ausleihdatum	
 
–  Rückgabedatum	
 
3.2.20  Fehltage
 
–  Dauer (von, bis)	
 
–  Kalendertage	
 
–  Schultage	
 
–  Art	
 
–  Grund	
 
–  Übermittlungsweg	
 
3.2.21  Unterbringung/Betreuung
 
Art und Umfang der Unterbringung/Betreuung/ganztägigen Förderung
3.2.22  Funktion im Schulleben
 
z.B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher
3.2.23  Geschwister
 
Geschwister an derselben Schule
3.3  Daten der Erziehungsberechtigten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Anrede	
 
–  Art des Erziehungsberechtigten	
 
–  Straße	
 
–  Wohnort	
 
–  Telefon	
 
–  Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])	
 
–  Funktion als Elternvertreter	
 
3.4  Daten zusätzlicher Ansprechpartner (optional)
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Straße	
 
–  Wohnort	
 
–  Telefon	
 
–  Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])	
 
3.5
Daten externer Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer
3.5.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geburtsmonat und -jahr	
 
–  Tag der Geburt	
 
–  Geburtsort	
 
–  Geschlecht	
 
–  Staatsangehörigkeit	
 
–  Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch)	
 
–  Jahr der Ersteinschulung	
 
–  erworbene Abschlüsse	
 
–  Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)	
 
3.5.2  Ergebnis der Abschlussprüfung
 
–  schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer	
 
–  Bestehen der Abschlussprüfung	
 
–  Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote	
 
–  Zeugnisbemerkungen	
 
3.5.3  Leistungsdaten an der Herkunftsschule in den schriftlichen Fächern der Abschlussprüfung
 
–  Noten	
 
–  Verbalbeurteilungen	
 
3.6
Daten der Programmnutzerinnen und -nutzer
3.6.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Kennung	
 
–  Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.6.2  Berechtigungen
 
–  Berechtigungen	
 
–  Rollen	
 
–  Begründung/Zweck	
 
3.6.3   Nutzungsbezogene Daten 
 
–  Datum der letzten Passwortänderung	
 
–  Datum der letzten Anmeldung	
 
–  Fehlversuche bei der Anmeldung	
 
3.6.4  Protokollinformationen
 
–  Information über angelegte/geänderte/gelöschte Datensätze (Historisierung)	
 
–  Protokoll über den Abruf von Schülerdaten aus ASD (Benutzer, Zeitstempel, abgerufene Daten, Abrufart)	
 
3.7
Daten des Verwaltungspersonals und des externen Betreuungspersonals
3.7.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geburtsname	
 
–  Geschlecht	
 
–  Geburtsdatum	
 
–  Anrede	
 
–  zugehörige Schule	
 
–  Schulart	
 
–  Art	
 
–  Zugang zum pädagogischen Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz	
 
–  Straße	
 
–  Wohnort	
 
–  Telefon	
 
–  Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])	
 
3.7.2  
 
Arbeitsrechtliche Zusatzangaben z.B. Beginn des Mutterschutzes, Beginn der Elternzeit
3.8
Daten der Ansprechpartner in Betrieben/Praktikumsstellen
3.8.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname	
 
–  Art	
 
–  Zuständigkeit	
 
–  Telefonnummer	
 
–  Telefaxnummer	
 
–  E-Mail- Adresse	
 
–  URL (Webkommunikation)	
 
3.8.2  Angaben zum Betrieb
 
–  Name	
 
–  Anschrift	
 
–  Typ	
 
–  Telefonnummer	
 
–  Telefaxnummer	
 
–  E-Mail-Adresse	
 
–  URL des Betriebs (Webkommunikation)	
 
–  Mutterkonzern	
 
–  Einrichtung Bund/Land	
 
3.8.3  
 
Zuordnung zu den Schülerinnen/Schülern
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule
 
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter (i.d.R. das kommunale RZ) unter den Voraussetzungen des Art. 28 Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
Die Daten der Nrn. 3.2 und 3.3 werden, soweit in Art. 85a Abs. 2 genannt, zum Zweck der Durchführung des automatisierten Verfahrens zur Unterstützung der Schulen bei schulübergreifenden Verwaltungsvorgängen bei der nach Art. 85a Abs. 1 BayEUG beauftragten öffentlichen Stelle für die Schule verarbeitet.
4.2  Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte
 
