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Zum Vollzug des Art. 17 BayDG (ggf. in Verbindung mit Art. 58 Abs. 1 des Bayerischen Richter- und Staatsanwaltsgesetzes – BayRiStAG) und des Art. 109 BayBG (ggf. in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 BayRiStAG) wird Folgendes bestimmt:

Endet ein Disziplinarverfahren mit dem Ausspruch einer Disziplinarmaßnahme, so ist die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter gemäß Art. 17 Abs. 3 Satz 3 BayDG auf sein Recht hinzuweisen, der späteren Vernichtung der Eintragungen in der Personalakte über die Disziplinarmaßnahme zu widersprechen. Diese Belehrung muss mindestens einen Monat vor der Vernichtung vorgenommen werden. Am zweckmäßigsten erfolgt sie bereits in der Verfügung, in der die Disziplinarmaßnahme ausgesprochen wird, im Übrigen anlässlich der Aufnahme der Unterlagen in den Personalakt. Die Belehrung ist vom Dienstvorgesetzten bzw. der Disziplinarbehörde vorzunehmen.

Wenn die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter nach erfolgter Belehrung nicht widersprochen hat, ist nach Eintritt des Verwertungsverbots die entsprechende Blattsammlung im Teilakt über Disziplinarsachen von Amts wegen zu entnehmen und zu vernichten, Art. 17 Abs. 3 Satz 1 BayDG. Dies gilt nicht für das Rubrum und den Tenor eines die Zurückstufung aussprechenden Urteils, Art. 17 Abs. 3 Satz 2 BayDG; in diesem Fall ist das Verwertungsverbot jedoch deutlich zu vermerken. Sind in anderen Teilen des Personalakts Hinweise auf die dem Verwertungsverbot unterliegende Disziplinarmaßnahme enthalten, so sind auch diese unkenntlich zu machen.

Widerspricht die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter der Entfernung und Vernichtung von Eintragungen in der Personalakte über die Disziplinarmaßnahme, so sind die entsprechenden Unterlagen und Eintragungen mit dem Vermerk „Verwertungsverbot nach Art. 17 BayDG“ zu versehen; sie verbleiben in diesem Fall in der Regel beim Personalakt.

Wurde ein Disziplinarverfahren durchgeführt, das nicht mit einer Disziplinarmaßnahme oder einer Feststellung nach Art. 33 Abs. 2 Satz 2 BayDG endete und das auch nicht zu einer missbilligenden Äußerung geführt hat, gelten wegen Art. 17 Abs. 4 Satz 1 BayDG die Ausführungen unter Nr. 4.1 entsprechend.

Wurde ein Disziplinarverfahren durchgeführt, das nicht zu einer Disziplinarmaßnahme, aber zu einer missbilligenden Äußerung geführt hat, findet wegen Art. 17 Abs. 5 BayDG der Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, Sätze 2 und 3 BayBG Anwendung.

Ist eine missbilligende Äußerung ohne die vorherige Durchführung eines Disziplinarverfahrens zur Personalakte gelangt, ist Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, Sätze 2 und 3 BayBG unmittelbar anzuwenden.

Die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter ist in diesen Fällen auf ihr oder sein Recht hinzuweisen, die Entfernung und Vernichtung des Disziplinar- bzw. Dienstaufsichtsvorgangs nach Ablauf von zwei Jahren zu beantragen. Der Hinweis erfolgt am zweckmäßigsten in der Verfügung, in der die missbilligende Äußerung ausgesprochen wird, im Übrigen anlässlich der Aufnahme der Unterlagen in den Personalakt. Die Belehrung ist vom Dienstvorgesetzten vorzunehmen.

Nach Eintritt des Verwertungsverbots verbleibt die entsprechende Blattsammlung im Teilakt über Dienstaufsichtssachen. Beantragt die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter die Entfernung und Vernichtung der Unterlagen, ist die entsprechende Blattsammlung zu entnehmen und zu vernichten. Sind in anderen Teilen des Personalakts Hinweise auf den dem Verwertungsverbot unterliegenden Disziplinar- bzw. Dienstaufsichtsvorgang enthalten, so sind auch diese unkenntlich zu machen.

Akten, die aufgrund von Eingaben und Beschwerden angefallen sind, ohne dass dies zur Einleitung disziplinarrechtlicher Ermittlungen geführt hat, gehören nicht zu den Disziplinarvorgängen im Sinn von Art. 17 BayDG. Für sie gelten damit die allgemeinen Bestimmungen des Personalaktenrechts. Das bedeutet, dass Vorgänge über die mit dem Dienstverhältnis zusammenhängenden Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, dann zu dem Teilakt zu nehmen sind, wenn sie sich als begründet oder zutreffend erwiesen haben. Verwaltungsvorgänge, bei denen die Verwaltungsermittlungen keine Anhaltspunkte für Pflichtwidrigkeiten ergeben haben, sind weiterhin unter dem Generalaktenzeichen zu führen und zu den Generalakten zu nehmen.

Soweit Vorgänge nach Nr. 4.4.1 zum Teilakt genommen werden, ist Art. 106 BayBG zu beachten. Die Beamtin oder der Beamte oder die Richterin oder der Richter ist vor Aufnahme des Vorgangs in seinen Personalakt anzuhören. Sind die Vorgänge zum Teilakt genommen worden, so gelten für deren Entfernung die Bestimmungen in Art. 109 BayBG.

Für Verwaltungsermittlungen, die von Amts wegen eingeleitet wurden und nicht zur Einleitung eines Disziplinarverfahrens geführt haben, gelten die Nrn. 4.4.1 und 4.4.2 entsprechend.

Die Aufnahme von Mitteilungen in Strafsachen und von Bundeszentralregisterauszügen, die nicht Bestandteil eines Disziplinarvorgangs wurden, in den Personalakt unterliegt der Anhörungspflicht des Art. 106 BayBG.

Die Unterlagen sind nach Art. 109 Abs. 2 BayBG mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten oder der Richterin oder des Richters nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten, sofern nicht nach Satz 2 in Verbindung mit Abs. 1 Sätze 2 und 3 des Art. 109 BayBG eine Unterbrechung der Frist eingetreten ist.

Auf Mitteilungen in Strafsachen und Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, die Bestandteil eines Disziplinarvorgangs geworden sind, ist Art. 17 BayDG anzuwenden (vgl. Nrn. 4.1 bis 4.3).