12.
Prüfung der Amtsführung (§ 93 BNotO)
12.1
Zeitpunkt und Ort der Prüfung
12.1.1
Den Aufsichtsbehörden obliegt die Prüfung und laufende Überwachung der notariellen Amtstätigkeit (§ 93 Abs. 1 Satz 1 BNotO, § 15 DONot). Zur Ausübung des Aufsichtsrechts haben die Aufsichtsbehörden gegenüber dem Notar ein Informationsrecht, dem eine Auskunftspflicht des Notars entspricht.
12.1.2
Die Amtsführung des Notars wird vom Präsidenten des Landgerichts in der Regel in Abständen von höchstens sechs Jahren geprüft. In der Zwischenzeit können zusätzlich stichprobenweise Prüfungen und Prüfungen aus besonderem Anlass, deren Umfang sachlich beschränkt sein kann, angeordnet werden. Ein besonderer Anlass kann auch eine Bewerbung sein. Bei einem neu bestellten Notar wird die erste Prüfung innerhalb der ersten zwei Jahre seiner Tätigkeit vorgenommen (§ 93 Abs. 1 Satz 3 BNotO). Wird der Amtssitz eines Notars verlegt, erfolgt die Prüfung am neuen Amtssitz innerhalb der ersten drei Jahre.
12.1.3
Soweit es die laufende Überwachung der Amtstätigkeit erfordert, können vom Notar Berichte angefordert werden. Der Notar ist verpflichtet, die Berichte zu erstatten.
12.1.4
Die Prüfung der Amtsführung erfolgt in den Amtsräumen. Der Notar ist verpflichtet, die erforderliche technische Ausstattung zur Verfügung zu stellen und während der Prüfung der Amtsführung für etwaige Rückfragen bereit zu stehen. Er stellt sicher, dass eine an der Notarstelle beschäftigte Person bei der Amtsprüfung unterstützend tätig ist.
12.2
Umfang der Prüfung
12.2.1
Tatsächliche Feststellungen
Die Prüfung soll ein zutreffendes Bild der Amtsführung im Vergleich zu den übrigen Notaren des Landgerichtsbezirks vermitteln. Daher trifft der Prüfer zunächst Feststellungen zur Größe und zu tatsächlichen Besonderheiten der Notarstelle, soweit sich seit der letzten Prüfung Änderungen ergeben haben. Er stellt insbesondere fest
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die Höhe des jährlichen Geschäftsanfalls ausgedrückt in bereinigten Urkundenverzeichnisnummern (Geschäftsanfall) seit der letzten Geschäftsprüfung,
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die Zusammensetzung des Geschäftsanfalls entsprechend den Übersichten über die Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot),
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die Zahl der an der Notarstelle beschäftigten Personen; anzugeben ist auch, welche Personen mit fachlichen Aufgaben vergleichbar den Aufgaben eines Angestellten der Notarkasse eingesetzt werden,
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den Einsatz von EDV und moderner Kommunikationsmittel im Notariat,
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die Ausstattung der Notariatsräume, besonders im Empfangs- und Wartebereich,
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die Erfüllung der dem Notar obliegenden Pflicht, sich in dem für seine Amtstätigkeit erforderlichen Umfang fortzubilden (§ 14 Abs. 6 BNotO),
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die Inanspruchnahme des Notars durch Nebentätigkeiten und die Art dieser Nebentätigkeiten.
Soweit Anlass besteht, stellt der Prüfer zusätzlich fest,
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ob einzelnen Rechtsgebieten, in denen Notare üblicherweise tätig sind (Immobilienrecht, Erbrecht, Familienrecht, Gesellschaftsrecht), besonders große oder besonders geringe Bedeutung in der Zusammensetzung des Geschäftsanfalls des Notars zukommt;
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ob einzelne Personen, Unternehmen oder Unternehmensgruppen als Beteiligte oder als Vermittler eines Urkundsgeschäfts ein besonderes Gewicht in der Zusammensetzung des Geschäftsanfalls (ausgedrückt in bereinigten Urkundenverzeichnisnummern) haben.