Daten betreffend die eigenen Kinder gem. Nr. 3.2
4.3  Andere externe Empfänger
 
Empfänger	Übermittelte Daten	Zweck der Übermittlung	Rechtsgrundlage	
Automatisiertes Verfahren zur Unterstützung der Schulverwaltung				
Zuständiges staatliches Schulamt (bei Grund- und Mittelschulen) zuständige Regierung, zuständige Ministerialbeauftragte und zuständiger Ministerialbeauftragter, Staatsministerium	Nr. 3.1 und 3.2, soweit in Art. 113a Abs. 2 BayEUG genannt	Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen; Prüfung der Unterrichtssituation; Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz	Art. 85 Abs. 1 Satz 5 Nr. 3 i.V.m. Art. 113a Abs. 2 BayEUG; Art. 31 ff. BaySchFG	
Amtliche Schulstatistik				
Landesamt für Statistik	Nr. 3.1–3.5 und 3.7, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Amtlichen Schulstatistik	Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens	Art. 113b Abs. 6 und 8 BayEUG 	
Ergebnisstatistik				
Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus, Institut für Schulqualität und Bildungsforschung	Nr. 3.2.17 und 3.2.18, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Ergebnisstatistik	Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens	Art. 113b Abs. 7 und 8 BayEUG 	
Gastschülerliste				
Jeweils zuständiger Aufwandsträger	Nr. 3.2, beschränkt auf Klasse, Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit (wenn keine Unionsbürgerschaft), Gemeindekennzahl (des Wohnortes beziehungsweise bei Berufsschülern mit Beschäftigungsverhältnis des Orts des Ausbildungsbetriebs), Schuleintritt; bei Berufsschulen zudem Ausbildungsberuf, Ausbildungsbeginn, Ausbildungsende, Name und Anschrift des Ausbildungsbetriebs	Feststellung der Gastschülereigenschaft	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 10 und 19 BaySchFG	
Teilnahme an Ausbildungs- und Bildungsmaßnahmen				
Der jeweilige Maßnahmeträger	Nr. 3.2, beschränkt auf Name(n), Vornamen, Klasse, Ausbildungsbetrieb	Zeitliche Koordinierung des Berufsschulunterrichts mit anderen ausbildungsbezogenen Bildungsmaßnahmen	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i. V. m. § 25 Abs. 2, § 11 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BSO	
Abschlusszeugnis der Berufsschule				
Die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen	Nr. 3.2, beschränkt auf Name(n), Vornamen, Kammernummer, Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule	Aufnahme der Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule in das Berufsabschlusszeugnis	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i. V. m. § 25 Abs. 1 Nr. 3, § 24 Abs. 2 BSO	
Schülerliste zur Kostenfreiheit des Schulwegs				
Zuständiger Aufgabenträger der Schülerbeförderung	Nr. 3.2, beschränkt auf amtliche Schulbezeichnung, Klasse, Name(n), Vorname(n), Geburtsdatum, Anschrift	Ermittlung der Schulwegkostenfreiheit	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 3 Abs. 4 BaySchFG, Art. 1 Abs. 1 und Art. 5 des Gesetzes über die Kostenfreiheit des Schulwegs i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung	
Erfassung des Verbleibs von Abgängern der Mittelschule oder des Förderzentrums				
Zuständiges staatliches Schulamt oder zuständige Regierung, zuständige Berufsschule	Nr. 3.2 beschränkt auf
verpflichtende Angaben: Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, besuchte Mittelschule oder besuchten Förderzentrum, Klasse, Schulamtsbezirk, voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr
freiwillige Angaben: Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt	Überwachung der Schulpflicht, Begleitung von Abgängerinnen und Abgängern und Absolventinnen/Absolventen der Mittelschule oder des Förderzentrums (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs) im Übergang Schule - Beruf	betr. die verpflichtenden Angaben: Art. 85 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Art. 39 BayEUG und § 3 MSO oder. § 34 VSO-F betr. die freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO	
Schulwechsel				
Zielschule bei Schulwechseln	Nr. 3.2, beschränkt auf die in Art. 85a Abs. 2 BayEUG genannten Daten	Schulwechsel von Schülern	Art. 85a Abs. 3 BayEUG 	
Internetauftritt von Schulen				
Auftragsverarbeiter
Nutzer der Homepage	Daten der Schulleitung und soweit Lehrkräfte an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen Daten gem. Nr. 3.1 beschränkt auf Name(n), Namensbestandteile, Vorname(n), Funktion, Amtsbezeichnung, Lehrbefähigung, dienstliche Anschrift, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse. Andere Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen wirksam eingewilligt haben;
Daten von Lehrkräften, die an der Schule keine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen, sowie von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen, Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben.	Präsentation der Schule nach außen, Information der Öffentlichkeit	Art. 85 Abs. 1 Satz 1; Einwilligung	
4.4  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
	Zugriffsrechte auf	
Schulleitung	–  Nr. 3.1 bis 3.5; 3.7, 3.8 (ohne Nr. 3.2.16)	
 
–  Nr. 3.2.16, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogischen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben erforderlich ist	
 
–  Nr. 3.6.4 (nur lesend)	
 	
Verwaltungspersonal im Sekretariat	–  Nr. 3.1	
 
–  Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 und 3.2.16)	
 
–  Nr. 3.3 bis 3.5	
 
–  Nr. 3.7, 3.8	
 	
Lehrkräfte	–  Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler gemäß Nr. 3.2; dabei Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.18 in den selbst unterrichteten Fächern; außerdem fächerübergreifend im konkreten Einzelfall, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe) erforderlich ist	
 
–  Nr. 3.8	
 
–  Nr. 3.1.19 und 3.2.19 (nur mit der Buchausleihe befasste Lehrkräfte)	
 	
Klassenleitungen; Oberstufenkoordinator und -koordinatorin	Schreibend:
–  Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fachbezogen	
 
–  fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung	
 
–  Nr. 3.2.18, Nr. 3.5	
 	
Lehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an Berufsschulen	(zusätzlich zu den vorstehenden)
Lesend:
–  Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs für die von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen	
 	
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen	Lesend:
–  Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.17 und 3.2.19), Nr. 3.8	
 
–  fächerübergreifend hinsichtlich Nr. 3.2.15 bis 3.2.17 nur im konkreten Einzelfall, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist	
 	
Administrator	Daten der Programmbenutzer gemäß Nr. 3.6.1 und 3.6.2	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien im Verfahren Schulverwaltungsprogramm 
 
Nr. 3.1.10, 3.1.12, 3.1.14	Spätestens am Ende des laufenden Schuljahres	
Nr. 3.1 (außer Nr. 3.1.10-3.1.14 und 3.1.19)
Nr. 3.2 (außer Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.19)
Nr. 3.3 und 3.4
Nr. 3.6.1 bis 3.6.2
Nr. 3.7	Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die betroffene Person von der Schule abgegangen ist	
Nr. 3.1.11, 3.1.13, 3.1.19
Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.18
Nr. 3.5	Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres	
Nr. 3.6.3, 3.6.4	Ein Jahr nach der Anlage/der Änderung des Datensatzes	
Nr. 3.2.19, 3.8	Löschung spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die Schülerin/der Schüler von der Schule abgegangen ist	
Abschnitt 2:
Elektronischer Notenbogen 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
Unterstützung der Lehrkräfte bei der
–  individuellen Förderung der Schülerinnen und Schüler	
 
–  Bewertung von Schülerleistungen	
 
–  Erfüllung der Unterrichtungs- und Beratungspflichten der Schule gegenüber Schülern und Erziehungsberechtigten	
 
–  Vorbereitung schulrechtlicher Entscheidungen	
 
–  Erstellung von Zeugnissen	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Lehrkräfte	
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
–  Schulleitung	
 
3.
Kategorien der gespeicherten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen und der Schulleitung
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Nutzerrolle	
 
–  Amtsbezeichnung	
 
–  Lehrerkürzel	
 
3.1.2  Unterrichtsdaten
 
–  unterrichtete Fächer	
 
–  fachbezogene Zuordnung zu unterrichteten Schülerinnen und Schülern	
 
–  Zuordnung zu erteilten Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1 bis 5 BayEUG	
 
3.1.3  Daten über protokollierungsbedürftige Zugriffe
 
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Geburtsdatum	
 
–  Geburtsort	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
3.2.2  Aktuelle Unterrichtsdaten
 
