3. Klassenaustausch und Austausch von Schülergruppen
3.   Klassenaustausch und Austausch von Schülergruppen 
3.1   Voraussetzungen 
Die Schülerinnen und Schüler sollen in der Regel mindestens der Jahrgangsstufe 6 angehören und die Sprache des Gastlandes oder eine von den ausländischen Partnern erlernte Fremdsprache (Drittsprache) hinreichend beherrschen. In pädagogisch begründeten Ausnahmefällen können Schülerinnen und Schüler ab der Jahrgangsstufe 4 teilnehmen. In diesen Fällen ist seitens der Schule besonders auf eine ausreichende Vorbereitung der Kinder und rechtzeitige Einbeziehung der Erziehungsberechtigten sowie auf eine altersgerechte und pädagogische Betreuung während des Austauschs zu achten.
In der Qualifikationsphase der Oberstufe des Gymnasiums sowie in den Abschlussklassen der übrigen Schularten findet ein Austausch von Klassen oder Schülergruppen nur in begründeten Ausnahmefällen statt. In der Jahrgangsstufe 11 der Fachoberschule darf die fachpraktische Ausbildung durch den Austausch insgesamt nicht verkürzt werden, im Rahmen des Austauschs können jedoch Teile der fachpraktischen Ausbildung im Ausland absolviert werden.
3.2   Dauer des Austauschs 
Eine Klasse bzw. eine Gruppe von Schülerinnen und Schülern mehrerer Klassen derselben Jahrgangsstufe kann während der Unterrichtszeit einen Austausch von bis zu zwei Wochen durchführen. Bei einem Austausch mit Schulen außerhalb Europas ist während der Unterrichtszeit ein Aufenthalt von bis zu drei Wochen möglich.
Klassenstufen- und jahrgangsstufenübergreifende Austauschmaßnahmen sind während der Unterrichtszeit im selben zeitlichen Umfang möglich, sofern die Durchführung des regulären Unterrichtsbetriebs an der bayerischen Schule gewährleistet ist.
Der Austausch kann unter Einbeziehung der Ferienzeit über den festgelegten Zeitraum hinaus verlängert werden, sofern die Bedingungen unter Nr. 3.3 erfüllt werden.
3.3   Einverständniserklärungen; Freiwillige Teilnahme an den Austauschmaßnahmen; Besonderheit bei Teilnahme von Schülerinnen und Schülern, die nicht EU-Staatsangehörige sind 
Vor Antritt der Fahrt ist bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern die schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten einzuholen, die eingehend über das Vorhaben und die entstehenden Kosten zu informieren sind. Bei Berufsschülerinnen und -schülern muss auch die Zustimmung des jeweiligen Ausbildungsbetriebes vorliegen.
Eine Pflicht der Schülerinnen und Schüler zur Teilnahme am internationalen Schüleraustausch besteht nicht. Schülerinnen und Schüler, die am Austausch der Klasse bzw. Gruppe nicht teilnehmen, haben in dieser Zeit den Unterricht in anderen Klassen bzw. Kursen oder sonstige verpflichtende Schulveranstaltungen zu besuchen.
Nehmen Schülerinnen oder Schüler, die nicht EU-Staatsangehörige sind, an einem Klassenaustausch oder Austausch von Schülergruppen in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union teil und unterliegen sie im besuchten Mitgliedstaat der Visumspflicht, so hat die Schule vor der Abreise das als Anlage beigefügte Formular für die gesamte Reisendengruppe (einschließlich deutsche und EU-Staatsangehörige) auszufüllen. Das Formular ist von der Schule und derjenigen Ausländerbehörde, in deren Bereich die visumspflichtige Schülerin bzw. der visumspflichtige Schüler ihren bzw. seinen Wohnsitz hat, zu bestätigen. Damit werden die betroffenen Schülerinnen und Schüler von der Visumspflicht befreit. Grundlage dieses Verfahrens ist ein Beschluss des Rates der Europäischen Union vom 30. November 1994 (www.eur-lex.europa.eu, Celex-Nr. 31994D0795).
