Zu Art. 45 Abs. 3 VoSchG
Zu Art. 45 Abs. 3 VoSchG 
12.   Notwendiger laufender und einmaliger Schulaufwand 
12.1   Antrag, Antragsmuster und -unterlagen 
Die Schulträger beantragen den Ersatz des notwendigen Schulaufwandes jeweils bis zum 5. März für das abgelaufene Haushaltsjahr (Kalenderjahr) – für die der Schulaufsicht der Staatlichen Schulämter unterliegenden Schulen über das Staatliche Schulamt – bei der Regierung. Für die Abrechnung des laufenden Schulaufwandes ist folgende Gliederung zu verwenden:
12.1.1   Einnahmen 
12.1.1.1  
Einnahmen aus Vermietung, Verpachtung und Nutzung der Schulanlage
12.1.1.2  
Erlös aus dem Verkauf unbrauchbar oder entbehrlich gewordener Geräte, Ausstattungsgegenstände, Bücher, Drucksachen, Akten, Altstoffe und dergleichen
12.1.1.3  
Erstattung von Verwaltungskosten (Telefongebühren und dergleichen)
12.1.1.4  
Beiträge Dritter (von Stiftungen oder auf Grund von Verträgen)
12.1.1.5  
Sonstige Einnahmen
12.1.2   Personalausgaben 
12.1.2.1  
Hausmeister der Schule, gegebenenfalls auch Heizer
12.1.2.2  
Reinigungspersonal der Schule
12.1.2.3  
Fahrpersonal für den Schulbus
12.1.2.4  
Aufsichtspersonal und Begleitpersonal für den Schulbus
12.1.2.5  
Pflegekräfte
12.1.2.6  
Sonstige – im Einzelnen aufzuführende – Ausgaben (Beiträge zur Unfallversicherung staatlichen Lehrpersonals, Fortbildungsmaßnahmen, Reisekosten und dergleichen)
12.1.3   Sachausgaben 
12.1.3.1  
Geschäftsbedürfnisse (Bürobedarf, Formulare und dergleichen)
12.1.3.2  
Post- und Fernmeldegebühren
12.1.3.3  
Lehrerbücherei
12.1.3.4  
Schülerbücherei
12.1.3.5  
Lehrmittel (z.B. Landkarten, Anschauungsmaterial)
12.1.3.6  
Lernmittel (Schulbücher und Arbeitshefte)
12.1.3.7  
Heizung (ohne Kosten für das Heizungspersonal)
12.1.3.8  
Beleuchtung und Wasser
12.1.3.9  
Reinigung (ohne Kosten für das Reinigungspersonal)
12.1.3.10  
Mieten, Erbbauzinsen
12.1.3.11  
Versicherungen, Steuern, Abgaben
12.1.3.12  
Unterhalt, Ersatz und Ergänzung der Ausstattung der Schule bis zu 8 000 DM im Einzelfall
12.1.3.13  
Instandhaltung und Instandsetzung des Schulgebäudes und der Außen- und Freisportanlagen bis zu 20 000 DM im Jahr
12.1.3.14  
Kosten der notwendigen Beförderung der Schüler auf dem Schulweg
a)  Sachaufwand für den Betrieb trägereigener Fahrzeuge	
 
b)  Leistungen an Dritte (Unternehmer)	
 
12.1.3.15  
Sonstige Ausgaben wie Benutzungsgebühren, Aufwendungen für Elternbeiräte, Sachverwaltergebühren usw. (sowie im Einzelfall über 500,- DM besonders aufführen)
Am Schluss des Nachweises hat der Schulträger folgende Erklärung abzugeben:
„Es wird bestätigt, dass die Einnahmen vollständig angegeben und die nachgewiesenen Ausgaben tatsächlich entstanden und notwendig im Sinne des Art. 45 Abs. 3 Satz 1 VoSchG für die …(Name der Schule) gewesen sind.“
Die einschlägigen Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen sind der Regierung mit vorzulegen, sofern nicht die Regierung eine örtliche Feststellung trifft. Der Abrechnung ist außerdem eine Liste über die gewährten Beurlaubungen (Dienstbefreiungen) des staatlichen und nichtstaatlichen Lehrpersonals (einschließlich des Personals für heilpädagogische Unterrichtshilfe) mit Angaben über den Anlass beizufügen.
