Richtlinien zur Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft (Kongresse in Bayern – KiB)
7074-L

Richtlinien zur Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft (Kongresse in Bayern – KiB)
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus
vom 26. Juni 2024, Az. T5-3982-1/6
(BayMBl. Nr. 321)
Zitiervorschlag: Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus über die Richtlinien zur Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft (Kongresse in Bayern – KiB) vom 26. Juni 2024 (BayMBl. Nr. 321), die durch Bekanntmachung vom 4. Juni 2025 (BayMBl. Nr. 272) geändert worden ist 

1Der Freistaat Bayern gewährt Zuwendungen zur Unterstützung der Tagungs- und Kongresswirtschaft in ganz Bayern. 2Am Standort Bayern konnte sich die Tagungs- und Kongresswirtschaft noch nicht entsprechend ihrem vollen Potenzial etablieren. 3Maßnahmen zur zusätzlichen Realisierung von entsprechenden Veranstaltungen werden daher gefördert nach Maßgabe dieser Richtlinien, der allgemeinen haushaltsrechtlichen Bestimmungen (insbesondere der Artikel 23 und 44 der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) und der dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften (VV) und Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBestP)) und in Übereinstimmung mit den von der Europäischen Kommission aufgestellten Kriterien für De-minimis-Beihilfen, geregelt in der De-minimis-Verordnung (Verordnung (EU) 2023/2831 vom 13. Dezember 2023 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) auf De-minimis-Beihilfen, ABl. (EU) L, 2023/2831, 15. Dezember 2023) in der jeweils geltenden Fassung. 4Die Förderung erfolgt ohne Rechtsanspruch im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel. 5Mit der jeweiligen Bezeichnung (z. B. „Antragsteller“ oder „Zuwendungsempfänger“) sind alle Geschlechter gleichermaßen angesprochen.
1.   Zuwendungszweck 
1Zur Stärkung der mit dem Geschäftsreisetourismus einhergehenden Wertschöpfung in den Destinationen gewährt der Freistaat Bayern Fördermittel für Tagungen und Kongresse in Bayern und schafft so einen Anreiz zur Etablierung neuer und zusätzlicher Veranstaltungen in Bayern. 2Dies dient neben der unmittelbaren Wertschöpfung im Zusammenhang mit der geförderten Veranstaltung der Außenwirkung des Freistaats Bayern als Wirtschafts- und Innovationsstandort mit einem attraktiven Umfeld.
2.   Gegenstand der Förderung 
1Gegenstand der Förderung sind Tagungen und Kongresse – auch solche, die im Zusammenhang mit Fachmessen stattfinden und auch solche, die im Zusammenhang mit (gesetzlich verpflichtenden) Mitgliederversammlungen stattfinden – (im Folgenden: Veranstaltungen), die sich als geschlossene Veranstaltungen an ein Fachpublikum richten. 2Veranstaltungen richten sich an ein Fachpublikum, wenn die Teilnehmenden aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen, beispielsweise im Auftrag ihres Arbeitsgebers bei reinen Wirtschaftsveranstaltungen oder auch ausschließlich zu Zwecken der Forschung und/oder des Wissenstransfers wie bei Wirtschaftsveranstaltungen mit wissenschaftlicher Begleitung oder reinen Wissenschaftsveranstaltungen. 3Der Zuwendungsfähigkeit einer Veranstaltung steht es nicht entgegen, wenn ein zeitlich untergeordneter Teil der Veranstaltung auch für andere Personen oder die Allgemeinheit geöffnet wird.
4Nicht zuwendungsfähig sind:
–  Messen, Ausstellungen, Kultur- und Sportveranstaltungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einer förderfähigen Veranstaltung verbunden sind,	
 
–  reine Firmen-, Verbands- und Vereinsveranstaltungen, die im Wesentlichen für eigene (Konzern- oder Joint-Venture-)Mitarbeiter oder Mitglieder der jeweiligen Vereinigungen ausgerichtet werden, sowie Veranstaltungen im Rahmen bestehender Geschäfts- und Akquisebeziehungen, Veranstaltungen innerhalb einer wissenschaftlichen Institution und vergleichbare Veranstaltungen,	
 
–  Veranstaltungen, die Freizeit- oder Erholungszwecken dienen, oder die sich an Personen richten, die aus einer privaten Motivation heraus an der Veranstaltung teilnehmen,	
 
–  Veranstaltungen, zu deren Durchführung der Antragsteller selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind.	
 
