GenAktVfg: § 5 Die Generalaktenverzeichnisse der einzelnen Behörden
§ 5  Die Generalaktenverzeichnisse der einzelnen Behörden 
 
(1) ^1Jede Justizbehörde stellt ein ihrem Aufgabenkreis und dem Anfall an Schriftgut entsprechendes Generalaktenverzeichnis auf. ^2Der Behördenleiter entscheidet, ob das Verzeichnis unter Verwendung des anliegenden Musters oder in einfacherer Form aufzustellen ist. ^3Bei der Aufstellung der Generalaktenverzeichnisse sind die Behörden an den Generalaktenplan gebunden. ^4Sie dürfen insbesondere weder die Bezeichnung des unter einer bestimmten Nummer geführten Aktenstücks abweichend vom Generalaktenplan bestimmen, noch eine im Generalaktenplan freigelassene Nummer für ihre Zwecke verwenden.
(2) ^1Bei Aufstellung der Verzeichnisse ist zu prüfen, auf weichen Gebieten die Führung von Generalakten für das Hauptgebiet genügt, auf weichen Gebieten zur übersichtlichen Ordnung des Schriftguts anstelle solcher Hauptgebietsakten Generalakten für die Gruppen oder, wenn auch das nicht ausreicht, Generalakten für die Untergruppen gebildet werden müssen und auf welchen Gebieten etwa gar statt der Hauptgebietsgruppen oder Untergruppenakten vierstellige Nummern (1000 bis 9999) zu führen sind. ^2Festzuhalten ist dabei, dass die Gliederung – schon zur Ersparnis von Raum und Material – nicht weiter durchgeführt werden soll, als es dem tatsächlichen Bedürfnis entspricht, und dass die Anlegung von Akten einer der 4 Arten die Führung von Akten der anderen 3 Arten für dasselbe Sachgebiet ausschließt.
(3) Wenn also z.B. bei einer Behörde ein besonderes Generalaktenstück für Umzugs- und Reisekostenvergütung der Richter und Beamten (Nr. 214) angelegt werden soll, so darf von dieser Behörde weder das Aktenstück 2 (Rechts- und Dienstverhältnisse der Staatsbediensteten) noch das Aktenstück 21 (vermögensrechtliche Verhältnisse der Richter und Beamten) geführt werden, sodass also die Entscheidung für die Anlegung des Aktenstücks Nr. 214 zugleich zur Anlegung der Untergruppenakten Nrn. 210 bis 213 und 215 bis 219 oder der Einzelakten für einzelne dieser Untergruppen (etwa der Einzelakten 2100 bis 2109 anstelle der Untergruppenakten 210) nötigt.
(4) ^1Um in Ausnahmefällen, in denen sich das Bedürfnis zur Anlegung von Akten der nächsten Ordnung auf einen Ausschnitt des in dieser Ordnung aufgeführten Stoffes beschränkt (also in dem Beispielsfalle etwa auf Umzugs- und Reisekostenvergütung oder auch auf Reisekostenvergütung allein), die Anlegung überflüssiger Aktenstücke zu vermeiden, wird den Behörden gestattet, neben dem Aktenstück der höheren Ordnung (im Beispielsfalle 21) ein oder notfalls mehrere, durch kleine Buchstaben oder arabische Ziffern nach einem Schrägstrich gekennzeichnete Aktenstücke (z.B. ein Aktenstück 21 a oder 21/11) zu führen (Unterakten oder abgeleitete Akten), deren Inhalt ohne Bindung an die Bezeichnung der Akten der nächsten Ordnung (im Beispiel der Aktenstücke 210 bis 219) bestimmt werden kann. ^2Um Verwirrung zu vermeiden, ist die Führung solcher Akten über Teilgebiete auf dem Aktendeckel der umfassenderen Akten zu vermerken. ^3Die Führung von Unterakten (anstelle von Akten der nächsten Ordnung) soll aber immer nur eine seltene Ausnahme sein.
(5) ^1Wie sich bereits aus dem Beispiel in Abs. 3 ergibt, ist es bei der Aufteilung der Akten eines Hauptgebiets nicht notwendig, für alle Teilgebiete dieselbe Art von Akten zu führen. ^2Es ist zulässig, für das eine Teilgebiet (z.B. 20) Gruppenakten, für das andere (z.B. 21) Untergruppenakten (Nrn. 210 bis 219) und für ein drittes (z.B. 23) Einzelakten (Nrn. 2300 bis 2399) zu führen. ^3Dasselbe gilt für die Gliederung in Untergruppen; es können also für einzelne Untergruppen (z.B. 211 bis 219) Untergruppenakten und für andere Untergruppen derselben Gruppe (z.B. 210) statt der Untergruppenakten Einzelakten (z.B. 2100 bis 2109) geführt werden.
(6) ^1Wenn sich ausnahmsweise das Bedürfnis geltend macht, das Sachgebiet von Einzelakten noch weiter zu teilen, können von den Einzelakten Unterakten abgeleitet werden. ^2Sie erhalten entsprechend der Regelung in Abs. 4 als Aktenzeichen die Nummer der Einzelakten mit einem kleinen Buchstaben oder einer Ziffer hinter einem Schrägstrich als Zusatz. ^3Die Anlegung ist auf dem Aktendeckel der umfassenderen Akten zu vermerken. ^4Die Zahl der von den Einzelakten abgeleiteten Unterakten kann beliebig groß sein. ^5Ihrem Wesen nach sind sie als vollwertige Generalakten anzusehen, zu denen wiederum Beiakten der in Abs. 7 bezeichneten Art gebildet werden können.
(7) Zur Aufnahme von Vorgängen von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, von Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergl. können Beiakten geführt werden, die das Aktenzeichen der Generalakten tragen, zu denen sie gehören, in Verbindung mit einer römischen Ziffer als Unterscheidungszeichen (z.B. 541 I).
(8) Zusammenfassend und zur Durchführung im Einzelnen wird noch Folgendes bemerkt:

