ArchivNotBek: 4. Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv
4.   Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv 
4.1  
1Die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.2 können nach Ablauf einer Aufbewahrungszeit von 60 Jahren an die Staatsarchive abgegeben werden. 2Davon ausgenommen sind Erbverträge, bei denen nach §§ 2300a, 2263a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu verfahren ist (§ 20 Abs. 4 Satz 1 DONot).
4.2  
Bei den Urkundensammlungen ist besonders darauf zu achten, dass sie nur jahrgangsweise abgegeben werden, weil die Abgabe einzelner Urkunden wegen der damit verbundenen Verlustgefahr nicht zweckmäßig ist.
4.3  
1Werden Urkundensammlung und Urkundenrolle an die Staatsarchive abgegeben, so hat der Notar für Erbverträge, die nach Nummer 4.1 Satz 2 von der Abgabe an die Staatsarchive ausgenommen sind, ein Verzeichnis anzulegen, das die Angaben gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 DONot enthält. 2Die Anlage eines Verzeichnisses ist nicht erforderlich, soweit bei dem Notar ein Verzeichnis oder eine Kartei gemäß § 9 Abs. 2 DONot oder gemäß § 54 der Geschäftsordnung für die Notariate in Bayern vom 30. Oktober 1913 (JMBI S. 231) vorhanden ist.
4.4  
1Die Notare übersenden dem zuständigen Staatsarchiv (Nummer 4.5) nach vorheriger Abstimmung über den Zeitpunkt die Unterlagen, die abgegeben werden sollen, unter Beilage eines Aussonderungsverzeichnisses entsprechend Anlage 2 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom 27. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung, soweit die Unterlagen nicht in der Urkundenrolle verzeichnet sind. 2Die Notare ordnen die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. 3Die Unterlagen sind nach Möglichkeit in metallfreie Behälter umzulegen und von allen Metallteilen, z.B. Büro- oder Heftklammern, zu befreien. 4An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen sowie Siegel, Wertmarken, Originalumschläge oder Originaldeckblätter usw. nicht entfernt werden.
4.5  
1Die Zuständigkeit des Staatsarchivs bestimmt sich nach dem Amtssitz des Notars. 2Zuständig ist für die Notare mit dem Amtssitz
–  im Oberlandesgerichtsbezirk München
das Staatsarchiv München (80501 München, Postfach 22 11 52)	
 
–  im Oberlandesgerichtsbezirk Nürnberg
das Staatsarchiv Nürnberg (90408 Nürnberg, Archivstr. 17)	
 
–  im Oberlandesgerichtsbezirk Bamberg
das Staatsarchiv Würzburg (97070 Würzburg, Residenz).	
 
4.6  
1Die Kosten der Anbietung und Übergabe tragen die Notare. 2Die dem Archiv dabei entstehenden Aufwendungen sind jedoch nicht zu erstatten.