5Gefördert werden nur solche Veranstaltungen, die an jedem Veranstaltungstag die in Satz 6 genannte Mindestteilnehmendenzahl vor Ort erreichen. 6Die Mindestteilnehmendenzahl beträgt für Veranstaltungen
–  in den Städten München und Nürnberg 300 Teilnehmer,	
 
–  in den Städten Augsburg, Regensburg, Ingolstadt, Fürth, Würzburg und Erlangen 200 Teilnehmer und	
 
–  an anderen Orten 100 Teilnehmer.	
 
7Online-Teilnehmende sind zur Ermittlung der Förderfähigkeit nicht von Belang. 8Veranstaltungen, die nicht im Einklang mit diesen Richtlinien stehen, können nicht gefördert werden.
3.   Zuwendungsempfänger 
Zuwendungsempfänger sind Veranstalter oder von diesen nachweislich Beauftragte, die Veranstaltungen in Bayern planen und durchführen.
3.1  
Antragsberechtigt sind:
–  juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts,	
 
–  rechtsfähige Personengesellschaften,	
 
–  selbstständig und freiberuflich Tätige.	
 
3.2  
Nicht antragsberechtigt sind:
–  Antragstellende, die ihre Geschäftstätigkeit oder Zahlungen eingestellt haben,	
 
–  Antragstellende, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist. Dasselbe gilt für Antragstellende und, sofern diese eine juristische Person sind, für den oder die Inhaber der juristischen Person, soweit diese eine eidesstattliche Versicherung/Vermögensauskunft nach § 802c der Zivilprozessordnung oder § 284 der Abgabenordnung abgegeben haben/hat oder zu deren Abgabe verpflichtet sind/ist,	
 
–  Unternehmen in Schwierigkeiten gemäß der Definition in Artikel 2 Ziff. 18 der Verordnung (EU) Nr. 651/2014 der Kommission vom 17. Juni 2014 zur Feststellung der Vereinbarkeit bestimmter Gruppen von Beihilfen mit dem Binnenmarkt in Anwendung der Artikel 107 und 108 AEUV, ABl. (EU) L 187 vom 26. Juni 2014, in ihrer jeweils geltenden Fassung,	
 
–  Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften,	
 
–  politische Parteien oder vergleichbare ausländische Organisationen.	
 
4.   Zuwendungsvoraussetzungen 
4.1   Fördervoraussetzungen 
Gefördert werden Veranstaltungen, die alle folgenden Voraussetzungen erfüllen: 
–  Die Veranstaltung findet in einer Veranstaltungsräumlichkeit im Freistaat Bayern statt.	
 
–  Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht vom Antragstellenden selbst oder von einer rechtlich mit diesem verbundenen Organisationseinheit (z. B. Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt oder vermietet werden.	
 
–  (1) Die Veranstaltung findet erstmals statt oder
(2) von den drei vorangegangenen Veranstaltungen hat mindestens eine nicht in Bayern stattgefunden oder
(3) bei Veranstaltungen, die bisher erst ein- oder zweimal durchgeführt wurden, hat mindestens eine Veranstaltung nicht in Bayern stattgefunden.	
 
–  Veranstaltungen können bis zu zwei Mal in fünf aufeinander folgenden Jahren gefördert werden.	
 
