BaySchO: Anlage 1 Verarbeitungstätigkeiten
Anlage 1 (zu § 46) 
 Verarbeitungstätigkeiten
 
Abschnitt 1:
Schulverwaltung 
1.  Zweck der Verarbeitung 
 
1Die Datenverarbeitung dient der Erfüllung der schulorganisatorischen Aufgaben und Wahrnehmung sowie der Gestaltung der notwendigen Verwaltungsabläufe (z.B. bei der Anmeldung der Schülerinnen und Schüler, der Klassenbildung, der Erstellung der Abschlusszeugnisse, der Planung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte und der Organisation des Unterrichts, der Abwicklung des Schulwechsels und der Mehrarbeitsabrechnung).
2Neben den schulischen Verwaltungsprozessen wird auch der zur Schulaufsicht nötige Datentransfer zwischen der Schule und den jeweils zuständigen Stellen der Schulaufsicht (Schulämter, Regierungen, Ministerialbeauftragte, Staatsministerium für Unterricht und Kultus) unterstützt.
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  Lehrkräfte und nicht unterrichtendes Personal	
 
b)  Schülerinnen und Schüler	
 
c)  Erziehungsberechtigte und frühere Erziehungsberechtigte und frühere Erziehungsberechtigte volljähriger Schülerinnen und Schüler bis zur Vollendung des 21. Lebensjahres	
 
d)  externe Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer	
 
e)  Verwaltungspersonal	
 
f)  externes Betreuungspersonal	
 
g)  Ansprechpartner in Ausbildungsbetrieben	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals 
3.1.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Tag der Geburt	
 
e)  Geburtsort	
 
f)  Staatsangehörigkeit	
 
g)  Personenkennzahlen (Personalnummer aus VIVA, Personalverwaltungssysteme/Bezüge/nichtstaatlicher Dienstherr)	
 
h)  Technische Differenzierungsmerkmale	
 
i)  Zugang zum päd. Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz	
 
j)  Adressdaten	
 
k)  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
l)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.1.2  Angaben zur Behinderung 
 
a)  Behindertengruppe	
 
b)  Grad der Behinderung	
 
c)  Anrechnungsfaktor	
 
d)  Folgen der Behinderung (optional, wenn fachlicher Nachweis vorhanden)	
 
e)  Art des Nachweises	
 
f)  Ausstellende Behörde	
 
g)  Ausstellungsdatum	
 
h)  Geschäftszeichen	
 
i)  Enddatum des Ausweises	
 
j)  Ausstellende Behörde (zweite Behörde)	
 
k)  Ausstellungsdatum (zweite Behörde)	
 
3.1.3  Angaben zum Dienstverhältnis 
 
a)  Amts-/Dienstbezeichnung	
 
b)  Rechtsverhältnis	
 
c)  Beginn/Ende des Dienstverhältnisses	
 
d)  Besoldungs-/Entgeltgruppe	
 
e)  ggf. Lehramt	
 
f)  ggf. Unterrichtsgenehmigung (z.B. hinsichtlich Art und Ablauf)	
 
g)  ggf. Art des nicht unterrichtenden Personals	
 
h)  Arbeitgeber/Dienstherr	
 
i)  Stammschule	
 
j)  maximale Unterrichtspflichtzeit/Arbeitszeit	
 
k)  reduzierende Stunden	
 
l)  Mehrarbeit	
 
m)  Unterrichtsmehrung/-minderung (Art und Umfang)	
 
n)  Nebentätigkeitsstunden	
 
o)  Ermäßigung (Grund, Umfang, Dauer)	
 
p)  Teilzeit (Umfang, Grund)	
 
q)  Freistellung/Altersteilzeit	
 
r)  Beurlaubung	
 
s)  Abwesenheit	
 
t)  Längerfristiger Ausfall (Umfang; Grund)	
 
u)  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
v)  staatlich geförderte Wochenstunden	
 
w)  Sprechstundendaten	
 
x)  Postfach	
 
y)  Raum in der Schule	
 
z)  Einsatz als mobile Reserve	
 
3.1.4  Angaben zur Lehrbefähigung 
 
a)  Lehramt	
 
b)  abgelegte Prüfungen	
 
c)  Fächer der Lehrbefähigung	
 
d)  Unterrichtsgenehmigung	
 
3.1.5  Angaben zur Lehrerlaubnis 
 
a)  Lehramt	
 
b)  zugeordnete Schulart	
 
c)  kirchliche Lehrerlaubnis	
 
d)  Unterrichtsgenehmigung (Schulart, Fach, Begründung)	
 
3.1.6  Angaben zu unterrichteten Fächern 
 
a)  Stundenzahl	
 
b)  unterrichtete Fächer	
 
c)  Summe wissenschaftlicher/nichtwissenschaftlicher Unterricht	
 
3.1.7  Angaben zu Anrechnungsstunden (Daten zur Beschäftigung und zum Einsatz) 
 
a)  Art der Anrechnung	
 
b)  Stundenzahl	
 
c)  Funktion/Tätigkeit	
 
d)  Schule	
 
e)  Erläuterungen	
 
3.1.8  Angaben zum Einsatz an anderer Schule 
 
a)  Schule	
 
b)  Summe der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Stunden	
 
c)  Zuweisungsart	
 
3.1.9  Angaben zum Beschäftigungsverhältnis 
 
a)  Schule	
 
b)  Informationen zu Beschäftigungsart und -umfang	
 
c)  Zugang	
 
d)  Abgang	
 
e)  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
f)  Nebentätigkeit	
 
g)  Ausbildungsabschnitt bei Lehrkräften im Vorbereitungsdienst	
 
3.1.10  Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft nicht eingesetzt werden kann 
 
3.1.11  Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist 
 
3.1.12  Lehrerbezogene Stundenplandaten 
 
a)  Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen	
 
b)  Stundenplanvorgaben (z.B. Minimal- und Maximalzahl der Unterrichtsstunden pro Tag oder Woche, minimale und maximale Stundenzahl in der Mittagspause, Maximalzahl von Stunden hintereinander, Stundenpräferenzen, Halbtage oder Tage)	
 
c)  Raum und Zeit des Unterrichts	
 
d)  Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen	
 
e)  Kennzeichen für besonderen Einsatz (z.B. Teilnehmer, Fachbetreuer, 14-tägiger Wechsel)	
 
3.1.13  Lehrerbezogene Vertretungsplandaten 
 
a)  Präsenzstunden, nicht verfügbare Stunden	
 
b)  Dauer der Absenz, benötigte Zusatzstunden für Lehrkräfte	
 
c)  Absenzgrund (fester Schlüssel: dienstlich außer Haus, dienstlich im Haus, Klassenfahrt, Studienfahrt, Unterrichtsgang, Krankheit, Freistellung, Sonstiges)	
 
d)  Bemerkungen zur Vertretung	
 
3.1.14  Historie über gehaltene Vertretungsstunden 
 
a)  Anzahl	
 
b)  Art	
 
c)  Datum	
 
3.1.15  Angaben zum Arbeitszeitkonto 
 
a)  Haben	
 
b)  Soll	
 
3.1.16  Angaben zum Teilzeitantrag 
 
a)  Teilzeit (Grund)	
 
b)  Ermäßigungen	
 
3.1.17  Angaben zum Versetzungsantrag 
 
a)  Umfang	
 
b)  Unterrichtsfächer	
 
c)  Zielschule(n)	
 
d)  Art	
 
3.1.18  Angaben mit Bezug zur Erstellung von Zeugnissen 
 
a)  Zeugnisunterzeichner	
 
b)  Vorsitzende des Prüfungsausschusses zentraler Abschlussprüfungen	
 
3.1.19  Ausgeliehene Bücher zusammen mit Ausleihdatum und Rückgabedatum 
 
3.1.20
Angaben im Rahmen der Nutzung von Verwaltungsprogrammen 
3.1.20.1  Berechtigungen im Hinblick auf die Nutzung von Betriebsmitteln 
 
a)  Berechtigungen	
 
b)  Rollen	
 
c)  Begründung/Zweck	
 
3.1.20.2  Nutzungsbezogene Daten 
 
a)  Datum der letzten Passwortänderung	
 
b)  Datum der letzten Anmeldung	
 
c)  Fehlversuche bei der Anmeldung	
 
3.1.20.3  Protokollinformationen 
 
a)  Information über angelegte/geänderte/gelöschte Datensätze (Historisierung)	
 
b)  Protokoll über den Abruf von Schülerdaten (Benutzer, Zeitstempel, abgerufene Daten, Abrufart)	
 