12.2   Feststellung des notwendigen laufenden und einmaligen Schulaufwandes 
Der notwendige laufende und einmalige Schulaufwand wird von der Regierung auf Grund der von Schulträgern eingereichten Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen oder nach örtlicher Prüfung festgestellt. Die Belege sind von der Regierung mit dem Stempel „Ersetzt nach Art. 45 VoSchG“ zu versehen.
12.3   Bestandsverzeichnis 
12.3.1  
Über die Ausstattungsgegenstände, deren Kosten vom Freistaat Bayern als notwendiger laufender oder einmaliger Schulaufwand ersetzt wurden oder werden, hat der Schulträger ein Bestandsverzeichnis zu führen. Das Bestandsverzeichnis ist jährlich mit dem Antrag auf Ersatz des Schulaufwands der Regierung vorzulegen.
Zu- und Abgänge im abgelaufenen Kalenderjahr sind besonders zu kennzeichnen.
12.3.2  
Ausstattungsgegenstände sind alle Gebrauchsgegenstände wie Einrichtungen und Geräte mit einem Stückpreis von über 50,- DM und einer gewöhnlichen Lebensdauer von über drei Jahren (vgl. VV Nr. 5.1 zu Art. 73 BayHO).
12.3.3  
Bei der jährlichen Feststellung des notwendigen Schulaufwands versieht die Regierung das Bestandsverzeichnis mit einem Prüfungsvermerk.
12.4   Aufbewahrungsfrist 
Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege und sonstigen Unterlagen sechs Jahre von den Schulträgern aufzubewahren. Für die Aufzeichnung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen auf Bildträger gilt die Anlage 4 zu den VV zu Art. 79 BayHO entsprechend. Die Anwendung dieses Verfahrens bedarf der Einwilligung der Staatsministerien für Unterricht und Kultus und der Finanzen sowie des Einvernehmens mit dem Obersten Rechnungshof.
12.5   Hinweise zur Feststellung des notwendigen Schulaufwandes 
12.5.1   Notwendigkeit 
Als „notwendig“ darf nur anerkannt werden, was nach den einschlägigen Vorschriften (z.B. Art. 27 Abs. 2 VoSchG, Rechtsverordnungen auf Grund Art. 34 VoSchG und Art. 13 Nr. 5 SoSchG) als Mindestaufwand für entsprechende staatliche Schulen anfällt.
12.5.2   Andere Einrichtungen 
Schulträger, die neben der geförderten Schule noch andere Einrichtungen betreiben, sollen über den notwendigen Schulaufwand gesonderte Bücher führen.
12.5.3   Einnahmen, Hausmeisterwohnung; Spenden 
Von dem nachgewiesenen notwendigen Schulaufwand werden die dem Schulträger für die Schule zugeflossenen Einnahmen (siehe Nr. 12.1) abgesetzt. Für die Hausmeisterwohnung sind angemessene (ggf. anteilige) Mieteinnahmen zu berechnen, wenn diese gefördert wurde.
Spenden werden nicht angerechnet.
12.5.4   Hausmeister 
Die Höhe der Personalkosten eines Hausmeisters bemisst sich nach Teil II Abschnitt O der Anlage 1a zum BAT. Betreut der Hausmeister auch nichtschulische Anlagen (Heim, Tagesstätte), wird nur eine anteilige Vergütung gezahlt. Die Höhe des Anteils setzt die Regierung im Benehmen mit dem Schulträger fest.
12.5.5   Reinigungskräfte 
Die Höhe der Kosten der hauptberuflichen Reinigungskräfte richtet sich nach MTL II. Bei nicht hauptberuflichen Kräften wird der ortsübliche Stundensatz bis zur Höhe des anteiligen Lohnes einer teilzeitbeschäftigten Kraft nach MTL II ersetzt. Für die Erstattung der nachgewiesenen Kosten für das Reinigungspersonal gelten als Richtzahlen 160 qm für Schulen und 20 qm für Sporthallen je Stunde und Arbeitskraft. Für Klassen für mehrfachbehinderte geistig Behinderte und für Schwerstbehinderte können die Richtzahlen um bis zu 25 v. H. unterschritten werden.
