HvR 2024/2025: 3. Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze
3.   Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze 
3.1   Allgemeines 
3.1.1  
1In allen Bereichen des Haushaltsvollzugs ist Ausgabendisziplin oberstes Gebot. 2Die strikte Einhaltung der vom Bayerischen Landtag bewilligten Ausgabeansätze ist zuverlässig zu gewährleisten. 3Unabweisbarer Mehrbedarf, zum Beispiel auf Grund unvorhergesehener Ereignisse, muss durch anderweitige Einsparungen gedeckt werden. 4Hierzu sind bei allen mittelbewirtschaftenden Stellen rechtzeitig die erforderlichen Bewirtschaftungsmaßnahmen zu treffen.
3.1.2  
Bei der Bewirtschaftung des Haushaltsplans sind insbesondere die rechtzeitige und vollständige Erhebung der Einnahmen, die Notwendigkeit der Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sowie die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
3.1.3  
1Die Beauftragten für den Haushalt haben darüber zu wachen, dass die Haushaltsmittel sowie die Planstellen und anderen Stellen nach den für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätzen bewirtschaftet werden (VV Nr. 3.3.1 zu Art. 9 BayHO). 2Sie sind bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Pflichten (Art. 9 Abs. 2 BayHO und VV Nrn. 2 bis 5 zu Art. 9 BayHO) zu unterstützen; insbesondere sind sie bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung möglichst frühzeitig zu beteiligen.
3.1.4  
1Die Anordnung und Buchung von Einnahmen und Ausgaben richtet sich nach dem Haushaltsplan. 2Dabei sind insbesondere der Bayerische Gruppierungsplan und die Zuordnungshinweise zum Gruppierungsplan (Nr. 3 der Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Freistaates Bayern) mit der Maßgabe anzuwenden, dass abweichende Regelungen im Haushaltsplan vorgehen.
3.2   Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen 
1Das Integrierte Haushalts- und Kassenverfahren (IHV) fasst sämtliche im Haushaltskreislauf anfallenden Tätigkeiten in einer EDV-Anwendung zusammen und ist von allen geeigneten Dienststellen zu benutzen. 2Anordnungen haben grundsätzlich in der IHV-Komponente – Mittelbewirtschaftung (IHV-MBS) oder mittels alternativer, nach den HKR-ADV-Best (Anlage 3 zu den VV zu Art. 79 BayHO) zugelassener (Vor-)Verfahren in elektronischer Form zu erfolgen. 3Schriftliche Anordnungen dürfen nur noch in Ausnahmefällen erfolgen und sind möglichst auf elektronische Anordnungen umzustellen.
3.3   Erhebung der Einnahmen 
1Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben (Art. 34 Abs. 1 BayHO). 2Einnahmemindernde Maßnahmen sind nur in Ausnahmefällen und nur bei Vorliegen gesetzlicher Voraussetzungen (zum Beispiel Art. 58, 59 BayHO) zulässig. 3Zu den bei der Erhebung von Einnahmen zu beachtenden Verpflichtungen gehört auch die Geltendmachung von Verzugszinsen und gegebenenfalls eines weitergehenden Verzugsschadens (vergleiche Anlage Zins-A zu den VV zu Art. 34 BayHO). 4Möglichkeiten zur Einnahmeverbesserung sind in allen Bereichen zu überprüfen und im vertretbaren Rahmen auszuschöpfen. 5Vermögensgegenstände dürfen grundsätzlich nur zum vollen Wert veräußert werden (Art. 63 Abs. 3 und 4 BayHO); entsprechendes gilt für die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes sowie anderer Leistungen (Art. 63 Abs. 5 BayHO).
