Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen
2230.1.1.1-K

Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst
vom 13. Oktober 2015, Az. II.1-BS4310.1/1/1/4
(KWMBl. S. 221)
Zitiervorschlag: Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst über die Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen vom 13. Oktober 2015 (KWMBl. S. 221), die durch Bekanntmachung vom 30. Juni 2016 (KWMBl. S. 151) geändert worden ist 

Präambel
Für einen einheitlichen Vollzug des Teil 5 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) vom 1. Juli 2016 (GVBl. 164), in der jeweils geltenden Fassung wird nachfolgende Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst erlassen:
1. Geltungsbereich
(vgl. § 1 BayScho)
1Diese Bekanntmachung gilt für alle Schulen im Geltungsbereich der BaySchO. 2Staatlich anerkannte Ersatzschulen sind bei den Regelungen hinsichtlich Schülerunterlagen nach § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. b bis e und Nr. 2 BaySchO unmittelbar betroffen; unberührt bleiben Vorgaben, die sich aus anderen Bestimmungen des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetzes (BayEUG) und anderer Schulordnungen ergeben. 3Den staatlich anerkannten Ersatzschulen außerhalb ihrer Tätigkeit als Beliehene sowie allen anderen privaten Schulen wird die entsprechende Anwendung dieser Bekanntmachung empfohlen.
2. Schülerunterlagen
(vgl. § 37 BaySchO)
2.1 
1Die Aufzählung in § 37 Satz 2 BaySchO legt abschließend und schulartübergreifend fest, welche Unterlagen generell als Schülerunterlagen geführt werden dürfen. 2Welche Schülerunterlagen in den jeweiligen Schularten konkret geführt werden müssen, richtet sich weiterhin nach den schulartspezifischen Bestimmungen.
2.2 
1Die Schülerakte ist an öffentlichen Schulen in Papierform zu führen, eine ausschließlich elektronische Aktenführung ist nicht zulässig. 2Elektronische Hilfsmittel zur Erstellung dieser Schülerunterlagen dürfen verwendet werden, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist. 3Es muss jedoch sichergestellt sein, dass regelmäßig Ausdrucke in die Schülerakte genommen werden und solche Ausdrucke spätestens am Ende des jeweiligen Schuljahres sich in der Schülerakte befinden.
2.3 
1Das Schülerstammblatt (vgl. Muster in Anlage I) und der Schullaufbahnbogen (vgl. Muster in Anlage II) entsprechen im Wesentlichen dem Schülerbogen nach der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über den Schülerbogen (§ 24 Allgemeine Schulordnung) vom 30. Mai 1975 (KMBl. I S. 1474), welche durch Bekanntmachung vom 12. Januar 1976 (KMBl. I S. 32) geändert wurde. 2Die Muster in Anlagen I und II sind für alle ab dem Schuljahr 2016/2017 neu anzulegenden Schülerunterlagen anzuwenden. 3Das Schülerstammblatt bildet das Deckblatt der Schülerakte.
4Das Schülerstammblatt und der Schullaufbahnbogen werden grundsätzlich von der Grundschule oder der Förderschule (Grundschulstufe) erstellt und begleiten die Schülerin bzw. den Schüler während der gesamten Schullaufbahn. 5Bei einem Wechsel von einer Schule außerhalb Bayerns, von einer Ersatzschule oder einer Ergänzungsschule werden von der aufnehmenden Schule das Schülerstammblatt und der Schullaufbahnbogen erstellt. 6Auf dem Schülerstammblatt werden die Aufbewahrungshöchstfristen nach § 40 BaySchO vermerkt. 7Etwaige Besonderheiten hinsichtlich der Erziehungsberechtigung (wie etwa geteiltes Sorgerecht) sind zu vermerken; entsprechende Schreiben (wie etwa familiengerichtliche Sorgerechtsbeschlüsse) zu den Schülerunterlagen zu nehmen.
2.4 
Hinsichtlich der Zeugnisse gilt Folgendes:
2.4.1 
Zeugnisse im Sinne des § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. b) BaySchO, die das Abschlusszeugnis oder die Abschlusszeugnisse ersetzen, sind – nach den Bestimmungen der jeweiligen Schulordnung – das letzte Jahreszeugnis mit Bemerkung, ein Entlassungszeugnis, eine Bescheinigung oder ein Bescheid.