–  Die Veranstaltung dauert mindestens zwei Tage mit jeweils mindestens vier Stunden inhaltlichem Veranstaltungsprogramm. Nicht zum inhaltlichen Programm gehören Pausen und Programmteile, die im Wesentlichen der Unterhaltung dienen.	
 
4.2   Vorzeitiger Maßnahmenbeginn 
1Zuwendungen dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind. 2Als Maßnahmenbeginn gilt grundsätzlich die Erteilung eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsauftrags. 3Dies bedeutet, dass grundsätzlich die Unterzeichnung jeglicher Verträge, die für die Durchführung der konkreten Veranstaltung notwendig sind, erst nach Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn seitens der Bewilligungsstelle erfolgen darf. 4Davon ausgenommen sind bestehende Rahmenverträge zum Abruf von Einzelleistungen vor dem Abruf von Einzelleistungen, die sich direkt auf das geförderte Vorhaben beziehen, sowie der Abschluss von Verträgen, die der Einnahmeseite des Veranstaltens zuzurechnen sind. 5Die Zustimmung zum förderunschädlichen vorzeitigen Maßnahmenbeginn gilt mit erfolgreicher Übermittlung des digitalen Antrags als erteilt, d. h. der Antragsteller kann ab diesem Moment Verträge schließen und Verpflichtungen eingehen, ohne dass dies förderschädlich wäre. 6Aus der Zustimmungsfiktion kann kein Anspruch auf eine Förderung abgeleitet werden. 7Wurden Verpflichtungen vor Antragstellung eingegangen, ist die Förderung für die gesamte Veranstaltung ausgeschlossen.
5.   Art und Umfang der Zuwendung 
5.1   Art der Zuwendung 
Die Förderung wird als Projektförderung im Wege der Festbetragsfinanzierung als zweckgebundener, nicht rückzahlbarer Zuschuss gewährt.
5.2   Zuwendungsfähige Ausgaben 
1Zuwendungsfähig sind ausschließlich Ausgaben, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung entstehen. 2Nicht förderfähig sind Ausgaben für ein Rahmenprogramm. 3Als Rahmenprogramm werden Veranstaltungsteile definiert, die neben den fachlichen Hauptprogrammpunkten stattfinden und nicht dem fachlichen Austausch dienen. 4Förderfähige Ausgaben (in Kategorien) sind:
–  Miete für Veranstaltungsräume einschließlich Betriebs- und Nebenkosten,	
 
–  Ausgaben für Bewirtung (Catering),	
 
–  Ausgaben für Technik, Ausstattung o. Ä.,	
 
–  Honorare, Reisekosten, Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung für Moderierende, Vortragende und Dolmetschende,	
 
–  Ausgaben für allgemeine Organisation,	
 
–  Registrierung/Hostessen vor Ort,	
 
–  Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit,	
 
–  Ausgaben für die Sicherheit,	
 
–  Schutz- und Hygienemaßnahmen.	
 
5Die Umsatzsteuer ist nur förderfähig, soweit der Zuwendungsempfänger für die geförderte Veranstaltung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
5.3   Höhe der Zuwendung 
1Im Rahmen der Förderung ergibt sich die Förderhöhe gestaffelt nach der Anzahl der Teilnehmenden vor Ort und der Kongresstage. 2Je mehr Teilnehmende vor Ort sind und je länger die Veranstaltung dauert, desto höher ist der entsprechende Förderbetrag. 3Die konkreten Förderbeträge je Kategorie sind in der untenstehenden Tabelle ersichtlich:
	2 Kongresstage	3 Kongresstage	4 Kongresstage	5 Kongresstage
oder länger	
Teilnehmende
vor Ort	Förderung
in Euro	Förderung
in Euro	Förderung
in Euro	Förderung
in Euro	
bis 499	12 000	15 000	18 000	21 000	
500–749	17 500	22 500	27 500	32 500	
750–999	22 500	28 125	33 750	39 375	
1 000–1 999	25 000	32 500	40 000	47 500	
2 000–2 999	40 000	50 000	60 000	70 000	
3 000–4 999	45 000	60 000	75 000	90 000	
5 000 und mehr	50 000	75 000	100 000	125 000	
4Die Förderung erhöht sich bei Vorliegen folgender Kriterien:
–  Wenn mindestens 30 % der Teilnehmenden (Nachweis per Wohnsitz) aus dem Ausland kommen, kommt zur Gesamtfördersumme (lt. obenstehender Tabelle) ein Zuschlag um 30 % des einschlägigen Förderbetrags. 	
 