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.2.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Tag der Geburt	
 
e)  Geburtsland	
 
f)  Geburtsort	
 
g)  Staatsangehörigkeit	
 
h)  Jahr des Zuzugs nach Deutschland	
 
i)  Adressdaten	
 
j)  Adressdaten vor Ausbildungsbeginn (nur bei beruflichen Schulen)	
 
k)  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
l)  geografische Gitterzelle	
 
m)  Art der Anschrift (Erziehungsberechtigte/Wohnheim/Sonstiges)	
 
n)  Religionszugehörigkeit	
 
o)  Muttersprache	
 
p)  Kind beruflich Reisender und Schülerin oder Schüler ohne gewöhnlichen Aufenthalt	
 
q)  Sportbefreiung	
 
r)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
s)  Bankverbindung	
 
t)  Zahlungsangaben	
 
u)  Technische Differenzierungsmerkmale	
 
3.2.2  Angaben zur Gastschülereigenschaft 
 
a)  Gastschülerstatus	
 
b)  Gemeindekennzahl des Wohnorts und Ausbildungsbetriebs	
 
c)  Ortsteil/Sprengel	
 
d)  Umschüler/Selbstzahler	
 
e)  Kostenträger	
 
f)  Förderungsnummer	
 
g)  Daten zur Zuweisung im Sinne von Art. 43 Abs. 2 BayEUG	
 
3.2.3  Angaben zum Schulweg 
 
a)  Länge des Schulwegs	
 
b)  benutzte Verkehrsmittel mit Abfahrtszeit und Wochentagen	
 
c)  Gewährung der Kostenfreiheit des Schulwegs	
 
d)  Haltestellen	
 
e)  Befreiung vom Nachmittagsunterricht	
 
3.2.4  Aktuelle Unterrichtsdaten 
 
a)  Schule	
 
b)  Schulart	
 
c)  Klasse/Gruppe	
 
d)  Jahrgangsstufe	
 
e)  Art der Klassen/Gruppe	
 
f)  Unterrichtsart	
 
g)  Ausbildungsrichtung	
 
h)  Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe	
 
i)  besuchter Religions-/Ethikunterricht	
 
j)  Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht	
 
k)  Fremdsprachen	
 
l)  Wahlpflichtfächer	
 
m)  Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften	
 
n)  differenzierter Sport inkl. Sportart	
 
o)  Erfüllung der Schulpflicht	
 
p)  gleichzeitiger Berufsschulbesuch	
 
q)  Ganztagesunterricht/Tagesheim	
 
r)  Merker für Bearbeitungsvermerke	
 
s)  Stunden an anderer Schule	
 
t)  Klassengruppe	
 
u)  Daten zu Nachholfristen	
 
v)  Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts	
 
3.2.5  Ausbildungsdaten/Praktikumsdaten 
 
a)  Ausbildungsbeginn/-ende	
 
b)  Ausbildungsart	
 
c)  Ausbildungsdauer	
 
d)  Ausbildungsberuf	
 
e)  zeitliche Organisation	
 
f)  Praktika	
 
g)  Kammernummer (z.B. der IHK, der HWK)	
 
h)  Daten zum Ausbildungsbetrieb (vgl. Nr. 3.7)	
 
3.2.6  Unterrichtsdaten zum kommenden Schuljahr 
 
a)  neue Ausbildungsrichtung/Wahlpflichtfächergruppe	
 
b)  neue Fremdsprache	
 
c)  neue Wahlpflichtfächer	
 
d)  neue Wahlfächer	
 
e)  Wechsel Religion/Ethik	
 
f)  neue Klasse	
 
g)  voraussichtliche Wiederholung	
 
3.2.7  Unterrichtsdaten des Vorjahres 
 
a)  Klasse	
 
b)  Klassenart	
 
c)  Unterrichtsart	
 
d)  Jahrgangsstufe	
 
e)  Ausbildungsrichtung	
 
3.2.8  Eintritt 
 
a)  Anmeldedatum	
 
b)  Eintrittsdatum	
 
c)  Eintrittsjahrgangsstufe	
 
d)  fehlende Unterlagen (Art, Erläuterung, Termin)	
 
e)  von Schule	
 
f)  von Schulart	
 
g)  von Jahrgangsstufe	
 
h)  Daten zu Probezeit/Nachfristen	
 
i)  Jahr und Art des mittleren Schulabschlusses	
 
j)  schulische Vorbildung	
 
k)  berufliche Vorbildung	
 
l)  Eignung lt. Übertrittszeugnis	
 
m)  Daten zur Aufnahmeberechtigung	
 
3.2.9  Schullaufbahn 
 
a)  Für jedes Schuljahr: Schule, Jahrgangsstufe, Schulbesuchsjahr, Klassengruppe, Bildungsgang, Grund für Änderung/Wechsel, Zusatzinfo für Änderung/Wechsel (regulär/freiwillig/Pflicht/geeignet/erfasst/gelöscht/geändert), Feststellung der Übertrittseignung	
 
b)  Jahre Frühförderung (nur bei Förderschulen)	
 
c)  Jahre schulvorbereitende Einrichtung	
 
d)  Einschulung	
 
e)  Wiederholungen	
 
f)  übersprungene Jahrgangsstufe	
 
g)  Notenausgleich im vergangenen Schuljahr	
 
h)  Nachprüfung	
 
i)  Besuch der Jahrgangsstufe 1A	
 
j)  Fremdsprachenfolge (Fach, von Jahrgangsstufe, bis Jahrgangsstufe, Feststellungsprüfung, Bemerkung zur Feststellungsprüfung)	
 
k)  Stundenkonto für schuljahresübergreifende Dokumentation des besuchten Unterrichts (soweit auf Grund der jeweiligen Schulordnung notwendig)	
 
l)  Firma und Sitz des früheren Ausbildungsbetriebes bei Änderung/Wechsel des Ausbildungsbetriebes	
 
3.2.10  Austritt 
 
a)  Ergänzungsprüfung	
 
b)  Prüfungsende	
 
c)  Eignung weiterführende Schule	
 
d)  beabsichtigter Wechsel	
 
e)  Austrittsdatum	
 
f)  Abschluss	
 
g)  Austritt wohin (bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen/-absolventen [ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs] voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr)	
 
h)  bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen und -absolventen (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs): Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt	
 
3.2.11  Gesundheitsdaten, Teilleistungsstörungen und Behinderungen 
 
a)  Lese-Rechtschreib-Störung/LRS-Attest	
 
b)  Autismus	
 
c)  Dauernde Behinderungen (Art)	
 
d)  Pflegeaufwand	
 
e)  sonderpädagogischer Förderbedarf	
 
f)  letztes sonderpädagogisches/sonstiges Gutachten (Jahr)	
 
g)  letzter förderdiagnostischer Bericht (Jahr)	
 
3.2.12  Angaben zur Schulbegleitung 
 
a)  Kostenträger	
 
b)  Leistungserbringer	
 
c)  Ende der Kostenübernahme (Jahr)	
 
3.2.13  Angaben zu besonderen pädagogischen Maßnahmen 
 
a)  Sonderpädagogische Förderung	
 
b)  Förderplan	
 
c)  Ergänzungsunterricht	
 
d)  Förderunterricht	
 
e)  Förderkurs wegen Teilleistungsstörung (Art)	
 
f)  Verzicht auf Ziffernnoten (Verbalbeurteilung)	
 
g)  Intensivkurs oder Förderunterricht in deutscher Sprache	
 
h)  muttersprachlicher Unterricht für Ausländer (Sprache)	
 
i)  Eingliederungsförderung für Aussiedler	
 
3.2.14  Zeugnisdaten (ohne Abschlussprüfung) 
 
a)  Noten/Verbalbeurteilungen	
 
b)  Zeugnisbemerkungen	
 
c)  Klassenziel	
 
d)  Gefährdung des Vorrückens	
 
3.2.15  Angaben zur Abschlussprüfung 
 
a)  Jahrgang	
 
b)  Schülerstatus	
 
c)  Stammschule	
 
d)  bisherige Ausbildungsrichtung	
 
e)  Daten zur bisherigen Schullaufbahn	
 
f)  Daten für besondere Form der Abschlussprüfung	
 
g)  abweichender Rechtsstand	
 
h)  Wiederholungen in vorausgehenden Jahrgangsstufen	
 
i)  Thema und Note der Seminararbeit	
 
j)  Bemerkungen zum Ausbildungsabschnitts-/Abschlussprüfungszeugnis	
 
k)  Gefährdung	
 
l)  Zulassung zur Abschlussprüfung	
 
m)  Kursbelegung	
 
n)  Daten der abgeschlossenen Fächer (Fach, Abschlussjahrgangsstufe, Noten/Verbalbeurteilungen, erworbene Qualifikation)	
 
3.2.16  Leistungsdaten 
 
a)  Note/Verbalbeurteilung	
 
b)  Art	
 
c)  Gewichtung	
 
d)  Datum der Leistungsbewertung	
 
e)  Gegenstand der Leistungsbewertung (schriftliche, mündliche, praktische Leistungen)	
 
f)  Zeugnisbemerkungen	
 
g)  Daten zum Erreichen des Klassenziels (aktuelles Schuljahr, Vorjahr)	
 
h)  besondere Gewichtung (insbesondere wegen Lese-Rechtschreib-Störung)	
 
i)  Art der Wiederholung	
 
3.2.17  Ergebnisse der Jahrgangsstufentests und der Orientierungsarbeiten 
 
a)  erreichte Punkte je Aufgabe	
 
b)  Grund für Nichtteilnahme (sonderpädagogische Förderung, Lese-Rechtschreib-Störung)	
 
3.2.18  Ergebnis der Abschlussprüfung 
 
a)  schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer	
 
b)  Bestehen der Abschlussprüfung	
 
c)  Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote	
 
d)  Zeugnisbemerkungen	
 
3.2.19  Ausgeliehene Bücher zusammen mit Ausleihdatum und Rückgabedatum 
 
3.2.20  Fehltage 
 
a)  Dauer (von, bis)	
 
b)  Kalendertage	
 
c)  Schultage	
 
d)  Art	
 
e)  Grund	
 
f)  Übermittlungsweg	
 
3.2.21  Art und Umfang der Unterbringung/ Betreuung/ ganztägigen Förderung 
 
3.2.22  Funktion im Schulleben (z.B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher) 
 
3.2.23  Geschwister an derselben Schule 
 
3.3  Daten der Erziehungsberechtigten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Art des Erziehungsberechtigten	
 
d)  Adressdaten	
 
e)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
f)  Funktion als Elternvertreter	
 
3.4  Daten zusätzlicher Ansprechpartner (optional) 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Adressdaten	
 
c)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.5
Daten externer Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer 
3.5.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Adressdaten	
 
d)  Geburtsmonat und -jahr	
 
e)  Tag der Geburt	
 
f)  Geburtsort	
 
g)  Geschlecht	
 
h)  Staatsangehörigkeit	
 
i)  Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch)	
 
j)  Jahr der Ersteinschulung	
 
k)  erworbene Abschlüsse	
 
l)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
m)  technische Differenzierungsmerkmale	
 
3.5.2  Ergebnis der Abschlussprüfung 
 
a)  schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer	
 
b)  Bestehen der Abschlussprüfung	
 
c)  Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote	
 
d)  Zeugnisbemerkungen	
 
3.5.3  Leistungsdaten an der Herkunftsschule in den schriftlichen Fächern der Abschlussprüfung 
 
a)  Noten	
 
b)  Verbalbeurteilungen	
 
3.6
Daten des Verwaltungspersonals und des externen Betreuungspersonals 
3.6.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Tag der Geburt	
 
e)  zugehörige Schule	
 
f)  Schulart	
 
g)  Art	
 
h)  Zugang zum pädagogischen Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz	
 
i)  Adressdaten	
 
j)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.6.2  Arbeitsrechtliche Zusatzangaben z.B. Beginn des Mutterschutzes, Beginn der Elternzeit 
 
3.6.3
Daten im Rahmen der Nutzung von Verwaltungsprogrammen 
3.6.3.1  Berechtigungen im Hinblick auf die Nutzung von Betriebsmitteln 
 
a)  Berechtigungen	
 
b)  Rollen	
 
c)  Begründung/Zweck	
 
3.6.3.2  Nutzungsbezogene Daten 
 
a)  Datum der letzten Passwortänderung	
 
b)  Datum der letzten Anmeldung	
 
c)  Fehlversuche bei der Anmeldung	
 
3.6.3.3  Protokollinformationen 
 
a)  Information über angelegte/geänderte/gelöschte Datensätze (Historisierung)	
 
b)  Protokoll über den Abruf von Schülerdaten (Benutzer, Zeitstempel, abgerufene Daten, Abrufart)	
 
3.7
Daten der Ansprechpartner in Betrieben/Praktikumsstellen 
3.7.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Art	
 
c)  Zuständigkeit	
 
d)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.7.2  Angaben zum Betrieb 
 
a)  Name	
 
b)  Anschrift	
 
c)  Typ	
 
d)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
e)  Angaben zum Mutterkonzern	
 
f)  Einrichtung Bund/Land	
 
g)  Zuordnung zu den Schülerinnen/Schülern	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Auftragsverarbeiter 
 
Die Daten werden dem/den von der Schule (bzw. im Rahmen von Art. 85a Abs. 2 BayEUG für die Schulen) beauftragten Auftragsverarbeiter/n unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt.
4.2  Erziehungsberechtigte 
 
Daten betreffend die eigenen Kinder gemäß Nr. 3.2 (Daten der Schülerinnen und Schüler)
4.3  Weitere externe Empfänger 
 
Empfänger	Übermittelte Daten	Zweck der Übermittlung	Rechtsgrundlage	
a) Automatisiertes Verfahren zur Unterstützung der Schulverwaltung				
Zuständiges staatliches Schulamt (bei Grund- und Mittelschulen) zuständige Regierung, zuständige Ministerialbeauftragte und zuständiger Ministerialbeauftragter, Staatsministerium	Nr. 3.1 soweit in Art. 113a Abs. 2 BayEUG genannt	Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen; Prüfung der Unterrichtssituation; Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz	Art. 85 Abs. 1 Satz 5 Nr. 3 i.V.m. Art. 113a Abs. 2 BayEUG; Art. 31 ff. BaySchFG	
b) Amtliche Schulstatistik				
Landesamt für Statistik	Nr. 3.1–3.5 und 3.6, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Amtlichen Schulstatistik	Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens	Art. 113b Abs. 6 und 8 BayEUG 	
c) Ergebnisstatistik				
Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus, Institut für Schulqualität und Bildungsforschung	Nr. 3.2.17 und 3.2.18, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Ergebnisstatistik	Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens	Art. 113b Abs. 7 und 8 BayEUG 	
d) Gastschülerliste				
Jeweils zuständiger Aufwandsträger	Daten der Gastschülerinnen und Gastschüler nach Nr. 3.2, beschränkt auf Schule; Schulart; Eintrittsdatum; Austrittsdatum; Jahrgangsstufe, Klasse/Gruppe (auch: Art und zeitliche Organisation), Unterrichtsart; Ausbildungsrichtung; Namensangaben; Tag der Geburt; Geschlecht; Staatsangehörigkeit (wenn keine Unionsbürgerschaft); Adressdaten des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, soweit erforderlich auch Adressdaten vor Ausbildungsbeginn; lokales Differenzierungsmerkmal; Angaben zur Gastschülereigenschaft; Unterbringung bei Berufsschulen zudem Ausbildungsart; Ausbildungsberuf; Ausbildungsbeginn; Ausbildungsende; Daten zum Ausbildungsbetrieb (vgl. Nr. 3.7)	Gastschülereigenschaft; Abrechnung des Gastschulbeitrags oder des Kostenersatzes	Art. 10 BaySchFG 	
e) Teilnahme an Ausbildungs- und Bildungsmaßnahmen				
Der jeweilige Maßnahmenträger	Nr. 3.2, beschränkt auf Namensangaben, Klasse, Ausbildungsbetrieb	Zeitliche Koordinierung des Berufsschulunterrichts mit anderen ausbildungsbezogenen Bildungsmaßnahmen	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 25 Abs. 2, § 11 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BSO	
f) Abschlusszeugnis der Berufsschule				
Die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen	Nr. 3.2, beschränkt auf Namensangaben, Kammernummer, Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule	Aufnahme der Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule in das Berufsabschlusszeugnis	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 25 Abs. 1 Nr. 3, § 24 Abs. 2 BSO	
g) Schülerliste zur Kostenfreiheit des Schulwegs				
Zuständiger Aufgabenträger der Schülerbeförderung	Nr. 3.2, beschränkt auf amtliche Schulbezeichnung, Klasse, Namensangaben Geburtsdatum, Adressdaten	Ermittlung der Schulwegkostenfreiheit	Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 3 Abs. 4 BaySchFG, Art. 1 Abs. 1 und Art. 5 des Gesetzes über die Kostenfreiheit des Schulwegs i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung	
h) Erfassung des Verbleibs von Abgängern der Mittelschule oder des Förderzentrums				
Zuständiges staatliches Schulamt oder zuständige Regierung, zuständige Berufsschule	Nr. 3.2 beschränkt auf verpflichtende Angaben: Namensangaben, Tag der Geburt, Adressdaten, besuchte Mittelschule oder besuchten Förderzentrum, Klasse, Schulamtsbezirk, voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr freiwillige Angaben: Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt	Überwachung der Schulpflicht, Begleitung von Abgängerinnen und Abgängern und Absolventinnen/Absolventen der Mittelschule oder des Förderzentrums (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs) im Übergang Schule – Beruf	Betr. die verpflichtenden Angaben: Art. 85 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Art. 39 BayEUG und § 3 MSO oder § 34 VSO-F betr. die freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO	
i) Schulwechsel				
Zielschule bei Schulwechseln	Nr. 3.2, beschränkt auf die in Art. 85a Abs. 2 BayEUG genannten Daten	Schulwechsel von Schülern	Art. 85a Abs. 3 BayEUG 	
j) Internetauftritt von Schulen				
Auftragsverarbeiter Nutzer der Homepage	Daten der Schulleitung und soweit Lehrkräfte an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen Daten gemäß Nr. 3.1 beschränkt auf Namensangaben, Funktion, Amtsbezeichnung, Lehrbefähigung, dienstliche Anschrift, Kommunikationsdaten. Andere Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen wirksam eingewilligt haben; Daten von Lehrkräften, die an der Schule keine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen, sowie von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen, Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben.	Präsentation der Schule nach außen, Information der Öffentlichkeit	Art. 85 Abs. 1 Satz 1; Einwilligung	
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Datenkategorie(en)	Frist	
a)  Nr. 3.1.10, 3.1.12, 3.1.14	
 	Spätestens am Ende des laufenden Schuljahres	
b)  Nr. 3.1 (außer Nr. 3.1.10-3.1.14, 3.1.19 und 3.1.20);
Nr. 3.2 (außer Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.18);
Nr. 3.3 und 3.4;
Nr. 3.6.3.1 und 3.1.20.1;
Nr. 3.7.	
 	Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die betroffene Person von der Schule abgegangen ist	
c)  Nr. 3.1.11, 3.1.13, 3.1.19;
Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.18;
Nr. 3.5;	
 	Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres	
d)  Nr. 3.1.20.2 und 3.6.3.2 sowie 3.1.20.3 und 3.6.3.3.	
 	Ein Jahr nach der Anlage/der Änderung des Datensatzes	
e)  Daten, die aufgrund der Einwilligung verarbeitet werden.	
 	Grundsätzlich bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. auch davor, sofern der Zweck der Verarbeitung entfallen ist.	
Abschnitt 2:
Pädagogische Tätigkeit 
1.  Zweck der Verarbeitung 
 
1Die Erfüllung der den Schulen als Kernbereich ihrer Tätigkeit zugewiesenen pädagogischen Aufgaben (Art. 2 BayEUG).
2Dazu zählen insbesondere:
a)  Der Unterricht und die sonstigen Schulveranstaltungen (Art. 30 BayEUG) in digitaler und analoger Form;	
 
b)  Die Vor- und Nachbereitung von Hausaufgaben (Art. 56 Abs. 4 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 28 BaySchO) in digitaler und analoger Form;	
 
c)  Die Vorbereitung, Durchführung und Korrektur von Leistungsnachweisen (Art. 52 BayEUG) in digitaler und analoger Form, insbesondere auch zur Erstellung von Zeugnissen (Art. 52 Abs. 3 Satz 1 BayEUG), mit Ausnahme der Abschlusszeugnisse;	
 
d)  Die Sicherstellung und Dokumentation der Teilnahme der Schülerinnen und Schüler am Unterricht sowie die Dokumentation des Unterrichtsstoffes.	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  Pädagogisches Personal: Schulleitung, Lehrkräfte, Studienreferendarinnen und -referendare, Lehramtsanwärterinnen und -anwärter, Fachlehreranwärterinnen und -anwärter, Förderlehreranwärterinnen und -anwärter, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum sowie Personal i.S.v. Art. 60 und 60a BayEUG	
 
b)  Verwaltungspersonal und Hauspersonal	
 
c)  Schülerinnen und Schüler	
 
d)  Erziehungsberechtigte	
 
e)  Weitere Personen, insbesondere:
   	
aa)  externe Unterrichtspartner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG	
   	
bb)  temporäre Nutzer von digitalen Werkzeugen, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist	
   	
cc)  Weitere Personen, die von Video- oder Tonübertragung erfasst werden (z.B. Schulbegleitungen).	

3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten des pädagogischen Personals 
3.1.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Tag der Geburt	
 
e)  Amtsbezeichnung	
 
f)  Angaben zur Lehrbefähigung	
 
g)  Schule (inkl. Schulart), Dienststelle oder Organisation	
 
h)  Funktion und Fächerverbindungen	
 
i)  Klassenleitereigenschaft	
 
j)  Angaben zum Unterrichtseinsatz (= unterrichtete Fächer)	
 
k)  Zugehörigkeit zu Klassen, Fächern und Kursen	
 
l)  fachbezogene Zuordnung zu unterrichteten Schülerinnen und Schülern	
 
m)  Korrekturzeichen und -anmerkungen	
 
n)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.1.2
Daten zum Zweck der Anwesenheitsdokumentation, Unterrichtsdokumentation und Notenmanagement (vgl. Nr. 1 Satz 2 Buchst. b), c) und d) über 3.1.1 hinaus 
3.1.2.1  Weitere Unterrichtsdaten 
 
a)  fachbezogene Zuordnung zu unterrichteten Schülerinnen und Schülern	
 
b)  Zuordnung zu erteilten Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nr. 1 bis 5 BayEUG	
 
c)  Lehrverteilung	
 
d)  Stunden- und Vertretungsplandaten	
 
e)  Unterrichtsdokumentation	
 
f)  Unterrichtsrelevante Termine (z.B. Prüfungstermine, Schulfahrten, Praktika)	
 
g)  Hausaufgaben	
 
3.1.2.2  Erteilte Bestätigungen/Befreiungen 
 
3.1.3
Im Rahmen digitaler Anwendungen über 3.1.1 hinaus3
3.1.3.1  Allgemeine Profilinformation bei der Nutzung von digitalen Anwendungen 
 
a)  Benutzername/ Benutzerkennung	
 
b)  Nutzerrolle	
 
c)  Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) mit Art der Zugriffsberechtigung5	
 
d)  lokale User-ID	
 
e)  Profilbild (optional)	
 
f)  Online-Status inkl. Zeitpunkt der letzten Aktivität	
 
g)  Passwort	
 
3.1.3.2  Protokolldaten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen2
 
a)  Zeitpunkt der An- und Abmeldung	
 
b)  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
c)  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
d)  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
e)  Summe der Logins	
 
f)  IP-Adresse des Benutzers	
 
g)  Authentifizierungstoken	
 
h)  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
i)  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
j)  Zeitpunkt des Beginns und Endes der letzten Nutzung der Mitgliedschaft in virtuellen Räumen	
 
k)  Gesamtnutzungsdauer der Anwendung	
 
3.1.3.3  Inhaltsdaten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen3
 
a)  im eigenen Profil gespeicherte Informationen	
 
b)  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
c)  Termine und Kalendereinträge	
 
d)  erhaltene Termineinladungen (z.B. zu Videokonferenzen)	
 
e)  Kontaktdaten	
 
f)  E-Mails inkl. Anhänge	
 
g)  selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse	
 
h)  auf den Einzelfall bezogene und im Einzelfall auf Veranlassung der betroffenen Person erzeugte Standortdaten (optional)	
 
3.1.3.4  Videobild, Bildschirmanzeige und Ton1
 
a)  Videobild oder Bildschirmanzeige bei Videonutzung (optional: Freigabe für die betroffenen Personen freiwillig)	
 
b)  Ton bei Videonutzung oder Telefonie (bei Video- oder Telefonkommunikation)	
 
3.1.3.5  Gruppen- oder paarbezogene nutzungsbezogene Daten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen4
 
a)  Chat/Messenger-Texte, und Chat/Messenger-Sprach- und Videonachrichten, Bilder, und weitere einem oder mehreren an dem Austausch Beteiligte(n) der Gruppe zugänglich gemachte Dateien (z.B. Text-, Tabellen oder Multimediadokumente) und Verzeichnisse inklusive Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung mit Namen des erstellenden oder ändernden Nutzers	
 
b)  Bei gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten zuletzt vorgenommene Änderungen mit Namen	
 
3.1.3.6  Daten im Rahmen der pädagogischen Nutzung von digitalen Anwendungen, insbesondere bei Verwendung von Lernplattformen5
 
a)  Korrekturzeichen und -anmerkungen im Rahmen digitaler Anwendungen	
 
b)  bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung;	
 
c)  Auswertung der absolvierten Tests	
 
d)  veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung	
 
3.2  Daten des Haus- und Verwaltungspersonals 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Schule, Dienststelle oder Organisation	
 
e)  Nutzerrolle bei digitalen Anwendungen	
 
f)  Erteilte Bestätigungen/ Befreiungen Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.3.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Geschlecht	
 
d)  Tag der Geburt	
 
e)  Geburtsort	
 
f)  Erziehungsberechtigte (Name und Namensbestandteile, Geschlecht, Kontaktdaten, Zuordnung zu Schülerin/Schüler)	
 
g)  Schule (inkl. Schulart), Dienststelle oder Organisation	
 
h)  Klassenleiter Zugehörigkeit zu Klassen (inkl. Klassenart), Fächern und Kursen	
 
i)  Jahrgangsstufe (inkl. Zeitpunkt des Vorrückens) fachbezogene Zuordnung zu unterrichtenden Lehrerinnen und Lehrern	
 
j)  Korrekturzeichen und -anmerkungen	
 
k)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.3.2
Pädagogische Inhaltsdaten sowie Daten zum Zweck der Anwesenheitsdokumentation, Unterrichtsdokumentation und Notenmanagement über 3.3.1 hinaus 
3.3.2.1  Pädagogische Inhaltsdaten 
 
a)  Leistungsnachweise	
 
b)  verkörperte Unterrichtsinhalte	
 
c)  Inhalte der Hausaufgaben	
 
d)  Inhalte der Unterrichtsbeiträge	
 
e)  Bild- und Tonaufnahmen6	
 
3.3.2.2  Aktuelle Unterrichtsdaten 
 
a)  Unterrichtsart	
 
b)  Aufnahme in die Schule durch	
 
c)  Wiederholungen	
 
d)  Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe	
 
e)  besuchter Religions-/Ethikunterricht	
 
f)  Fremdsprachen	
 
g)  Wahlpflichtfächer	
 
h)  Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften	
 
i)  differenzierter Sport einschließlich Sportart	
 
j)  Erfüllung der Schulpflicht	
 
k)  Berufsfeld	
 
l)  Ausbildungsbetrieb	
 
3.3.2.3  Leistungsdaten 
 
a)  Noten/Verbalbeurteilungen	
 
b)  Zeugnisbemerkungen	
 
c)  Klassenziel	
 
d)  Gefährdung des Vorrückens	
 
e)  Art	
 
f)  allgemeine Bemerkung gemäß Art. 52 Abs. 2 Satz 3 BayEUG	
 
g)  Gewichtung	
 
h)  Datum der Leistungsbewertung	
 
i)  Erreichen des Klassenziels	
 
j)  Empfehlungen und Entscheidungen der Klassen- oder Lehrerkonferenz	
 
k)  Bemerkungen zu Zwischenzeugnis und Jahreszeugnis	
 
3.3.2.4  Maßnahmen der Individuellen Unterstützung, des Nachteilsausgleiches und Notenschutzes gemäß Art. 52 Abs. 5 BayEUG, §§ 32 bis 34 BaySchO bei einzelnen Schülerinnen und Schülern (insbesondere wegen Lese- und Rechtschreibstörung) 
 
3.3.2.5  Absenzen 
 
a)  Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)	
 
b)  erwarteter Zeitraum der Abwesenheit (von … bis)	
 
c)  Verspätungsdauer	
 
d)  versäumte Unterrichtsstunden	
 
e)  Entschuldigungsstatus: unentschuldigt/entschuldigt/mit Attest entschuldigt	
 
f)  Attestpflicht	
 
g)  Befreiungs- oder Beurlaubungsstatus: nicht bestätigt/bestätigt/mit Attest bestätigt	
 
3.3.2.6  Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nr. 1-5 BayEUG
 
a)  Art	
 
b)  Betreff	
 
c)  Datum	
 
d)  Lehrkraft	
 
3.3.2.7  Austritt 
 
a)  Ergänzungsprüfung	
 
b)  Prüfungsende	
 
c)  Eignung für weiterführende Schule	
 
d)  Austrittsdatum	
 
e)  Abschluss	
 
3.3.3
Im Rahmen digitaler Anwendungen über 3.3.1 hinaus 
3.3.3.1  Allgemeine Profilinformation bei der Nutzung von digitalen Anwendungen3
 
a)  Benutzername/ Benutzerkennung	
 
b)  Nutzerrolle	
 
c)  Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) mit Art der Zugriffsberechtigung5	
 
d)  lokale User-ID	
 
e)  Profilbild (optional)	
 
f)  Online-Status inkl. Zeitpunkt der letzten Aktivität	
 
g)  Passwort	
 
3.3.3.2  Protokolldaten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen2
 
a)  Zeitpunkt der An- und Abmeldung	
 
b)  Zeitpunkt des ersten Logins	
 
c)  Zeitpunkt des letzten Logins	
 
d)  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
e)  Summe der Logins	
 
f)  IP-Adresse des Benutzers	
 
g)  Authentifizierungstoken	
 
h)  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
i)  in Anspruch genommener Speicherplatz	
 
j)  Zeitpunkt des Beginns und Endes der letzten Nutzung der Mitgliedschaft in virtuellen Räumen	
 
k)  Gesamtnutzungsdauer der Anwendung	
 
3.3.3.3  Allgemeine Inhaltsdaten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen3
 
a)  im eigenen Profil gespeicherte Informationen	
 
b)  individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
c)  Termine und Kalendereinträge	
 
d)  erhaltene Termineinladungen (z.B. zu Videokonferenzen)	
 
e)  Kontaktdaten	
 
f)  E-Mails inkl. Anhänge	
 
g)  selbst abgelegte Dateien und Verzeichnisse	
 
h)  auf den Einzelfall bezogene und im Einzelfall auf Veranlassung der betroffenen Person erzeugte Standortdaten (optional)	
 
3.3.3.4  Videobild, Bildschirmanzeige und Ton1
 
a)  Videobild oder Bildschirmanzeige bei Videokonferenzen, vgl. Art. 56 Abs. 4 Satz 4 BayEUG	
 
b)  Bildschirmanzeige im Rahmen des Classroom-Management	
 
c)  Ton bei Videonutzung oder Telefonie (bei Video- oder Telefonkommunikation)	
 
3.3.3.5  Gruppen- oder paarbezogene nutzungsbezogene Daten bei der Nutzung von digitalen Anwendungen4
 
a)  Chat/Messenger-Texte, und Chat/Messenger-Sprach- und Videonachrichten, Bilder, und weitere einem oder mehreren an dem Austausch Beteiligte(n) der Gruppe zugänglich gemachte Dateien (z.B. Text-, Tabellen oder Multimediadokumente) und Verzeichnisse inklusive Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung mit Namen des erstellenden oder ändernden Nutzers	
 
b)  Bei gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten zuletzt vorgenommene Änderungen mit Namen	
 
3.3.3.6  Daten im Rahmen der pädagogischen Nutzung von digitalen Anwendungen, insbesondere bei Verwendung von Lernplattformen5
 
a)  Korrekturzeichen und -anmerkungen im Rahmen digitaler Anwendungen	
 
b)  bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung;	
 
c)  Auswertung der absolvierten Tests	
 
d)  veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung	
 
3.4
Daten der weiteren Personen, die von elektronischen Datenverarbeitungsvorgängen betroffen sind, z.B. 
3.4.1  Externe Unterrichtspartner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG: 
 
Die Datenkategorien gemäß Nr. 3.1.1 und 3.1.33 (Pädagogisches Personal), soweit für diese zutreffend.
3.4.2  Temporäre Nutzer von digitalen Werkzeugen, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist: 
 
Die Datenkategorien gemäß Nr. 3.1.1 und 3.1.33 (Pädagogisches Personal), soweit für diese zutreffend.
3.4.3  Personen, die von Video- oder Tonübertragungen erfasst werden, ohne selbst Nutzer der betreffenden Anwendung zu sein (z.B. Schulbegleitungen)1
 
a)  Videobild oder Bildschirmanzeige bei Videonutzung,	
 
b)  Ton bei Videonutzung oder Telefonie (bei Video- oder Telefonkommunikation)	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter 
 
Die Daten werden dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter/n unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt.
4.2  Weitere Externe Empfänger 
 
a)  temporäre Nutzer von digitalen Werkzeugen, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist und die nicht der Schule angehören;	
 
b)  Unterrichtsbesuchende und Hospitanten im Rahmen der Zulassungs- und Ausbildungsordnungen sowie den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften;	
 
c)  Pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler anderer Schulen im Rahmen von Schulkooperationen, die gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum nutzen.	
 
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
1Für Schülerunterunterlagen gelten die Aufbewahrungsfristen des § 40 BaySchO.
2Im Übrigen werden die gespeicherten Daten spätestens zum 30. September des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten zuletzt verarbeitet wurden, oder in dem die Schülerinnen oder die Schüler, oder das pädagogische Personal oder das Verwaltungspersonal die Schule verlassen.
3Abweichend von den Satz 2 gelten die folgenden Löschfristen:
a)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (1):
Eine Speicherung findet nicht statt.	
 
b)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (2):
Spätestens 3 Monate ab der Erhebung	
 
c)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (3):
Spätestens 3 Monate ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen oder nach Beendigung der Zusammenarbeit bei Gastnutzern. Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.	
 
d)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (4):
Spätestens 3 Monate nach Ende des laufenden Schuljahres bzw. Ende des Projektes oder Auflösung einer langfristig bestehenden Gruppe (z.B. Fachschaften), im Fall der Speicherung im Rahmen der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe spätestens am Ende der Qualifikationsstufe oder im Rahmen der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Besuchs der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung	
 
e)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (5):
   	
aa)  in der Grund- und Förderschule spätestens am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 2 und am Ende des Besuchs der Jahrgangsstufe 4;	
   	
bb)  in der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe am Ende der Qualifikationsstufe;	
   	
cc)  in der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Schulbesuchs.	

f)  für alle Datenkategorien mit der Kennzeichnung (6):
Unverzüglich nach Aufgabenerledigung.	
 
Abschnitt 3:
Allgemeine schulbezogene Kommunikation und Information der am Schulleben beteiligten Personen 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
Die Information der und Kommunikation mit den am Schulleben beteiligten Personen über Sachverhalte mit Schulbezug, insbesondere zur Organisation des Schullebens.
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  Pädagogisches Personal	
 
b)  Verwaltungspersonal	
 
c)  Schülerinnen und Schüler	
 
d)  Erziehungsberechtigte	
 
e)  sonstige Personen	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten des pädagogischen Personals und des Verwaltungspersonals 
3.1.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Benutzername	
 
c)  Funktion	
 
d)  Amtsbezeichnung	
 
e)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
f)  private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Lehrkraft und nur, soweit die Lehrkraft darin wirksam eingewilligt hat)	
 
g)  lokale User-ID	
 
3.1.2  Angaben in schulinternen Informationsplattformen 
 
a)  klassen-, fach- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Lehrkraft	
 
b)  Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)	
 
3.1.3  Ressourcennutzung 
 
a)  Ressource	
 
b)  Datum	
 
c)  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
d)  Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten	
 
3.1.4  Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben 
 
3.1.5  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten) 
 
a)  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
b)  Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse, Inhaltspflege	
 
3.2
Nur für das pädagogische Personal darüber hinaus: 
3.2.1  Stundenplandaten, Vertretungsplandaten 
 
a)  Klasse/Kurs	
 
b)  Fach	
 
c)  Datum	
 
d)  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
e)  Ort (Gebäude, Raum)	
 
f)  vertretene Lehrkraft	
 
g)  vertretende Lehrkraft	
 
h)  Bemerkungen zur Vertretung	
 
3.2.2  Buchungsdaten für Sprechzeiten 
 
a)  Datum	
 
b)  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
c)  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.3.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Jahrgangsstufe	
 
c)  Tag der Geburt	
 
d)  Benutzername	
 
e)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
f)  lokale User-ID	
 
3.3.2  Angaben in schulinternen Informationsplattformen 
 
a)  klassen- oder schulbezogene Information oder Gruppenmitgliedschaften	
 
b)  Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)	
 
3.3.3  Buchungsdaten für Sprechzeiten 
 
a)  Lehrkraft	
 
b)  Datum	
 
c)  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
d)  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.3.4  Digitale Fehlzeitenmeldung 
 
a)  Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)	
 
b)  erwartete Dauer der Abwesenheit	
 
3.3.5  Weitere schulbezogene Daten 
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben.
3.3.6  Sonstige nutzungsbezogene Daten (Protokolldaten) 
 
a)  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
b)  Protokolldaten: erfolgreiche Logins, IP-Adresse	
 