2.4.2 
Bei Zeugnissen, die wichtige schulische Berechtigungen nach § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. c) BaySchO verleihen, handelt es sich etwa um die fachgebundene oder allgemeine Fachhochschulreife, die fachgebundene oder allgemeine Hochschulreife, den Mittleren Schulabschluss, den Realschulabschluss sowie den erfolgreichen und qualifizierenden Abschluss der Mittelschule.
2.4.3 
Sonstige Zeugnisse und Übertrittszeugnisse im Sinne des § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. e) BaySchO sind – je nach Schulart – im Original oder in Abschrift aufzubewahren; so werden etwa Übertrittszeugnisse an Grundschulen nur in Abschrift, an den weiterführenden Schulen aber ggf. im Original aufbewahrt.
2.5 
Hinsichtlich des Schullaufbahnbogens gilt Folgendes:
2.5.1 
1Unter Nr. 1 sind bereits durchgeführte Fördermaßnahmen, Maßnahmen zum Nachteilsausgleich und/oder Notenschutz oder zur Vorbereitung des Schulübergangs zu vermerken; Angaben über eine ggf. stattgefundene schulpsychologische Beratung sind jedoch nicht zulässig (vgl. § 37 Satz 3 BaySchO). 2Die letzten schriftlichen Bewilligungen zu diesen Maßnahmen sind dem Schullaufbahnbogen als Anlagen anzufügen. 3Im Rahmen der Abstimmung nach Art. 30a Abs. 1 Satz 3 BayEUG entscheiden die Schulen eigenverantwortlich, ob und inwieweit die Weitergabe dieser Anlagen für die weitere Schulausbildung erforderlich ist. 4Bei Vorliegen eines förderdiagnostischen Berichts wird lediglich darauf verwiesen und das wesentliche Ergebnis festgehalten; der Förderdiagnostische Bericht selbst ist nicht Teil des Schullaufbahnbogens.
2.5.2 
1Unter Nr. 2 werden alle wesentlichen Beobachtungen und Empfehlungen der Klassenleitung oder der Klassenkonferenz aufgenommen, soweit sie für die Schullaufbahn von Bedeutung sind. 2Dies sind etwa Empfehlungen zum Übertritt, zum Schulwechsel oder zum Überspringen einer Jahrgangsstufe. 3Angaben über eine ggf. stattgefundene schulpsychologische Beratung oder eine Beratung durch die Beratungslehrkraft zu Fragen der Schullaufbahn sowie in diesem Rahmen angewandte psychologische oder pädagogisch-psychologische Testverfahren sind jedoch nicht zulässig (vgl. § 37 Satz 3 BaySchO).
2.5.3 
Unter Nr. 3 werden alle Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Nrn. 6 bis 12 BayEUG eingetragen.
2.5.4 
1Unter Nr. 4 können ergänzend zu den Eintragungen unter 1. bis 3. Aspekte dargestellt werden, die der einzelnen Schülerin bzw. dem einzelnen Schüler in deren bzw. dessen Eigenart gerecht werden und die für eine pädagogische Würdigung zusätzlich erforderlich sind. 2Dies können etwa Hinweise auf besondere Begabungen, einen speziellen Förderbedarf oder auf besondere Verhaltensweisen sein. 3Hierunter können in besonders gelagerten Fällen aber auch Angaben über Erziehungsmaßnahmen außerhalb des Rahmens der Nr. 3 gehören, soweit dies für die pädagogische Arbeit der Schule zwingend erforderlich ist; dies ist im Schullaufbahnbogen selbst oder in einer Anlage hierzu näher zu begründen. 4Ebenso sind hier an Mittelschulen Eintragungen bei Versagung des Vorrückens in die nächste Jahrgangsstufe sowie im Hinblick auf die Berufsfindung in der Jahrgangsstufe 8 nötig. 5Im Bereich der Förderschulen erstellt die Klassenleitung im Benehmen mit den Lehrkräften, den Heilpädagogischen Förderlehrkräften, den Werkmeistern und dem sonstigen Personal für heilpädagogische Unterrichtshilfe, die die Schülerin bzw. den Schüler unterrichten, sowie den in der Klasse tätigen Förderlehrkräften zum Ende eines jeden Schuljahres eine zusammenfassende Beurteilung, in der die Entwicklung und wichtige charakterisierende Aspekte dargestellt werden. 6Auf den sonderpädagogischen Förderbedarf und die Möglichkeit der Überweisung an eine Grundschule bzw. Mittelschule oder des Übertritts an andere Schulen ist einzugehen, in den drei letzten Schulbesuchsjahren auch auf die Entwicklung im Hinblick auf die Berufsfindung, außerdem auf die Gründe, wenn das Vorrücken in die nächste Jahrgangsstufe versagt wird. 7An den Regelschulen werden Aussagen zur Einbeziehung eines Rehabilitationsberaters bei Schülern mit Behinderung bzw. eines sonderpädagogischen Förderbedarf aufgenommen.