3.4   Gestaltung des Austauschprogramms 
Das Austauschprogramm, das im Unterricht oder außerhalb des Unterrichts sorgfältig vorbereitet werden muss, ist so zu gestalten, dass ein echter Kontakt zwischen den bayerischen und den ausländischen Schülerinnen und Schülern in den Bereichen des Gemeinschaftslebens und insbesondere bei Schülerinnen und Schülern beruflicher Schulen auch des Arbeitslebens gewährleistet ist. Die Klassen bzw. Gruppen nehmen während mindestens der Hälfte der Aufenthaltsdauer am Unterricht und am schulischen Leben der Partnerschule teil. Gemeinsame Projektarbeit kann dabei Bestandteil des Unterrichts sein.
3.5   Organisation des Austausches 
Der Austausch wird in allen wesentlichen Einzelheiten (Hin- und Rückfahrt, Unterkunft, Unterrichtsbesuch und andere Gemeinschaftsveranstaltungen am Zielort) von der Schule vorbereitet und betreut, wobei das Programm im Gastland in Absprache mit der jeweiligen Partnerschule gestaltet werden sollte.
3.6   Begleitlehrkräfte und andere Begleitpersonen 
Jede Klasse bzw. Schülergruppe wird von mindestens einer Lehrkraft begleitet, die während der Fahrt und am Zielort die Verantwortung trägt und insbesondere dafür sorgt, dass die Schülerinnen und Schüler den Umständen entsprechend beaufsichtigt werden. Je nach Alter, Größe und Zusammensetzung der Klasse oder Schülergruppe sowie nach Art der Unterbringung kann mindestens eine weitere Lehrkraft oder eine andere Begleitperson erforderlich sein. Die Lehrkraft ist gegenüber anderen Begleitpersonen weisungsberechtigt.
Die Auswahl der Begleitlehrkräfte und etwaiger anderer Begleitpersonen obliegt der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter.
Für staatliche Lehrkräfte wird die Reise als Auslandsdienstreise genehmigt bzw. angeordnet.
Die Unterrichtsversorgung der durch die Teilnahme von Begleitlehrkräften betroffenen Klassen ist durch die Schule sicherzustellen.
3.7   Aufsichtspflichten 
3.7.1  
Jede Begleitperson ist verpflichtet, während der gesamten Maßnahme des Schüleraustauschs ihre Aufsichts- und Fürsorgepflicht im ihr übertragenen Rahmen wahrzunehmen. Dies gilt auch gegenüber volljährigen Schülerinnen und Schülern. Der Umfang der Aufsichtspflicht richtet sich nach der geistigen und charakterlichen Reife der zu beaufsichtigenden Schülerinnen und Schüler sowie nach der jeweiligen Veranstaltung während des Schüleraustauschs. Auf die Einhaltung der Bestimmungen der jeweiligen Schulordnung und des jeweiligen ausländischen Jugendschutzrechts ist insbesondere im Hinblick auf die Vermeidung des Konsums von Nikotin, alkoholischen Getränken und sonstigen Rauschmitteln zu achten. Die deutschen Jugendschutzvorschriften sind auch im Ausland als Mindeststandard zu beachten. Die Begleitpersonen haben den Schülerinnen und Schülern durch ihr Verhalten ein Vorbild zu sein.
3.7.2  
Bei der Wahrnehmung kommerzieller Angebote ist Folgendes zu beachten:
Die Aufsichtspflicht bleibt bei den Begleitpersonen. Externe Dritte können allerdings zur Unterstützung der Begleitpersonen herangezogen werden.
Die Verkehrssicherungspflicht liegt bei der Betreiberin bzw. beim Betreiber des kommerziellen Angebots.