–  Wenn die Veranstaltung vollständig in der Kongressnebensaison (August oder November bis März) stattfindet, kommt zur Gesamtfördersumme (lt. obenstehender Tabelle) ein Zuschlag von 20 % des einschlägigen Förderbetrags.	
 
5Diese Erhöhungen kommen kumulativ zur Anwendung. 
6Rechenbeispiel: Ein Kongress mit 850 Teilnehmenden, der 3 Tage dauert, erhält eine Förderung in Höhe von 28 125,00 Euro. 7Kommen mindestens 30 % der Teilnehmenden aus dem Ausland und findet die Veranstaltung etwa im Januar statt, erhöht sich die Fördersumme auf 42 187,50 Euro (28 125,00 Euro Basisförderung, 8 437,50 Euro zusätzlich Förderung aufgrund der Internationalität der Veranstaltung, 5 625,00 Euro zusätzliche Förderung aufgrund des Veranstaltungszeitpunkts in der Nebensaison).
6.   Sonstige Voraussetzungen und Bestimmungen 
6.1   Umsetzungszeitraum 
Die geförderte Maßnahme muss bis Ende 2029 stattfinden.
6.2   Wegfall von Zuwendungsvoraussetzungen nach Antragstellung 
1Fällt eine Zuwendungsvoraussetzung nach Antragstellung weg, entfällt die Förderfähigkeit. 2Ändert sich nach Antragstellung ein Umstand, der für die Förderhöhe relevant ist, (beispielsweise: absehbare Verringerung der Zahl der Teilnehmenden oder der Tagungsdauer), ist dies bei der Bewilligungsstelle anzuzeigen. 3Bei höherer Gewalt entscheidet die Bewilligungsstelle nach pflichtgemäßem Ermessen über die Förderfähigkeit.
6.3   Beihilfekonformität 
1Bei der Bemessung beihilferelevanter Förderung ist der Schwellenwert der De-minimis-Verordnung (Verordnung (EU) 2023/2831 vom 13. Dezember 2023 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen, ABl. EU L vom 15. Dezember 2023, S. 1 ff., in der jeweils geltenden Fassung zu berücksichtigen. 2Demnach ist eine De-minimis-Erklärung einzureichen. 3Dem Zuwendungsempfänger wird seinerseits von der Bewilligungsstelle eine De-minimis-Bescheinigung ausgehändigt. 4Diese ist vom Zuwendungsempfänger zehn Jahre lang aufzubewahren und auf Anforderung der Europäischen Kommission, Landesverwaltung oder bewilligenden Stelle innerhalb von einer Woche oder einer in der Anforderung festgesetzten längeren Frist vorzulegen. 5Die Höhe der Zuwendung wird gegebenenfalls so weit reduziert, dass sie zusammen mit anderen relevanten De-minimis-Förderungen den zulässigen De-minimis-Höchstbetrag nicht übersteigt.
6.4   Keine Mehrfachförderung 
1Eine Mehrfachförderung derselben Ausgaben mit öffentlichen Mitteln ist ausgeschlossen. 2Daher darf für dieselben Ausgaben, die nach diesen Richtlinien gefördert werden, keine Förderung aus anderen öffentlichen Mitteln, insbesondere Haushaltsmitteln des Freistaats Bayern, anderer Länder, des Bundes oder der EU beantragt oder in Anspruch genommen worden sein. 3Das gilt nicht für öffentliche Darlehen und Bürgschaften der Kreditanstalt für Wiederaufbau und der LfA Förderbank Bayern. 4Einnahmen aus Sponsoringverträgen schließen die Förderung nicht aus.
7.   Verfahren 
7.1   Bewilligungsstelle 