2.5.5 
1Die Eintragungen in den Schullaufbahnbogen erfolgen in der Regel durch die Klassenleitung oder die Schulleitung. 2Jeder Eintrag ist mit Datum und Unterschrift abzuschließen. 3Alle Eintragungen müssen sich dabei auf nachweisbare, zum Zeitpunkt der Eintragung aktuelle Tatsachen stützen; einmalige Vorkommnisse sind als solche zu kennzeichnen.
2.6 
1In jedem Schuljahr können – je nach Schulart – Notenbögen angelegt werden. 2Jede Lehrkraft trägt hier die Ergebnisse der schriftlichen, mündlichen und praktischen Leistungsfeststellungen sowie sonstige, nicht in den Schullaufbahnbogen einzutragende Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen ein, sodass sich aus dem Notenbogen der aktuelle Leistungsstand, der neben anderen Faktoren eine Grundlage für eine Beurteilung der schulischen Situation und damit für eine Beratung der Betroffenen darstellt, ergibt.
2.7 
Nicht zu den Unterlagen zum Nachteilsausgleich und Notenschutz nach § 37 Satz 1 Nr. 1 Buchst. i) BaySchO gehören die fachärztlichen Bescheinigungen zur Lese-Rechtschreib-Störung sowie weitere Befundberichte; diese verbleiben bei der Schulpsychologin bzw. dem Schulpsychologen (vgl. § 37 Satz 3 BaySchO).
2.8 
1Schülerlisten nach dem Muster der Anlage III werden für jede Schülerin und jeden Schüler der Klasse an Grundschulen und Mittelschulen durch die Klassenleitung geführt. 2Die Schülerliste gilt jeweils für die Zeit des Besuchs der Grundschule oder Mittelschule.
2.9 
1Sonstige Schülerunterlagen nach § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. o) BaySchO sind nur sog. wesentliche Vorgänge. 2Hier ist ein strenger Maßstab anzulegen, sodass nur solche sonstigen Schülerunterlagen in die Schülerakte aufzunehmen sind, welche zur nachvollziehbaren und transparenten Dokumentation der Schullaufbahn zwingend notwendig erscheinen. 3Dies können insbesondere rechtlich erhebliche Erklärungen der Schülerinnen und Schüler oder Erziehungsberechtigten gegenüber der Schule (z.B. Anmeldung, Antrag auf Unterrichtsbefreiung, Krankmeldung), weitere Urkunden, Bescheinigungen, rechtlich erheblicher Schriftwechsel (z.B. hinsichtlich nicht im Schullaufbahnbogen aufgeführter Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen), Atteste und Unterlagen über eine verhängte Attestpflicht sein.
2.10 
1 § 37 Satz 3 BaySchO regelt die Auswirkungen der Schweigepflicht auf die Führung von Schülerunterlagen, insbesondere bei Tätigkeiten von Schulpsychologinnen und Schulpsychologen sowie Beratungslehrkräften; deren Unterlagen gehören insbesondere nicht zu den Schülerunterlagen. 2Diese werden außerhalb der Schülerakte bei den Schweigeverpflichteten geführt. 3Hinsichtlich weiterer Details wird auf die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über Schulberatung in Bayern vom 29. Oktober 2001 (KWMBl. I S. 454), die durch Bekanntmachung vom 24. Juni 2011 (KWMBl. S. 136) geändert worden ist, verwiesen.
2.11 
1Nicht erfasst von Teil 5 der BaySchO sind sonstige Schulunterlagen (wie etwa Unterlagen der Lehrerkonferenzen, der Lehrkräfte, der Verwaltung, der Schule), die keine Schülerunterlagen im Sinne des § 37 BaySchO sind. 2Für diese gelten weiterhin die allgemeinen Regelungen, wie etwa die Lehrerdienstordnung (LDO) vom 5. Juli 2014 (KWMBl. S. 112), die Bekanntmachung über erläuternde Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen vom 11. Januar 2013 (KWMBl. S. 27) und die Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden in Bayern (AGO) vom 12. Dezember 2000 (GVBl. S. 873, 2001, S. 28), zuletzt geändert durch § 1 der Bekanntmachung vom 14. September 2010 (GVBl. S. 706). 3Analoge Klassen(tage)bücher sind nach Zweckerfüllung und deshalb grundsätzlich zum Ende des der Führung des Klassen(tage)buchs folgenden Schuljahres, spätestens aber nach fünf Jahren auszusondern, elektronische Klassen(tage)bücher innerhalb einer Frist von einem Jahr zum jeweiligen Ende des der Führung folgenden Schuljahres zu löschen.
3. Verwendung
(vgl. § 38 BaySchO)
3.1 
1Zugriff auf die Schülerunterlagen dürfen – jeweils nur im konkreten Einzelfall – auch andere an der Schule tätige Personen erhalten, soweit dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben erforderlich ist; dies können etwa sein:
Lehrkräfte, die die Schülerin bzw. Schüler an sich nicht unterrichten, dennoch aber im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung (z.B. als Mitglied der Lehrerkonferenz, im Rahmen der Aufsichtspflichten, als Mitglied des Kollegiums der Schulen mit dem Profil „Inklusion“) Zugriff haben müssen, Lehrkräfte des Mobilen Sonderpädagogischen Diensts, die Heimleitung für Heimschülerinnen und Heimschüler sowie Oberstufenkoordinatorinnen und Oberstufenkoordinatoren. 2Eine Datenübermittlung an die Schulaufsichtsbehörden ist unter den Voraussetzungen des § 38 Abs. 1 BaySchO zulässig.
3.2 
Soweit auf Antrag einer oder eines Betroffenen weitere Schulgremien, wie etwa Elternbeirat, Schulforum oder Schülerausschuss, eingeschaltet werden (z.B. Art. 88 Abs. 3 Satz 2 BayEUG), ist in dem Antrag zugleich die Einwilligung zur Verwendung der erforderlichen Schülerunterlagen zu sehen; hierauf ist im Rahmen der Antragsstellung hinzuweisen.
3.3 
Die schriftliche Einwilligung nach § 38 Abs. 3 BaySchO muss ggf. vor der Übermittlung von Schülerunterlagen an Dritte bzw. spätestens bei Abholung/Versendung beantragter Bescheinigungen oder Zweitschriften vorliegen.
4. Weitergabe
(vgl. § 39 BaySchO)
4.1 
Die Weitergabe weiterer Schülerunterlagen nach § 39 Abs. 1 Satz 2 BaySchO kann auf Veranlassung der aufnehmenden oder der abgebenden Schule erfolgen.
4.2 
1Ein Schulwechsel im Sinne des § 39 BaySchO liegt nicht vor, wenn Schülerinnen und Schüler die Schule mit einem Abschluss verlassen und nicht unmittelbar eine weiterführende Schule besuchen, es sei denn, die Unterbrechung der Schullaufbahn erfolgt aufgrund der Ableistung eines Freiwilligen Sozialen Jahres, des Bundesfreiwilligendienstes, eines Auslandaufenthalts o. Ä.; in diesen Fällen ist eine Weitergabe weiterhin erforderlich. 2Bei Aufnahme in die Fachschule oder die Berufsoberschule unterbleibt die Weitergabe des Schülerstammblattes sowie des Schullaufbahnbogens, da diese nach § 39 für die weitere Ausbildung nicht mehr erforderlich sind.
4.3 
1Sofern erforderlich, kann die Schulleitung der abgebenden von ihren Schülerinnen und Schülern verlangen, dass diese sie über die Anmeldung bei einer künftigen Schule informiert, um so eine schnelle und vollständige Weitergabe zu gewährleisten. 2Hierzu können etwa erhaltene Anmeldebestätigungen zur Schülerakte gegeben werden.
5. Aufbewahrung
(vgl. § 40 BaySchO)
5.1 
1Eine längere Aufbewahrung nach § 40 Satz 4 Nr. 1 BaySchO kommt insbesondere in Betracht, soweit die Unterlagen im Einzelfall für eine Rechtsstreitigkeit bereits oder mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit benötigt werden oder für die Erteilung zulässiger Auskünfte oder für das Ausstellen von zulässigen Bescheinigungen. 2Bei der Prüfung des Vorliegens der Gründe für eine mögliche Fristverlängerung ist ein strenger Maßstab anzulegen. 3Die Gründe sind nachvollziehbar zu dokumentieren (siehe § 40 Satz 5 BaySchO).
5.2 
1Der Schutz vor unbefugten Zugriffen ist derart sicherzustellen, dass die Schulen bei der Aufbewahrung von Schülerunterlagen die erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen. 2Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutz personenbezogener Daten steht (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 Bayerisches Datenschutzgesetz). 3Die genauen Schutzmechanismen legen die Schulen eigenverantwortlich unter Einbeziehung des zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten entsprechend den örtlichen Gegebenheiten fest.
5.3 
1Der Notenbogen sowie die Schülerlisten können als Teil der Schülerakte während des Schuljahres außerhalb der Schülerakte geführt werden. 2In diesem Fall werden die Notenbögen der Schülerinnen und Schüler einer Klasse in einem Ordner zusammengefasst und die Schülerlisten von der Klassenleitung geführt. 3Die Notenbögen und die Schülerlisten sind sicher aufzubewahren und vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. 4Spätestens am Ende des Schuljahres sind der Notenbogen sowie die Schülerliste in die jeweilige Schülerakte zu nehmen.
5.4 
Die schriftlichen und praktischen Leistungsnachweise können getrennt von der Schülerakte aufbewahrt werden.
5.5 
Soweit die Aufbewahrung von Schülerunterlagen in Ausbildungs- und Prüfungsverordnungen bundesrechtlich geregelter Ausbildungsberufe, z.B. § 19 Satz 2 AltPflAPrV, § 14 Satz 2 ErgThAPrV, § 14 Satz 2 DiätAssAPrV, geregelt ist, bleiben diese unberührt.
6. Einsichtnahme
(vgl. § 41 BaySchO)
6.1 
Die Form der Einsichtnahme bestimmt sich nach dem pflichtgemäßen Ermessen der Schulleitung.
6.2 
1Die Einsichtnahme ist nach § 41 Abs. 2 Satz 1 BaySchO insbesondere unzulässig, wenn in den Schülerunterlagen Daten Dritter (Mitschülerinnen oder Mitschüler, Erziehungsberechtigter etc.) enthalten sind, welche der bzw. dem Antragstellenden nicht zugänglich gemacht werden dürfen (etwa dass eine Mitschülerin oder ein Mitschüler nichtehelich geboren, Pflegekind oder Adoptivkind ist oder dass deren bzw. dessen Eltern geschieden sind oder getrennt leben). 2Damit sollen psychische Belastungen von den betroffenen Kindern möglichst ferngehalten werden. 3Sofern – wie in den meisten Fällen – die Einsichtnahme nur in einzelne in den Schülerunterlagen enthaltene Daten unzulässig ist, ist nur die Einsichtnahme in diese einzelnen Daten zu verwehren. 4Das Recht auf Einsichtnahme in die restlichen in den Schülerunterlagen enthaltenen Daten bleibt unberührt. 5Sofern nach Schwärzen der entsprechenden Daten eine Einsichtnahme gewährt werden kann, ist diese Möglichkeit vorzuziehen. 6Eine pauschale Verweigerung der Einsichtnahme ist in jedem Fall unzulässig. 7Das Recht der Erziehungsberechtigten auf Einsichtnahme knüpft an das Sorgerecht an; bei mehreren Sorgeberechtigten kann jede bzw. jeder einzelne dieses Recht ausüben.
6.3 
1Die Anfertigung von Abschriften und Ablichtungen soll nur bei Vorliegen berechtigter Interessen erfolgen. 2Eine selbständige Anfertigung von Kopien durch die Antragstellenden ist nicht zulässig.
6.4 
1Für die Gewährung von Einsichtnahme und die Anfertigung von Ablichtungen können die öffentlichen Schulen nach Art. 16 Abs. 3 des Kostengesetzes (KG) auf die Erhebung von Kosten verzichten. 2Dies wird an staatlichen Schulen im Regelfall möglich sein.
6.5 
Andere ein Recht auf Einsicht oder Auskunft gewährende Vorschriften, wie etwa Art. 29 BayVwVfG, bleiben unberührt.
7. Auflösung, Zusammenlegung oder Teilung einer Schule
(vgl. § 42 BaySchO)
Bei der Entscheidung über die weitere Aufbewahrung ist insbesondere zu berücksichtigen, ob die Aufbewahrungshöchstfristen bereits abgelaufen sind und mit den Schülerunterlagen somit nach Nr. 8 dieser Bekanntmachung zu verfahren ist.
8. Übergangsvorschriften
(vgl. § 44a Abs. 1 BaySchO)
8.1 
Schülerunterlagen sind ab dem Schuljahr 2016/2017 verpflichtend anhand der Muster in Anlage I, II und III zu führen.
8.2 
Schülerunterlagen, deren Frist zur Aufbewahrung bereits abgelaufen ist, sind entsprechend der Nr. 9 dieser Bekanntmachung zu behandeln.
9. Aussonderung von Schülerunterlagen
9.1 
Die Aussonderung der Schülerunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen richtet sich nach der Aussonderungsbekanntmachung (Aussond-Bek) vom 19. November 1991 (KWMBl. I 1992 S. 30), die durch Bekanntmachung vom 6. November 2001 (KWMBl. I S. 473) geändert worden ist, in Verbindung mit der Archivierungsvereinbarung zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns vom 14. April 2016, veröffentlicht durch Bekanntmachung vom 14. April 2016 (KWMBl. S. 92) in der jeweils geltenden Fassung (Archivierungsvereinbarung).
9.2 
Aussonderung im Sinn dieser Bekanntmachung bedeutet die Herausnahme der Schülerunterlagen, für welche die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, aus den entsprechenden schulischen Aufbewahrungseinrichtungen zur Anbietung an das zuständige Staatsarchiv (Nr. 9.2.1 und Nr. 9.2.2) oder zur Vernichtung (Nr. 9.2.3).
9.2.1 
1Das nähere Verfahren der Aussonderung, insbesondere welche staatlichen Schulen welche Schülerunterlagen dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten haben, wird in der Archivierungsvereinbarung in Verbindung mit den Regelungen der Aussond-Bek geregelt. 2Die Schulen, die von der Archivierungsvereinbarung berührt sind, werden gesondert unterrichtet.
9.2.2 
1Schulen, die Schülerunterlagen nur bei ersichtlich besonderem Wert (z.B. Schülerunterlagen von bedeutenden Persönlichkeiten, welche die Schule besucht haben; Schülerunterlagen von besonderem geschichtlichen Interesse) dem zuständigen Staatsarchiv anbieten, können im Einvernehmen mit dem Sachaufwandsträger eine dauerhafte Verwahrung der Schülerunterlagen unter Aufrechterhaltung des Eigentums des Freistaates Bayern in einem anderen öffentlichen Archiv bei der staatlichen Archivverwaltung beantragen. 2Wird diesem Antrag stattgegeben, ist zwischen der staatlichen Archivverwaltung und dem dafür vorgesehenen öffentlichen Archiv ein Depotvertrag nach dem mit dem zuständigen Staatsministerium vereinbarten Muster abzuschließen.
9.2.3 
1Schülerunterlagen, die weder dem zuständigen staatlichen Archiv noch einem anderen öffentlichen Archiv zur Archivierung übergeben werden, sind datenschutzgerecht zu vernichten. 2Dabei ist sicherzustellen und zu überwachen, dass nach dem aktuellen Stand der Technik Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und das Papier der Rohstoffverwertung zugeführt wird. 3Es wird insoweit auf Nr. 5.4 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über erläuternde Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen vom 11. Januar 2013 (KWMBl. S. 27) verwiesen. 4Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich sichergestellt und überwacht werden (siehe Art. 6 Bayerisches Datenschutzgesetz). 5Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen und dauerhaft aufzubewahren.
9.3 
Die in Folge der Aussonderung entstehenden Kosten hat der Sachaufwandsträger zu tragen.
10. Inkrafttreten, Außerkrafttreten
10.1 
Diese Bekanntmachung tritt am 8. Dezember 2015 in Kraft.
10.2 
Mit Ablauf des 7. Dezember 2015 treten
–  die Entschließung über die Angabe der Familienverhältnisse der Schüler vom 29. August 1968 (KMBl. S. 525) und	
 
–  die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über die Schülerliste für Schülerinnen und Schüler an Grundschulen und Mittelschulen vom 5. Juli 2013 (KWMBl. S. 235) außer Kraft.	
 
10.3 
Zum 1. August 2016 tritt die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über den Schülerbogen (§ 24 Allgemeine Schulordnung) vom 30. Mai 1975 (KWMBl. S. 1474), zuletzt geändert durch Bekanntmachung vom 12. Januar 1976 (KMBl. I S. 32) außer Kraft.
 
Herbert Püls
Ministerialdirektor
Anlagen 
Anlage 1: Schülerstammblatt
Anlage 2: Schullaufbahnbogen
Anlage 3: Schülerliste