7.
Ergänzende Regelungen für spezielle Bereiche
7.1
Regelungen zur Verhütung von Manipulationen im Vergabewesen
7.1.1
Allgemeines
1Die Vergabestellen haben durch geeignete Maßnahmen
- –
ein korrektes Verhalten aller an der Vergabe Beteiligten,
- –
einen nach den Umständen der Beschaffungsmaßnahme möglichst uneingeschränkten Wettbewerb,
- –
ein jederzeit transparentes und nachvollziehbares Verfahren und
- –
die Vergabe auf das wirtschaftlichste Angebot
sicherzustellen. 2Um Manipulationen im Vergabewesen zu verhindern oder möglichst zu erschweren, müssen die zur Beachtung der Vergabevorschriften erforderlichen organisatorischen Maßnahmen getroffen werden. 3Die Dienststellen haben insbesondere dafür zu sorgen, dass qualifizierte Beschäftigte in ausreichender Anzahl mit Vergabeangelegenheiten befasst werden; sie sind laufend fachlich fortzubilden.
7.1.2
Strikte Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften
1Zur Verhinderung von Manipulationen im Vergabewesen sind die jeweils aktuell geltenden Vergabevorschriften unter Beachtung der ergänzenden Hinweise in Anlage 1 strikt einzuhalten. 2Soweit Vergabehandbücher (zum Beispiel VHB Bayern, VHL Bayern, VHF Bayern) eingeführt sind, haben deren Regelungen Vorrang gegenüber Anlage 1.
7.1.3
Organisation von Beschaffungs- und Vergabestellen
Eine durchgehende Trennung von Bedarfs-, Vergabe- und Abrechnungsstellen ist anzustreben, soweit nicht überwiegende Gründe der Verwaltungsvereinfachung oder sonstige triftige Gründe entgegenstehen.
7.1.4
Beauftragter für den Haushalt
Verpflichtungen zur Beteiligung der Beauftragten für den Haushalt (Information, Mitzeichnung) sind zu beachten.
7.1.5
Ergänzende Dokumentation von Vergaben
1An jeder Dienststelle wird zentral eine Liste geführt, in der fortlaufend alle Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und alle Freihändigen Vergaben oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb sowie Direktaufträge ab 2 500 € (ohne Umsatzsteuer) erfasst werden. 2Zu erfassen sind dabei Gegenstand und Umfang der Vergabe, Auftragnehmer, Name des Sachbearbeiters, Verfahrensart und Grund für die Verfahrenswahl. 3Die Liste ist mindestens jährlich der Innenrevision zuzuleiten.
7.1.6
Private Erfüllungsgehilfen des öffentlichen Auftraggebers
1Bei der Einschaltung von privaten Leistungserbringern, insbesondere von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, im Rahmen einer Vergabe ist besonders auf deren Zuverlässigkeit zu achten. 2Wirtschaftliche Verflechtungen mit einschlägigen Unternehmen und Lieferanten, die bereits wegen Unzuverlässigkeit von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen wurden, sind zu prüfen. 3Soweit erforderlich, ist eine schriftliche Erklärung zu verlangen, ob und gegebenenfalls mit welchen Unternehmen und Büros wirtschaftliche und finanzielle Verflechtungen bestehen, unter anderem auch Darlehen. 4Personen, die, ohne Amtsträger zu sein, bei einer oder für eine Behörde oder sonstigen Stelle Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, sind auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten nach dem Verpflichtungsgesetz zu verpflichten (§ 11 Abs. 1 Nr. 4 des Strafgesetzbuches – StGB). 5Aus Gründen der Rechtssicherheit und einer einheitlichen Praxis der Vergabestellen ist nach § 1 Abs. 3 des Verpflichtungsgesetzes die Belehrung in einer Niederschrift festzuhalten und dazu das als Anlage 2 „Niederschrift über die Verpflichtung zur gewissenhaften Erfüllung von Obliegenheiten nach dem Verpflichtungsgesetz“ beigefügte Formblatt zu verwenden. 6Die am Schluss aufgeführten §§ 97b, 120 und 355 StGB können bei der Verpflichtung solcher Personen gestrichen werden, bei denen die Vorschriften nach Art der Obliegenheiten der zu verpflichtenden Personen nicht in Betracht kommen. 7Eine Aushändigung des Textes der Strafvorschriften ist nicht erforderlich. 8Die verpflichtete Person erhält eine Abschrift unmittelbar im Verpflichtungstermin. 9Bei der Verpflichtung im Rahmen einer Videokonferenz werden zwei Ausfertigungen der Niederschrift zunächst von der verpflichtenden Person unterschrieben. 10Diese Ausfertigungen werden dem Auftragnehmer mit der Aufforderung übersandt, ein Exemplar nach Gegenzeichnung durch die verpflichtete Person dem Auftraggeber zurückzusenden. 11Wer eine bereits erfolgte Verpflichtung nicht nachweisen kann, ist bei der Wahrnehmung von Aufgaben der öffentlichen Verwaltung erneut zu verpflichten.