–  Klasse	
 
–  Klassenart	
 
–  Unterrichtsart	
 
–  Schule	
 
–  Schulart	
 
–  Jahrgangsstufe	
 
–  Vorrücken in diese Jahrgangsstufe	
 
–  Aufnahme in die Schule durch	
 
–  Wiederholungen	
 
–  Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe	
 
–  besuchter Religions-/Ethikunterricht	
 
–  Fremdsprachen	
 
–  Wahlpflichtfächer	
 
–  Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften	
 
–  differenzierter Sport einschließlich Sportart	
 
–  Erfüllung der Schulpflicht	
 
–  ggf. Berufsfeld	
 
3.2.3  Leistungsdaten
 
–  Note	
 
–  Art	
 
–  ggfs. allgemeine Bemerkung gemäß Art. 52 Abs. 2 Satz 3 BayEUG	
 
–  Gewichtung	
 
–  Datum der Leistungsbewertung	
 
–  Zeugnisbemerkungen	
 
–  Erreichen des Klassenziels	
 
–  Empfehlungen und Entscheidungen der Klassen- oder Lehrerkonferenz	
 
–  Bemerkungen zu Zwischenzeugnis und Jahreszeugnis	
 
3.2.4  Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz
 
ggf. Maßnahmen der Individuellen Unterstützung, des Nachteilsausgleiches und Notenschutzes gemäß Art. 52 Abs. 5 BayEUG, §§ 32 bis 34 BaySchO bei einzelnen Schülerinnen und Schülern (insbesondere wegen Lese- und Rechtschreibstörung)
3.2.5  Absenzen
 
–  Zahl der versäumten Unterrichtstage	
 
–  Art der Absenz (entschuldigt/unentschuldigt)	
 
–  Datum	
 
–  Attestpflicht	
 
3.2.6  Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1–5 BayEUG
 
–  Art	
 
–  Betreff	
 
–  Datum	
 
–  Lehrkraft	
 
3.2.7  Austritt
 
–  Ergänzungsprüfung	
 
–  Prüfungsende	
 
–  Eignung für weiterführende Schule	
 
–  Austrittsdatum	
 
–  Abschluss	
 
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
3.3.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Kontaktdaten	
 
–  Zuordnung zu Schülerin/Schüler	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
 
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
	Zugriffsrechte im konkreten Einzelfall auf	
Schulleitung	Nr. 3.2.3, 3.2.4 und 3.2.6: schreibend
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.5 und Nr. 3.2.7 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)	
Lehrkräfte	Daten aller Schülerinnen und Schüler: 3.2.6: schreibend
Nr. 3.2.1 sowie Angabe der Klasse: lesend
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 und 3.2.5 in selbst unterrichteten Fächern: schreibend; im Übrigen lesend, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung der Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz erforderlich ist (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe);
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.4, 3.2.7 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)	
(Stellvertretende) Klassenleitung, Oberstufenkoordinator oder Oberstufenkoordinatorin	(zusätzlich zu den Zugriffsrechten als Lehrkraft)
Nr. 3.2.3, 3.2.5 fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung	
Lehrkräfte an Berufsschulen	(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der übrigen Lehrkräfte)
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen	
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen	(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der Lehrkräfte) Nr. 3.2, 3.3 lesend, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist	
Administrator	Nr. 3.1 bis 3.3: schreibend	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Wird der elektronische Notenbogen als Hilfsmittel zur Erstellung entsprechender Schülerakten verwendet, so gelten für die aus diesen Daten erstellten Schülerakten die Aufbewahrungsfristen des § 40 BaySchO. Im Übrigen werden die gespeicherten Daten jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.
Abschnitt 3:
Klassentagebuch 
Die mit * gekennzeichneten Regelungen gelten nur für Klassentagebücher in automatisierter Form
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
Unterstützung
–  bei der Erfassung und Dokumentation von Unterrichtsstunden und Fehlzeiten	
 
–  bei der Wahrnehmung der Aufsichtspflicht und Überwachung der Schulpflicht	
 
–  bei der Erfüllung der Auskunftspflicht gegenüber Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und ggf. Ausbildungsbetrieben	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
–  Lehrkräfte	
 
–  Schulleitung	
 
–  Verwaltungspersonal*	
 
3.
Kategorien der gespeicherten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen, der Schulleitung und des Verwaltungspersonals
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Nutzerrolle*	
 
–  Amtsbezeichnung	
 
–  Lehrerkürzel	
 
3.1.2  Unterrichtsdaten und -elemente (nicht bei Verwaltungspersonal)
 
–  unterrichtete Fächer	
 
–  Lehrverteilung	
 
–  Stunden- und Vertretungsplandaten	
 
–  Unterrichtsdokumentation	
 
–  Unterrichtsrelevante Termine (z.B. Prüfungstermine, Schulfahrten, Praktika)	
 
–  Hausaufgaben	
 
3.1.3   Nutzungsbezogene Daten 
 
–  Erteilte Bestätigungen/Befreiungen	
 
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Geburtsdatum	
 
–  Geburtsort	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
3.2.2  Aktuelle Unterrichtsdaten
 
–  Klasse	
 
–  Klassenart	
 
–  Unterrichtsart	
 
–  Schule	
 
–  Schulart	
 
–  Jahrgangsstufe	
 
–  Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe	
 
–  besuchter Religions-/Ethikunterricht	
 
–  Fremdsprachen	
 
–  Wahlpflichtfächer	
 
–  Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften	
 
–  differenzierter Sport einschließlich Sportart	
 
–  ggf. Berufsfeld	
 
–  ggfs. Ausbildungsbetrieb	
 
3.2.3  Absenzen
 
–  Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)	
 
–  ggf. erwarteter Zeitraum der Abwesenheit (von … bis)	
 
–  ggf. Verspätungsdauer	
 
–  versäumte Unterrichtsstunden	
 
–  Entschuldigungsstatus: unentschuldigt/entschuldigt/mit Attest entschuldigt	
 
–  ggf. Befreiungs- oder Beurlaubungsstatus: nicht bestätigt/bestätigt/mit Attest bestätigt	
 
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
3.3.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Kontaktdaten	
 
–  Zuordnung zu Schülerin/Schüler	
 
4.
Kategorien der der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter*
 
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2  Externe Empfänger: ggf. Ausbildungsbetrieb
 
Die Daten der Nr. 3.2 werden, soweit in § 25 BSO genannt, im Rahmen der Zusammenarbeit gem. § 83 Abs. 2 BBiG zum Zwecke einer erfolgreichen dualen Berufsausbildung den Ausbildungsbetrieben offengelegt.
4.3  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
	Zugriffsrechte* auf	
Schulleitung, Verwaltungspersonal	Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.1.3 und 3.2.3 schreibend	
Klassenleitungen und Lehrkräfte an Berufsschulen der jeweiligen Schülerinnen und Schüler	Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.2.3 schreibend
Nr. 3.1.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer	
Lehrkräfte und Vertretungslehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler	Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, lesend
Nr. 3.1.2, 3.1.3 und 3.2.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer	
Administrator*	Nr. 3 schreibend	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung 
 
Die gespeicherten Daten werden spätestens jeweils am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.
Abschnitt 4:
Passwortgeschütze Lernplattform 
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
–  Unterstützung der Schulentwicklung	
 
–  Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume	
 
–  Förderung der Kooperation innerhalb der Schule und zwischen Schulen	
 
–  ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen	
 
–  Durchführung elektronisch unterstützter Leistungsnachweise	
 
–  Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendare, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogisches Personal (z.B. Ganztagsbetreuung)	
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  Nutzer des erweiterten Nutzerkreises: externe Partner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG	
 
3.
Kategorien der gespeicherten Daten 
3.1
Daten des pädagogischen Personals
Daten des pädagogischen Personals werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die jeweiligen Betroffenen wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Schule	
 
–  Funktion	
 
–  Amtsbezeichnung	
 
–  Angaben zur Lehrbefähigung	
 
–  E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform	
 
–  Benutzername	
 
–  Nutzerrolle	
 
–  lokale User-ID	
 
–  Passwort	
 
–  Klassenleiter	
 
–  Angaben zum Unterrichtseinsatz	
 
–  Profilbild (optional)	
 
3.1.2  Nutzungsbezogene Daten
 
–  Zeitpunkt der Anmeldung	
 
–  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
–  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
–  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
–  Summe der Logins	
 
–  Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform	
 
–  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
–  Korrekturzeichen und -anmerkungen	
 
–  bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests	
 
–  Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung	
 
–  in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge. Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung	
 
–  IP-Adresse des Benutzers	
 
–  ggf. Authentifizierungstoken	
 
–  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
–  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.2.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Schule	
 
–  Klasse/Kurs	
 
–  E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform	
 
–  Benutzername	
 
–  Nutzerrolle	
 
–  lokale User-ID	
 
–  Passwort	
 
–  Profilbild (optional)	
 
3.2.2  Nutzungsbezogene Daten
 
–  Zeitpunkt der Anmeldung	
 
–  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
–  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
–  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
–  Summe der Logins	
 
–  Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform	
 
–  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
–  Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung	
 
–  bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests	
 
–  Korrekturzeichen und -anmerkungen	
 
–  in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung	
 
–  IP-Adresse des Benutzers	
 
–  ggf. Authentifizierungstoken	
 
–  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
–  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
3.3
Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises 
Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises werden grundsätzlich nur verarbeitet, soweit diese wirksam eingewilligt haben.
3.3.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  ggfs. Arbeitgeber	
 
–  Funktion	
 
–  E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform	
 
–  Benutzername	
 
–  Nutzerrolle	
 
–  lokale User-ID	
 
–  Passwort	
 
–  Profilbild (optional)	
 
–  Klasse/Kurs	
 
3.3.2   Nutzungsbezogene Daten 
 
–  Zeitpunkt der Anmeldung	
 
–  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
–  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
–  Summe der Logins	
 
–  Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform	
 
–  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
–  Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft)	
 
–  jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung	
 
–  in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung	
 
–  IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter/anonymisierter Form)	
 
–  ggf. Authentifizierungstoken	
 
–  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
–  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1
Externe Empfänger: Pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler anderer Schulen im Rahmen von Schulkooperationen, die gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum nutzen.
4.1.1  Daten des pädagogischen Personals der Partnerschule
 
–  Angehörige des pädagogischen Personal der Partnerschule haben untereinander ein Leserecht oder Hörrecht betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie die in der Lernplattform veröffentlichten Beiträge, Lektionen gemäß 3.1.2 und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung.	
 
–  Schülerinnen und Schüler in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen haben ein Leserecht oder Hörrecht betreffend Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.	
 
4.1.2  Schülerdaten
 
Angehörige des pädagogischen Personals haben – soweit aus didaktischen Gründen für die beteiligten Schulen erforderlich – betreffend die Schülerinnen und Schüler der Partnerschule
–  ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort)	
 
–  ein Verarbeitungsrecht betreffend die Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) betreffend der Daten gemäß 3.2.2, bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung. Das an dem virtuellen Kurs/Raum beteiligte pädagogische Personal der Partnerschulen kann – soweit dies aus didaktischen Gründen erforderlich ist – die von ihm unterrichteten Schülerinnen und Schülern gemeinsam befähigen	
 
–  ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vornamen, Namen und besuchte Schule	
 
–  sowie in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) folgende Daten gemäß 3.2.2: bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform erstellte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung der Schülerinnen und Schüler der jeweiligen Partnerschule einzusehen.	
 
4.2
Externe Empfänger: Nutzer des erweiterten Nutzerkreises
4.2.1  
 
eigene Daten gemäß Nr. 3.3 schreibend,
4.2.2  Daten des pädagogischen Personals (Leserecht oder Hörrecht, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
 
Auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.
4.2.3  Daten von Schülerinnen und Schülern (lesend, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
 
–  die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vorname, Namen, besuchte Schule, Klasse/Kurs	
 
–  in der Lernplattform veröffentliche Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung, soweit diese im direkten Zusammenhang mit der Kooperation mit dem externen Nutzer stehen	
 
4.3  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
 
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.4  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
	Zugriffsberechtigung	
Von der Schulleitung beauftragter Administrator	Auf alle in Nr. 3 genannten Daten der jeweiligen Schule schreibend	
Pädagogisches Personal	Auf eigene Daten gem. Nr. 3.1 schreibend; Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.2.1 (lokale User-ID und Passwort ausgenommen außer bei Vergabe eines Initialpassworts oder temporären Passworts) und Nr. 3.2.2 schreibend.
Ggf. Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.3.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und Nr. 3.3.2 lesend.	
Pädagogisches Personal, das gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum betreut	Betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen gemäß Nr. 3.1.2 jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, untereinander lesend oder hörend.	
Schülerinnen und Schüler	Auf ihre eigenen Daten gemäß Nr. 3.2 schreibend; auf die auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2. lesend oder hörend.	
Schülerinnen und Schüler untereinander und ggf. gegenüber Nutzern des erweiterten Nutzerkreises	Im Rahmen eines virtuellen Kurses/Raumes: auf Vornamen, Namen und die besuchte Schule lesend;
soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt gegenseitig lesend der Daten gemäß 3.2.2 in Bezug auf Beiträge, Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung), ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.
Ggf. Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform in Bezug auf folgende Daten gemäß Nr. 3.3.1: Vornamen, Namen, Arbeitgeber und soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt lesend der Daten gemäß 3.3.2 in Bezug auf Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf (vgl. Nrn. 3.1, 3.2, 3.3), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, Schülerinnen und Schüler und Nutzern des erweiterten Nutzerkreises gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Verkürzte/anonymisierte IP-Adressen werden jeweils spätestens drei Monate nach dem Ende des laufenden Schuljahres gelöscht.
Folgende Daten der Schülerinnen und Schüler werden spätestens gelöscht
–  in der Grund- und Förderschule spätestens am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 2 und am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 4,	
 
