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Auch wenn die Ersthelfergruppen nicht Bestandteil des organisierten öffentlichen Rettungsdienstes sind, steht ihr Einsatz stets in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Erledigung rettungsdienstlicher Aufgaben. Dies folgt bereits aus der Zielsetzung, das therapiefreie Intervall bis zum Eintreffen des öffentlichen Rettungsdienstes zu verkürzen. Die Alarmierung von Ersthelfergruppen ist – unabhängig davon, welche Organisation die Ersthelfergruppe trägt oder stellt – ausschließlich und unmittelbar den Integrierten Leitstellen (bzw. Rettungsleitstellen, wo Integrierte Leitstellen noch nicht errichtet sind) vorbehalten. Dies gilt auch für „First-Responder“-Gruppen der Feuerwehren.

Durch den gesetzlichen Zustimmungsvorbehalt für die Alarmierung durch die Integrierten Leitstellen (Art. 2 Abs. 6 ILSG) wird sichergestellt, dass Ersthelfergruppen nicht ohne Abstimmung mit den zuständigen Aufgabenträgern des Rettungsdienstes unkoordiniert in die Alarmierung aufgenommen werden. Der Zustimmungsvorbehalt gewährleistet die Störungsfreiheit des rettungsdienstlichen Betriebs und die Alarmierungssicherheit.

Ob eine Störung zu erwarten ist, soll der Zweckverband vor seiner Entscheidung unter Beteiligung der Integrierten Leitstelle und des Ärztlichen Leiters Rettungsdienst prüfen. In diesem Zusammenhang hat der Träger der Ersthelfergruppe eine schriftliche Selbstverpflichtungserklärung über die Anerkennung und Einhaltung der vom Zweckverband auf Grundlage dieses Leitfadens entwickelten Anforderungen vorzulegen.

Durch die Zustimmung erfolgt weder eine Beauftragung der Ersthelfergruppen noch übernehmen der Freistaat Bayern oder der Zweckverband für Rettungsdienst und Feuerwehralarmierung eine Verantwortung oder Haftung für deren Tätigkeit. Die Eigenverantwortlichkeit des Projektträgers und die seiner Angehörigen/Mitarbeiter bleiben unberührt.

Die Zustimmung erfolgt schriftlich gegenüber der Integrierten Leitstelle und dem Träger der Ersthelfergruppe. Der Zweckverband für Rettungsdienst und Feuerwehralarmierung regelt darin verbindlich, von welchem Standort aus, für welches Einsatzgebiet und für welche Tätigkeiten die Ersthelfergruppe von der Integrierten Leitstelle eingesetzt werden kann. Er stützt seine Entscheidung maßgeblich auf die dokumentierten Einsatzdaten des Rettungsdienstes. Von der Festlegung eines fixen Standortes kann zugunsten der Festlegung (nur) des Einsatzgebiets abgesehen werden, wenn die Alarmierungssicherheit gewährleistet ist. Sie ist mit dem Hinweis zu versehen, dass die Zustimmung jederzeit widerruflich ist für den Fall, dass die Ersthelfergruppe das Funktionieren des öffentlichen Rettungsdienstes/Notarztdienstes beeinträchtigt oder ihre Aufgabe nicht sachgerecht erfüllt. Der Ärztliche Leiter Rettungsdienst wird durch eine Kopie des Zustimmungsschreibens unterrichtet. Beschwerden über die Tätigkeit von Ersthelfergruppen prüft der Zweckverband für Rettungsdienst und Feuerwehralarmierung.