Die Richtzahlen gehen von einer schultäglichen Reinigung aus. Flächen, die nicht täglich zu reinigen sind (z.B. Karten- und Lehrmittelzimmer, ggf. Bühnen in Sporthallen, Geräteräume der Sporthallen, Büchereien, Garderoben, Abstellräume, Aktenräume), sollen nur mit den entsprechenden Bruchteilen in die Reinigungsfläche einbezogen werden.
Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sind in den Richtzahlen eingeschlossen. Hauptreinigungen (höchstens drei je Schuljahr) sind nicht erfasst. Es sind alle Reinigungsarbeiten mit Ausnahme der Fensterreinigung einbezogen. Bei der Fensterreinigung ist von einer Richtzahl von 10 qm je Stunde und Kraft bei der Reinigung beider Seiten und der Rahmen auszugehen. Bei großen glatten Flächen ist eine Richtzahl von 15 qm je Stunde gerechtfertigt.
12.5.6   Aufsichts- und Begleitpersonal 
Die Vergütung für das Aufsichtspersonal und für das Begleitpersonal für den Schulbus bemisst sich nach den dazu ergangenen Richtlinien. Begleitpersonal kann nur bei Beförderung mit Schulbussen als notwendig anerkannt werden.
12.5.7   Vergütung während der Ferien 
Für den über einen zustehenden Urlaub hinausgehenden Ferienzeitraum wird keine Vergütung gewährt. Eine vereinfachte Abrechnung dieses Zeitraumes ist zulässig.
Die Vergütung für Pflegekräfte wird z.B. nur dann für das ganze Schuljahr ersetzt, wenn die auf die unterrichtsfreien Tage entfallenden Arbeitsstunden auf die Unterrichtstage des Schuljahres verteilt werden, soweit an den unterrichtsfreien Tagen nicht der zustehende Jahresurlaub eingebracht wird. Einer ganzjährig gewährten Vergütung einer Pflegekraft mit 20 Zeitstunden/Woche entspricht eine Arbeitszeit von 23 Zeitstunden, wenn an allen unterrichtsfreien Tagen dienstfrei gegeben wird.
Dies gilt entsprechend für das notwendige Verwaltungspersonal, soweit dieses an den unterrichtsfreien Tagen nicht für Zwecke der Schulverwaltung eingesetzt werden muss, sondern dienstfrei erhalten soll.
12.5.8   Reisekostenvergütung, Umzugskostenvergütung, Trennungsgeld 
Umzugskostenvergütung und Trennungsgeld für das nichtstaatliche Lehrpersonal werden nur insoweit ersetzt, als die zuständigen staatlichen Stellen sie vor Anfall als notwendig anerkannt haben. Eine vorherige Anerkennung von Reisekostenvergütung ist nicht erforderlich.
Notwendig sind Reisen, die bei Lehrern an staatlichen Schulen als Dienstreisen genehmigt werden, ferner Umzugskostenvergütungen und Trennungsgeld, wie sie Lehrern an staatlichen Schulen gewährt werden. Für die Erstattung von Reisekosten des nichtstaatlichen Lehr- und Pflegepersonals in Zusammenhang mit Lehr- und Schülerwanderungen gilt Nr. 7.7 letzter Satz entsprechend.
12.5.9   Eigene Lieferungen 
Lieferungen aus eigenen Werkstätten und ähnlicher Einrichtungen des Schulträgers an die Schule dürfen nur zum Selbstkostenpreis berechnet werden. Der Abrechnung ist eine Kostengliederung beizufügen.
12.5.10   Anteiliger Kostenersatz 
Ist bei einzelnen Ausgaben (z.B. Heizung, Beleuchtung, Unterhaltung des Gebäudes) in den unter Nr. 12.5.2 genannten Fällen eine gesonderte Rechnungsstellung nicht möglich, dann legt die Regierung im Benehmen mit dem Schulträger den anrechenbaren Teil dieser Ausgaben fest.
12.5.11   Nicht als notwendig anerkannte Klassen 
Der durch nicht als notwendig anerkannte Klassen verursachte Schulaufwand wird nicht ersetzt.
