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Auch wenn als Begleitpapier ein begleitendes Verwaltungsdokument nach der Verordnung (EWG) Nr. 2719/92 oder ein vereinfachtes Begleitdokument nach der Verordnung (EWG) Nr. 3649/92 verwendet wird, muss unter den Voraussetzungen von Art. 3 Abs. 4 UAbs. 1 Satz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 2238/93(3) eine Bezugsnummer von der „zuständigen Stelle“ zugeteilt werden. Dabei räumt das EG-Recht die Möglichkeit ein, dass eine für die Steuerkontrolle zuständige Stelle die Bezugsnummer vergibt.
Das Verbrauchssteuersystem kennt aber keine vorherige Zuteilung einer Bezugsnummer durch eine Steuerbehörde. Aus diesem Grund ist die für den Verladeort zuständige Kreisverwaltungsbehörde gehalten, unter den Voraussetzungen von Art. 3 Abs. 4 UAbs. 1 Satz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 2238/93(3) selbst eine Bezugsnummer zuzuteilen, auch wenn ein verbrauchssteuerrechtliches Begleitpapier verwendet wird. Die Bezugsnummer muss beim begleitenden Verwaltungsdokument in Feld Nr. 23 und beim vereinfachten Begleitdokument in Feld Nr. 14 eingetragen werden, wobei als Ankündigungsformel „Seriennummer gemäß Art. 3 Abs. 4 der Verordnung (EWG) Nr. 2238/93(3) zu verwenden ist. Zudem müssen auch in diesem Fall Name und Sitz der zuteilenden Kreisverwaltungsbehörde angegeben werden.