a)  Bei den meisten Behörden wird die Führung von Generalakten genügen, die das Sachgebiet einer Untergruppe, einer Gruppe oder eines Hauptgebietes umfassen. Sie tragen das Aktenzeichen und die Bezeichnung der Untergruppe, der Gruppe oder des Hauptgebiets nach dem Generalaktenplan, also z.B.
205 | Rechte der Richter und Beamten,
52 | Kassen- und Rechnungswesen,
9 | Verteidigung und auswärtige Angelegenheiten.
Zu diesen Akten sind alle Schriftstücke der Behörde aus den Sachgebieten zu nehmen, die im Generalaktenplan die Nummern
2050 bis 2059
5200 bis 5299
9000 bis 9999
erhalten haben oder erhalten werden.

b)  Tritt nachträglich die Notwendigkeit ein, Akten der nächsten Ordnung zu bilden, also z.B. statt der Untergruppenakten 205 die im Generalaktenplan vorgesehenen Einzelakten zu führen, so müssen die Untergruppenakten 205 geschlossen und sämtliche Einzelakten der Untergruppe 205 geführt werden. Wenn nur das Bedürfnis eintritt, die Vorgänge auf einem einzigen Teilgebiet des in den Akten 205 behandelten Sachgebiets, etwa die Vorgänge über die Beurlaubung der Beamten, gesondert zusammenzufassen, und die Anlage von Einzelakten über weitere Teilgebiete nicht zu erwarten ist, so können gemäß Abs. 4 ausnahmsweise Unterakten abgeleitet werden. Sie sind durch einen kleinen Buchstaben oder eine arabische Ziffer hinter einem Schrägstrich als Zusatz zum Aktenzeichen zu kennzeichnen (205 a oder 205/1), ihre Anlegung ist auf dem Aktendeckel der Akten 205 zu vermerken.

c)  Ein Bedürfnis, das Sachgebiet von Einzelakten noch weiter zu teilen (Abs. 6), wird zwar nur selten hervortreten, auf bestimmten Gebieten aber doch vorkommen. So können z.B. die Oberlandesgerichte zu folgenden Ableitungen von den Einzelakten 2321 gezwungen sein: 
2321 a oder 2321/1 
Vorbereitungsdienst der Anwärter für den gehobenen Justizdienst, 
2321 b oder 2321/2 
Übungen der Anwärter für den gehobenen Justizdienst.

d)  Wird das Generalaktenverzeichnis nach dem Muster der Anlage 1 angelegt, so empfiehlt es sich, die Generalaktenverzeichnisse in der Weise zu führen, dass für jedes Aktenstück einschließlich der abgeleiteten Akten (Abs. 4 und 6), aber ohne die Beiakten (Abs. 7), ein besonderes Blatt nach dem Muster der Anlage 1 angelegt wird und die einzelnen Blätter in Schnellheftern zusammengefasst werden. Die Beiakten erhalten kein besonderes Blatt im Generalaktenverzeichnis, sondern werden auf der Rückseite des Blattes verzeichnet, das für die Generalakten angelegt ist, zu denen sie gehören.