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Art. 3 Abs. 4 UAbs. 2 der Verordnung (EWG) Nr. 2238/93 (3) bestimmt, dass die Bezugsnummer Teil einer fortlaufenden Serie und vorweg auf dem Begleitpapier eingedruckt sein muss.
Sofern den für den Verladeort zuständigen Kreisverwaltungsbehörden Vordrucke vorgelegt werden, bei denen keine Bezugsnummer eingedruckt ist, können diese selbst eine Bezugsnummer vergeben und im entsprechenden Feld des Begleitpapiers (handschriftlich oder mit Schreibmaschine) eintragen. Um dem Regelungsziel des Art. 3 Abs. 4 UAbs. 2 der Verordnung (EWG) Nr. 2238/93(3) dennoch zu genügen, müssen folgende Vorkehrungen getroffen werden:
–  Über die zugeteilten Bezugsnummern ist Buch zu führen.	
 
–  An der Bezugsnummer ist ein Kennzeichen anzubringen, aus dem ersichtlich wird, dass die Bezugsnummer von einer Behörde zugeteilt worden ist (beispielsweise Stempel der Kreisverwaltungsbehörde auf die eingetragene Bezugsnummer, wobei diese noch lesbar sein muss).