I.

Die Beteiligten streiten über die Erhebung von Auslagen für die Übersendung von Akten auf CD im Rahmen einer auf Antrag gewährten Akteneinsicht.

In dem beim Sozialgericht Bayreuth (SG) geführten Klageverfahren S 10 KR 624/21 beantragte die dortige Beklagte und hiesige Erinnerungsführerin und Beschwerdegegnerin (Bg) Akteneinsicht in die Patientenakte der dortigen Klägerin und bat um deren Übersendung. Mit gerichtlichem Schreiben vom 28.03.2022 wurde der Bg per Post die Patientenakte auf einer CD, die die Bevollmächtigten der Klägerin zuvor an das SG übersandt hatten, zur Einsichtnahme übermittelt und mit Schreiben vom 12.05.2022 an das SG zurückgeschickt.

Mit Gerichtskostenfeststellung vom 28.03.2022 erhob die Kostenbeamtin bei der Bg gemäß § 197a Sozialgerichtsgesetz (SGG) i.V.m. Gerichtskostengesetz (GKG) und Gebührentatbestand KV Nr. 9003 (Versendung von Akten auf Antrag je Sendung pauschal) einen Betrag in Höhe von 12.- Euro.

Hiergegen hat die Bg mit Schreiben vom 02.05.2022 Erinnerung eingelegt. Die Überlassung von elektronischen Dateien sei in KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG geregelt. Danach betrage die Pauschale für die in einem Arbeitsgang überlassenen, bereitgestellten oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente insgesamt höchstens 5.- Euro. Der Ansatz einer Aktenversendungspauschale in Höhe von 12.- Euro komme nicht in Betracht.

Der Erinnerungsgegner und Beschwerdeführer (Bf) hat mit Schreiben vom 27.07.2022 mitgeteilt, es werde die KV Nr. 9003 GKG für angemessen gehalten. Wegen grundsätzlicher Bedeutung werde um Zulassung der Beschwerde gebeten.

Das SG hat mit Beschluss vom 31.08.2022 die Kostenrechnung vom 28.03.2022 abgeändert und anstelle eines Betrages in Höhe von 12.- Euro nach der KV Nr. 9003 GKG einen Betrag in Höhe von 5.- Euro nach der KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG festgesetzt.

Die Erinnerung sei zulässig und begründet. Zur Überzeugung des Gerichts sei vorliegend die KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG anzuwenden, der die postalische Übersendung elektronischer Daten – wie hier einer CD – unterfalle.

Die hierzu gefundene Literatur sei aber uneinheitlich. Nach Schneider/Volpert/Fölsch, Gesamtes Kostenrecht, zu KV Nr. 9000 GKG könne aus den Motiven des Gesetzgebers zum zweiten Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (2. KostRMoG) nicht der Schluss gezogen werden, dass auch eine elektronische Übermittlung der elektronisch gespeicherten Dateien erforderlich sei. Es komme nach dem Wortlaut nur darauf an, dass eine elektronisch gespeicherte Datei überlassen werde. Die Art und Weise der Überlassung sei gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die elektronisch gespeicherte Datei könne also z.B. per Computer-Fax, E-Mail, DE-Mail oder insbesondere auf einem anderen zugelassenen elektronischen Datenübertragungsweg überlassen werden. Ausreichend sei aber auch, dass die auf einem Datenträger, also z.B. einer CD, einer DVD, einem USB-Speicherstick oder einer externen Festplatte gespeicherte Datei körperlich durch Übergabe des Datenträgers überlassen werden. Nach BeckOK KostR/Klahr komme es nach dem Wortlaut des Gesetzes allein darauf an, dass eine elektronisch gespeicherte Datei übermittelt oder zum Abruf bereitgestellt werde. Für die Erhebung der Pauschale sei es folglich nicht maßgeblich, welchen Inhalt oder Umfang die Datei habe oder auf welchem Weg die Überlassung oder Bereitstellung erfolge.