3.4   Leistung von Ausgaben 
3.4.1  
1Der Haushaltsplan ermächtigt die Verwaltung, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen (Art. 3 Abs. 1 BayHO). 2Die Ausgabeansätze einschließlich der Stellenpläne sind jedoch keine Verpflichtung zur Leistung einer Ausgabe, sondern – soweit verfügbar – die obere Grenze der Ermächtigung, bis zu der Ausgaben geleistet werden dürfen. 3Von dieser Ermächtigung darf nur Gebrauch gemacht werden, soweit die Ausgaben oder Stellen zur Erfüllung der Aufgaben des Staates notwendig sind (Art. 6 BayHO); dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 Abs. 1 BayHO) strikt einzuhalten.
3.4.2  
1Alle Ausgaben sind auf Einsparmöglichkeiten zu überprüfen, sowohl hinsichtlich ihrer grundsätzlichen Notwendigkeit als auch ihres Umfangs. 2Dies gilt auch für Förderprogramme und andere freiwillige Leistungen.
3.4.3  
1Auszahlungen dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind (Art. 34 Abs. 2 BayHO), jedoch spätestens zum Fälligkeitstag. 2Fälligkeitstag ist das Datum, an dem der Betrag dem Gläubiger auf Grund vertraglicher Vereinbarung – in Ermangelung einer solchen auf Grund in der Rechnung genannter Zahlungsbedingungen – oder Rechtsvorschrift zur Verfügung stehen muss. 3Eine rechtzeitige Zahlung zum Fälligkeitstag wird durch die zuständigen Kassen sichergestellt. 4Hierzu bedarf es durch die Anordnungsstellen keiner Vorverlegung des Fälligkeitstages in den Kassenanordnungen. 5Im zeitlichen Zusammenhang mit dem Jahreswechsel ist zusätzlich die Bekanntmachung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat zu Jahresabschluss und Rechnungslegung für das jeweilige Haushaltsjahr (JahresBek 20…) zu beachten.
3.4.4  
1Offene Abschlagszahlungen sind, soweit möglich, zeitnah abzurechnen (vergleiche Nrn. 7.3.3, 7.22, 7.23 und 17.2 der EDV-Bestimmungen Kasse – EDVBK). 2Die Anordnungsstellen haben zu prüfen, ob Maßnahmen oder Rückforderungen diesbezüglich ergriffen werden müssen.
3.5   Haushaltsmittelreserven 
1Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen (Art. 34 Abs. 1 Satz 2 BayHO). 2Von den mittelbewirtschaftenden Stellen ist rechtzeitig Vorsorge für eventuell auftretende Mehrbelastungen zu treffen; zum Beispiel für unerwartet hohe Preissteigerung bei einzelnen Ausgaben. 3Die obersten Staatsbehörden und die ihnen unmittelbar nachgeordneten Behörden haben insbesondere bei den sächlichen Verwaltungsausgaben Haushaltsmittelreserven zu bilden, die im Bedarfsfall zur Deckung eines auftretenden Mehrbedarfs zu verwenden sind (vergleiche VV Nr. 1.6 zu Art. 34 BayHO).
3.6   Keine unnötigen Vorratskäufe und dergleichen 
1Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind (Art. 34 Abs. 2 Satz 1 BayHO). 2In einem Haushaltsjahr nicht mehr benötigte Haushaltsmittel dürfen nicht am Ende des Haushaltsjahrs für unnötige Vorratskäufe oder sonstige nicht notwendige Beschaffungen verwendet werden (sogenanntes „Dezemberfieber“). 3Ein Verstoß hiergegen kann zu Disziplinarmaßnahmen und Regressansprüchen führen (vergleiche Nr. 12.1).
3.7   Skontos und Rabatte 
Alle durch die Einräumung von Skontos und Rabatten, insbesondere gemäß den Vereinbarungen mit Nachlasskonditionen für den Freistaat Bayern, zu erlangenden Zahlungsvorteile sind auszunutzen.
