4. Verschwiegenheit und Auskunftserteilung
4.   Verschwiegenheit und Auskunftserteilung 
 
4.1 Beratungslehrkraft 
Nach § 37 Beamtenstatusgesetz hat die Beratungslehrkraft über die ihr aus ihrer Beratungstätigkeit bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren.
Die bei der Beratung anfallenden Daten unterhegen strenger Vertraulichkeit; der Wunsch der Erziehungsberechtigten bzw. der volljährigen Schüler auf absolute Vertraulichkeit ist zu berücksichtigen.
Dabei entscheidet die Beratungslehrkraft nach pflichtgemäßem Ermessen über eine Mitteilung von Tatsachen, die ihr in der Beratung bekannt geworden sind, innerhalb der betreffenden ihr zugeordneten Schule. Sie hat dabei, unter Berücksichtigung der erzieherischen Arbeit der Schule, zwischen den schutzwürdigen Interessen des einzelnen Schülers und den Interessen der übrigen Schüler abzuwägen. Die Intimsphäre des Schülers und des Elternhauses ist zu beachten. Die „Hinweise zum Verhalten bei strafrechtlich relevanten Vorkommnissen und zur Beteiligung des Jugendamtes" (Bekanntmachung vom 19. Mai 1982, KMBl I S. 83) insbesondere die dortigen Nrn. 4 bis 8 finden sinngemäß Anwendung.
Da wegen der gebotenen Verschwiegenheit eine Einsichtnahme in die Beratungsunterlagen durch Dritte nicht erlaubt ist, berichtet die Beratungslehrkraft bei zwingend erforderlichem Bedarf den Vorgesetzten, ggf. in anonymisierter Form.
4.2 Schulpsychologen 
4.2.1
Für Schulpsychologen gilt bei der Einzelberatung die Verschwiegenheitspflicht, die in § 203 Abs. 1 Nr. 2 StGB verankert ist. Nach dieser Bestimmung des Strafgesetzbuchs wird bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis oder Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis offenbart, das ihm als Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung anvertraut worden oder sonst bekannt geworden ist.
Für die schulpsychologische Beratung bedeutet dies:
–  Der Schulpsychologe ist alleiniger Adressat der ihm in dieser Eigenschaft mitgeteilten Informationen persönlicher Art. Er ist daher zum Schweigen hierüber gegenüber jedem Dritten grundsätzlich nicht nur berechtigt, sondern verpflichtet.	
 
–  Die beamtenrechtlichen Vorschriften über dienstliche Gehorsamspflichten durchbrechen das Schweigegebot des Strafgesetzbuchs nicht.	
 
–  Die Schweigepflicht besteht auch gegenüber Personen, die ihrerseits der Schweigepflicht nach dem StGB unterliegen.	
 
„Geheimnis“ im Sinne des § 203 Abs. 1 StGB kann schon der Name eines Klienten oder die Tatsache seiner Beratung sein. Soweit sich die Schüler oder Erziehungsberechtigten an den Schulpsychologen in seiner beratenden. Eigenschaft gewandt haben, ist er daher berechtigt, der Schule gegenüber Auskünfte über die Namen der Schüler zu verweigern, für die seine Hilfe in Anspruch genommen wurde.
4.2.2
Eine Befugnis zur Offenbarung ergibt sich aus der Einwilligung der Betroffenen oder ausdrücklich gesetzlich festgelegter Offenbarungspflicht (z.B. Infektionsschutzgesetz, Geschlechtskrankheitengesetz, § 138 StGB betreffend Anzeige geplanter Straftaten) oder dem Vorliegen von Rechtfertigungsgründen wie der Interessen- und Pflichtenkollision.
Hat der Betroffene in eine Offenbarung gegenüber der Schule eingewilligt, so kann sich der Schulpsychologe nicht mehr auf seine Geheimhaltungspflicht berufen, es greift die beamtenrechtliche Gehorsamspflicht und verpflichtet zur Offenbarung.
Für die schulische Erziehungsarbeit, die vom Schulpsychologen zu unterstützen ist (vgl. Art. 78 Abs. 1 Satz 2 BayEUG), ergeben sich daraus folgende Konsequenzen:
–  Dient eine schulpsychologische Untersuchung oder Beratung einem von vornherein bekannten amtlichen Zweck, so sind die dabei gewonnenen Ergebnisse nicht nur für den Schulpsychologen, sondern auch für die Entscheidungsträger innerhalb der Schule bestimmt. Dies trifft zu für eine gutachterliche Äußerung des Schulpsychologen insbesondere nach Art. 87 Abs. 2 und Art. 88 Abs. 1 Satz 5 BayEUG sowie nach § 4 Abs. 2 Satz 3 VSO (Entlassung, Ausschluss bzw. Überweisung an eine Volksschule für Behinderte - Förderschule).	
 
