§ 5 Führung der Akten
§ 5 
Führung der Akten 
(1) 1Akten sind geordnet zu führen. 2Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. 3Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. 4Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten sowie von Dokumenten, die noch nicht zur Akte genommen werden können, jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Funktion oder in sonstiger geeigneter Weise feststellen können.
(2) Die Führung der Akte obliegt dem Gericht der ersten Instanz, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt.
(3) 1Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. 2Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche und Anträge auf Bescheinigung und schriftliche Auskunft aus Akten und Büchern, soweit entsprechende Akten geführt werden oder ein entsprechendes Verfahren anhängig ist.
(4) 1Werden Papierakten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. 2Bei Bedarf ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. 3Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. 4Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. 5Die darin befindlichen Dokumente sind zur Akte zu nehmen.
(5) 1Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper, ein anderes Gericht oder eine andere Behörde wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. 2Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.
(6) 1Dokumente, die im Rahmen der endgültigen Abgabe von Akten an ein anderes Gericht oder eine andere Staatsanwaltschaft anfallen, zum Beispiel Einlieferungsbeleg oder Empfangsbekenntnis, sind zu Sammelakten zu nehmen. 2Die Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt.
(7) 1Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. 2Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. 3Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. 4Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.