12.5.12   Lehr- und Lernmittel 
Die Kosten von Lehr- und Lernmitteln werden als notwendiger Schulaufwand anerkannt, soweit sie an entsprechenden staatlichen Schulen vom Träger des Sachaufwandes bestritten werden. Lernmittel, deren Kosten an staatlichen Schulen von den Erziehungsberechtigten zu tragen sind (übrige Lernmittel), sind kein Schulaufwand. An Sonderschulen für geistig Behinderte (auch mehrfachbehinderte geistig Behinderte) zählen die Materialkosten für den Handarbeits-, Hauswirtschafts- und Werkunterricht zu den Lernmitteln und damit zum notwendigen Schulaufwand.
12.5.13   Versicherungen 
Grundsätzlich werden Versicherungsprämien nicht ersetzt. Entsprechend dem Selbstversicherungsprinzip übernimmt der Freistaat Bayern Leistungen anstelle von Versicherungen, soweit diese als notwendiger Schulaufwand anzusehen sind. In den Fällen, in denen der Staat nicht vollen Ersatz leistet, steht es den Schulträgern frei, das verbleibende Risiko auf eigene Kosten zu versichern.
Beiträge zu Pflichtversicherungen (z.B. Kfz-Haftpflichtversicherung) und bei Beschäftigung von Zivildienstleistenden als Busfahrer auch Beiträge zu einer auf Verlangen des Bundesamtes für den Zivildienst abgeschlossenen Vollkaskoversicherung können als notwendig anerkannt werden. Im übrigen können entsprechende Anteile der Versicherungsbeiträge zur Gebäudebrandversicherung, zur Gebäudeleitungswasser- und zur Gebäudesturmversicherung in den Fällen als notwendiger Schulaufwand anerkannt werden, in denen der Staat nicht vollen Kostenersatz leistet bzw. das Gebäude nicht zu 100 % zu schulischen Zwecken verwandt wird, wenn sie Risiken abdecken, die mit den von der zuständigen Regierung schulaufsichtlich genehmigten Gebäuden oder Gebäudeteilen zusammenhängen.
12.5.14   Einmaliger Schulaufwand 
Die notwendigen Kosten von Erstausstattungen sowie sonstige notwendige Anschaffungen von mehr als 8 000 DM im Einzelfall werden als einmaliger Schulaufwand ersetzt. Instandhaltung und Instandsetzungsmaßnahmen des Schulgebäudes und der Außen- und Freisportanlagen über 20 000 DM im Jahr gehörten ebenfalls zum einmaligen Schulaufwand, sofern nicht eine (schulaufsichtlich genehmigungspflichtige) Baumaßnahme vorliegt. Auch Erschließungsbeiträge gelten als einmaliger Schulaufwand.
12.5.15   Unterhalt 
Zum „Unterhalt des Schulgebäudes“ gehören insbesondere die Ausgaben für Kaminkehrer und Müllabfuhr. Außerdem zählen dazu kleinere Reparaturen, die entweder in kurzen Zeitabständen regelmäßig wiederkehren oder nur geringe Ausgaben verursachen und keine wesentliche Verbesserung oder Änderung des Schulgebäudes bewirken, sowie Instandsetzungsmaßnahmen bis zu 20 000 DM.
12.5.16   Schülerbeförderung 
Für den Ersatz der Kosten der notwendigen Schülerbeförderung auf dem Schulweg gelten die §§ 2 und 3 der Verordnung über die Schülerbeförderung vom 16. Juli 1982 (GVBl S. 496) entsprechend. Bei der Entscheidung ist auf Wirtschaftlichkeit besonders zu achten; der Kostenersatz für die Beförderung eines Schülers darf den Betrag für die Unterbringung in einem Heim nicht übersteigen.
12.5.17   Lehrerfortbildung 
Aufwendungen der Schulträger für die Teilnahme nichtstaatlicher Lehrer und nichtstaatlichen Personals für heilpädagogische Unterrichtshilfe an der amtlichen Fortbildung können nach Maßgabe der für staatliche Lehrer und staatliches Personal für heilpädagogische Unterrichtshilfe geltenden Regelungen als notwendiger Schulaufwand anerkannt werden.