3.8   Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Erfolgskontrolle 
3.8.1  
1Für alle finanzwirksamen Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. 2Nach den Erfordernissen des Einzelfalls ist die einfachste und am wenigsten aufwendige Untersuchungsmethode anzuwenden; insbesondere kommen finanz- oder betriebswirtschaftliche Kosten- und Nutzenvergleiche in Betracht (vergleiche VV zu Art. 7 BayHO). 3Bei Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind sämtliche einmaligen und laufenden Ausgaben und Einnahmen einzubeziehen. 4Sie müssen grundsätzlich auch den Zeitfaktor berücksichtigen; vor dem Betrachtungszeitpunkt anfallende Ein- oder Auszahlungen sind aufzuzinsen und in der Zukunft liegende Ein- oder Auszahlungen abzuzinsen (siehe dazu sinngemäß VV Nr. 9.3 Buchst. a zu Art. 7 BayHO).
3.8.2  
1Bei Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind insbesondere auch die Personalkosten mit zu berücksichtigen. 2Dabei können die vom Staatsministerium der Finanzen und für Heimat bekannt gegebenen Personaldurchschnittskosten oder -vollkosten verwendet werden. 3Die aktuellen Werte können im Bayerischen Behördennetz unter www.stmf.bybn.de in der Rubrik „Staatshaushalt – Haushaltsrecht, Zuwendungsrecht, Kassenwesen, Mittelbewirtschaftung“ abgerufen werden. 4Bei Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sollen Personaleinsparungen grundsätzlich nur insoweit und ab dem Zeitpunkt angesetzt werden, als sie realisiert werden können.
3.8.3  
1Nach dem Beschluss des Bayerischen Landtags vom 18. Juli 1991 (Drs. 12/2638) ist das Instrument der Erfolgskontrolle zur Gewährleistung wirtschaftlichen Handelns verstärkt zu nutzen und insbesondere bei Maßnahmen von finanziellem Gewicht sind grundsätzlich Erfolgskontrollen durchzuführen. 2Hierauf soll schon bei der Einleitung von Maßnahmen durch klare Zieldefinition und Sammlung notwendiger Daten Rücksicht genommen werden.
3.8.4  
Mit Beschluss vom 24. April 1998 (Drs. 13/10947) hat der Bayerische Landtag die Staatsregierung unter anderem ersucht, „eine private Vorfinanzierung öffentlicher Investitionen auf besonders begründete Ausnahmefälle zu beschränken, ferner Leasingmodelle nur dann anzuwenden, wenn diese auch unter Berücksichtigung von Steuerausfällen günstiger sind“.
3.9   Auftragsvergaben 
3.9.1  
1Die Vergabevorschriften (vergleiche Art. 55 BayHO und VV Nr. 2 zu Art. 55 BayHO) sind zu beachten. 2Gemäß den Bestimmungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Bekanntmachung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) sind Lieferungen und Leistungen entweder im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung oder einer Beschränkten Ausschreibung mit vorherigem Teilnahmewettbewerb zu vergeben (vergleiche § 8 Abs. 2 UVgO, § 3a Abs. 1 VOB/A), sofern kein Ausnahmetatbestand für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb gemäß der Unterschwellenvergabeordnung oder eine Freihändige Vergabe gemäß der Bekanntmachung der Vergabe- und Vertragsverordnung für Bauleistungen Teil A vorliegt. 3Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb sind grundsätzlich mehrere, mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufzufordern (vergleiche § 11 Abs. 1 UVgO, § 12 Abs. 2 UVgO oder § 3b Abs. 3 VOB/A). 4An jeder Dienststelle wird zentral eine Liste geführt, in der fortlaufend alle Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb, alle Freihändigen Vergaben oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb sowie Direktaufträge ab 2 500 € ohne Umsatzsteuer erfasst werden (vergleiche Nr. 7.1.5 der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie). 5Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen haben die Vergabestellen außerdem nach Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25 000 € ohne Umsatzsteuer auf Internetportalen oder ihren Internetseiten zu informieren (vergleiche § 30 Abs. 1 UVgO). 6Bei Bauaufträgen hat gemäß § 20 Abs. 3 VOB/A bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab 25 000 € sowie bei Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab 15 000 €, jeweils ohne Umsatzsteuer, eine Information auf Internetportalen zu erfolgen; die Frist beträgt hier jeweils sechs Monate.
