GenAktVfg: § 6 Das Aktenzeichen
§ 6  Das Aktenzeichen 
 
(1) 1Das Aktenzeichen wird durch Ziffern gebildet. 2Es bezeichnet
a)  die erste Ziffer eines Aktenzeichens das Hauptgebiet, also z.B.
1	
Verfassung und Verwaltung,	
2	
Rechts- und Dienstverhältnisse der Staatsbediensteten,	
3	
Zivilrecht und Zivilrechtsgang (einschl. Gerichtsverfassung), usw.	

b)  die zweite Ziffer die Gruppe innerhalb eines Hauptgebiets, also z.B.
10	
Verfassung,	
11	
Staatsbürgerrecht,	
12	
Allgemeine Staatsverwaltung, usw.	

c)  die dritte Ziffer die Untergruppe innerhalb einer Gruppe, also z.B.
100 	
Verfassung im Allgemeinen,	
101 	
Staatsoberhaupt des Bundes,	
102 	
Bundesregierung und Landesregierungen, usw.	

d)  die vierte Ziffer die Einzelakten innerhalb einer Untergruppe, also z.B.
1000 	
Verfassung im Allgemeinen,	
1001 	
Hoheitszeichen,	
1002 	
Bund und Länder, usw.	

(2) 1Das so gebildete Aktenzeichen ist also nicht eine zufällige Nummer, sondern eine sinnvolle Zahl, die – in der Geschäftsnummer eines Schriftstücks verwendet (§ 7) – den Inhalt des Schriftstücks andeutet (sprechendes Aktenzeichen) und zugleich seine einheitliche Unterbringung bei allen beteiligten Behörden sichert. 2Geht beispielsweise ein Schriftstück des Justizministeriums ein, in dessen Geschäftsnummer das Aktenzeichen 4241 auftritt, so ersieht man aus der ersten Ziffer 4, dass es sich um einen Gegenstand des Strafrechts, des Strafrechtsganges, des Strafvollzugs oder der Polizei handelt; aus der zweiten Ziffer 2 ersieht man, dass es sich um ein Sondergebiet der Strafrechtspflege, aus der dritten Ziffer 4, dass es sich um eine Bundeszentralregisterangelegenheit, aus der vierten Ziffer 1, dass es sich um die Auskunft aus dem Zentralregister und dem Erziehungsregister oder die Tilgung von Registervermerken handelt. 3Wenn nun die Gliederung der Akten beim Oberlandesgericht bis zur dritten Zahl und beim Landgericht bis zur zweiten Zahl durchgeführt ist und das Amtsgericht lediglich Akten nach dem Hauptgebiet führt, so gelangt das Schriftstück beim Oberlandesgericht zu den Akten 424, beim Landgericht zu den Akten 42 und beim Amtsgericht zu den Akten 4. und die Behörden haben höchstens noch zu prüfen, ob nicht gemäß § 5 Abs. 4 Unterakten (mit einem kleinen Unterscheidungsbuchstaben oder arabischen Zahlen hinter dem Schrägstrich) abgeleitet sind, zu denen das Schriftstück zu nehmen ist.