Dienstvereinbarung über die Einführung, Anwendung und erhebliche Änderungen des Justizverwaltungsportals im Bayerischen Staatsministerium der Justiz sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften in dessen Geschäftsbereich
2003.4-J

Dienstvereinbarung über die Einführung, Anwendung und erhebliche Änderungen des Justizverwaltungsportals im Bayerischen Staatsministerium der Justiz sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften in dessen Geschäftsbereich
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz
vom 12. Mai 2005, Az. 1510 a - III - 4322/04
(JMBl. S. 55)

2003.4-J
 
 
Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Interessen und Belange der Beschäftigten schließen das Bayerische Staatsministerium der Justiz und der in seinem Zuständigkeitsbereich gebildete Hauptpersonalrat, Hauptrichterrat sowie Hauptstaatsanwaltsrat (im Folgenden: Hauptpersonalvertretungen) gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 und Art. 76 Abs. 2 Nr. 5 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit folgende Dienstvereinbarung:
 
 
1.   Gegenstand und Geltungsbereich 
 
1.1  
Die Dienstvereinbarung bezieht sich auf die Einführung und Anwendung sowie auf erhebliche Änderungen des Justizverwaltungsportals im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz, soweit darin personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und / oder verarbeitet werden. 
 
 
2.   Verfahrenszweck 
Die im Justizverwaltungsportal zusammengefassten DV-Programme unterstützen als organisatorisches Hilfsmittel die Mitarbeiter der Gerichts- und Justizverwaltung bei der Bearbeitung der anfallenden Aufgaben. Daneben dienen sie dem Erstellen statistischer Auswertungen für besondere Informationsaufgaben. 
 
 
3. Datensatz und Datenaustausch 
3.1 
Soweit personenbezogene Daten erfasst werden, werden als Grundlage die Daten der Personalakten herangezogen. 
3.2 
Personaldaten dürfen nur für Zwecke der Personalbewirtschaftung, Personalbedarfsberechnung sowie der Berechnung der Gerichtsvollzieherentschädigung erfasst und verarbeitet werden.
3.3 
Die für die Erfassung, Speicherung und Auswertung zulässigen Personaldaten sind in der jeweils gültigen Fassung der als Anlage1 beigefügten Verfahrensbeschreibung für das Justizverwaltungsportal zur datenschutzrechtlichen Freigabe nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) abschließend aufgeführt.
3.4 
Datenübermittlung an Behörden und Stellen außerhalb der Justiz findet nicht statt.

1 [Amtl. Anm.:] Von der Veröffentlichung der Anlagen wurde abgesehen. 
4.   Zugriffberechtigung und Datenauswertung 
 
4.1  
Die Personaldaten werden auf einem Zentralrechner (Server) gespeichert; der Zugriff erfolgt über das Justiznetz. Dabei ist technisch sichergestellt, dass jede Behörde nur auf die personenbezogenen Daten Zugriff hat, für deren Verwaltung oder Bewirtschaftung sie zuständig ist.
 
4.2  
Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht erhalten die Behördenleiter und Personalreferenten für die Behörden und Bediensteten ihres Zuständigkeitsbereichs. 
 
4.3  
Der Behördenleiter bestimmt, welche Mitarbeiter seiner Behörde im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf die im Justizverwaltungsportal gespeicherten Personaldaten erhalten. Zur Festlegung der Zugriffsrechte werden die örtlichen Personalvertretungen und die zuständigen Stufenvertretungen angehört.
 
4.4  
Die technischen Möglichkeiten der DV-Verfahren des Justizverwaltungsportals zur Auswertung der Datenstrukturen dürfen von den hierzu befugten Benutzern nur im Rahmen der Erforderlichkeit zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben angewendet werden.
 
 
5.   Schutz der Rechte der Beschäftigten 
 
5.1  
Einführung und Nutzung des Justizverwaltungsportals dürfen schutzwürdige Belange der Beschäftigten nicht beeinträchtigen. Dem Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung wird Rechnung getragen, indem jede Verwendung der erfassten Daten über die in Nr. 2 genannten Zwecke hinaus ausgeschlossen ist. Schutzrechte nach dem Bayerischen Datenschutzgesetz und anderen Rechtsvorschriften bleiben unberührt. 
 
5.2  
Die personenbezogenen Daten im Justizverwaltungsportal dienen ausschließlich der Personalbewirtschaftung, Personalbedarfsberechnung und Berechnung der Gerichtsvollzieherentschädigung. Die Löschung erfolgt, wenn die Speicherung für diese Zwecke nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber fünf Jahren nach dem Abschluss des Personalakts des Beschäftigten (Art. 100g Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis 3 BayBG). 
 
 
6.   Rechte der Personalvertretungen 
 
6.1  
Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit das Recht auf Auskunft und Information in allen das System betreffenden Fragen, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben nach Art. 75a Abs. 1 und Art. 76 Abs. 2 Nr. 5 BayPVG erforderlich ist. Hiervon unberührt bleiben entsprechende Rechte der Personalvertretungen bei den Anwendungsbehörden in deren Zuständigkeitsbereich.
 
6.2  
Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle das Justizverwaltungsportal betreffende Unterlagen.
 
6.3  
Im Übrigen sind den Hauptpersonalvertretungen die mit dem Verwaltungsportal gewonnenen Auswertungen zur Verfügung zu stellen, soweit dies für die Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist (Art. 69 Abs. 2 Satz 2 BayPVG).
 
 
7.   Weiterentwicklung des Verfahrens 
Die Hauptpersonalvertretungen werden bei Verfahrensneuentwicklungen und erheblichen Verfahrensweiterentwicklungen sowie geplanten neuen Auswertungen und Datenübermittlungen rechtzeitig, spätestens bei Vorlage des Pflichtenheftes oder eines Fachfeinkonzepts, beteiligt. Die Dienstvereinbarung ist gegebenenfalls entsprechend anzupassen.
 
 
8. In-Kraft-Treten, Laufzeit, Außer-Kraft-Treten 
8.1 
Die Dienstvereinbarung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. In diesem Fall werden unverzüglich Verhandlungen zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung aufgenommen. 
8.2 
Nach Außer-Kraft-Treten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung, längstens ein Jahr, weiter.
München, den 12. Mai 2005 
Bayerisches Staatsministerium 
der Justiz
Klotz 
Ministerialdirektor	Hauptpersonalrat beim Bayerischen Staatsministerium der Justiz
Schmid 
Vorsitzender	
	Hauptrichterrat 
Herrler 
Vorsitzender 	
	Hauptstaatsanwaltsrat 
Stern 
Vorsitzender	
Anlagenverzeichnis zur Dienstvereinbarung: 1 
Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG für das Justizverwaltungsportal.

1 [Amtl. Anm.:] Von der Veröffentlichung der Anlagen wurde abgesehen.