3.7.3  
Ab Jahrgangsstufe 10 kann den Schülerinnen und Schülern bei entsprechender Reife und Disziplin an einzelnen Abenden Ausgang in kleinen Gruppen gewährt werden. Hierzu ist bei noch nicht volljährigen Schülerinnen und Schülern die vorherige schriftliche Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Die geplanten Aktivitäten sind im Vorfeld von den Schülerinnen und Schülern mit den Begleitpersonen abzusprechen. Dabei sind insbesondere Ziel der Unternehmungen und Erreichbarkeit sowie der genaue Zeitpunkt der Rückkehr festzulegen. Schülerinnen und Schüler, die sich über die getroffenen Regelungen und Vereinbarungen hinwegsetzen, verlieren unter Umständen ihren gesetzlichen Unfallversicherungsschutz. Hierauf sind die Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigten rechtzeitig vor Antritt eines Klassenaustauschs bzw. Austauschs von Schülergruppen hinzuweisen.
3.7.4  
Schülerinnen und Schüler, die durch Disziplinlosigkeit oder bewusste Nichteinordnung in die Gemeinschaft Ablauf und Gelingen eines Klassenaustauschs bzw. Austauschs von Schülergruppen in Frage stellen, können durch die Schulleiterin bzw. den Schulleiter nach Rücksprache mit der begleitenden Lehrkraft noch vor dessen Beendigung nach Hause geschickt werden, wenn andere Maßnahmen unzweckmäßig erscheinen oder nicht zum Erfolg führen. Es handelt sich dabei um eine Ordnungsmaßnahme nach Art. 86 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 BayEUG. Die betreffenden Schülerinnen und Schüler werden entweder von den Erziehungsberechtigten abgeholt oder treten die Heimfahrt ohne Begleitung an, sofern sie nach Alter und geistiger Reife dazu imstande sind. Durch die vorzeitige Rückkehr entstehende Kosten haben die Erziehungsberechtigten der betroffenen Schülerinnen und Schüler oder die volljährigen Schülerinnen und Schüler selbst zu tragen. Die Erziehungsberechtigten sind zu verständigen, den Schülerinnen bzw. Schülern sind genaue Anweisungen für die Heimfahrt zu geben. Vor Beginn des Klassenaustauschs bzw. des Austauschs von Schülergruppen sind die Erziehungsberechtigten aller teilnehmenden Schülerinnen und Schüler bzw. die volljährigen Schülerinnen und Schüler in geeigneter Weise hierauf hinzuweisen.
3.8   Mitnahme von Verbandszeug und Verabreichung von Medikamenten 
Ein Erste-Hilfe-Set inklusive Verbandsmaterialien ist mitzuführen.
Die Erziehungsberechtigten sollen aufgefordert werden, eine begleitende Lehrkraft zu informieren, wenn ihr Kind regelmäßig Medikamente einnehmen muss, auf bestimmte Reize allergische Reaktionen zeigt, in seiner Gesundheit und Leistungsfähigkeit so eingeschränkt ist, dass darauf besondere Rücksicht genommen werden muss, oder sonstige medizinisch notwendige Maßnahmen zu ergreifen sind. Ist die Schülerin oder der Schüler nicht in der Lage, sich – gegebenenfalls nach Erinnerung durch eine Begleitperson – selbst mit Medikamenten, Spritzen etc. zu versorgen, so ist die medizinische Versorgung der Schülerin bzw. des Schülers anderweitig sicherzustellen (z.B. durch die Begleitung eines Erziehungsberechtigten).
3.9   Kosten und Zuschüsse für Schülerinnen und Schüler 
Die für die teilnehmenden Schülerinnen und Schüler entstehenden Kosten sind von den Erziehungsberechtigten bzw. den volljährigen Schülerinnen und Schülern zu tragen und müssen sich in einem zumutbaren Rahmen halten. Es sind alle Möglichkeiten auszuschöpfen, um Kindern aus finanziell schlechter gestellten Familien die Teilnahme zu ermöglichen. Die Erziehungsberechtigten sind über die Möglichkeit der Unterstützung in geeigneter Weise zu informieren; die Abwicklung der Unterstützung hat diskret und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu erfolgen.