12.2.2
Erfüllung der Amtspflichten
Die Prüfung der Amtsführung erstreckt sich auf die Erledigung aller Amtsgeschäfte des Notars. Zu prüfen ist die Erfüllung der materiellen Amtspflichten des Notars, soweit dies unter Beachtung seiner Unabhängigkeit möglich ist, sowie die Einhaltung der formalen Bestimmungen, insbesondere der Vorschriften der Dienstordnung für Notarinnen und Notare und der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. Es ist darauf zu achten, dass der Notar Beurkundungsersuchen rechtzeitig erledigt, die ihm obliegende Belehrungspflicht nach § 17 BeurkG nicht durch Missbrauch materiell- und verfahrensrechtlich zulässiger Gestaltungsformen umgeht und die bestehenden berufsrechtlichen Beschränkungen, insbesondere für Sammelbeurkundungen, beachtet.
Bei Notarstellen mit großem Geschäftsanfall sowie dann, wenn der Notar fachkundiges Personal in größerem Umfang als der Zahl der von der Notarkasse festgesetzten Regelstellen oder Personen im Sinne von § 25 BNotO beschäftigt, ist anhand des Umfangs der Beurkundungen zu prüfen, ob eine ausreichende und individuelle Belehrung und Beratung der Beteiligten durch den Notar persönlich gewährleistet ist. Dies ist nur der Fall, wenn bei den Beurkundungsverhandlungen ausreichend Zeit und Gelegenheit für Erläuterungen zur Verfügung steht. Es ist darauf zu achten, dass der Notar seine Beurkundungstätigkeit so gestaltet, dass bei den Beteiligten nicht der Anschein entstehen kann, er habe wegen der Fülle an Geschäften und der dadurch notwendigen raschen Abwicklung der Beurkundung für ihre Belange nicht ausreichend Zeit.
12.2.3
Beziehungen zu Rechtsuchenden, Gerichten und Behörden
Die Prüfung soll sich auch darauf erstrecken,
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ob sich aus den Erledigungszeiträumen (Terminvergabe, Vollzug) Hinweise auf Mängel der Amtsführung ergeben,
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in welcher Zeit der Notar offene Gebührenforderungen gewöhnlich beitreibt und ob Gebührenrückstände oder -ausfälle nach Umfang oder Beteiligten auffällig sind,
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ob sich aus Eingaben Rechtsuchender an die Aufsichtsbehörden oder Mitteilungen in Zivil- oder Strafsachen Hinweise auf Mängel der Amtsführung ergeben,
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wie der Notar mit den Gerichten zusammenarbeitet.
Zur Ankündigung und Vorbereitung der Prüfung kann das als Anlage 5 beigefügte Musteranschreiben verwendet werden. Wegen der Prüfung im Einzelnen wird auf das als Anlage 6 beigefügte Merkblatt und die als Anlage 7 beigefügte Checkliste verwiesen.
12.3
Ergebnis der Prüfung
12.3.1
Über das Ergebnis der Prüfung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Soweit Mängel festgestellt und nicht unverzüglich beseitigt werden, trifft der Präsident des Landgerichts nach Anhörung des Notars die erforderlichen Anordnungen.
In geeigneten Fällen können Berichtspflichten und die Pflicht zu Aufzeichnungen über die Erledigung von Amtsgeschäften auferlegt werden.
Die Niederschrift schließt mit einer zusammenfassenden Feststellung, ob und gegebenenfalls welche Hinweise auf Mängel der Amtsführung sich ergeben haben. Hierbei soll auch auf besondere Leistungen oder Stärken des Notars eingegangen werden.
12.3.2
Betreffen die Mängel die Amtsführung eines Notars, dessen Amtssitz zwischenzeitlich in den Bezirk eines anderen Landgerichts verlegt wurde, ist der Präsident dieses Landgerichts zu unterrichten.
12.3.3
Ein Abdruck, bei Sozietäten zwei Abdrucke der Niederschrift sind dem Präsidenten des Oberlandesgerichts vorzulegen; dabei ist über die Abstellung der festgestellten Mängel zu berichten. Eine Vorlage an das Staatsministerium der Justiz erfolgt in Fällen, in denen sich bei der Geschäftsprüfung außergewöhnliche Besonderheiten ergeben haben. Die Landesnotarkammer erhält einen Abdruck der Niederschrift.