–  in der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe am Ende der Qualifikationsstufe,	
 
–  in der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Schulbesuchs,	
 
–  im Übrigen jeweils spätestens zum 30. September des folgenden Schuljahres:	
 
Klasse/Kurs, Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft), jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft und Art der Zugriffsberechtigung, bearbeitete Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung.
Die sonstigen gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, der Schülerinnen und Schüler sowie des erweiterten Nutzerkreises werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, in dem die diese die jeweilige Schule verlassen haben.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Abschnitt 5:
Schulinterner passwortgeschützter Bereich 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
–  Information der am Schulleben der jeweiligen Schule beteiligten Personen (Schulleitung, Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) über Sachverhalte mit Schulbezug	
 
–  Organisation des Schullebens	
 
–  digitale Fehlzeitenmeldung	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Schulleitung	
 
–  Lehrkräfte	
 
–  Verwaltungspersonal	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  sonstige Personen	
 
3.
Kategorien der gespeicherten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Benutzername	
 
–  Namenskürzel	
 
–  Funktion	
 
–  Amtsbezeichnung	
 
–  dienstliche Anschrift	
 
–  dienstliche Telefonnummer	
 
–  dienstliche E-Mail-Adresse	
 
–  private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Lehrkraft und nur, soweit die Lehrkraft darin wirksam eingewilligt hat)	
 
–  lokale User-ID	
 
3.1.2  Stundenplandaten, Vertretungsplandaten
 
–  Klasse/Kurs	
 
–  Fach	
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Ort (Gebäude, Raum)	
 
–  vertretene Lehrkraft	
 
–  vertretende Lehrkraft	
 
–  Bemerkungen zur Vertretung	
 
3.1.3  Angaben in schulinternen Informationsplattformen
 
–  klassen-, fach- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Lehrkraft	
 
–  Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)	
 
3.1.4  Ressourcennutzung
 
–  Ressource	
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten	
 
3.1.5  Buchungsdaten für Sprechzeiten
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.1.6  Weitere schulbezogene Daten
 
–  Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben	
 
3.1.7  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
 
–  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
–  Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse, Inhaltspflege	
 
3.2
Daten des Verwaltungspersonals
3.2.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Benutzername	
 
–  Namenskürzel	
 
–  Funktion	
 
–  Amtsbezeichnung	
 
–  dienstliche Anschrift	
 
–  dienstliche Telefonnummer	
 
–  dienstliche E-Mail-Adresse	
 
–  private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Verwaltungskraft und nur, soweit die Verwaltungskraft darin wirksam eingewilligt hat)	
 
–  lokale User-ID	
 
3.2.2  Angaben in schulinternen Informationsplattformen
 
–  klassen-, fach- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Verwaltungskraft	
 
–  Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)	
 
3.2.3  Ressourcennutzung
 
–  Ressource	
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten	
 
3.2.4  Weitere schulbezogene Daten
 
–  Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben	
 
3.2.5  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
 
–  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
–  Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse, Inhaltspflege	
 
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit der schulinterne passwortgeschützte Bereich unter Rückgriff auf eine Anwendung gemäß Abschnitt 8 dem Zugriff auf Anwendungen gemäß Abschnitten 4 und 7 dient.
3.3.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Benutzername	
 
–  Namenskürzel	
 
–  E-Mail-Adresse	
 
–  lokale User-ID	
 
3.3.2  Angaben in schulinternen Informationsplattformen
 
–  klassen- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften	
 
–  Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)	
 
3.3.3  Buchungsdaten für Sprechzeiten
 
–  Lehrkraft	
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.3.4  Digitale Fehlzeitenmeldung
 
–  Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)	
 
–  ggf. erwartete Dauer der Abwesenheit	
 
3.3.5  Weitere schulbezogene Daten
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben.
3.3.6  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
 
–  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
–  Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse	
 
3.4
Daten der Erziehungsberechtigten
Daten von Erziehungsberechtigten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen wirksam eingewilligt haben.
3.4.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Benutzername	
 
–  Namenskürzel	
 
–   E-Mail-Adresse,	
 
3.4.2  
 
klassen- oder schulbezogene Informationen
3.4.3  Lesebestätigung
 
–  Datum	
 
–  Uhrzeit	
 
3.4.4  Buchungsdaten für Sprechzeiten
 
–  Lehrkraft	
 
–  Datum	
 
–  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
–  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.4.5  Weitere schulbezogene Daten
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.5  Daten sonstiger Betroffener
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule
 
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2  Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte
 
–  Zugriff auf Nrn. 3.1.5, 3.3.3, 3.3.4 und 3.4.4 schreibend, soweit selbst betroffen;	
 
–  Nrn. 3.1.6, 3.2.4, 3.3.5, 3.4.5 und 3.5 lesend.	
 
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
–  kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung	
 
–  Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden	
 
–  Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden	
 
4.3  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
	Zugriff	
Schulleitung	Nr. 3 lesend und schreibend	
Verwaltungspersonal	–  Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)	
 
–  Nr. 3.2.3 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird	
 
–  Im Übrigen lesend, bzgl. Nr. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 (ausgenommen lokale User-ID) und Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt (ausgenommen: Nr. 3.1.7 und 3.3.6)	
 	
Lehrkräfte	–  Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)	
 
–  Nr. 3.1.4 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird	
 
–  Nrn. 3.1.5, 3.3.3 und 3.4.4 lesend und schreibend, im Übrigen lesend, bzgl. Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 (ausgenommen lokale User-ID) und
Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt (ausgenommen: Nrn. 3.2.5 und 3.3.6)	
 	
Schülerinnen und Schüler	Nrn. 3.1.5, 3.3.3 schreibend für selbst erstellte Sprechzeitenbuchungen
Bei volljährigen Schülern Nr. 3.3.4 schreibend
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
–  kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung	
 