12.5.18   Kein notwendiger Schulaufwand 
Zum notwendigen Schulaufwand im Sinne dieses Abschnitts zählen zum Beispiel nicht:
Die Aufwendungen für Lehrer, das Personal für heilpädagogische Unterrichtshilfe, Pädagogische Assistenten und Verwaltungspersonal (soweit nicht unter Nrn. 12.5.8 und 12.5.17);
Freiwillige Leistungen;
Kosten für Heime, Tagesstätten und dergleichen;
Kosten der Schüler für Lehr- und Schülerwanderungen, Lehr- und Studienfahrten, Schullandheimaufenthalte und Schulskikurse;
Beiträge zur Schülerunfallversicherung;
Bankgebühren, soweit sie nicht für den schulischen Bereich anfallen;
Zinsen.
13.   Voranschlag 
Die Schulträger haben bis zum 5. Februar jeden Jahres bei der Regierung – für die der Schulaufsicht der Staatlichen Schulämter unterliegenden Schulen über das Staatliche Schulamt – einen Voranschlag (zweifach) über den notwendigen laufenden Schulaufwand nach der in Nr. 12.1 festgelegten Gliederung und über den notwendigen einmaligen Schulaufwand (Nr. 12.5.14) für das nächste Haushaltsjahr einzureichen. Die Notwendigkeit des einmaligen Schulaufwandes ist zu begründen.
Die Regierung prüft die Voranschläge und legt eine Zusammenstellung der notwendigen Kosten für den Regierungsbezirk bis zum 15. März dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus vor. Die Zusammenstellung ist zu gliedern in die zum laufenden Schulaufwand gehörenden Personalausgaben (diese wiederum unterschieden in Kosten der Pflegekräfte, Personalausgaben für Schülerbeförderung und sonstige Personalausgaben), Sachausgaben (unterschieden in Kosten für Lernmittel, Kosten der Schülerbeförderung, sonstiger Sachaufwand) und den einmaligen Schulaufwand. Die Schulträger sollen verständigt werden, wenn die Regierung Kosten nicht für notwendig hält.
14.   Abschlagszahlungen und Abrechnung 
14.1  
Die Regierung gewährt den Schulträgern im laufenden Haushaltsjahr im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel in der Regel vierteljährlich Abschlagszahlungen auf den notwendigen laufenden Schulaufwand und eine Abschlagszahlung auf den notwendigen einmaligen Schulaufwand.
14.2  
Nach Feststellung des notwendigen laufenden und einmaligen Schulaufwands veranlasst die Regierung die Abschlusszahlung für das abgelaufene Haushaltsjahr. Zu viel geleistete Abschlagszahlungen sind zurückzufordern oder mit Abschlagszahlungen für das laufende Haushaltsjahr zu verrechnen.
15.   Ersatz der Kosten der als notwendig anerkannten Baumaßnahmen 
15.1   Baumaßnahmen über 1 Mio. DM 
Der Schulträger unterrichtet – bei Volksschulen, Sondervolksschulen und schulvorbereitenden Einrichtungen über das zuständige Staatliche Schulamt – die Regierung über Planungen von Baumaßnahmen mit einer Baukostensumme über 1 Mio. DM (Vorantrag). Er legt dazu vor
15.1.1  
eine eingehende Begründung der Baumaßnahme
15.1.2  
das Raumprogramm mit Angaben über den Einzugsbereich der Schule, die auf Dauer zu erwartende Schülerzahl und der Begründung für die Wahl des Standortes;
15.1.3  
Angaben über das Baugrundstück (Lage, Beschaffenheit, Bebaubarkeit, Eigentumsverhältnisse) und den voraussichtlichen Baubeginn;
15.1.4  
Kostenschätzung mit Angaben über die Baukosten, die Grunderwerbskosten und die Erschließungskosten.
Nach Beratung des Schulträgers legt die Regierung die Unterlagen mit einer fachlichen Stellungnahme dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus vor. Das Staatsministerium für Unterricht und Kultus äußert sich anschließend zur grundsätzlichen Förderungsfähigkeit des Vorhabens.
15.2   Baumaßnahmen bis 1 Mio. DM 
Für Bauvorhaben mit einer Baukostensumme bis 1 Mio. DM gilt die Nr. 15.1 entsprechend. Die Vorlage der Unterlagen an das Staatsministerium für Unterricht und Kultus entfällt.
