VerpflO: 6. Buchwerk, Abschluss, Prüfungen
6.   Buchwerk, Abschluss, Prüfungen 
6.1   Buchwerk 
6.1.1  
Es sind zu führen:
−  Bestandsnachweis über alle Lebensmittel (Anlage 1 zur VerpflO); 	
 
−  monatliche Zusammenstellung der Kostformen;	
 
−  monatliche Zusammenstellung der Ausgaben.	
 
Das Buchwerk kann auch in elektronischer Form geführt werden. Die Daten sind arbeitstäglich zu sichern.
6.1.2  
Das Buchwerk und die entsprechenden Belege sind sechs Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres aufzubewahren.
6.2   Jahresabschluss 
6.2.1  
Die monatliche Zusammenstellung der Kostformen und die monatliche Zusammenstellung der Ausgaben sind am Ende des Haushaltsjahres abzuschließen und in die Jahresübersicht über die Verpflegung der Gefangenen gemäß Vordruck VerpflO 2008 zu übernehmen. Dabei ist der Wert des in den Jahresabschluss zu übernehmenden Warenbestandes mit dem Preis der letzten Lieferung zu berechnen.
6.2.2  
Die Jahresübersicht ist der Aufsichtsbehörde bis zum 20. Februar des Folgejahres vorzulegen.
6.3   Bestands- und Buchprüfungen 
6.3.1  
Der Anstaltsleiter oder der von ihm beauftragte Bedienstete prüft die Bestände und das Buchwerk einmal zum Jahresende (laufende Prüfung) und mindestens ein weiteres Mal pro Jahr unvermutet. Die Prüfung der Bestände erfolgt in Anwesenheit des Lagerverwalters oder dessen Vertreters. Sie erstreckt sich darauf, ob die vorhandenen Bestände mit den Buchbeständen übereinstimmen, die Lebensmittel sachgemäß und sicher aufbewahrt und übersichtlich gelagert werden und das Buchwerk bestimmungsgemäß und richtig geführt wird. Bei größeren Lebensmittelbeständen kann die Prüfung auf Stichproben beschränkt werden.
6.3.2  
Über jede Prüfung ist eine Niederschrift anzufertigen. Der Lagerverwalter oder dessen Vertreter hat darin zu bestätigen, dass andere als die vorgefundenen Bestände nicht vorhanden sind.