System- und Anwenderbetreuung an Schulen
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System- und Anwenderbetreuung an Schulen
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus
vom 20. Mai 2025, Az. I.7-BO1350/199/29
(BayMBl. Nr. 244)
Zitiervorschlag: Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über die System- und Anwenderbetreuung an Schulen vom 20. Mai 2025 (BayMBl. Nr. 244) 

1Die Digitalisierung und Medialisierung haben sämtliche Lebens- und Arbeitsbereiche und damit den Bildungs- und Erziehungsauftrag sowie das pädagogische Aufgabenspektrum der Schule nachhaltig verändert. 2Der deutliche infrastrukturelle Ausbau, technische Weiterentwicklungen sowie gestiegene funktionale und pädagogische Anforderungen machen eine flexibel nutzbare, zuverlässig verfügbare und professionell administrierte IT-Landschaft an den Schulen sowie eine pädagogisch fundierte Begleitung der schulischen Nutzerinnen und Nutzer unverzichtbar.
3Diese Bekanntmachung konkretisiert das Aufgabenspektrum der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung in ihrer Gelenkstellenfunktion zu weiteren inner- und außerschulischen Akteuren und beschreibt Qualifizierungs- und Unterstützungsmaßnahmen für die Lehrkraft bzw. die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung.
4Für die staatlichen Schulen werden die folgenden Richtlinien erlassen. 5Schulen in kommunaler oder privater Trägerschaft wird empfohlen, entsprechend zu verfahren.
1.   Arbeitsumfeld, Umsetzung und Organisation der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung 
1Für die Aufgaben der schulseitigen Betreuung der digitalen Bildungsinfrastruktur und schulischen Anwenderinnen und Anwender wird eine pädagogische Systembetreuerin oder ein pädagogischer Systembetreuer bestellt, die bzw. der abhängig von den Voraussetzungen und Ressourcen an der jeweiligen Schule von weiteren Lehrkräften unterstützt werden soll (pädagogische System- und Anwenderbetreuung). 2Sofern die pädagogische System- und Anwenderbetreuung mehrere Lehrkräfte umfasst und diese sodann in einem Team pädagogische IT-Dienste zusammenarbeiten, steuert die pädagogische Systembetreuerin oder der pädagogische Systembetreuer das Team pädagogische IT-Dienste fachlich und übernimmt die interne Organisation und Koordination der Aufgabenumsetzung in Abstimmung mit der Schulleitung.
3Die Verwaltung der Anwendungen der BayernCloud Schule (ByCS) und die damit verbundene fachlich-pädagogische Betreuung der Nutzerinnen und Nutzer durch die dafür bestellte ByCS‑Administration sind regelmäßig Teil der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung.
2.   Aufgaben der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung 
1Die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung betreuen die Nutzerinnen und Nutzer sowie die IT-Systeme im Sinne der technischen Infrastruktur und der schulisch genutzten Anwendungen aus fachlicher und pädagogischer Perspektive im aufgabenbezogenen Zusammenwirken mit anderen schulischen Verantwortungsträgern und Gremien. 2Unter dem Primat der Pädagogik bei der Digitalisierung nehmen sie vorrangig organisatorisch‑koordinierende und pädagogisch-didaktische Aufgaben und lediglich in vertretbarem Rahmen technisch-unterstützende Aufgaben im First-Level-Support wahr. 3Ihre Aufgaben sind von der technischen IT-Administration durch den Schulaufwandsträger, insbesondere im Second- und Third-Level-Support, eindeutig abgegrenzt.
4Nachfolgende schulartübergreifende Tätigkeitsfelder beschreiben das volle Aufgabenspektrum der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung, innerhalb dessen die Schulleiterin oder der Schulleiter im Rahmen der verfügbaren personellen Ressourcen über die schulspezifisch erforderliche Aufgabenwahrnehmung entscheidet. 5Art und Umfang der Erfüllung der Teilaufgaben richten sich nach den IT-Infrastrukturen sowie Anforderungen und Organisationsstrukturen vor Ort und lassen schulart- sowie schulspezifische Schwerpunktsetzungen zu. 6Mit Blick auf die Erfüllung des Auftrags der Schule und die ordnungsgemäße Erteilung des Unterrichts achtet die Schulleiterin oder der Schulleiter auf eine möglichst gleichmäßige Belastung der Lehrkräfte. 
2.1   Stellung und Aufgaben im organisatorisch-koordinierenden Bereich 
1Kern des organisatorisch-koordinierenden Aufgabenbereichs der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung ist die Sicherstellung einer effizienten und effektiven Nutzung der digitalen Bildungsinfrastruktur an der Schule.
2Dies umfasst folgende organisatorisch-koordinierende Teilaufgaben:
–  Anlaufstelle zur anlassbezogenen Beratung und Unterstützung für die Schulleitung und weitere Gremien wie Medienkonzeptteam, Datenschutzbeauftragter, Schulentwicklungsteam, Elternbeirat, Abteilungen und Fachschaften ohne Übergang der jeweiligen Aufgabenverantwortung, ggf. unter Nutzung von weiteren Beratungs- und Unterstützungssystemen;	
 