3.9.2  
1Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind bei Lieferleistungen neben den Anschaffungskosten die voraussichtlichen Betriebskosten über die Nutzungsdauer – vor allem die Kosten für den Energieverbrauch der zu beschaffenden Geräte – sowie die Abschreibungs- und Entsorgungskosten zu berücksichtigen (Lebenszykluskostenprinzip). 2Darüber hinaus ist die Berücksichtigung sozialer und ökologischer Kriterien in der öffentlichen Beschaffung kontinuierlich auszubauen.
3.9.3  
Die wichtigsten Vergabevorschriften sowie insbesondere eine Formularsammlung für Ausschreibungen nach der Unterschwellenvergabeordnung und die Rahmenvereinbarungen sowie Nachlassvereinbarungen für den Freistaat Bayern sind im Bayerischen Behördennetz unter www.bybn.de im Bereich „Verwaltung und Recht“ in der Rubrik „Beschaffung“ abrufbar.
3.9.4  
1Nach § 224 Abs. 1 und 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) sind Aufträge der öffentlichen Hand, die von anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen oder Inklusionsbetrieben ausgeführt werden können, bevorzugt solchen anzubieten. 2Auf Nr. 3 der Verwaltungsvorschriften zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) wird hingewiesen. 3Im Bayerischen Behördennetz sind im Bereich „Verwaltung und Recht“ in der Rubrik „Beschaffung“ Hinweise zur Vergabe öffentlicher Aufträge an Behindertenwerkstätten und Inklusionsbetriebe sowie ein elektronischer Verweis auf die Internetseite der Landesarbeitsgemeinschaft der Werkstätten für behinderte Menschen Bayern e. V. enthalten. 4Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen und Inklusionsbetriebe sind auf den in den Sammelkapiteln der Einzelpläne zentral ausgebrachten Titeln 547 26 und 812 26 zu verbuchen.
3.10   Investitions- und Programmmittel, neue Maßnahmen und andere Maßnahmen von finanzieller Bedeutung 
3.10.1  
1Ein Finanzierungsspielraum für die Einleitung neuer finanzwirksamer Maßnahmen und Programme über den Haushaltsplan 2024/2025 hinaus besteht nicht. 2Zur Erhöhung des Anstoßvolumens sollen die bestehenden Fördersätze mit dem Ziel einer Reduzierung überprüft werden. 3Die Investitions- und Programmmittel sollen vorrangig in strukturschwachen Gebieten eingesetzt werden.
3.10.2  
1Alle Maßnahmen von finanzieller Bedeutung im Sinne des Art. 40 Abs. 1 BayHO – zum Beispiel allgemeine Regelungen, etwa über Fördervoraussetzungen und Berechtigte, Förderhöhen, Programme, Planungen –, die zu Einnahmeminderungen oder zu zusätzlichen Ausgaben im laufenden oder in künftigen Haushaltsjahren führen können, bedürfen der Einwilligung (= vorherige Zustimmung) des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat. 2Das Gleiche gilt für über- oder außertarifliche Leistungen; zum Beispiel außertarifliche Eingruppierungen. 3Dabei ist es grundsätzlich unbeachtlich, ob damit eine Haushaltsüberschreitung (Art. 37 Abs. 1 BayHO) verbunden ist.
3.11   Anordnung von Auslandszahlungen 
1Bei Zahlungen an Empfänger außerhalb des SEPA-Zahlungsraumes fallen in der Regel hohe Gebühren an. 2Zur Reduzierung dieser Zahlungsverkehrskosten sind sämtliche Einsparmöglichkeiten zu nutzen. 3Insbesondere sind mehrere Auszahlungsanordnungen (Muster 35 oder 835 EDVBK) an einen Zahlungsempfänger zusammenzufassen. 4Gebühren sind nach Möglichkeit zu vermeiden und mit entsprechendem Schlüssel bei Feld-Nr. 119 EDVBK anzuordnen.