15.3   Endgültiger Antrag 
15.3.1  
Der endgültige Antrag ist in zweifacher Fertigung mit den nach Anlage 4a zu Art. 44 BayHO (Unterlagen für Baumaßnahmen; hier Nr. 4: Hochbauten) erforderlichen Bauunterlagen bei der Regierung einzureichen.
15.3.2  
Die Regierung prüft den Antrag und fasst das Ergebnis in einem Vermerk zusammen. Der Vermerk muss insbesondere Angaben enthalten,
15.3.2.1  
ob die schulaufsichtliche Genehmigung erteilt worden ist (werden kann);
15.3.2.2  
ob das Raumprogramm erfüllt ist;
15.3.2.3  
ob die Richtwerte nach den Allgemeinen Schulbaurichtlinien eingehalten sind;
15.3.2.4  
mit welchem Betrag die notwendigen Gesamtkosten ermittelt wurden;
15.3.2.5  
wann Baubeginn sein soll (Bauzeitplan).
Die Regierung meldet unter Übersendung eines Antrages (einschließlich Bauunterlagen) und einer Ausfertigung des Vermerks die erforderlichen Haushaltsmittel beim Staatsministerium für Unterricht und Kultus an. Die Vorlage der Bauunterlagen entfällt bei Volksschulen.
15.4   Zusicherung des Ersatzes der notwendigen Kosten 
Nach Rückgabe der Bauunterlagen und (oder) Zuweisung bzw. der Inaussichtstellung von Haushaltsmitteln durch das Staatsministerium für Unterricht und Kultus verständigt die Regierung den Schulträger vom Ergebnis der Prüfung des endgültigen Antrages. Sie setzt die notwendigen Kosten fest und weist insbesondere darauf hin, dass
15.4.1  
der Ersatz der notwendigen Kosten nach Maßgabe der bereitgestellten Haushaltsmittel erfolgt;
15.4.2  
Voraussetzung für den Kostenersatz die Vorlage der Baugenehmigung und die Sicherung des Wertausgleichsanspruches des Staates nach Nr. 16 ist;
15.4.3  
die Ausführung den der Bewilligung zugrunde liegenden Bauunterlagen und den technischen Vorschriften entsprechen muss, bei der Vergabe die Grundsätze der VOB und der VOL einzuhalten sind und die Regierung rechtzeitig über die erstmalige Ausschreibung und Vergabe, den Baubeginn und die Beendigung der Baumaßnahme zu unterrichten ist;
15.4.4  
während der Bauausführung die zuständige technische Verwaltung stichprobenweise die Einhaltung der Bedingungen und Auflagen überprüft;
15.4.5  
Abweichungen von den genehmigten Bauunterlagen, die zu einer Änderung des Bau- oder Raumprogramms oder zu einer Erhöhung der Bau- oder Betriebskosten führen, der Zustimmung der Regierung bedürfen;
15.4.6  
eine Baurechnung zu führen und nach Beendigung der Baumaßnahme ein Verwendungsnachweis zu erstellen sind. Baurechnung und Verwendungsnachweis bestehen aus den in den Nrn. 2 und 3 der Baufachlichen Nebenbestimmungen-Bau (Anlage 4b zu Art. 44 BayHO) genannten Unterlagen;
15.4.7  
die notwendigen Grundstücks-, Planungs- und Projektkosten gegen Nachweis und
15.4.8  
die notwendigen Baukosten entsprechend dem Baufortschritt ebenfalls gegen Nachweis ersetzt werden;
15.4.9  
bei Rückforderungen gegen laufende Zahlungen an den Schulträger aufgerechnet werden kann.
15.5   Nachweis der zu ersetzenden notwendigen Baukosten 
Als Nachweis sind die vom verantwortlichen Bauleiter fachtechnisch, rechnerisch und sachlich geprüften Original-Rechnungsbelege mit einer Zweitausfertigung und den erforderlichen Unterlagen (mit Bauausgabebuch) einzureichen. Die Original-Unterlagen werden dem Schulträger von der Regierung zurückgegeben; die Zweitausfertigungen verbleiben bei der Regierung. Das Recht der Regierung zur örtlichen Prüfung bleibt unberührt.
15.6   Aufbewahrungsfrist 
Die Schulträger haben die Original-Bauausgabebücher fünfzig Jahre und die Belege (einschließlich die eine Zahlung begründenden Unterlagen) vier Jahre nach Prüfung des Verwendungsnachweises aufzubewahren.