–  Information der Schulleitung über relevante Sachverhalte des Zuständigkeitsbereichs sowie Unterstützung der Schulleitung bei der Erstellung von Regelungen bzw. technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten, zur Nutzung der schulischen IT-Infrastrukturen und zum Einsatz privater Geräte (z. B. Nutzungsordnung), insbesondere zur Sicherstellung der datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenarbeit mit dem oder der Datenschutzbeauftragten und ggf. den Auftragsverarbeitern der Schule gemäß den einschlägigen Bekanntmachungen des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus (Staatsministerium);	
 
–  Erstellung von funktionalen Anforderungsbeschreibungen und Zusammenarbeit mit der IT‑Administration bzw. dem Schulaufwandsträger bei der technischen Spezifikation von IT‑Systemen als Grundlage für die Beschaffungsprozesse durch den Schulaufwandsträger;	
 
–  Bedarfsermittlung und Mitwirkung bei der Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung von pädagogischen Anwendungen, Verwaltungssoftware sowie digitalen Werkzeugen und Diensten;	
 
–  Organisation und Verwaltung der Zugänge zu schulisch betreuten IT-Ressourcen und IT‑Diensten, z. B. zu Cloudanwendungen wie der ByCS durch die ByCS-Administration;	
 
–  Kenntnis und anlassbezogene Einbindung externer Unterstützungsangebote, z. B. Beratung digitale Bildung in Bayern, Schulentwicklungsangebote, zentrale IT-Beratung;	
 
–  Etablierung von schulinternen Unterstützungsstrukturen für die Nutzung der IT-Systeme, z. B. Einarbeitungskonzepte in neue Technologien und Anwendungen, Gestaltung eines Onboarding-Prozesses für schulische Nutzerinnen und Nutzer, Anleitungen;	
 
–  Weitergabe von relevanten Informationen über Neuerungen oder Veränderungen in der schulischen IT-Infrastruktur sowie vorliegenden wesentlichen IT-fachlichen Veröffentlichungen an die schulischen Nutzerinnen und Nutzer.	
 
2.2   Stellung und Aufgaben im pädagogisch-didaktischen Bereich 
1Kern des pädagogisch-didaktischen Aufgabenbereichs der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung ist die fachliche, didaktische und pädagogische Beratung der schulischen Nutzerinnen und Nutzer bei der Verwendung der schulischen IT-Infrastruktur.
2Dies umfasst folgende pädagogisch-didaktische Teilaufgaben: 
–  Beratung bei der Nutzung von digitalen Bildungsmedien, pädagogischen Anwendungen und Werkzeugen zur digitalen Kommunikation und Kooperation;	
 
–  Schnittstelle für Lehrkräfte und fachliche Gremien beim Einsatz moderner Technologien zur Gestaltung lernförderlicher digitaler und digital gestützter Lehr-Lernszenarien und deren Integration in die Unterrichtsgestaltung sowie bei der systematischen Erschließung digitaler Lehr-Lernumgebungen unter Wahrung der fachlichen Verantwortung der Lehrkräfte;	
 
–  Bindeglied für Fachschaften, Fachabteilungen bzw. -gruppen und ggf. weiteren schulischen Gruppen in der digitalen Schul- und Unterrichtsentwicklung sowie in allgemeinen medienpädagogischen und mediendidaktischen Fragen, ggf. unter Nutzung der Angebote der Beratung digitale Bildung; 	
 
–  Kenntnis der verschiedenen Ebenen der Lehrerfortbildung im Bereich der Digitalen Bildung und Beratung der anderen Lehrkräfte über Fortbildungsmöglichkeiten; 	
 
–  Organisation von und Mitwirkung an schulinternen Fortbildungen zu digitalisierungsbezogenen Themen, z. B. Einsatz der schulischen IT-Systeme, Medienerziehung, digitale und digital gestützte Lehr-Lernszenarien, ggf. unter Einbindung externer Referentenangebote.	
 