Im Rahmen der Leistungen für Bildung und Teilhabe können bei Vorliegen aller Voraussetzungen die Kosten in tatsächlicher Höhe übernommen werden. Weitere Informationen zur Beantragung der Leistungen sind über die Homepage des BayernPortals (https://www.freistaat.bayern) und der jeweils zuständigen Behörden zu entnehmen.
Hinsichtlich weiterer Fördermöglichkeiten wird auf den Bayerischen Jugendring (unter Nr. 5) verwiesen. Die Anträge auf Förderung sind beim Bayerischen Jugendring einzureichen, die jeweiligen Antragstermine und sonstige Informationen sind auf der Homepage des Bayerischen Jugendrings (www.bjr.de) eingestellt.
Eine umfassende Zusammenstellung zu anderen (zum Teil ziellandspezifischen) Förderangeboten von Austauschmaßnahmen kann auf der Internetseite des Pädagogischen Austauschdienstes der Kultusministerkonferenz (https://www.kmk-pad.org/programme.html) eingesehen werden. Eine zusätzliche Förderung von Austauschmaßnahmen mit den USA kann auch über das German American Partnership Program (www.kmk.org) erfolgen.
Weitere Fördermöglichkeiten (z.B. durch Sponsoring) sollten ausgeschöpft werden.
3.10   Versicherungsschutz für Schülerinnen und Schüler 
Die Schülerinnen und Schüler sind bei Fahrten im Rahmen des internationalen Schüleraustauschs über die gesetzliche Schülerunfallversicherung gegen körperliche Schäden durch Unfälle versichert. Die Erziehungsberechtigten bzw. die volljährigen Schülerinnen und Schüler sind darauf hinzuweisen, dass sie bei den gesetzlichen Krankenkassen eine Anspruchsbescheinigung für die Inanspruchnahme von Leistungen der deutschen gesetzlichen Krankenversicherungen im Ausland beantragen. Die Schülerinnen und Schüler, die bei einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert sind, sollten diese Anspruchsbescheinigung mit sich führen.
Der Abschluss einer Gruppenhaftpflichtversicherung und gegebenenfalls einer Auslandskrankenversicherung ist zu empfehlen. Die Kosten sind von den Schülerinnen und Schülern bzw. deren Erziehungsberechtigten zu tragen.
3.11   Schulinterne Entscheidung über die Durchführung; Genehmigung als Schulveranstaltung; Reisekosten 
Die schulinterne Entscheidung, ob eine Maßnahme des internationalen Klassen- oder Gruppenaustauschs stattfindet, trifft das nach dem BayEUG und der jeweiligen Schulordnung zuständige schulische Gremium bzw. die Schulleiterin oder der Schulleiter. Eine Entscheidung über den Reisezeitpunkt oder den Personaleinsatz ist damit nicht verbunden.
Die Genehmigung einer Maßnahme des Klassen- oder Gruppenaustauschs als Schulveranstaltung bleibt nach den Schulordnungen der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter vorbehalten. Im Rahmen der Genehmigung entscheidet sie bzw. er auch über den genauen Reisezeitpunkt und den Personaleinsatz.
Der Schule wird für die Durchführung der Maßnahmen zur Erstattung der Reisekosten der Lehrkräfte ein gesondertes Budget zugewiesen. Die Möglichkeit der Erhöhung durch Drittmittel, z. B. durch Spenden eines Fördervereins, bleibt unberührt. Die vorstehenden Entscheidungen über die Anzahl der Klassen- bzw. Gruppenaustauschmaßnahmen sind im Rahmen dieses Budgets zu treffen.