VV-BeamtR: 11. Beurteilungsverfahren
11.  Beurteilungsverfahren 
 
11.1
1Maßgeblich für die Beurteilungszuständigkeit gemäß Art. 60 LlbG ist der Beurteilungsstichtag. 2Wird die Beurteilung von der Behördenleitung als Dienstvorgesetztem erstellt, sind unmittelbare Vorgesetzte der zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten zu hören. 3Die Behördenleitung soll die unmittelbare Vorgesetzte oder den unmittelbaren Vorgesetzten der oder des zu Beurteilenden mit der Erstellung eines Beurteilungsentwurfs beauftragen. 4Mehrere unmittelbare Vorgesetzte erstellen einen einheitlichen Beurteilungsentwurf in gegenseitigem Einvernehmen. 5Hat die oder der zu Beurteilende während des Beurteilungszeitraums den Dienstposten innerhalb der Behörde gewechselt, so soll die Behördenleitung – oder die oder der mit der Erstellung eines Beurteilungsentwurfs beauftragte jetzige unmittelbare Vorgesetzte – nach Möglichkeit die früheren unmittelbaren Vorgesetzten hören, wenn der Einsatz auf dem früheren Dienstposten wenigstens sechs Monate betragen hat. 6Entsprechendes gilt, wenn die oder der unmittelbare Vorgesetzte innerhalb der Behörde den Dienstposten gewechselt hat.
11.2
1Abgeordnete Beamtinnen und Beamte werden von der Stammbehörde im Einvernehmen mit der aufnehmenden Behörde beurteilt, sofern die Abordnung nicht zu einer außerbayerischen oder nichtstaatlichen Dienststelle besteht; in diesem Fall erfolgt die Beurteilung durch die Stammbehörde im Benehmen mit der aufnehmenden Behörde. 2Ist die oder der zu Beurteilende am Beurteilungsstichtag bereits länger als sechs Monate abgeordnet, hat die beurteilende Stammbehörde bei der aufnehmenden Behörde einen Beurteilungsbeitrag einzuholen. 3Gleiches gilt, wenn die oder der zu Beurteilende während des Beurteilungszeitraums länger als sechs Monate abgeordnet war. 4Die Sätze 2 und 3 gelten entsprechend bei Beamtinnen und Beamten, die im Beurteilungszeitraum hinsichtlich der Fachaufsicht länger als sechs Monate ununterbrochen einer anderen Dienststelle unterstellt waren, ohne dass dienstrechtlich eine Abordnung verfügt ist bzw. war.
11.3
1 Art. 60 Abs. 1 Satz 5 LlbG eröffnet die Möglichkeit, für die Erstellung von Beurteilungen oder die Vereinheitlichung des Beurteilungsmaßstabs eine Beurteilungskommission vorzusehen, soweit ein dringendes dienstliches Bedürfnis gegeben ist. 2Ein solches kann insbesondere dann angenommen werden, wenn so (z.B. bei einer großen Anzahl von gleichzeitig zu Beurteilenden) die Gleichmäßigkeit der Beurteilungen besser sichergestellt werden kann.
11.4
Um die Verantwortung und die Funktion der oder des unmittelbaren Vorgesetzten bei Beurteilungen zu stärken, erhält jede Beurteilung abschließend noch folgenden Hinweis:
„Stellungnahme der oder des unmittelbaren Vorgesetzten:
□  Ohne Einwendungen
Andernfalls bitte Begründung (ggf. auf gesondertem Beiblatt):
…“.	
 
11.5
1Die nach Nrn. 11.1 und 11.4 vorgesehene Beteiligung der oder des unmittelbaren Vorgesetzten entfällt, wenn die oder der unmittelbare Vorgesetzte und die zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten derselben Besoldungsgruppe angehören. 2In diesen Fällen ist die oder der nächsthöhere Vorgesetzte zu beteiligen, sofern sie oder er nicht bereits für die Beurteilung der Beamtinnen und Beamten zuständig ist. 3Gehören die für die Beurteilung zuständige Behördenleitung und die zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten derselben Besoldungsgruppe an, so ist die Beurteilung von der Leitung der vorgesetzten Dienststelle zu erstellen.