–  Eine Unterrichtung der Schule, d.h. des Schulleiters und der zuständigen Lehrkräfte, über die für sie wesentlichen Ergebnisse der schulpsychologischen Beratung ist auch angezeigt, wenn die Beratung auf Vermittlung des Schulleiters oder einer Lehrkraft durchgeführt wurde oder wenn der Schulpsychologe seinerseits gutachterliche Äußerungen erbeten hat. Der Inhalt dieser Information bedarf der Zustimmung der Erziehungsberechtigten (bzw. - im Falle der Volljährigkeit - des Schülers).	
 
4.2.3
Für den Dienstvorgesetzten, der sich pflichtgemäß einen Einblick in die Tätigkeit des Schulpsychologen verschaffen will, bieten sich im Rahmen der beschriebenen Rechtslage unter anderem folgende Möglichkeiten an:
–  Eine Teilnahme an Beratungsgesprächen des Schulpsychologen kommt in Betracht, wenn ein Gespräch einvernehmlich im erweiterten Kreis angesetzt worden ist. Ein solches Gespräch, zu dem beispielsweise der Schulleiter die Betroffenen einlädt, kann zum Abschluss einer Beratung, die von der Schule angeregt worden ist, hilfreich sein. Im Hinblick auf die gebotene Vertraulichkeit ist dagegen von unangemeldeten Besuchen bei schulpsychologischen Beratungsgesprächen Abstand zu nehmen.	
 
–  Eine Einsichtnahme ist nur in Aufzeichnungen des Schulpsychologen möglich und zulässig, die keine „Geheimnisse“ im Sinne des § 203 Abs. 1 StGB enthalten.	
 
–  Zum Nachweis der vom Schulpsychologen geleisteten Arbeit können von ihm auch über den dem Vertrauensschutz unterliegenden Bereich Berichte in anonymisierter Form angefordert werden (ohne Namensangabe und sonstige Reidentifizierungsmöglichkeit der Klienten). Hierher gehören die regelmäßigen Tätigkeitsberichte an die vorgesetzten Stellen.	
 
–  Im Unterschied zur Einzelberatung unterliegen andere Aufgaben nicht dieser strengen Vertraulichkeit; zu nennen sind etwa Fördermaßnahmen für bestimmte Schülergruppen, Mitwirkung in dienstlichen Veranstaltungen, Elterninformation durch Rundbriefe und Vorträge. Der Zusammenarbeit des Schulpsychologen mit dem Dienstvorgesetzten kommt besondere Bedeutung zu. Schulpsychologen sollen daher in ihren Zuständigkeitsbereichen zu aktuellen pädagogischen Aufgaben herangezogen werden.	
 
4.2.4
Mitteilungen des Schulpsychologen z.B. an außerschulische psychologische Fachleute über den Inhalt der Beratung bedürfen des Einverständnisses des betreffenden Schülers bzw. seiner Erziehungsberechtigten und sind in den schulische Entscheidungen oder Fragen der Schullaufbahn berührenden Teilen über den Schulleiter weiterzureichen. Für Auskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen ist gemäß § 14 Abs. 2 LDO eine Beauftragung durch den Dienstvorgesetzten erforderlich.
4.2.5
Die Mitwirkung bei der Überprüfung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (§ 4 Abs. 2 VSO) bleibt unberührt.
4.3 Mitteilungen 
4.3.1
Die Beratungslehrkraft und der Schulpsychologe verwenden den Briefkopf der Schule, an der sie unterrichten, bzw. des Staatlichen Schulamts mit dem Zusatz „Die Beratungslehrkraft“ oder „Der staatliche Schulpsychologe“ bzw. den Briefkopf der staatlichen Schulberatungsstelle mit dem Zusatz „Die Beratungslehrkraft für ...“ oder „Der staatliche Schulpsychologe für ...“ (z.B. Volksschulen und Förderschulen).
4.3.2
Mitteilungen des Schulpsychologen, in denen er zu den schulischen Beurteilungen, die ihm von ihm zugeordneten Schulen zur Einsichtnahme überlassen wurden, Stellung nimmt oder in denen der Schule Maßnahmen empfohlen werden, sind an den Dienstweg gebunden. Diese Mitteilungen sind streng vertraulich zu behandeln; sie sind zu den Schulakten, nicht zum Schülerbogen zu nehmen.
4.4 Aufzeichnungen 
Beratungslehrkräfte sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen führen über die Beratungen von Schülerinnen und Schülern sowie der Erziehungsberechtigten Aufzeichnungen, die in der Regel folgende Angaben enthalten:
–  Datum	
 
–  Name des bzw. der Ratsuchenden und ggf. weitere Gesprächsteilnehmenden	
 
–  Beratungsanlass	
 
–  Gesprächsverlauf und Gesprächsdauer	
 
–  Maßnahmen.	
 