2.3   Stellung und Aufgaben im technisch-unterstützenden Bereich 
1Kern des technisch-unterstützenden Aufgabenbereichs der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung sind Aufgaben im First-Level-Support wie einfache Administrationsmaßnahmen, Benutzersupport und Mitwirkung in der Störungsbeseitigung.
2Dies umfasst folgende technisch-unterstützende Teilaufgaben:
–  Mitwirkung bei der Integration von schuleigenen und ggf. von privaten Endgeräten in die schulische IT-Infrastruktur im Zusammenwirken mit der technischen IT-Administration des Schulaufwandsträgers; 	
 
–  Aufbau und Bereitstellung von Informationsmaterial als Grundlage für eine nutzerbasierte Problemlösung, z. B. Nutzungsanleitungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Fehlerfall;	
 
–  Anlaufstelle für schulische Nutzerinnen und Nutzer bei technischen Fragen und Problemen in der IT-Infrastruktur und Koordinierung einer Störungsbeseitigung;	
 
–  Erstellung und Weiterleitung einer qualifizierten Fehlerberichterstattung an die technische IT‑Administration, Verfolgung des Bearbeitungsstands und Information des Kollegiums, z. B. durch Nutzung des ByCS-Supports und weiterer Supportstrukturen des Schulaufwandsträgers;	
 
–  Lösung von geringfügigen technischen Störungen, soweit dies mit einfachen Mitteln möglich ist.	
 