3.4
Daten der Erziehungsberechtigten 
3.4.1  Stammdaten 
 
a)  Benutzername	
 
b)  Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail, URL [Webkommunikation])	
 
3.4.2  klassen- oder schulbezogene Informationen 
 
3.4.3  Lesebestätigung 
 
a)  Datum	
 
b)  Uhrzeit	
 
3.4.4  Buchungsdaten für Sprechzeiten 
 
a)  Lehrkraft	
 
b)  Datum	
 
c)  Dauer (Uhrzeit von/bis)	
 
d)  Ort (Gebäude, Raum)	
 
3.4.5  Weitere schulbezogene Daten 
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.5  Daten sonstiger Betroffener 
 
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Auftragsverarbeiter 
 
Die Daten werden dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter/n unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt.
4.2  Erziehungsberechtigte 
 
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
1Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf, werden die gespeicherten Daten gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
2Unbeschadet davon werden Daten gemäß Nrn. 3.1.1, 3.3.1, 3.4.1 spätestens einen Monat nachdem die betreffende Person die Schule verlassen hat, gelöscht; alle übrigen Daten werden jeweils spätestens drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres gelöscht.
3Protokolldaten gemäß den Nrn. 3.1.5, und 3.3.6 werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht; individuelle Einstellungen und Konfigurationen gemäß den Nrn. 3.1.5 und 3.3.6 werden spätestens drei Monate nach Ende des Schuljahres, in dem der Nutzer die Dienststelle verlässt, gelöscht.
Abschnitt 4:
Verwaltung von Endgeräten – Mobile Device Management (MDM) 
1.  Zwecke der Verarbeitung: 
 
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Verwaltung schulischer und schulisch genutzter mobiler Endgeräte.
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
Nutzerinnen und Nutzer der vom MDM betroffenen Geräte.
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1  Angaben zu den Nutzerinnen und Nutzern bzw. zu deren Nutzerkonten (insbesondere Namensangaben, ID-Adresse, Kommunikationsdaten, Benutzergruppe). 
 
3.2  Informationen zur Identifikation der verwalteten Geräte (z.B. Gerätename, Geräte-ID, IP-Adresse, MAC-Adresse, Gerätegruppe). 
 
3.3  Informationen zu Geräteeinstellungen und Systemdaten (z.B. Standort, Netzwerkverbindung, verfügbarer Speicher, Datum des letzten Systemupdates, Akkukapazität). 
 
3.4  Informationen zu installierten Anwendungen (z.B. Name der Anwendung, Versionsnummer, Datum der Installation). 
 
3.5  Informationen über die Modalitäten der Nutzung (z.B. Zeitpunkt der letzten Verbindung zum MDM, Fehlermeldungen, Protokolldaten). 
 
4.  Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
 
Die Daten werden dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter/n unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt.
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Längstens drei Monate nach Beendigung der Verwaltung eines Geräts des Betroffenen mittels des MDM.
Abschnitt 5:
Zentrale vom Freistaat Bayern über das Staatsministerium bereitgestellte Nutzerverwaltung und Anmeldeinfrastruktur 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
a)  Bereitstellung einer digitalen Authentifizierungsinfrastruktur	
 
b)  Bereitstellung einer digitalen Autorisierungsinfrastruktur	
 
c)  Bereitstellung einer gemeinsamen Datenbasis für angebundene Anwendungen	
 
d)  Eindeutige Zuordnung einzelner Nutzer zu einem bestimmten Nutzerkonto	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  Lehrkräfte	
 
b)  nichtunterrichtendes Personal (Verwaltungspersonal, Hauspersonal und externes Betreuungspersonal)	
 
c)  Schülerinnen und Schüler	
 
d)  Erziehungsberechtigte	
 
e)  Sonstiges pädagogisches Personal	
 
f)  Nutzer des erweiterten Nutzerkreises	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten aller im IDM angelegten Personen 
3.1.1  Stammdaten 
 
a)  Benutzername	
 
b)  Passwort	
 
c)  Namensangaben	
 
d)  Anrede	
 
e)  E-Mail-Adresse	
 
f)  Alternative E-Mail-Adresse (freiwillig)	
 
g)  Geschlecht	
 
h)  Benutzerrolle	
 
i)  Berechtigungen	
 
j)  Lokale User-ID	
 
k)  Profilbild	
 
l)  Ablaufdatum des Nutzerkontos	
 
m)  Gruppenmitgliedschaften	
 
3.1.2  Nutzungsbezogene Daten 
 
a)  Zeitpunkt der Kontoerstellung	
 
b)  Zeitpunkt der ersten Anmeldung/Login	
 
c)  Zeitpunkt der letzten Anmeldung/Login	
 
d)  Zeitpunkt der letzten Kennwortänderung	
 
e)  Anzahl der Logins	
 
f)  Authentifizierungstoken	
 
g)  ID zur eindeutigen Geräteidentifikation	
 
h)  Individuelle Einstellungen und Konfigurationen	
 
i)  IP-Adresse	
 
j)  Fehlversuche beim Login	
 
k)  Informationen über Änderungen (Historie, ändernder Benutzer und geänderte Werte)	
 
l)  Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
m)  Zeitpunkt der Zuweisung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
n)  Zeitpunkt der Sperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
o)  Persönliche Identifikationsnummer zur Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten	
 
p)  Biometrische Daten (z.B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) für die Entsperrung der Zertifikats- und Schlüsseldaten bei Anwendungen mit erhöhtem Schutzbedarf (nur freiwillig)	
 
3.2
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals 
3.2.1  Erweiterte Stammdaten 
 
a)  Namenskürzel	
 
b)  Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)	
 
c)  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
3.2.2  Angaben zum Dienstverhältnis 
 
a)  Amts-/Dienstbezeichnung	
 
b)  Stammschule	
 
3.2.3  Lehrbefähigung 
 
a)  Lehramt	
 
b)  Fächer der Lehrbefähigung	
 
3.2.4  Lehrerlaubnis 
 
a)  Lehramt	
 
b)  Fächer der Lehrerlaubnis	
 
3.2.5  Unterrichtete Fächer 
 
3.2.6  Einsatz an anderer Schule 
 
a)  Schulnummer	
 
b)  Zuweisungsart	
 
3.2.7  Beschäftigungsverhältnis 
 
a)  Schule	
 
b)  Schuljahr	
 
c)  Zugang	
 
d)  Abgang	
 
e)  Abordnung an nichtschulische Dienststelle	
 
3.2.8  Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist. 
 
3.2.9  Lehrerbezogene Stundenplandaten 
 
a)  Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen	
 
b)  Raum und Zeit des Unterrichts	
 
c)  Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen	
 
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.3.1  Erweiterte Stammdaten 
 
a)  Tag der Geburt	
 
b)  Ordnungsmerkmal (nicht einsehbar, rein technische Verarbeitung)	
 
c)  Zugeordnete Erziehungsberechtigte	
 
d)  Lokales Differenzierungsmerkmal	
 
3.3.2  Aktuelle Unterrichtsdaten 
 
a)  Schule	
 
b)  Klasse/Gruppe	
 
c)  Jahrgangsstufe	
 
d)  Art der Klasse/Gruppe	
 
e)  Unterrichtsart	
 
f)  besuchte Fächer	
 
g)  besuchter Religionsunterricht	
 
h)  Stunden an anderer Schule	
 
i)  Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts	
 
3.3.3  Eintritt 
 
a)  Eintrittsdatum	
 
b)  von Schule	
 
3.3.4  Funktion im Schulleben (z.B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher) 
 
3.3.5  Geschwister an derselben Schule 
 
3.3.6  Zugeordnete Erziehungsberechtigte 
 
3.4  Daten der Erziehungsberechtigten 
 
a)  Art des Erziehungsberechtigten	
 
b)  Zugeordnetes Kind / Zugeordnete Kinder	
 
3.5  Nutzer des erweiterten Nutzerkreises 
 
a)  Gültigkeitsdauer	
 
b)  Ersteller	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter 
 
Die Daten werden dem/den von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter/n unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt.
4.2  Sonstige externe Empfänger: 
 
a)  Weitere nutzungsberechtigte Einrichtungen der BayernCloud Schule, denen der Betroffene im Rahmen der ByCS-Angebote zugeordnet ist (z.B. zweite Beschäftigungsstelle, Einsatzschule i.R. der mobilen Reserve) oder im Rahmen schulübergreifender Angebote.	
 
b)  Verantwortliche der zentralen Angebote der BayernCloud Schule (z.B. teachSHARE, Fortbildungsdatenbank FIBS, Foren).	
 
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
1Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z.B. Alternative E-Mail-Adresse), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, des Verwaltungspersonals von Schülerinnen und Schülern und Gastnutzern unverzüglich gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
2Für die Daten im Übrigen gelten die nachfolgenden Fristen zur Löschung:
3Spätestens acht Wochen
a)  ab dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin bzw. der Schüler oder das pädagogische Personal die Schule verlassen,	
 
b)  nach Ende der Tätigkeit an der Schule (bei Verwaltungskräften und sonstigen Nutzern) oder	
 
c)  nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern)	
 
muss der Löschvorgang durch die Schule initiiert werden. 4Spätestens 90 Tage nach der Initiierung des Löschvorgangs wird der Nutzer aus den verbundenen Anwendungen und der Nutzerverwaltung gelöscht. 5Innerhalb dieser 90 Tage besteht die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit. 6In dieser Zeit ist die Verarbeitung eingeschränkt. 7Die Löschung kann früher erfolgen, wenn die Betroffenen diese ausdrücklich verlangen oder dies durch die Schule entschieden wird. 8Nach spätestens weiteren 90 Tagen werden alle Daten auch aus den Datensicherungen und Protokolldateien entfernt.
9Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Abschnitt 6:
Videoüberwachung an Schulen 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
a)  Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit und Eigentum der Personen, die sich im Bereich der Schule oder in deren unmittelbarer Nähe aufhalten.	
 
b)  Schutz der schulischen Einrichtung vor Sachbeschädigung und Diebstahl.	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  alle Personen, die sich im Eingangsbereich der Schule aufhalten oder sich zwischen 22:00 Uhr und 6:30 Uhr außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen auf dem Schulgelände befinden;	
 
b)  darüber hinaus alle Personen, die sich außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen an Feiertagen, Wochenenden oder in den Ferien auf dem Schulgelände befinden.	
 
3.  Kategorien der verarbeiteten Daten 
 
Mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen erhobene personenbezogene Daten
4.  Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
 
Personen und Stellen, denen die Daten im Einzelfall nach den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften offengelegt werden dürfen.
5.  Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
 
Die gespeicherten Daten werden jeweils spätestens drei Wochen nach Aufzeichnung gelöscht, soweit sie nicht zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung oder von Straftaten oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Abschnitt 7:
„Digitales Lernen unterwegs (DigLu)“ für Kinder beruflich Reisender 
1.  Zwecke der Verarbeitung 
 
1DigLu – Digitales Lernen unterwegs ist ein von der Kultusministerkonferenz (KMK) unterstütztes Verfahren aller Länder der Bundesrepublik Deutschland zur digitalen schulischen und außerschulischen Betreuung von Kindern beruflich Reisender (vgl. § 29 BaySchO).
2Es dient bei der Beschulung dieser Zielgruppe der Unterstützung der Lehrkräfte bei der
a)  Beschulung und individuellen Förderung während der Reisezeiten der Erziehungsberechtigten,	
 
b)  Erfüllung der Unterrichtungs- und Beratungspflichten der Schule,	
 
c)  Förderung der Kooperation zwischen der Stammschule, den besuchten Stützpunktschulen und den Bereichslehrkräften,	
 
d)  Überwachung der Schulpflicht und Nachverfolgung der Schullaufbahn.	
 
2.  Kategorien der betroffenen Personen 
 
a)  Lehrkräfte der Stammschule	
 
b)  Lehrkräfte der Stützpunktschulen	
 
c)  Bereichslehrkräfte	
 
d)  Schülerinnen und Schüler	
 
e)  Erziehungsberechtigte	
 
f)  Nutzungsberechtigte des Verfahrens	
 
3.
Kategorien der verarbeiteten Daten 
3.1
Daten der Lehrkräfte der Stammschule 
3.1.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Qualifikation	
 
d)  Benutzername	
 
e)  Passwort	
 
f)  Registrierungscode	
 
g)  Geburtsdatum (optional)	
 
h)  private Telefonnummer (optional)	
 
i)  Notizfeld: nicht spezifizierte persönliche Daten (optional)	
 
j)  Profilbild (optional)	
 
3.1.2  Schulbezogene Daten 
 
a)  Schulnummer der Stützpunktschule	
 
b)  Name der Stützpunktschule	
 
c)  Adresse der Stützpunktschule	
 
d)  Telefonnummer der Stützpunktschule	
 
e)  E-Mail-Adresse der Stützpunktschule	
 
f)  Stammdaten der zuständigen Bereichslehrkräfte	
 
3.2
Daten der Lehrkräfte der Stützpunktschulen 
3.2.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Qualifikation	
 
d)  Benutzername	
 
e)  Passwort	
 
f)  Registrierungscode	
 
g)  Geburtsdatum (optional)	
 
h)  private Telefonnummer (optional)	
 
i)  Profilbild (optional)	
 
3.2.2  Schulbezogene Daten 
 
a)  Schulnummer der Stützpunktschule	
 
b)  Name der Stützpunktschule	
 
c)  Adresse der Stützpunktschule	
 
d)  Telefonnummer der Stützpunktschule	
 
e)  E-Mail-Adresse der Stützpunktschule	
 
f)  Stammdaten der zuständigen Bereichslehrkräfte	
 
3.3
Daten der mit der Unterstützung und Förderung der Kinder beruflich Reisender beauftragten Lehrkräfte (Bereichslehrkräfte) 
3.3.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Qualifikation	
 
d)  Bundesland	
 
e)  Benutzername	
 
f)  Passwort	
 
g)  Registrierungscode	
 
h)  Geburtsdatum (optional)	
 
i)  private Telefonnummer (optional)	
 
j)  Profilbild (optional)	
 
3.3.2  Schulbezogene Daten 
 
a)  dienstliche Telefonnummer	
 
b)  dienstliche E-Mail-Adresse	
 
c)  Namen der Stammschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
d)  Schulnummern der Stammschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
e)  Adressen der Stammschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
f)  Telefonnummern der Stammschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
g)  Namen der Stützpunktschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
h)  Schulnummern der Stützpunktschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
i)  Adressen der Stützpunktschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
j)  Telefonnummern der Stützpunktschulen im Zuständigkeitsbereich	
 
k)  Stammdaten der zuständigen Bereichslehrkräfte des eigenen Landes	
 
l)  Stammdaten der zuständigen Bereichslehrkräfte eines anderen Landes	
 
3.4
Daten der Schülerinnen und Schüler 
3.4.1  Stammdaten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Geburtsdatum	
 
c)  Geburtsort	
 
d)  Geschlecht	
 
e)  Muttersprache	
 
f)  weitere Sprachen, die gesprochen werden	
 
g)  Schwimmfähigkeit	
 
h)  Adresse/Bundesland	
 
i)  Telefonnummer	
 
j)  E-Mail-Adresse	
 
k)  Benutzername	
 
l)  Passwort	
 
m)  Registrierungscode	
 
n)  Erziehungsberechtigte	
 
o)  ID-Nummer	
 
p)  Religionszugehörigkeit	
 
q)  Staatsangehörigkeit	
 
r)  Kalenderjahr der Einschulung	
 
s)  Mitreise im Unternehmen (optional)	
 
t)  Notizfeld: nicht spezifizierte persönliche Daten (optional)	
 
u)  Profilbild (optional)	
 
3.4.2  Schulbezogene Daten 
 
a)  Schulnummer der Stammschule	
 
b)  Name der Stammschule	
 
c)  Name der zuständigen Lehrkraft der Stammschule	
 
d)  Name der jeweils zuständigen Bereichslehrkraft	
 
e)  Adresse der Stammschule	
 
f)  Telefonnummer der Stammschule	
 
g)  E-Mail-Adresse der Stammschule	
 
h)  Stammdaten der zuständigen Bereichslehrkräfte	
 
3.4.3  Gesundheitsdaten 
 
a)  Form einer Behinderung	
 
b)  Angaben zu Krankheiten, soweit sie für die Stützpunktschulen und Bereichslehrkräfte von Bedeutung sind	
 
c)  festgestellte Teilleistungsstörung	
 
d)  sonderpädagogischer Förderbedarf	
 
e)  sonderpädagogisches Gutachten (nur im begründeten Einzelfall und wenn Landesrecht dies zulässt)	
 
3.4.4  Unterrichtsdaten 
 
a)  Jahrgangsstufe	
 
b)  individuelle Lernpläne für die Reise	
 
c)  Bereitstellung von Lehr- und Lernmaterialien	
 
3.4.5  Leistungsdaten 
 
a)  Noten	
 
b)  Zeugnisse	
 
c)  Lernausgangslagen	
 
d)  Lernstandsberichte	
 
e)  Notenübersicht	
 
3.4.6  Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz 
 
a)  Hilfsmittel	
 
b)  Besonderheiten der Beschulung	
 
c)  Nachteilsausgleich	
 
3.4.7  Schulbesuchskalender und Absenzen 
 
a)  Schulbesuchskalender der Reisesaison	
 
b)  Fehltage	
 
c)  Schulbesuchstage	
 
3.5  Daten der Erziehungsberechtigten 
 
a)  Namensangaben	
 
b)  Anrede	
 
c)  Staatsangehörigkeit	
 
d)  Adresse	
 
e)  Telefonnummer	
 
f)  E-Mail-Adresse	
 
g)  Benutzername	
 
h)  Passwort	
 
i)  Registrierungscode	
 
j)  Notizfeld: nicht spezifizierte persönliche Daten (optional)	
 
k)  Profilbild (optional)	
 
3.6
Daten aller Nutzerinnen und Nutzer 
3.6.1  Nutzungsbezogene Daten 
 
a)  eigene Textnachrichten	
 
b)  nicht eigene Textnachrichten	
 
c)  eigener Kalender	
 
d)  nicht eigener Kalender	
 
e)  Protokolldaten	
 
3.6.2  Daten aus den Programmeinstellungen (automatisierte Zuordnung) 
 
a)  Zeitzone	
 
b)  2FA/U2F	
 
c)  Anzeige Anzahl der Textnachrichten (interne Kommunikation)	
 
d)  Text Header Buttons	
 
e)  Einstellungen für Nachrichten	
 
f)  Einstellung Weiterleitung der Startseite	
 
g)  Einstellung der Zuordnung zur Klasse/Lerngruppe	
 
h)  Status und Funktion	
 
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden 
4.1  Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter von DigLu 
 
1Die Daten werden dem von der Stammschule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt. 2Er hat schreibenden Zugriff auf alle Daten außer in Nr. 3.6.1 Protokolldaten und lesenden Zugriff auf Nr. 3.6.1 Protokolldaten.
4.2  Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte 
 
a)  Nr. 3.5 außer Registrierungscode, in Nr. 3.6.1 eigene Textnachrichten, eigener Kalender, in Nr. 3.6.2 Anzeige Anzahl der Textnachrichten (interne Kommunikation), Text Header Buttons, Einstellungen für Nachrichten, Einstellung Weiterleitung der Startseite schreibend;	
 
b)  in Nr. 3.5 Registrierungscode lesend (zeitlich begrenzt);	
 
c)  in Nr. 3.6.1 nicht eigene Textnachrichten, nicht eigener Kalender lesend (soweit vom Dateninhaber freigegeben);	
 
d)  im Übrigen lesend außer in Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1 und 3.4.1 jeweils Benutzername, Passwort und Registrierungscode sowie in Nr. 3.3.1 Geburtsdatum, in Nr. 3.6.1 Protokolldaten, in Nr. 3.6.2 Zeitzone, 2FA/U2F.	
 
4.3
Andere externe Empfänger: 
4.3.1  Bereichslehrkräfte eines anderen Landes 
 
a)  Nr. 3.4.1 außer Benutzername, Passwort, Registrierungscode, Nr. 3.4.2, 3.4.3, in Nr. 3.4.4 Jahrgangsstufe, in Nr. 3.4.5. Zeugnisse, Notenübersicht, Nr. 3.4.6, Nr. 3.4.7, Nr. 3.5 außer Benutzername, Passwort, Registrierungscode, in Nr. 3.6.1 nicht eigene Textnachrichten, nicht eigener Kalender, in Nr. 3.6.2 Einstellung der Zuordnung zur Klasse/Lerngruppe, Status und Funktion lesend (Beschulungszeitraum + 2 Wochen);	
 
b)  Nrn. 3.1.1. 3.2.1, 3.3.1 jeweils außer Benutzername, Passwort, Registrierungscode, Nrn. 3.1.2., 3.2.2, 3.3.2 lesend;	
 
c)  Nr. 3.4.4 außer Jahrgangsstufe, Nr. 3.4.5 außer Zeugnisse, Notenübersicht, in Nr. 3.6.1 eigene Textnachrichten, eigener Kalender, in Nr. 3.6.2 Anzeige Anzahl der Textnachrichten (interne Kommunikation), Text Header Buttons, Einstellungen für Nachrichten, Einstellung Weiterleitung der Startseite schreibend (Beschulungszeitraum + 2 Wochen).	
 
4.3.2  DigLu-Trainerin und -Trainer in den Ländern 
 
a)  Nrn. 3.1.1, 3.2.1, 3.4.1, 3.5 jeweils außer Benutzername, Passwort, Registrierungscode, Nrn. 3.1.2, 3.2.2, Nrn. 3.4.2 – 3.4.7 außer in Nr. 3.4.5 Noten, in Nr. 3.6.2 Einstellung der Zuordnung zur Klasse/Lerngruppe, Status und Funktion lesend;	
 
b)  in Nr. 3.6.1 nicht eigene Textnachrichten, nicht eigener Kalender lesend (soweit vom Dateninhaber freigegeben);	
 
c)  Nr. 3.3.1 außer Benutzername, Passwort, Registrierungscode, Nr. 3.3.2, in Nr. 3.4.5 Noten, in Nr. 3.6.1 eigene Textnachrichten, eigener Kalender, in Nr. 3.6.2 Anzeige Anzahl der Textnachrichten (interne Kommunikation), Text Header Buttons, Einstellungen für Nachrichten, Einstellung Weiterleitung der Startseite schreibend.	
 
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien 
5.1  Grundsatz zur Löschung von Daten 
 
1Personenbezogene Daten werden in DigLu als Fachverfahren gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. 2Die Datenlöschung ist für die verschiedenen Nutzergruppen differenziert vorgesehen und wird nachfolgend festgelegt.
5.2  Löschung der Daten der Schülerinnen und Schüler (Nr. 3.4) 
 
Mit dem endgültigen Verlassen der Stammschule der Schülerin/des Schülers und damit verbunden dem Ausscheiden aus dem allgemeinbildenden Schulsystem, sind alle personenbezogenen Daten zu löschen, die diesem Nutzer direkt zugeordnet werden können.
5.3  Löschung der Daten der Erziehungsberechtigten (Nr. 3.5) 
 
Personenbezogene Daten der Erziehungsberechtigten, die diesem Nutzer direkt zugeordnet werden können, werden gelöscht, wenn ihr Kind die Stammschule endgültig verlassen hat und aus dem allgemeinbildenden Schulsystem ausgeschieden ist.
5.4  Löschung der Daten der Lehrkräfte der Stammschule (Nr. 3.1) 
 
1Ist die Lehrkraft einer Stammschule nicht mehr für einen Schüler bzw. eine Schülerin zuständig, unabhängig vom Grund hierfür, so wird der Zugang zu DigLu gesperrt, sofern diese Lehrkraft für keine andere Schülerin bzw. keinen anderen Schüler zuständig ist.
2Für den Fall, dass die Lehrkraft zu einem späteren Zeitpunkt wieder für die Schülerin bzw. den Schüler zuständig wird, können ihre Zugangsdaten entsperrt und wieder genutzt werden, ohne dass eine vollständige Neuanmeldung bzw. Datenneueingabe erforderlich ist. 3Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Lehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Sperrung unberührt.
4Mit dem Ausscheiden der Schülerin bzw. des Schülers werden die personenbezogenen Daten der Lehrkraft einer Stammschule gelöscht, sofern diese Lehrkraft für keine andere Schülerin bzw. keinen anderen Schüler zuständig ist.
5Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Lehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Löschung unberührt.
5.5  Löschung der Daten der Lehrkräfte der Stützpunktschulen (Nr. 3.2) 
 
1Erlischt der temporäre Zugang der Lehrkraft einer Stützpunktschule, so werden alle ihre Zugangsdaten automatisch im System DigLu gesperrt. 2Für den Fall, dass die Lehrkraft zu einem späteren Zeitpunkt wieder für die Schülerin bzw. den Schüler zuständig wird, können ihre Zugangsdaten entsperrt und wieder genutzt werden, ohne dass eine vollständige Neuanmeldung bzw. Datenneueingabe erforderlich ist. 3Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Lehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Sperrung unberührt.
4Mit dem Ausscheiden der Schülerin bzw. des Schülers aus dem Schulsystem werden die Daten der Lehrkraft einer Stützpunktschule gelöscht, sofern diese Lehrkraft für keine andere Schülerin bzw. keinen anderen Schüler zuständig ist.
5Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Lehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Löschung unberührt.
5.6  Löschung der Daten der Bereichslehrkräfte (Nr. 3.3) 
 
1Scheidet eine Lehrkraft aus der Funktion Bereichslehrkraft aus, so werden alle ihre Zugangsdaten gesperrt. 2Die vom Staatsministerium für Unterricht und Kultus beauftragte und mit entsprechenden Administrationsrechten ausgestattete Bereichslehrkraft („DigLu-Trainer“) veranlasst die Sperrung. 3Für den Fall, dass die Lehrkraft zu einem späteren Zeitpunkt wieder die Funktion Bereichslehrkraft wahrnimmt, können ihre Daten entsperrt und wieder genutzt werden, ohne dass eine vollständige Neuanmeldung bzw. Datenneueingabe erforderlich ist.
4Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Lehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Sperrung unberührt.
5Mit dem Ausscheiden der Schülerin bzw. des Schülers aus dem Schulsystem werden die Daten der Bereichslehrkraft gelöscht, sofern diese Lehrkraft für keine andere Schülerin bzw. keinen anderen Schüler zuständig ist. 6Die vom Staatsministerium für Unterricht und Kultus beauftragte und mit entsprechenden Administrationsrechten ausgestattete Bereichslehrkraft („Diglu-Trainer“) veranlasst die Löschung.
7Schultagebucheinträge und sonstige Einträge dieser Bereichslehrkraft für Schülerinnen und Schüler, die in DigLu aktiv sind, bleiben von der Löschung unberührt.
5.7  Löschung der Backup-Daten 
 
1Das Backup ist eine systematische „Datensicherung“ des Systems DigLu. 2Hierbei handelt es sich um eine Kopie vorhandener Daten auf einem weiteren Medium, um sich vor Datenverlust durch Hardware-Ausfälle, Software-Probleme, Naturkatastrophen oder Bedrohungen von außen wie Malware zu schützen.
3Es erfolgt eine zyklische Überschreibung der Backups durch den Auftragsverarbeiter. 4Eine Einzeldatenlöschung aus den Backups ist nicht vorgesehen, da sie technisch nur mit unvertretbarem Aufwand umgesetzt werden kann.
5.8  Löschung der Protokolldaten 
 
1Protokolldaten dokumentieren die Aktivitäten der Akteure im System. 2Alle Protokolldaten werden nach 90 Tagen durch den Auftragsverarbeiter automatisch gelöscht.
5.9  Hinweis 
 
1Es erfolgt grundsätzlich keine Löschung von Daten, wie im Löschkonzept vorgesehen, wenn diese Daten für die Geltendmachung, die Ausübung oder die Verteidigung von Rechtsansprüchen oder -positionen in einem anhängigen rechtlichen Verfahren notwendig sind. 2Die entsprechende Weisung an den Auftragsverarbeiter erfolgt durch die Verantwortlichen.