Dem entgegenstehen könnte die Gesetzesbegründung, vgl. BT-Drucksache 17/13537, S. 268, wonach durch die Änderung zu KV Nr. 9003 GKG „klarer zum Ausdruck kommen (soll), dass mit der Pauschale der Ersatz barer Auslagen gemeint ist“. Dem folge das LG Kleve, Beschl. vom 28.04.2015, 171 Ns-102 Js 229/13/6/14, soweit es ausführe, dass Sinn und Zweck der Änderung des Wortlautes der KV Nr. 9003 GKG – unter Berücksichtigung der Begründung zum geänderten Wortlaut – nur die Klarstellung sein könne, dass die Aktenversendungspauschale allein Verpackungs- und Transportkosten – nicht sonstigen Verwaltungsaufwand – abgelte.

Die letztgenannte Auffassung zu Grunde gelegt, wäre die KV Nr. 9003 GKG anwendbar, da es in einem ersten Schritt logisch erscheine, dass nur bei einer körperlichen Versendung von Unterlagen – egal welcher Art – Verpackungs- und Transportkosten anfallen können. Fraglich sei, welchen Unterschied es machen solle, ob eine CD körperlich versendet werde, oder eine Akte, da in beiden Fällen die genannten Verpackungs- und Transportkosten anfielen. Dahingegen begründe eine elektronische Bereitstellung der Unterlagen die genannten Kosten gerade nicht, diese erfolge lediglich „per Mausklick“, es ergäben sich die geringeren Kosten der KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG.

Im Ergebnis folge das SG dieser Auffassung aber nicht, sondern sehe aufgrund des insoweit klaren Gesetzeswortlauts die Anwendung der KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG als gegeben. Nach dem Wortlaut der Norm komme es nur darauf an, dass eine elektronisch gespeicherte Datei überlassen werde, eine Einschränkung des Übertragungsweges lasse sich der Vorschrift nicht entnehmen.

Das SG hat die Beschwerde gegen den Beschluss wegen grundsätzlicher Bedeutung zugelassen.

Der Bf hat mit Schriftsatz vom 06.09.2022 Beschwerde erhoben und beantragt, die Kosten für die Aktenversendung der CD nach der KV Nr. 9003 GKG mit 12,- Euro festzustellen. KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG regle die Kosten für eine „anstelle“ von Ziffern 1 und 2. „analog“ erfolgende nunmehr digitale Überlassung von „Dokumenten“. Nicht geregelt sei in dieser Ziffer die Durchführung einer Akteneinsicht. Vorliegend gehe es aber um eine von der Klägerin gefertigte und übersandte Patientenakte als CD, die vom Gericht akzeptiert und auf Antrag der Bg zur Akteneinsicht übermittelt worden sei. CDs gehörten zum materiellen Aktenbegriff (vgl. Huck/Müller, Nr. 15, § 29 VwVfG). Für ihre Übersendung fielen „bare Auslagen“ an. Der Tatbestand der KV Nr. 9003 GKG sei damit erfüllt. Zwar handle es sich beim Inhalt einer CD oder eines USB-Sticks um „elektronisch gespeicherte Dateien“ wie sie in Ziffer 3 der KV Nr. 9000 GKG aufgeführt seien. Darauf komme es aber nicht an. Selbst wenn nach KV Nr. 9000 Anmerkung Absatz 4 GKG die Übermittlung eines vom Gericht mit dem Inhalt einer elektronischen Akte bespielten Datenträgers beantragt werde, anstatt die kostenfreie Übermittlung zu nutzen, dürfe das nichts kosten, wenn dem Gericht ein USB-Stick dafür zur Verfügung gestellt werde, weil es – wenn der Stick ohne weiteres vom Gericht mit dem Inhalt der elektronisch geführten Akte bespielt werden könne – an einem „besonderen Aufwand“ fehle. Davon unberührt bleibe aber die KV Nr. 9003 GKG, weil bei der Versendung dieses Datenträgers deren Tatbestand, nämlich „auf Antrag anfallende Auslagen an Transport- und Verpackungskosten“ anfielen. Daneben sei regelmäßig zu prüfen, ob Kosten nach der KV Nr. 9000 GKG entstanden seien. Dies sei vorliegend nicht der Fall, da das Gericht nur einen von einem Dritten mit Inhalt bespielten Datenträger mit der Bitte um Rückgabe per Post übersandt habe.

Die Bg hat sich im Beschwerdeverfahren nicht geäußert.