2.4   Technische IT-Administration 
1Die technische IT-Administration durch die Schulaufwandsträger sorgt für eine hohe Zuverlässigkeit und möglichst störungsfreie Verfügbarkeit der digitalen Bildungsinfrastruktur, die für einen pädagogisch begründeten und rechtssicheren Einsatz in Unterricht und Verwaltung von zentraler Bedeutung sind. 2Die Schulaufwandsträger stellen dies insbesondere über angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren oder über Wartungsverträge mit externen Dienstleistern sicher. 3Gemäß den schulfinanzierungsrechtlichen Regelungen unterstützt der Staat die Schulaufwandsträger bei der Finanzierung der technischen Wartung und Pflege der schulischen digitalen Infrastruktur durch staatliche Zuweisungen beim Aufbau von Strukturen für die professionelle Administration und technische Wartung auf der Grundlage von Erhebungen der angefallenen notwendigen Ist-Kosten. 4Die von der Finanzierungsregelung erfassten Kostengruppen und Tätigkeitsfelder grenzen die Aufgaben der technischen IT-Administration von den Aufgaben der Lehrkräfte in der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung grundsätzlich ab. 5Die Lehrkräfte sollen unter Beachtung von Satz 4 keine über Nr. 2.3 hinausreichenden technischen Aufgaben wahrnehmen.
3.   Qualifizierungs- und Unterstützungsmaßnahmen für die pädagogische System- und Anwenderbetreuung 
3.1   Schulinterne Maßnahmen 
1Die Schulleitung und der Schulaufwandsträger stellen den Lehrkräften der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen zur Verfügung. 2Die Schulleitung trägt im Rahmen einer gleichmäßigen Aufgabenverteilung dafür Sorge, dass die besonderen Aufgaben der Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung bei der Zuteilung der an der Schule insgesamt anfallenden Aufgaben nach den in § 27 Abs. 1 der Lehrerdienstordnung (LDO) niedergelegten Grundsätzen angemessen berücksichtigt werden, insbesondere zu den außerunterrichtlichen Aufgaben (vgl. insbesondere Verpflichtungen der Lehrkräfte gemäß §§ 4, 5, 6 und 9b LDO). 
3.2   Basisqualifizierung 
1Damit die Aufgaben in der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung qualitätsvoll erfüllt werden können, ist eine Basisqualifizierung über zentrale und regionale Qualifizierungsmaßnahmen der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) und der regionalen Lehrerfortbildung wie die Fortbildungsinitiative SCHULNETZ erforderlich. 2Die entsprechende Teilnahme wird von den Lehrkräften der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung im jeweiligen Aufgabenbereich je nach individuellem Bedarf im Zuge der Aufgabenübernahme erwartet. 3Die Schulleitung trägt unter Berücksichtigung der schulischen Fortbildungsplanung dafür Sorge, dass die jeweils erforderlichen Fortbildungen absolviert werden können. 
3.3   Aufgabenbegleitende Fortbildungsangebote 
1Die dynamischen Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung sowie der IT-Infrastrukturen erfordern für die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung im Sinne des aufgabenbegleitenden Lernens eine anlass- und bedarfsbezogene Fortbildung, die gemäß § 9a Abs. 2 LDO insbesondere die Teilnahme an dienstlichen Fortbildungsveranstaltungen notwendig machen. 2Dazu sollen im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten sowie der jeweils aufgabenbezogenen Relevanz zentrale, regionale, lokale und schulinterne Fortbildungsangebote in Form von Präsenz- und Onlineformaten genutzt werden, wobei insbesondere die Kurse und Unterstützungsmaterialien der Fortbildungsinitiative SCHULNETZ in Betracht kommen, die aktuelle Themen zum schulischen IT-Einsatz und relevante technische und pädagogisch‑didaktische Weiterentwicklungen und Veränderungen aufgreifen.
3.4   Beratungs- und Unterstützungssysteme 
1Den Lehrkräften der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung steht zur Erfüllung ihrer Aufgaben ein umfangreiches Beratungs- und Unterstützungsangebot zur Verfügung. 2Die Beratung digitale Bildung in Bayern und die Schulentwicklungsmoderatorinnen und -moderatoren begleiten die Schulen im Prozess der digitalen Transformation und unterstützen in thematischer Ergänzung die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung in den ihnen zugewiesenen Aufgaben beim digitalen Change-Management. 3Diverse Kommunikations- und Kooperationskanäle, z. B. der ByCS, ermöglichen einen themenspezifischen Austausch und die schulübergreifende Vernetzung über kollegiale Fachgruppen und Foren. 4Über das „Votum – Empfehlungen zur IT-Ausstattung von Schulen“ des Beraterkreises zur IT-Ausstattung von Schulen des Staatsministeriums erhalten die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung an pädagogischen Erfordernissen orientierte Ausstattungsempfehlungen und technische Spezifikationen als Grundlage für ihre Mitwirkung an der Weiterentwicklung der schulischen IT-Infrastruktur. 5In der Aufgabe der Unterstützung und schulinternen Fortbildung der Kolleginnen und Kollegen werden die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung von Netzwerken erfahrener Referentinnen und Referenten mit jeweils spezifischer Expertise unterstützt, die Veranstaltungen in einzelnen Themenfeldern der Digitalen Bildung auf lokaler und regionaler, insbesondere aber auf schulinterner Ebene durchführen.
6Auf den Internetseiten des Staatsministeriums, des Staatsinstituts für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB) und der ALP sowie über die Unterstützungsmaterialen zur ByCS steht ein umfangreiches, fortlaufend aktualisiertes Informationsangebot zu unterschiedlichen Themenfeldern rund um die Digitale Bildung zur Verfügung.
3.5   Dienstrechtliche Hinweise 
1Gemäß der Unterrichtspflichtzeitverordnung (BayUPZV) vom 11. September 2018 (GVBl. S. 724, BayRS 2030-2-20-3-K) in Verbindung mit den Bekanntmachungen über Stundenermäßigungen und Anrechnungsstunden der Lehrkräfte der verschiedenen Schularten sowie den jeweils aktuellen Regelungen über die Planung von Unterricht und weiteren Aufgaben der Schulen und über die Zuteilung personeller Ressourcen der verschiedenen Schularten können den Lehrkräften der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung in diesem Rahmen für die Wahrnehmung ihrer dabei anfallenden außerunterrichtlichen Aufgaben Anrechnungsstunden gewährt werden. 2Die schulartspezifischen Regelungen können Mindestanzahlen an Anrechnungsstunden für die pädagogische System- und Anwenderbetreuung vorsehen, die im Rahmen des verfügbaren Gesamtkontingents der Schule gegebenenfalls anlassbezogen überschritten werden können, insbesondere im Fall der Begleitung einer umfassenden Neu- oder Umstrukturierung der schulischen IT-Infrastruktur, eines erhöhten Aufgabenanfalls bei der Fortbildung der Lehrkräfte, der besonders betreuungsintensiven Begleitung von schulischen Nutzerinnen und Nutzern oder der Wahrnehmung zusätzlicher Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vorbereitungsdienst. 3Die verfügbaren Anrechnungsstunden werden aufgabengerecht von der dafür zuständigen Stelle auf die Lehrkräfte der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung verteilt. 4Die Zugehörigkeit zum Team pädagogische IT-Dienste selbst begründet keinen Anspruch auf Gewährung von Anrechnungsstunden. 
5Je nach schulartspezifischen Regelungen können die Aufgaben der pädagogischen Systembetreuerin bzw. des pädagogischen Systembetreuers eine Funktionstätigkeit darstellen, die eine Voraussetzung für eine Beförderung in ein höheres Amt gemäß den schulartbezogenen Beförderungsrichtlinien ist. 6Die Tätigkeit in der pädagogischen System- und Anwenderbetreuung wird abhängig von der Übertragung einer beförderungswirksamen Funktion im Sinne des schulartspezifischen Funktionenkatalogs beim Beurteilungsmerkmal „Wahrnehmung von übertragenen schulischen Funktionen“ oder „Sonstige dienstliche Tätigkeiten“ nach Maßgabe der aktuellen Richtlinien für die dienstliche Beurteilung und die Leistungsfeststellung der staatlichen Lehrkräfte an Schulen in Bayern gewürdigt.
4.   Inkrafttreten, Außerkrafttreten 
1Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2025 in Kraft und mit Ablauf des 31. Dezember 2029 außer Kraft. 2Mit Ablauf des 31. Dezember 2024 tritt die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über die Systembetreuung an den Schulen vom 17. März 2000 (KWMBl. I S. 86) außer Kraft.
 
Martin Wunsch
Ministerialdirektor