Diese Aufzeichnungen sind – soweit möglich im Beratungsraum – bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs der betreffenden Schülerin bzw. des betreffenden Schülers unter Verschluss zu halten und anschließend zu vernichten.
Die im Rahmen der Beratung von Schule und Lehrkräften erstellten Aufzeichnungen sind bis zum Ablauf von zwei Jahren nach Ende der konkreten Maßnahme unter Verschluss zu halten und anschließend zu vernichten.
Im Falle einer Versetzung der Beratungslehrkraft, der Schulpsychologin bzw. des Schulpsychologen an eine andere Dienststelle bzw. in den Ruhestand geht die Aufbewahrungspflicht bzw. die Pflicht zur Vernichtung der Unterlagen auf die Nachfolgerin bzw. den Nachfolger im Amt über. Eine Einsichtnahme der Nachfolgerin bzw. des Nachfolgers im Amt in die Unterlagen – etwa zur Fortführung einer Beratung – setzt die Einwilligung der Ratsuchenden voraus.
4.5 Beratung mithilfe von Videokommunikationswerkzeugen 
Schulberatung setzt regelmäßig den Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten voraus (Art. 9 DSGVO; z. B. Gesundheitsdaten). Zusätzlich stehen Schulpsychologen in der besonderen Verantwortung eines Berufsgeheimnisträgers (siehe Abschnitt III Nr. 4.2).
Für den Einsatz von Videokommunikationswerkzeugen bei der Erfüllung von Aufgaben der Staatlichen Schulberatung (siehe Abschnitt II Nr. 1) besteht daher ein erhöhter Schutzbedarf. Der Einsatz von Videokommunikationswerkzeugen ist freiwillig und bedarf der Einwilligung aller Beteiligten. 
Eingesetzte Videokommunikationswerkzeuge müssen nach Zweck, Umfang und Art den in Abschnitt 7 der Anlage 2 zu § 46 BaySchO geregelten Vorgaben entsprechen.
Um das nötige Maß an Datensicherheit zu gewährleisten, sind beim Einsatz von Videokommunikationswerkzeugen in der Staatlichen Schulberatung insbesondere folgende technische und organisatorische Anforderungen an die Datensicherheit zu beachten (vgl. Anlage 2 zu § 46 BaySchO, Abschnitt 7 Nr. 3.4):
–  Videokommunikationswerkzeuge dürfen zum Zweck der Staatlichen Schulberatung nur von Personen verwendet werden, die die Teilnahme an einem E-Learning-Fortbildungsangebot für die Verwendung von Videokommunikationswerkzeugen nachweisen können, bei dem unter anderem die Sicherheitsmaßnahmen für Beratungsgespräche aufgezeigt werden.	
 
–  An Beratungsgesprächen können nach ausdrücklicher Zustimmung der bisherigen Beteiligten weitere Personen nach deren Einwilligung teilnehmen.	
 
–  Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer konkreten Online-Beratungssitzung werden von der Beratungslehrkraft bzw. dem Schulpsychologen im Vorfeld festgelegt und eingeladen.	
 
–  Für die Videokonferenz wird ein Videokonferenzwerkzeug der für den Beratungsvorgang verantwortlichen Stelle verwendet. Das Videokonferenzwerkzeug wird im Verarbeitungsverzeichnis der verantwortlichen Stelle geführt und genügt den Anforderungen einer für den Einsatz in der Staatlichen Schulberatung durchgeführten Datenschutzfolgenabschätzung.	
 
–  Das eingesetzte Videokonferenzwerkzeug verfügt über eine Warteraumfunktion, die vor und während des Kommunikationsvorgangs aktiviert ist.	
 
–  Zur Einwahl aller Beteiligten werden personalisierte Links verwendet.	
 
–  Initiator und mit Moderatorenrechten ausgestattet ist ausschließlich die für den jeweiligen Beratungsvorgang zuständige Beratungslehrkraft bzw. der Schulpsychologe.	
 
–  Die für die Videokonferenz zuständige Person vergewissert sich in geeigneter Weise, dass nur die/der eingeladene(n) Gesprächspartner/-in im Videokonferenzraum ist bzw. sind und dass keine unbefugten Dritten an den Endgeräten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Konferenz mitverfolgen.	
 
–  Die zuständige Beratungslehrkraft bzw. der zuständige Schulpsychologe weist alle Anwesenden darauf hin, dass Ton- bzw. Videoaufzeichnungen und Screenshots der Videokonferenz nicht gestattet sind.	
 
–  Die zuständige Beratungslehrkraft bzw. der zuständige Schulpsychologe muss für jede Sitzung einen neuen Videokonferenzraum erstellen (Verbot der Doppelnutzung).	
 
–  Personenbezogene Daten werden nach Beendigung der Sitzung aus der Teilnehmerverwaltung des Videokommunikationswerkzeugs, in der Regel durch Auflösung des Konferenzraums, unverzüglich vom Initiator der Konferenz gelöscht.