15.7   Auszahlung, Abschlagszahlungen 
Nach Vorliegen der Voraussetzungen werden die zu ersetzenden notwendigen Kosten ausbezahlt. Die Regierung kann nach Sicherung des Wertausgleichsanspruches gegen Vorlage der Rechnungen eine Abschlagszahlung auch ohne Zahlungsnachweise leisten. Weitere Abschlagszahlungen dürfen (im Rahmen der festgesetzten Kosten) nur geleistet werden, wenn mit den Auszahlungsanträgen die Nachweise über bezahlte Baukosten in Höhe der gewährten Abschlagszahlung vorgelegt werden.
15.8   Besondere Hinweise 
15.8.1   Notwendigkeit der Baumaßnahme 
Die Prüfung der Notwendigkeit hat sich nicht nur auf die Erfüllung des Raumprogramms, sondern auch auf die Bauausführung zu erstrecken.
Insbesondere bei Fachräumen und bei den Sportanlagen ist zu prüfen, ob entsprechende Räume oder Einrichtungen am Ort der zu fördernden Schule in erreichbarer Nähe bereits vorhanden sind und mitbenützt werden können. In diesen Fällen darf die Notwendigkeit solcher Räume oder Einrichtungen nicht anerkannt werden.
15.8.2   Bauliche Einheit von privaten Schulen mit anderen Einrichtungen 
Werden geförderte Schulen als bauliche Einheit mit anderen nicht nach Art. 45 VoSchG und Art. 11 Abs. 1 SoSchG geförderten Schulen oder Einrichtungen (z.B. Heimen) erstellt, so kann die Festsetzung der notwendigen Kosten auf zweifache Weise erfolgen:
–  abstrakt, indem die für die zu fördernde Schule bestimmten notwendigen Räume in Beziehung gesetzt werden zu den Räumen der Gesamtanlage (wobei zu berücksichtigen ist, dass im Allgemeinen der durchschnittliche Aufwand je Klasse bei einer Volksschule oder Sonderschule erheblich geringer ist als z.B. bei Realschulen oder Gymnasien) oder	
 
–  konkret, indem im Einzelfall festgestellt wird, welcher Teil der Baumaßnahme der Unterrichtung der Schüler der zu fördernden Schule dienen soll.	
 
15.8.3   Zwischenfinanzierung 
Für Kosten der Zwischenfinanzierung leistet der Freistaat Bayern keinen Ersatz.
15.8.4   Anrechnung des Wertes bisher benützter Schulgebäude 
Errichtet der Schulträger anstelle bisher benützter Schulgebäude, Gebäudeteile oder Räume ein neues Schulgebäude, so wird der Verkehrswert für die nicht mehr für Zwecke der privaten Schule benützten Schulgebäude, Gebäudeteile oder Räume auf den Ersatz der notwendigen Baukosten angerechnet. Dies dient zum Ausgleich dafür, dass die bisher benützten und noch benutzbaren Räume noch für Schulzwecke geeignet sind und deshalb der Neubau insoweit nicht in vollem Umfang notwendig wäre.
Bei diesem Ausgleich handelt es sich nicht um einen Wertausgleich im Sinne des Art. 45 Abs. 3 Satz 2 VoSchG (siehe Nr. 16).
Die Ermittlung des Verkehrswertes richtet sich nach den im staatlichen Bereich gültigen Wertermittlungsrichtlinien.
15.8.5   Grundstückskosten 
Es dürfen nur diejenigen Kosten ersetzt werden, die durch den Erwerb der notwendigen Grundstücke von Dritten im ursächlichen Zusammenhang mit einer Baumaßnahme entstanden sind, nicht aber für die Bereitstellung von Grundstücken, die im Eigentum des Schulträgers stehen. Zu den Grundstückskosten gehört also nicht der Aufwand im eigenen Vermögensbereich. Eine nach dem Grunderwerbsteuergesetz mögliche Befreiung von der Grunderwerbsteuer ist wahrzunehmen.