7.1.7
Einschaltung von vorgesetzten Stellen und Ermittlungsbehörden
1Liegen Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen (§ 298 StGB) vor, ist die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft einzuschalten; bei einem Verdacht auf Absprachen außerhalb von Ausschreibungen ist die Landeskartellbehörde im Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie, 80525 München, Telefon 089 2162-0, E-Mail: poststelle@stmwi.bayern.de, zu unterrichten. 2Bei Anhaltspunkten für korruptes Verhalten gelten die allgemeinen Grundsätze (vgl. Nr. 5).
7.1.8
Informationsstelle für Vergabeausschlüsse
1Für den Bereich der bayerischen Staatsbau- und Wasserwirtschaftsverwaltung wird bis zur Inbetriebnahme des beim Bundeskartellamt einzurichtenden Wettbewerbsregisters nach dem Wettbewerbsregistergesetz eine verwaltungsinterne Ausschlussliste beim Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr geführt. 2Voraussetzung für die Eintragung ist, dass der Bieter nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit in Frage stellt. 3Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die in § 2 des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) genannten Eintragungsvoraussetzungen vorliegen. 4Vor Erlass einer Ausschlussverfügung ist dem betroffenen Unternehmen Gelegenheit zur Äußerung gegebenenfalls mit mündlicher Anhörung zu geben. 5Die nachgeordneten Behörden sowie die sonstigen mit Bauaufgaben befassten Ressorts können die Liste in einem zugangsgeschützten Bereich im Intranet einsehen. 6In der Liste werden auch Unternehmen erfasst, die bei anderen öffentlichen Auftraggebern (zum Beispiel Kommunen) Verfehlungen begehen. 7Diese Auftraggeber erhalten auf Anfrage auch die in der Liste erfassten Unternehmen benannt. 8Die Ausschlussdauer beträgt nach Maßgabe von § 7 WRegG zwischen drei und fünf Jahre ab Unanfechtbarkeit der zum Ausschluss führenden gerichtlichen oder bußgeldrechtlichen Entscheidung. 9Eine kürzere Ausschlussdauer ist möglich, wenn das Unternehmen nach Maßgabe von § 125 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen durchgeführt hat. 10Von einem Ausschluss kann abgesehen werden, wenn trotz bestehender Eintragungsvoraussetzungen Selbstreinigungsmaßnahmen zum Zeitpunkt der Anhörung der Vertreter des betroffenen Unternehmens vollständig nachgewiesen werden können. 11Dies gilt insbesondere, wenn
- a)
personelle Konsequenzen bezüglich der involvierten Personen gezogen wurden, zum Beispiel Entlassung, Versetzung oder Ähnliches,
- b)
organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, die ein künftiges Fehlverhalten aller Voraussicht nach ausschließen, zum Beispiel Innenrevision, Mitarbeiterverpflichtung, sonstige Maßnahmen im Rahmen eines Ethikmanagements oder Ähnliches,
- c)
der durch das Verhalten der Firma entstandene finanzielle Schaden beglichen wurde; in der Regel Schadensersatz,
- d)
das Unternehmen unverzüglich nach Bekanntwerden der Verfehlung aktiv bei der Aufklärung des Sachverhalts mitgewirkt hat.
7.2
Hinweise auf weitere Regelungen
Ergänzende Regelungen können sich aus Sonderbestimmungen einzelner Geschäftsbereiche ergeben wie zum Beispiel Drittmittelrichtlinien.