Inhalt

(1) Unter Berücksichtigung sachlicher Erfordernisse ist die wirtschaftlichste Versendungsart zu wählen.

(2) ¹Für den Schriftverkehr innerhalb und zwischen Behörden soll vorrangig elektronischer Dokumentenaustausch (elektronische Post und Telefax) vor Briefpost genutzt werden, soweit technische, rechtliche, wirtschaftliche oder sonstige Gründe nicht entgegenstehen. ²Grundsätzlich dürfen Dokumente und Dateien, die schutzwürdige personenbezogene Daten oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten, elektronisch oder mit Telefax nur versendet werden, wenn durch geeignete Sicherungsmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung) eine angemessene Datensicherheit gewährleistet wird. ³Sätze 1 und 2 gelten auch für den Dokumentenversand an Dritte außerhalb des Behördenbereichs, soweit das Einverständnis des Empfängers vorliegt oder unterstellt werden kann. ⁴Auf den gleichzeitigen oder nachträglichen Versand von Papierdokumenten ist zu verzichten.

(3) ¹Der Versand der Dokumente ist in geeigneter Weise festzuhalten. ²Zustellungsnachweise sind unverzüglich zum zugehörigen Vorgang zu geben.