–  Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden	
 
–  Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden	
 
–  Kein Leserecht für Buchungsdaten von Elternsprechzeiten	
 	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf, werden die gespeicherten Daten gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Unbeschadet davon werden Grunddaten gemäß Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 spätestens einen Monat nachdem die betreffende Person die Schule verlassen hat gelöscht; alle übrigen Daten werden jeweils spätestens drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres gelöscht.
Protokolldaten gemäß den Nrn. 3.1.7, 3.2.5 und 3.3.6 werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht; individuelle Einstellungen und Konfigurationen gemäß den Nrn. 3.1.7, 3.2.5 und 3.3.6 werden spätestens drei Monate nach Ende des Schuljahres, in dem der Nutzer die Dienststelle verlässt, gelöscht.
Abschnitt 6:
Videoüberwachung an Schulen 
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
–  Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit und Eigentum der Personen, die sich im Bereich der Schule oder in deren unmittelbarer Nähe aufhalten;	
 
–  Schutz der schulischen Einrichtung vor Sachbeschädigung und Diebstahl	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  alle Personen, die sich im Eingangsbereich der Schule aufhalten oder sich zwischen 22:00 Uhr und 6:30 Uhr außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen auf dem Schulgelände befinden;	
 
–  darüber hinaus alle Personen, die sich außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen an Feiertagen, Wochenenden oder in den Ferien auf dem Schulgelände befinden.	
 
3.  Kategorien der gespeicherten Daten 
 
Mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen erhobene personenbezogene Daten
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger:
 
Personen und Stellen, denen die Daten im Einzelfall nach den einschlägigen datenschutz-rechtlichen Vorschriften offengelegt werden dürfen.
4.2  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte:
 
Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben nur die Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Angehörige des Lehr- und Verwaltungspersonals
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Die gespeicherten Daten werden jeweils spätestens drei Wochen nach Aufzeichnung gelöscht, soweit sie nicht zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung oder von Straftaten oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Abschnitt 7:
Digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge 
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
–  Beratung und Beschlussfassungen schulischer Gremien mit digitalen Hilfsmitteln unter den Voraussetzungen von § 18a BaySchO;	
 
–  Durchführung von Distanzunterricht unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO;	
 
–  schulinterne, unterrichtliche Nutzung, soweit diese aus pädagogischen Gründen (z.B. zur Förderung der Medienkompetenz; gemeinsame Bearbeitung digitaler Produkte in Gruppenarbeit) erforderlich ist;	
 
–  Lehrerausbildung im Rahmen des Distanzunterrichts unter den Voraussetzungen von § 19 Abs. 4 BaySchO in Verbindung mit den Zulassungs- und Ausbildungsverordnungen der verschiedenen Schularten sowie den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften.	
 
Soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben, außerdem
1.  Unterstützung der Schulentwicklung	
 
2.  Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume	
 
3.  Ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen	
 
4.  Innen- und Außenkommunikation der Schule (soweit nicht Telekommunikation i. S. des Telekommunikationsgesetzes – TKG)	
 
5.  Schulberatung im Bereich der einzelnen Schule	
 
In den Fällen der Nrn. 1 bis 4 bedarf es keiner Einwilligung, wenn das digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug zentral vom Freistaat Bayern über das Staatsministerium bereitgestellt wird.
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendarinnen und –referendare, Lehramtsanwärterinnen und –anwärter, Fachlehreranwärterinnen und –anwärter, Förderlehreranwärterinnen und –anwärter, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogisches Personal (z. B. Ganztagsbetreuung)	
 
–  Verwaltungspersonal und Hauspersonal	
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  Gastnutzer (temporäre Nutzer, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist)	
 
–  Weitere Personen, die von der Video- oder Tonübertragung erfasst werden (z. B. Schulbegleitungen)	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
Über weitere Personen, die von der Video- oder Tonübertragung erfasst werden, werden ausschließlich Daten nach Nr. 3.2 verarbeitet.
3.1
Nutzerbezogene Daten
3.1.1  Stammdaten
 
–  Name(n)	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Nutzerrolle	
 
–  Schulzugehörigkeit bzw. Organisationszugehörigkeit	
 
–  Zugehörigkeit ggf. zu Klasse, Fächern und Kursen	
 
–  Mitgliedschaften in virtuellen Räumen (z. B. Konferenzen, Chatgruppen) sowie Art der Zugriffsberechtigung	
 
–  E-Mail-Adresse im Rahmen der schulischen Nutzung (schulintern erzeugt oder freiwillig angegeben)	
 
–  ggf. Benutzerkennung	
 
–  ggf. lokale User-ID	
 
3.1.2  Sichtbare Profilinformationen
 
–  angezeigter Name des Benutzers	
 
–  E-Mail-Adresse im Rahmen der schulischen Nutzung	
 
–  Profilbild (optional)	
 
–  Online-Status inkl. Zeitpunkt der letzten Aktivität	
 
–  Klassen und Kurse (z.B. Oberstufenkurse, Wahlkurse, AGs) bei Schülerinnen und Schülern	
 
–  Dienststelle	
 
–  Funktionen und Fächerverbindung bei Lehrkräften	
 
3.1.3  Passwort
 
3.1.4  Inhaltsdaten
 
–  im eigenen Profil gespeicherte Informationen	
 
–  Termine und Kalendereinträge	
 
–  erhaltene Termineinladungen (z. B. zu Videokonferenzen)	
 
–  Kontaktdaten	
 
–  E-Mails inkl. Anhänge	
 
–  selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse	
 
–  auf den Einzelfall bezogene und im Einzelfall auf Veranlassung der betroffenen Person erzeugte Standortdaten (freiwillig)	
 
–  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
3.1.5  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten)
 
–  Zeitpunkte der An- und Abmeldung	
 
–  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
–  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
–  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
–  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
–  Zeitpunkt des Beginns und Endes der letzten Nutzung der Mitgliedschaft in virtuellen Räumen	
 
–  IP-Adresse des Benutzers	
 
3.2  Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen
 
–  Videobild oder Bildschirmanzeige bei Videonutzung (optional: Freigabe für die betroffenen Personen freiwillig, wenn nicht durch die Aufsicht führende Lehrkraft die Übertragung des Videobildes gemäß Art. 56 Abs. 4 Satz 4 BayEUG angeordnet ist)	
 
–  Ton bei Videonutzung oder Telefonie (bei Video- oder Telefonkommunikation)	
 