Der Senat hat neben den Akten des Beschwerdeverfahrens auch die des Erinnerungsverfahrens sowie des Hauptsacheverfahrens beim SG beigezogen.

II.

Gegenstand des Beschwerdeverfahrens ist der vom Beschwerdeführer angegriffene Beschluss des SG vom 31.08.2022.

Streitig ist ausschließlich die Frage, ob für die auf einen Antrag auf Akteneinsicht erfolgte Versendung einer Patientenakte in Form einer dem Gericht von einem Dritten übermittelten CD eine Versendungspauschale nach KV Nr. 9003 GKG anzusetzen ist.

Wegen grundsätzlicher Bedeutung wurde das Verfahren dem Senat übertragen, § 66 Abs. 6 S. 2 GKG.

Die Beschwerde ist gemäß § 66 Abs. 2 S. 2 GKG zulässig, weil sie das Gericht, das die angefochtene Entscheidung erlassen hat, wegen der grundsätzlichen Bedeutung der zur Entscheidung stehenden Frage zugelassen hat.

Die Beschwerde ist auch begründet. Das SG hat zu Unrecht die Gerichtskostenfeststellung vom 28.03.2022 abgeändert und anstelle eines Betrages in Höhe von 12.- Euro nach der KV Nr. 9003 GKG einen Betrag in Höhe von 5.- Euro nach der KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG festgesetzt.

Bei dem der Kostenentscheidung zu Grunde liegenden Hauptsacheverfahren handelt es sich um ein Verfahren, für das nach § 197a SGG das GKG anzuwenden ist. Auslagen werden nach KV Nrn. 9000 ff. GKG geschuldet, die für sämtliche Verfahren gelten, auf die das GKG anzuwenden ist (vgl. Touissant, Kostenrecht, 54. Auflage, 2024, GKG KV Teil 9, Rn. 2). Nach § 19 Abs. 4 GKG werden die Dokumentenpauschale sowie die Auslagen für die Versendung von Akten bei der Stelle angesetzt, bei der sie entstanden sind.

Im Teil 9 der Anlage 1 zum GKG (Kostenverzeichnis) sind die Auslagentatbestände geregelt. Auslagen sind die dem Staat bei der Ausübung der Erfüllung seiner Rechtspflegetätigkeit im Einzelfall entstehenden besonderen Aufwendungen.

Unter der KV Nr. 9000 GKG ist die Pauschale für die Herstellung und Überlassung von Dokumenten geregelt. Hierbei ist unter Ziffer 3 die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien oder deren Bereitstellung zum Abruf anstelle der in Ziffern 1 und 2 genannten Ausfertigungen, Kopien und Ausdrucke geregelt. Die Gebühr beträgt je Datei 1,50 Euro, für die in einem Arbeitsgang überlassenen, bereitgestellten oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente insgesamt höchstens 5,00 Euro. Nach den Anmerkungen Absatz 4 wird bei der Gewährung der Einsicht in Akten eine Dokumentenpauschale nur erhoben, wenn auf besonderen Antrag ein Ausdruck einer elektronischen Akte oder ein Datenträger mit dem Inhalt einer elektronischen Akte übermittelt wird.

Unter KV Nr. 9003 GKG ist die Pauschale für die bei der Versendung von Akten auf Antrag anfallenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten geregelt. Diese beträgt je Sendung 12,- Euro. Die Hin- und Rücksendung der Akten durch Gerichte oder Staatsanwaltschaften gelten zusammen als eine Sendung. Die Regelung in § 19 Abs. 4 GKG und die Regelung KV Nr. 9003 GKG sind mit dem 2. KostRMoG zum 01.08.2013 geändert worden. Bis dahin war unter der Ziffer 9003 GKG zum einen eine Pauschale für die Versendung von Akten auf Antrag in Höhe von 12,- Euro je Sendung sowie zum anderen eine Pauschale für die elektronische Übermittlung einer elektronisch geführten Akte auf Antrag von 5,- Euro geregelt. Mit der Gesetzesänderung entfiel zum einen die Pauschale für die elektronische Übermittlung einer elektronisch geführten Akte, zum anderen wurden die Worte „anfallenden Auslagen an Transport- und Versandkosten“ aufgenommen. In der Gesetzesbegründung des Gesetzesentwurfs der Bundesregierung vom 14.11.2012 (BT-Drs. 17/11471 (neu) S. 244, 249) ist zu den Änderungen ausgeführt, die elektronische Übermittlung der Akte solle gestrichen werden, weil dafür ausschließlich die Dokumentenpauschale anfallen solle. Die Auslagenpauschale solle sich auch bei der elektronischen Übermittlung der Akte nach KV Nr. 9000 GKG bestimmen. Aus der Begründung der Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses zur weiteren Änderung des Wortlauts ergibt sich, dass damit klarer zum Ausdruck kommen sollte, dass mit der Pauschale der Ersatz barer Auslagen gemeint ist (vgl. BT-Drs. 17/13537, Seite 268).

Mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (EAkteJEG) wurden zum 01.01.2018 die Anmerkungen zu KV Nr. 9000 GKG durch Anfügung eines Absatzes 4 geändert. Danach wird bei der Gewährung der Einsicht in Akten eine Dokumentenpauschale nur erhoben, wenn auf besonderen Antrag ein Ausdruck einer elektronischen Akte oder ein Datenträger mit dem Inhalt einer elektronischen Akte übermittelt wird. In der Gesetzesbegründung ist hierzu ausgeführt, für die Einsicht in gerichtliche Akten würden nach geltendem Recht keine besonderen Kosten erhoben, vielmehr sei die Akteneinsicht durch die Gebühren des zugrundliegenden Verfahrens abgegolten. Lediglich für die Versendung der Akten werde eine nach allen Kostengesetzen einheitliche Gebühr von 12,- Euro erhoben. Hieran solle festgehalten werden. Da bei der in Papierform geführten Akte nunmehr die Akteneinsicht auch durch die Übermittlung von Abschriften und bei der elektronischen Akte auch durch die Übermittlung eines Aktenausdrucks oder eines Datenträgers mit dem Inhalt der Akte erfolgen könne, sei eine Änderung der kostenrechtlichen Bestimmungen zur Dokumentenpauschale erforderlich. Das Bereitstellen des Inhalts einer Akte zum Abruf, die Einsichtnahme einer Akte in Diensträumen und die Übergabe einer Akte zur Mitnahme sollten in jedem Fall kostenfrei bleiben. Eine Dokumentenpauschale solle nur für die Fälle der Übermittlung eines elektronischen Aktenausdrucks oder eines Datenträgers mit dem Inhalt der elektronischen Akte vorgesehen werden, da in diesen Fällen der besondere Aufwand durch einen Antrag des Einsichtnehmenden verursacht werde. Wähle im Einzelfall die Einsicht gewährende Stelle den Weg der Übermittlung eines Datenträgers mit dem Inhalt der elektronischen Akte, weil z.B. das Bereitstellen des Inhalts einer Akte zum Abruf nicht möglich sei, solle keine Dokumentenpauschale anfallen (vgl. BR-Drs. 236/16, Seite 85 f.).

In KV Nr. 9000 GKG ist nach allem die „Dokumentenpauschale“ geregelt. Es handelt sich um eine Pauschale für Aufwendungen des Gerichts für die Herstellung und Überlassung von Dokumenten. Dahingegen ist unter KV Nr. 9003 GKG die Pauschale für die bei der Versendung von Akten auf Antrag anfallenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten geregelt.

Vorliegend sind Aufwendungen im Sinne einer Herstellung und Überlassung von Dokumenten im Zusammenhang mit der von der Bg beantragten Akteneinsicht in die Patientenakte gerade nicht entstanden. Insbesondere ist eine Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien oder deren Bereitstellung zum Abruf anstelle der in den Ziffern 1 und 2 genannten Ausfertigungen, Kopien und Ausdrucke nicht erfolgt. Das SG hat gerade nicht eine bei ihm elektronisch gespeicherte Akte oder Beiakte zum Abruf bereitgestellt oder auf einen Datenträger übertragen. Es hatte keinen Transfer von einer von ihm auf einer Festplatte oder einem anderen Datenträger gespeicherten Datei zum Zwecke der Überlassung zu übermitteln. Auch ist eine zum Verbleib erfolgende Überlassung von beim Gericht elektronisch gespeicherten Dateien nicht erfolgt. Dem Gericht ist keinerlei Aufwand entstanden, der mit der Dokumentationspauschale zu vergüten wäre. KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG ist daher bereits nicht einschlägig. Eine Abrechnung von Auslagen nach KV Nr. 9000 GKG kommt damit nicht in Betracht.

Im Übrigen wird nach Anmerkung Abs. 4 zu KV Nr. 9000 GKG eine Dokumentenpauschale bei der Gewährung von Akteneinsicht nur dann erhoben, wenn auf „besonderen Antrag“ ein Ausdruck einer elektronischen Akte oder ein Datenträger mit dem Inhalt einer elektronischen Akte übermittelt wird. Vorliegend ist der Bg jedoch gerade kein Datenträger mit dem Inhalt einer beim Gericht vorliegenden elektronischen Akte übermittelt worden. Ein für den Ansatz der Dokumentenpauschale nach der KV Nr. 9000 Ziffer 3 GKG in diesen Fällen nach der Gesetzesbegründung erforderlicher „besonderer Aufwand“ verursacht durch einen Antrag des Einsichtnehmenden ist dem Gericht gerade nicht entstanden. Dies gilt umso mehr, als es hier an einem „besonderen Antrag“ fehlt. Die Bg hat lediglich eine Akteneinsicht in die Patientenakte beantragt und um deren Übersendung gebeten.

Das Gericht hatte vielmehr auf den Antrag auf Akteneinsicht in die Patientenakte nur eine bereits von der Klägerseite hergestellte CD mit der Patientenakte an die Bg zu übersenden, die diese im Anschluss – wie vom Gericht gewünscht – zurückübermittelt hatte. Es handelt sich daher offensichtlich um eine Versendung von Akten, die nicht auf eine auf Dauer angelegte Überlassung gezielt war, sondern die die Einsichtnahme der dem Gericht übermittelten Patientenakte an einem anderen Ort ermöglichen sollte.

Anzusetzen war daher die Pauschale für die bei der Versendung von Akten anfallenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten nach der KV Nr. 9003 GKG. Diese sind auch für die Versendung einer „Akte“ entstanden. Die KV Nr. 9003 GKG setzt die Versendung von Akten voraus, nicht vorausgesetzt wird, dass es sich um eine Versendung von Papierakten handelt. Voraussetzung ist lediglich, dass es sich – wie hier – um eine „physische Akte“ handelt, bei deren Versendung – wie vorliegend – Kosten für Verpackung und Transport entstehen.

Auslagen für das Verpackungsmaterial (Briefumschlag) und den Transport der CD (Porto) sind dem Gericht entstanden. Insbesondere weist die durch das 2. KostRMoG zum 01.08.2013 erfolgte Änderung gerade nicht darauf hin, dass nunmehr eine Aktenversendungspauschale nur noch für die Versendung von Papierakten angesetzt werden konnte. Vielmehr ist lediglich die zuvor in der KV Nr. 9003 GKG enthaltene Pauschale für die elektronische Übermittlung einer elektronisch geführten Akte in Höhe von 5,- Euro entfallen, aus der Gesetzesbegründung ergibt sich, dass damit klarer zum Ausdruck kommen sollte, dass mit der Pauschale der Ersatz barer Auslagen – wie also die Kosten für Verpackungsmaterial und Porto – gemeint ist, die bei elektronischer Übermittlung einer elektronischen Akte gerade nicht anfallen.

Die durch die Versendung entstehenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten sind nicht in der tatsächlichen Höhe zu erstatten, sondern werden mit der in der KV Nr. 9003 GKG geregelten Pauschale abgegolten. Entsprechend der Pauschalierung ist es ohne Bedeutung, ob im Einzelfall höhere oder niedrigere Kosten anfallen (vgl. Touissant, Kostenrecht, 54. Auflage, 2024, GKG KV Teil 9, Rn. 19). Ein Ansatz von Auslagen lediglich in Höhe von 5,00 Euro kommt nach allem nicht in Betracht.

Die Entscheidung ist unanfechtbar (§ 66 Abs. 3 Satz 3 GKG).

Sie ergeht gebührenfrei, Kosten werden nicht erstattet (§ 66 Abs. 8 GKG).