Title: Bürgerservice
Author: beck-online.beck.de

BayVSA: 18. Verwaltung und Nachweis von Verschlusssachen
18.  Verwaltung und Nachweis von Verschlusssachen 
 
18.1
^1VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ in offenen Registraturen verwaltet werden. ^2Ein Einzelnachweis ist nicht erforderlich.
18.2
^1VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in VS-Registraturen mittels geeigneter Verfahren so zu verwalten, dass ihre Existenz, ihre Einstufung einschließlich der Einstufungsfrist, ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung nachvollziehbar sind (Nachweisführung). ^2Für Verschlusssachen ausländischer Staaten und über- oder zwischenstaatlicher Organisationen gelten zudem vorrangig die Regelungen nach Nr. 31.
18.3
^1Die Nachweisführung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen kann in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. ^2Sie muss Schutz vor unbemerkter Veränderung, Verlust und Verfälschung bieten. ^3Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen. ^4Verbindliche Muster für diese Nachweise sind der Anlage 6 zu entnehmen. ^5Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen. ^6Diese unterliegen als VS-IT im Sinne des Abschnitts 8 den dortigen Bestimmungen.
18.4
^1VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind entsprechend Nr. 18.3 Satz 3 bis 5 nachzuweisen. ^2Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums, zum Beispiel eine laufende Nummer.
18.5
^1VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen. ^2Der Zugriff auf das VS-Bestandsverzeichnis ist nur der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten, den besonders beauftragten Bediensteten und den VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren gestattet.
18.6
Bei Wechsel einer VS-Registratorin oder eines VS-Registrators ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.
18.7
^1VS-Nachweise sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. ^2Für VS-Quittungsbücher beginnt die Frist mit der letzten Eintragung, für VS-Empfangsscheine, VS-Begleitzettel, VS-Übergabeprotokolle und VS-Vernichtungsprotokolle mit der Ausstellung. ^3Für VS-Bestandsverzeichnisse beginnt die Frist, wenn alle in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen
a)  auf den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH herabgestuft,
 
b)  offengelegt oder
 
c)  vernichtet
 
worden sind. ^4Wenn in einem VS-Bestandsverzeichnis nur noch wenige Verschlusssachen nachgewiesen werden, können die Einträge unter Beibehaltung ihrer Tagebuchnummer in ein anderes VS-Bestandsverzeichnis übertragen werden und sind nur dort nachzuweisen. ^5In diesem Fall beginnt die Aufbewahrungsfrist für das abgeschlossene VS-Bestandsverzeichnis mit der Übertragung der Einträge. ^6Nach Ablauf der Frist sind VS-Nachweise zu vernichten. ^7In elektronisch geführten Nachweisen sind die Fristen auf jeden einzelnen Datensatz anzuwenden.
18.8
Weitere Hinweise zur Handhabung von Verschlusssachen sind der Anlage 4 zu entnehmen.