3.3  Gruppen- oder paarbezogene nutzungsbezogene Daten
 
–  Chat/Messenger-Texte, und Chat/Messenger-Sprach- und Videonachrichten, Bilder, und weitere einem oder mehreren an dem Austausch Beteiligte(n) der Gruppe zugänglich gemachte Dateien (z. B. Text-, Tabellen oder Multimediadokumente) und Verzeichnisse inklusive Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung mit Namen des erstellenden oder ändernden Nutzers	
 
–  Bei gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten zuletzt vorgenommene Änderungen mit Namen	
 
3.4  Ausgeschlossene Daten
 
Ausgeschlossen ist die Verarbeitung von
–  besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), insbesondere Gesundheitsdaten und	
 
–  Daten, die einem besonderen strafrechtlichen Geheimnisschutz unterliegen,	
 
soweit sie nicht durch Bekanntmachung des StMUK zugelassen wird, die die jeweiligen Anforderungen an die Datensicherheit festlegt.
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
 
Die Daten werden ausschließlich dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2  
 
Externe Empfänger: Gastnutzer
–  Eigene Daten gemäß Nr. 3.1 lesend	
 
–  Angezeigter Name des Benutzers und Daten nach Nr. 3.2 und 3.3 der im selben virtuellen Raum anwesenden Betroffenen (Nr. 2)	
 
–  Selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse nach Nr. 3.1.4, sofern der betroffene Benutzer ausdrücklich die Berechtigung erteilt hat.	
 
4.3  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte
 
Empfänger	Zugriffsberechtigung auf Datenkategorien							
	3.1.1	3.1.2	3.1.3	3.1.4	3.1.5	3.2	3.3	
Von der Schulleitung beauftragter Administrator	L/S im Rahmen der Beauftragung (5)°,°(6)							
Alle Nutzer bzgl. eigenen Daten	L(1)	L/S	–	L/S	L	+	L/S	
Alle Teilnehmer desselben virtuellen Raums untereinander	–	L	–	(2)	–	+	L	
Verwaltungspersonal	L (1)	L	–	(2)	–			
Hauspersonal	L (1)	L	–	(2)	–			
Pädagogisches Personal bzgl. Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler und der von ihnen eingeladenen Gastnutzer	L (1), S (3)	L	S (4)	(2)	–	+	L	
Schülerinnen und Schüler bzgl. Daten der sie unterrichtenden Lehrkräfte sowie der Schülerinnen und Schüler in ihren Klassen/Kursen	L (1)	L	–	(2)	–	+	–	
Alle Nutzer bzgl. der Daten aller anderen Nutzer	–
S (3)	L	–	(2)	–	–	–	
L=Lesend, S=Schreibend, +=Zugriff vorhanden, –=kein Zugriff
(1)  Ausgenommen die lokale User-ID	
 
(2)  Soweit vom Betroffenen freigegeben L oder L/S	
 
(3)  bzgl. Mitgliedschaft in virtuellen Räumen, welche der Benutzer selbst erstellt hat oder die er administrieren darf	
 
(4)  Passwort kann zurückgesetzt, aber nicht gelesen werden	
 
(5)  Ausgenommen die Vergabe eines temporären Passworts	
 
(6)  Der Administrator ist ergänzend berechtigt, die Zeitpunkte der An- und Abmeldung (Nr. 3.1.5) bei schulischen Gremiensitzungen gemäß § 18a BaySchO zu Zwecken der Sicherstellung der Wirksamkeit von Beschlüssen und Entscheidungen an eine schriftführende Person zu Dokumentationszwecken weiterzugeben.	
 
4.4  Unterrichtsbesuche und Hospitationen
 
Studienreferendarinnen und –referendare, Lehramtsanwärterinnen und –anwärter, Fachlehreranwärterinnen und –anwärter sowie Förderlehreranwärterinnen und –anwärter im Rahmen der nach den Zulassungs- und Ausbildungsordnungen vorgesehenen Unterrichtsbesuche und Hospitationen: Zugriffsberechtigung richtet sich nach der Zugriffsberechtigung der Gastnutzer (Nr. 4.2)
5.5  Pädagogisches Personal im Rahmen der Lehrerausbildung
 
Externes und internes pädagogisches Personal, dessen Anwesenheit im Unterricht gemäß den Zulassungs- und Ausbildungsordnungen der verschiedenen Schularten sowie den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften im Rahmen der Lehrerausbildung vorgesehen ist: Zugriffsberechtigung richtet sich nach der Zugriffsberechtigung der Gastnutzer (Nr. 4.2)
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (vgl. Nr. 1), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, von Schülerinnen und Schüler und Gastnutzern unverzüglich gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Für die Daten gelten die nachfolgenden Fristen zur Löschung:
Datenkategorie	Löschfrist	
3.1.1 – 3.1.4	spätestens 3 Monate
–  ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen,	
 
–  nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.	
 	
3.1.5, 3.3
(ohne gespeicherte IP-Adressen der Benutzer)	spätestens 3 Monate nach Ende des laufenden Schuljahres bzw. Ende des Projektes oder Auflösung einer langfristig bestehenden Gruppe (z. B. Fachschaften), im Fall der Speicherung im Rahmen der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe spätestens am Ende der Qualifikationsstufe oder im Rahmen der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Besuchs der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung	
Gespeicherte IP-Adressen der Benutzer	spätestens nach 3 Monaten	
3.2	wird nicht gespeichert	
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
6.  Technische und organisatorische Maßnahmen 
 
–  Die Verwendung des digitalen Kommunikationswerkzeugs erfolgt auf der Grundlage einer Nutzungsordnung, die geeignete Vorkehrungen gegen ein Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte in Video- oder Telefonkonferenz, Chat oder E-Mail trifft.	
 
–  Die Aufzeichnung von Bild-, Ton- oder Videoübertragung ist nicht gestattet und soweit möglich technisch zu unterbinden.	
 
–  Die benötigten Datenverbindungen sind verschlüsselt abzuwickeln.	
 
–  Alle Nutzer haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Ton- und Bildübertragung zu unterbrechen.	
 
–  Weitere technische und organisatorische Mindestanforderungen, insbesondere an die Datensicherheit, legt das StMUK durch Bekanntmachung fest.	
 
