7. Fiktive Fortschreibung der Beurteilung (Art. 17a Abs. 1 bis 3 LlbG)
7.   Fiktive Fortschreibung der Beurteilung (Art. 17a Abs. 1 bis 3 LlbG) 
7.1   Anwendungsbereich 
1Bei Beamten und Beamtinnen, die im gesamten Beurteilungszeitraum wegen Elternzeit oder familienpolitischer Beurlaubung (Art. 89 BayBG) weniger als sechs Monate zusammenhängend Dienst geleistet haben, soll die letzte periodische Beurteilung fiktiv fortgeschrieben werden (Art. 17a Abs. 1 LlbG). 2Bei Beamten und Beamtinnen, die wegen einer Mitgliedschaft im Personalrat, als Gleichstellungsbeauftragter oder Gleichstellungsbeauftragte oder als Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen vollständig von ihrer dienstlichen Tätigkeit freigestellt waren und deshalb im gesamten Beurteilungszeitraum weniger als sechs Monate zusammenhängend Dienst geleistet haben, ist die letzte periodische Beurteilung fiktiv fortzuschreiben (Art. 17a Abs. 2 LlbG). 3Die fiktive Fortschreibung erfolgt nicht und die periodische Beurteilung ist nur gemäß Nr. 2.3.3 Satz 1 Nr. 6 nachzuholen, wenn der betroffene Beamte oder die betroffene Beamtin spätestens zum Beurteilungsstichtag den Dienst wieder aufgenommen hat.
7.2   Verfahren bei der fiktiven Fortschreibung 
7.2.1   Grundlage 
1Grundlage einer fiktiven Fortschreibung ist die letzte periodische Beurteilung des betroffenen Beamten oder der betroffenen Beamtin. 2Die Fortschreibung entfällt daher in Fällen, in denen noch keine periodische Beurteilung vorliegt.
7.2.2   Zeitpunkt 
Die periodische Beurteilung ist jeweils nach Ablauf des Beurteilungszeitraums der regulären periodischen Beurteilung von der jeweiligen Ernennungsbehörde fortzuschreiben, sobald die aktuellen periodischen Beurteilungen der Beamten und Beamtinnen der Vergleichsgruppe (Nr. 7.2.4) eröffnet bzw. nach Überprüfung genehmigt sind.
7.2.3   Umfang 
1Die letzte periodische Beurteilung ist hinsichtlich aller Teile (Einzelkriterien, Gesamturteil, Verwendungseignung, Eignung für die modulare Qualifizierung und Ausbildungsqualifizierung, Feststellungen zu Art. 30 und 66 BayBesG) fortzuschreiben. 2Hierzu ist zunächst eine Vergleichsgruppe zu bilden (Nr. 7.2.4). 3Die fiktive Fortschreibung der einzelnen Teile der Beurteilung (Nr. 7.2.5) orientiert sich maßgeblich an den in dieser Vergleichsgruppe bei der nächsten Beurteilungsrunde tatsächlich erreichten Gesamturteilen und Feststellungen.
7.2.4   Bildung der Vergleichsgruppe 
7.2.4.1  
1Die Vergleichsgruppe setzt sich – auch bei mehrfach hintereinander erfolgenden fiktiven Fortschreibungen – zusammen aus den Beamten und Beamtinnen, die zum Zeitpunkt der letzten periodischen Beurteilung des betroffenen Beamten oder der betroffenen Beamtin in derselben Besoldungsgruppe, derselben Fachlaufbahn und im selben fachlichen Schwerpunkt dasselbe Gesamturteil wie der betroffene Beamte oder die betroffene Beamtin erreicht haben. 2Nicht in die Vergleichsgruppe einbezogen werden Beamte und Beamtinnen, die zum jeweiligen Beurteilungsstichtag ebenfalls nicht periodisch beurteilt werden. 3Wurde der betroffene Beamte bzw. die betroffene Beamtin nach seiner oder ihrer letzten periodischen Beurteilung befördert, so ist die Vergleichsgruppe (Sätze 1 und 2) auf diejenigen Beamten und Beamtinnen zu beschränken, die im entsprechenden Beurteilungszeitraum ebenfalls befördert wurden.
7.2.4.2  
1Die Vergleichsgruppe soll mindestens fünf Beamte und Beamtinnen umfassen. 2Umfasst die nach Nr. 7.2.4.1 gebildete Gruppe nicht mindestens fünf Beamte und Beamtinnen, werden in jeweils gleicher Zahl auch Beamte und Beamtinnen einbezogen, die ein um einen Punkt besseres oder um einen Punkt schlechteres Gesamturteil erreicht haben. 3Umfasst die nach Nr. 7.2.4.1 gebildete Gruppe mehr als 30 Personen, kann die Gruppe eingeschränkt werden auf die Beamten und Beamtinnen, die auch hinsichtlich der wesentlichen Beurteilungskriterien und der Vorbeurteilung mit dem betroffenen Beamten oder der betroffenen Beamtin vergleichbar sind.