15.8.6   Leistungen an Bauträger, die nicht Schulträger sind 
Sind Schulträger und Bauträger nicht identisch, so dürfen die Kosten nur dann dem Bauträger ersetzt werden, wenn der Schulträger seinen Anspruch auf Kostenersatz durch schriftlichen Vertrag an den Bauträger abgetreten und den Vertrag der Regierung vorgelegt hat. Auch in diesem Fall muss der Kostenersatz davon abhängig gemacht werden, dass eine Buchgrundschuld zur Sicherung des Wertausgleichs auf dem Grundstück bestellt wird (siehe Nr. 16).
15.8.7   Prüfung des Verwendungsnachweises 
Der Verwendungsnachweis ist innerhalb eines Jahres nach Bauabnahme (Art. 98 BayBO) bei der Regierung einzureichen. Die Regierung prüft den Verwendungsnachweis stichprobenweise.
16.   Sicherung des Wertausgleichsanspruches 
16.1  
Der Wertausgleichsanspruch für die Aufwendungen des Staates für das Schulgrundstück und die Schulanlagen ist durch Eintragung einer Buchgrundschuld auf dem Schulgrundstück zu sichern. Dabei ist der Betrag zugrunde zu legen, der für den beantragten Kostenersatz festgesetzt wurde.
16.2  
Die Buchgrundschuld ist grundsätzlich an erster Rangstelle einzutragen. Werden auf einem Grundstück neben der Schule noch andere Einrichtungen errichtet (Heim, überbetriebliche Ausbildungsstätte), ist für die Schule nach Möglichkeit ein selbständiges Grundstück im Sinne des Grundbuchrechtes zu bilden.
16.3  
Kostenersatz wird nach erfolgter Eintragung der Buchgrundschuld in das Grundbuch geleistet. Nimmt diese Eintragung aus einem vom Schulträger nicht zu vertretenen Grund längere Zeit in Anspruch, so kann Kostenersatz auch bei Vorlage einer Notarbestätigung, dass eine unwiderrufliche Eintragungsbewilligung beantragt ist und unerledigte vorrangige Eintragungsanträge nicht vorliegen, geleistet werden.
16.4  
Ist der Schulträger nicht Eigentümer des Schulgrundstückes, so muss er auch die Bewilligung des Grundstückseigentümers zur Eintragung der Grundschuld beibringen. Steht dem Schulträger nicht das Eigentum, sondern ein Erbbaurecht an dem Schulgrundstück zu, so kann der Wertausgleichsanspruch auch an dem Erbbaurecht gesichert werden.
16.5  
In besonderen Fällen kann der Wertausgleichsanspruch auch durch die Übernahme einer selbstschuldnerischen Bürgschaft durch einen geeigneten Bürgen gesichert werden, wenn der Bürge sich bereit erklärt, Zahlung auf erste Anforderung zu leisten. Kommunale Körperschaften kommen für die Übernahme einer Bürgschaft entsprechend den kommunalen Wirtschaftsbestimmungen in der Regel nicht in Betracht.
16.6  
Bei Ersatzleistungen des Staates unter 50 000 DM kann von einer Sicherung des Wertausgleichsanspruches abgesehen werden.
16.7  
Die Kosten der Eintragung der Buchgrundschuld werden als notwendiger Schulaufwand ersetzt. Gemäß § 11 KostO entfällt die Zahlung von Gerichtsgebühren, wenn der Antrag auf Eintragung der Grundschuld von der Regierung gestellt wird, was nach § 13 Abs. 2 GBO möglich ist.
16.8  
Der Wertausgleichsanspruch entsteht, wenn die Schulanlage nicht mehr entsprechend ihrer Zweckbestimmung genutzt wird. Die Höhe des Wertausgleichsanspruchs richtet sich nach dem Verkehrswert der Schulanlage zum Zeitpunkt der Nutzungsänderung.
17.   Wertausgleich für Ausstattungsgegenstände 
Für Ausstattungsgegenstände, deren Kosten vom Freistaat Bayern ersetzt worden sind und die nicht mehr den Zwecken der Schule dienen, ist ein Wertausgleich in Höhe des Zeitwertes der Ausstattungsgegenstände zu leisten.
18.   Prüfungsrecht des Bayerischen Obersten Rechnungshofs 
Der Bayerische Oberste Rechnungshof ist berechtigt, die Verwendung der Mittel an Ort und Stelle nachzuprüfen oder sich die einschlägigen Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen zur Prüfung vorlegen zu lassen.