Abschnitt 8:
Zentrale vom Freistaat Bayern über das Staatsministerium bereitgestellte Nutzerverwaltung und Anmeldeinfrastruktur 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
–  Bereitstellung einer digitalen Authentifizierungsinfrastruktur	
 
–  Bereitstellung einer digitalen Autorisierungsinfrastruktur	
 
–  Bereitstellung einer gemeinsamen Datenbasis für angebundene Anwendungen	
 
–  Eindeutige Zuordnung einzelner Nutzer zu einem bestimmten Nutzerkonto	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
–  Lehrkräfte	
 
–  nichtunterrichtendes Personal (Verwaltungspersonal, Hauspersonal und externes Betreuungspersonal)	
 
–  Schülerinnen und Schüler	
 
–  Erziehungsberechtigte	
 
–  Sonstiges pädagogisches Personal	
 
–  Nutzer des erweiterten Nutzerkreises	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten aller im IDM angelegten Personen 
3.1.1  Stammdaten 
 
–  Benutzername	
 
–  Passwort	
 
–  Vorname(n)	
 
–  Name(n)	
 
–  Anrede	
 
–  akademische Grade	
 
–  E-Mail-Adresse	
 
–  Alternative E-Mail-Adresse (freiwillig)	
 
–  Geschlecht	
 
–  Benutzerrolle	
 
–  Berechtigungen	
 
–  Lokale User-ID	
 
–  Profilbild	
 
–  Ablaufdatum des Nutzerkontos	
 
–  Gruppenmitgliedschaften	
 
3.1.2  Nutzungsbezogene Daten 
 
–  Zeitpunkt der Kontoerstellung	
 
–  Zeitpunkt der ersten Anmeldung/Login	
 
–  Zeitpunkt der letzten Anmeldung/Login	
 
–  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
–  Anzahl der Logins	
 
–  Authentifizierungstoken	
 
–  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
–  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
–  IP-Adresse	
 
–  Fehlversuche beim Login	
 
–  Informationen über Änderungen (Historie, ändernder Benutzer und geänderte Werte)	
 
–  Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
–  Zeitpunkt der Zuweisung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
–  Zeitpunkt der Sperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
–  Persönliche Identifikationsnummer zur Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
–  Biometrische Daten (z.B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) für die Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten bei Anwendungen mit erhöhtem Schutzbedarf (nur freiwillig)	
 
3.2
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals 
3.2.1  Erweiterte Stammdaten 
 
–  Namenskürzel	
 
–  Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)	
 
–  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
3.2.2  Angaben zum Dienstverhältnis 
 
–  Amts-/Dienstbezeichnung	
 
–  Stammschule	
 
3.2.3  Lehrbefähigung 
 
–  Lehramt	
 
–  Fächer der Lehrbefähigung	
 
3.2.4  Lehrerlaubnis 
 
–  Lehramt	
 
–  Fächer der Lehrerlaubnis	
 
3.2.5  unterrichtete Fächer 
 
–  Unterrichtete Fächer	
 
3.2.6  Einsatz an anderer Schule 
 
–  Schulnummer	
 
–  Zuweisungsart	
 
3.2.7  Beschäftigungsverhältnis 
 
–  Schule	
 
–  Schuljahr	
 
–  Zugang	
 
–  Abgang	
 
–  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
3.2.8  Klassenleitung/Gruppenleitung 
 
Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist.
3.2.9  Lehrerbezogene Stundenplandaten 
 
–  Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen	
 
–  Raum und Zeit des Unterrichts	
 
–  Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen	
 
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.3.1  Erweiterte Stammdaten 
 
–  Tag der Geburt	
 
–  Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)	
 
–  Zugeordnete Erziehungsberechtigte	
 
–  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
3.3.2  Aktuelle Unterrichtsdaten 
 
–  Schule	
 
–   Klasse/Gruppe 	
 
–  Jahrgangsstufe	
 
–  Art der Klasse/Gruppe	
 
–  Unterrichtsart	
 
–  besuchter Religionsunterricht	
 
–  Stunden an anderer Schule	
 
–  Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts	
 
3.3.3  Eintritt 
 
–  Eintrittsdatum	
 
–  von Schule	
 
3.3.4  Funktion im Schulleben 
 
z. B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher
3.3.5  Geschwister 
 
Geschwister an derselben Schule
3.4  Daten der Erziehungsberechtigten 
 
–  Art des Erziehungsberechtigten	
 
–  Zugeordnetes Kind / Zugeordnete Kinder	
 
3.5  Nutzer des erweiterten Nutzerkreises 
 
–  Gültigkeitsdauer	
 
–  Ersteller	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter 
 
Die Daten werden ausschließlich von der Schule beauftragten Auftragsverarbeitern und deren weiteren Auftragsverarbeitern im Rahmen des jeweiligen Auftragsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Auftragsverhältnisses technisch erforderlich ist.
4.2  Sonstige externe Empfänger: 
 
–  Weitere nutzungsberechtigte Einrichtungen der BayernCloud Schule, denen der Betroffene im Rahmen der ByCS-Angebote zugeordnet ist (z.B. zweite Beschäftigungsstelle, Einsatzschule i.R. der mobilen Reserve) oder im Rahmen schulübergreifender Angebote.	
 
–  Verantwortliche der zentralen Angebote der BayernCloud Schule (z.B. teachSHARE, Fortbildungsdatenbank FIBS, Foren).	
 
4.3  Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte 
 
Empfänger	Zugriffsberechtigung auf Datenkategorien						
	3.1.1	3.1.2	3.2	3.3	3.4	3.5	
Von der Schulleitung beauftragter Administrator	L/S (4)						
Alle Nutzer bzgl. eigener Daten	L/S
(1)	L	L
(3)	L
(3)	L	L	
Alle Lehrkräfte	L
(1)	–	L
(3)	L
(3)	L	–	
Alle Verwaltungskräfte	L
(1)	–	L
(3)	L
(3)	L	L	
Alle Eltern	L
(1) (2)	–	–	L
(2) (3)	–	–	
Alle sonstigen Nutzer	L
(1)	–	–	–	–	–	
L = Lesend, S = Schreibend, – = kein Zugriff
(1) Ausgenommen die lokale User-ID, Passwort
(2) Bezüglich eigener Kinder
(3) Ausgenommen das Ordnungsmerkmal
(4) Ausgenommen die Persönliche Identifikationsnummer zur Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten und die Biometrischen Daten gemäß Nr. 3.1.2
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z.B. Alternative E-Mail-Adresse), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, des Verwaltungspersonals von Schülerinnen und Schülern und Gastnutzern unverzüglich gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Für die Daten gelten die nachfolgenden Fristen zur Löschung:
Datenkategorie	Löschfrist	
Alle	spätestens drei Monate
–  ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen.	
 
–  Nach Ende der Tätigkeit an der Schule (bei Verwaltungskräften und sonstigen Nutzern).	
 
–  Nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).	
 
–  Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit für weitere sechs Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.	
 	
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.