7.2.4.3  
1Ist eine Beurteilung mehrfach hintereinander fiktiv fortzuschreiben, so ist stets auf die Entwicklung der ursprünglich gebildeten Vergleichsgruppe (Nrn. 7.2.4.1 und 7.2.4.2) abzustellen. 2Soweit die nach den Nrn. 7.2.4.1 und 7.2.4.2 gebildete Vergleichsgruppe nach der ersten fiktiven Fortschreibung die Mindestgröße von fünf Beamten und Beamtinnen unterschreitet (z.B. aufgrund von Beförderungen), ist sie sachgerecht zu vergrößern. 3Dies erfolgt durch Vergrößerung der ursprünglichen Vergleichsgruppe um Beamte und Beamtinnen gemäß den Nrn. 7.2.4.1 und 7.2.4.2 oder, falls dies nicht möglich ist, durch Vergrößerung um Beamte und Beamtinnen, die zum Zeitpunkt des Unterschreitens mit dem betroffenen Beamten oder der betroffenen Beamtin nach Besoldungsgruppe, Qualifikationsebene, Fachlaufbahn und fachlichem Schwerpunkt vergleichbar sind.
7.2.5   Fortschreibung der einzelnen Teile der Beurteilung 
7.2.5.1  
Das Gesamturteil der fortzuschreibenden Beurteilung errechnet sich aus dem kaufmännisch auf eine ganze Zahl gerundeten Durchschnittswert (arithmetisches Mittel) der Gesamturteile der Vergleichsgruppe (Nr. 7.2.2).
7.2.5.2  
1Die Bewertung der wesentlichen Beurteilungskriterien erfolgt unter Berücksichtigung des errechneten Nachkommawerts des Durchschnittswerts der Gesamturteile. 2Dabei ist nach folgendem, am Beispiel „Gesamturteil 12 Punkte“ und fünf wesentlichen Beurteilungskriterien dargestellten Modell zu verfahren:
arithmetisches Mittel	wesentliche Beurteilungskriterien	
12,49 – 12,30	2 x 13 und 3 x 12, insg. 62 Punkte	
12,29 – 12,10	1 x 13 und 4 x 12, insg. 61 Punkte	
12,09 – 11,90 	5 x 12, insg. 60 Punkte	
11,89 – 11,70	4 x 12 und 1 x 11, insg. 59 Punkte	
11,69 – 11,50	3 x 12 und 2 x 11, insg. 58 Punkte	
7.2.5.3  
Die übrigen Einzelmerkmale werden dem Wert des Gesamturteils entsprechend festgelegt (z.B. bedeuten 12 Punkte im Gesamturteil 12 Punkte in allen übrigen Einzelmerkmalen).
7.2.5.4  
1Die Vergabe eines Eignungsvermerks für die Ausbildungs- oder modulare Qualifizierung ist möglich, wenn der betroffene Beamte oder die betroffene Beamtin in einer Rangfolgeliste vor einem Beamten oder einer Beamtin liegt, der oder die einen Eignungsvermerk erhalten hat. 2In den Fällen von modularer Qualifizierung für die vierte Qualifikationsebene ist eine Abstimmung mit dem Staatsministerium erforderlich.
7.2.6   Dokumentation, Bekanntgabe 
1Die Vorgehensschritte und das Ergebnis der fiktiven Fortschreibung sind jeweils schriftlich zu dokumentieren. 2Sie sind mit den anonymisierten Beurteilungsdaten der Vergleichsgruppe dem betroffenen Beamten oder der betroffenen Beamtin in einem Schreiben bekannt zu geben und zum jeweiligen Personalakt zu nehmen.
7.3   Sonderfälle 
In Fällen, die von den vorstehenden Regelungen nicht erfasst sind (z.B. Beurteilung nach modularer Qualifizierung oder keine ausreichend große Vergleichsgruppe) oder die im Einzelfall eine besondere Härte darstellen würden (z.B. weit überdurchschnittliche Leistungsentwicklung vor der Elternzeit, Beurlaubung oder Freistellung, die nicht bereits bei der Bildung der Vergleichsgruppe berücksichtigt werden konnte), sind zur Sicherung des Benachteiligungsverbots jeweils Einzelfalllösungen in Abstimmung mit dem Staatsministerium zu finden.