1Die Förderungen werden durch die Bayern Innovativ GmbH als Bewilligungsstelle vollzogen. 2Die Bewilligungsstelle kann unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen einen Dritten mit der Durchführung einzelner Tätigkeiten beauftragen.
7.2   Antragstellung 
1Anträge auf Gewährung einer Förderung sind per Online-Formular zu stellen. 2Pro Veranstaltung kann nur ein Antrag gestellt werden. 3Für jede Veranstaltung ist ein gesonderter Antrag einzureichen. 4Die Bewilligungsstelle entscheidet über den Antrag. 5Unvollständige Anträge werden in der Regel abgelehnt, sofern der Antragstellende sie trotz Aufforderung nicht innerhalb einer gesetzten Frist vervollständigt.
7.3   Zeitpunkt der Antragstellung 
Die Einreichung ist bei Veranstaltungen bis 2 999 Teilnehmenden frühestens drei Jahre vor tatsächlichem Veranstaltungsdatum (erster Veranstaltungstag) zulässig, bei Veranstaltungen ab 3 000 Teilnehmenden frühestens fünf Jahre vor dem tatsächlichen Veranstaltungsdatum (erster Veranstaltungstag).
7.4   Förderaufrufe/Priorisierung 
1Eine Antragstellung ist möglich, sobald das entsprechende Online-Formular freigegeben wird. 2Im Hinblick auf die eingeschränkte Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln erfolgt eine Priorisierung nach dem Eingangszeitpunkt eines Antrags bei der Bewilligungsstelle. 3Ein Nachweis zur Buchung der Veranstaltungsstätte in Bayern ist bis spätestens sechs Monate nach Bewilligung bei der Bewilligungsstelle einzureichen.4Sobald die im Rahmen dieser Richtlinien bewilligten Mittel das festgelegte Fördervolumen erreicht haben, wird die Antragstellung ausgesetzt. 5Eine Reihung auf Warteliste erfolgt nicht.
7.5   Anforderungs- und Auszahlungsverfahren 
1Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach Vorlage des Verwendungsnachweises und Prüfung durch die Bewilligungsstelle. 2Abweichend von Satz 1 ist ab dem Zugang der Bewilligung ein einmaliger Teilabruf bis zur Hälfte der bewilligten Mittel möglich, soweit diese Mittel innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen zur Begleichung von Ausgaben für die Veranstaltungsstätte benötigt werden. 3Die Auszahlung der Restmittel erfolgt dann als zweite Rate nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises.
7.6   Verwendungsnachweis 
1Die sachgerechte Verwendung der Mittel ist entsprechend Nr. 6.1 ANBest-P und innerhalb der dort genannten Frist nachzuweisen; der einfache Verwendungsnachweis ist zugelassen. 2Die Prüfung durch die Bewilligungsstelle richtet sich nach VV Nr. 11 zu Art. 44 BayHO. 3Die Bewilligungsstelle wird die Verwendung nach einem Zufallsprinzip genauer prüfen und weitere Unterlagen anfordern. 4Zudem werden ergänzend Vor-Ort-Kontrollen durchgeführt.
7.7   Evaluation 
Die Bewilligungsbehörde kann im Bescheid die Zurverfügungstellung von Daten über die Auswirkungen der Förderungen regeln, um eine Evaluation der Maßnahmen zu ermöglichen.
8.   Inkrafttreten, Außerkrafttreten 
Diese Bekanntmachung tritt am 22. Juli 2024 in Kraft und mit Ablauf des 31. Dezember 2029 außer Kraft.
 
Hubert Bittlmayer
Ministerialdirektor