Inhalt
Anlage 1
Gruppenübersicht
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des/der ………………………………………
(Bezeichnung der anbietenden Stelle)
Folgende Gruppen von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, stehen zur Aussonderung an. Es wird um Mitteilung gebeten, welchen Gruppen voraussichtlich Archivwürdigkeit zukommt.
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lfd. Nr.
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Aktenzeichen u.
aktenführende Stelle2
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Bezeichnung der Unterlagen
nach dem Aktenplan3
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Gesamtlaufzeit4
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Umfang5
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Vorschlag der anbietenden Stelle6
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Entscheidung des Archivs7
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Anmerkungen:
1 Die Übersicht ist dem Archiv zweifach auf haltbarem Papier zu übersenden.
2 Neben dem Aktenzeichen des Aktenplans ist die aktenführende Stelle innerhalb der Behörde anzugeben, z.B. Referat oder Sachgebiet.
3 Falls unter einem Aktenzeichen mehrere Aktengruppen geführt werden, ist jede Gruppe einzeln aufzuführen. Um dem Archiv die Bewertung zu erleichtern, soll eine kurze Charakterisierung jeder Gruppe angefügt werden.
4 Einzusetzen ist das Anfangsjahr des ältesten und das Endjahr des jüngsten Vorgangs.
5 Anzugeben ist die ungefähre Anzahl der Einheiten und der Umfang in laufenden Metern, z.B. 350 Hefter = 2,5 lfd. m.
6 Die anbietende Stelle vermerkt, welche Unterlagen aus ihrer Sicht archivwürdig sind (vgl. Art 2 Abs. 2 BayArchivG), A = Archiv, V = Vernichten.
7 Die vom Archiv mit A bezeichneten Gruppen sind in einem Aussonderungsverzeichnis (Anlage 2) aufzulisten.