11.6
1Die dienstlichen Beurteilungen sind den Beamtinnen und Beamten zu eröffnen (Art. 61 Abs. 1 Satz 1 LlbG). 2Die oder der Dienstvorgesetzte soll bei der Eröffnung die Beurteilung mit den Beamtinnen und Beamten besprechen (Art. 61 Abs. 1 Satz 2 LlbG). 3Bei diesem Beurteilungsgespräch soll auf den wesentlichen Inhalt der Beurteilung eingegangen werden. 4Dadurch können Missverständnisse ausgeräumt und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter Hilfen gegeben werden, wie sie oder er etwa aufgetretene Schwächen beseitigen kann. 5Die oder der Dienstvorgesetzte kann die Eröffnung und Besprechung der Beurteilung einer oder einem Vorgesetzten der Beamtinnen und Beamten übertragen, die oder der an der Erstellung der Beurteilung wesentlich mitgewirkt hat. 6Beamtinnen und Beamte haben das Recht, die Beurteilung mit der oder dem Dienstvorgesetzten zu besprechen. 7Den Beamtinnen und Beamten ist eine Ausfertigung oder ein Abdruck der Beurteilung auszuhändigen.
11.7
1Gleichstellungsbeauftragte sind auf Antrag der zu Beurteilenden zu beteiligen (Art. 18 Abs. 3 Satz 2 BayGlG). 2Die Beschäftigten können sich direkt an die Gleichstellungsbeauftragten wenden (vgl. auch Art. 17 Abs. 3 BayGlG). 3Soweit keine Gleichstellungsbeauftragten bestellt sind, können sich die Beschäftigten an die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vor Ort wenden, die dann die zuständigen Gleichstellungsbeauftragten an den Dienststellen mit den entsprechenden personalrechtlichen Befugnissen bzw. an der nächst höheren Dienststelle informieren (Art. 15 Abs. 2 BayGlG).
11.8
1Unterlagen, die in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen, beinhalten häufig sensible personenbezogene Daten. 2Sie sind deshalb mit der gebotenen datenschutzrechtlichen Sorgfalt aufzubewahren. 3Die Beurteilung selbst sowie formelle Beurteilungsbeiträge sind zu den Personalakten zu nehmen und unterliegen den personalaktenrechtlichen Regelungen. 4Alle anderen Unterlagen, die in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen, sind sorgsam aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen und so bald als rechtlich zulässig zu vernichten. 5Vorbereitende Unterlagen wie z.B. Entwürfe, vorbereitende Übersichten sowie andere im Entstehungsprozess befindliche Unterlagen sind unmittelbar nach Anfertigung des endgültigen Dokuments zu vernichten. 6Sonstige in Zusammenhang mit Beurteilungen stehende Dokumente wie z.B. Ranglisten, Übersichten oder informelle Beurteilungsbeiträge sind zu vernichten, wenn ihre Vorhaltung nicht mehr erforderlich ist. 7Eine unter Nachweisgesichtspunkten gebotene Aufbewahrungspflicht besteht stets für die die aktuelle Beurteilung betreffenden Unterlagen. 8Gleiches gilt für Unterlagen zu Vorbeurteilungen, soweit diese noch für Auswahlentscheidungen herangezogen werden können. 9Die Aufbewahrung soll in der Verantwortung des zuständigen Beurteilers oder der zuständigen Personalstelle erfolgen. 10Dies erleichtert die Erfüllung der Rechte aus Art. 107 BayBG und Art. 12 Abs. 3 Satz 1 der Datenschutz-Grundverordnung. 11Die rechtzeitige Vernichtung ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.