Inhalt

(1) ¹Jede Justizbehörde stellt ein ihrem Aufgabenkreis und dem Anfall an Schriftgut entsprechendes Generalaktenverzeichnis auf. ²Der Behördenleiter entscheidet, ob das Verzeichnis unter Verwendung des anliegenden Musters oder in einfacherer Form aufzustellen ist. ³Bei der Aufstellung der Generalaktenverzeichnisse sind die Behörden an den Generalaktenplan gebunden. ⁴Sie dürfen insbesondere weder die Bezeichnung des unter einer bestimmten Nummer geführten Aktenstücks abweichend vom Generalaktenplan bestimmen, noch eine im Generalaktenplan freigelassene Nummer für ihre Zwecke verwenden.

(2) ¹Bei Aufstellung der Verzeichnisse ist zu prüfen, auf weichen Gebieten die Führung von Generalakten für das Hauptgebiet genügt, auf weichen Gebieten zur übersichtlichen Ordnung des Schriftguts anstelle solcher Hauptgebietsakten Generalakten für die Gruppen oder, wenn auch das nicht ausreicht, Generalakten für die Untergruppen gebildet werden müssen und auf welchen Gebieten etwa gar statt der Hauptgebietsgruppen oder Untergruppenakten vierstellige Nummern (1000 bis 9999) zu führen sind. ²Festzuhalten ist dabei, dass die Gliederung – schon zur Ersparnis von Raum und Material – nicht weiter durchgeführt werden soll, als es dem tatsächlichen Bedürfnis entspricht, und dass die Anlegung von Akten einer der 4 Arten die Führung von Akten der anderen 3 Arten für dasselbe Sachgebiet ausschließt.

(3) Wenn also z.B. bei einer Behörde ein besonderes Generalaktenstück für Umzugs- und Reisekostenvergütung der Richter und Beamten (Nr. 214) angelegt werden soll, so darf von dieser Behörde weder das Aktenstück 2 (Rechts- und Dienstverhältnisse der Staatsbediensteten) noch das Aktenstück 21 (vermögensrechtliche Verhältnisse der Richter und Beamten) geführt werden, sodass also die Entscheidung für die Anlegung des Aktenstücks Nr. 214 zugleich zur Anlegung der Untergruppenakten Nrn. 210 bis 213 und 215 bis 219 oder der Einzelakten für einzelne dieser Untergruppen (etwa der Einzelakten 2100 bis 2109 anstelle der Untergruppenakten 210) nötigt.

(4) ¹Um in Ausnahmefällen, in denen sich das Bedürfnis zur Anlegung von Akten der nächsten Ordnung auf einen Ausschnitt des in dieser Ordnung aufgeführten Stoffes beschränkt (also in dem Beispielsfalle etwa auf Umzugs- und Reisekostenvergütung oder auch auf Reisekostenvergütung allein), die Anlegung überflüssiger Aktenstücke zu vermeiden, wird den Behörden gestattet, neben dem Aktenstück der höheren Ordnung (im Beispielsfalle 21) ein oder notfalls mehrere, durch kleine Buchstaben oder arabische Ziffern nach einem Schrägstrich gekennzeichnete Aktenstücke (z.B. ein Aktenstück 21 a oder 21/11) zu führen (Unterakten oder abgeleitete Akten), deren Inhalt ohne Bindung an die Bezeichnung der Akten der nächsten Ordnung (im Beispiel der Aktenstücke 210 bis 219) bestimmt werden kann. ²Um Verwirrung zu vermeiden, ist die Führung solcher Akten über Teilgebiete auf dem Aktendeckel der umfassenderen Akten zu vermerken. ³Die Führung von Unterakten (anstelle von Akten der nächsten Ordnung) soll aber immer nur eine seltene Ausnahme sein.

(5) ¹Wie sich bereits aus dem Beispiel in Abs. 3 ergibt, ist es bei der Aufteilung der Akten eines Hauptgebiets nicht notwendig, für alle Teilgebiete dieselbe Art von Akten zu führen. ²Es ist zulässig, für das eine Teilgebiet (z.B. 20) Gruppenakten, für das andere (z.B. 21) Untergruppenakten (Nrn. 210 bis 219) und für ein drittes (z.B. 23) Einzelakten (Nrn. 2300 bis 2399) zu führen. ³Dasselbe gilt für die Gliederung in Untergruppen; es können also für einzelne Untergruppen (z.B. 211 bis 219) Untergruppenakten und für andere Untergruppen derselben Gruppe (z.B. 210) statt der Untergruppenakten Einzelakten (z.B. 2100 bis 2109) geführt werden.

(6) ¹Wenn sich ausnahmsweise das Bedürfnis geltend macht, das Sachgebiet von Einzelakten noch weiter zu teilen, können von den Einzelakten Unterakten abgeleitet werden. ²Sie erhalten entsprechend der Regelung in Abs. 4 als Aktenzeichen die Nummer der Einzelakten mit einem kleinen Buchstaben oder einer Ziffer hinter einem Schrägstrich als Zusatz. ³Die Anlegung ist auf dem Aktendeckel der umfassenderen Akten zu vermerken. ⁴Die Zahl der von den Einzelakten abgeleiteten Unterakten kann beliebig groß sein. ⁵Ihrem Wesen nach sind sie als vollwertige Generalakten anzusehen, zu denen wiederum Beiakten der in Abs. 7 bezeichneten Art gebildet werden können.

(7) Zur Aufnahme von Vorgängen von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, von Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergl. können Beiakten geführt werden, die das Aktenzeichen der Generalakten tragen, zu denen sie gehören, in Verbindung mit einer römischen Ziffer als Unterscheidungszeichen (z.B. 541 I).

(8) Zusammenfassend und zur Durchführung im Einzelnen wird noch Folgendes bemerkt: