Inhalt

(vgl. § 40 BaySchO)

¹Eine längere Aufbewahrung nach § 40 Satz 4 Nr. 1 BaySchO kommt insbesondere in Betracht, soweit die Unterlagen im Einzelfall für eine Rechtsstreitigkeit bereits oder mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit benötigt werden oder für die Erteilung zulässiger Auskünfte oder für das Ausstellen von zulässigen Bescheinigungen. ²Bei der Prüfung des Vorliegens der Gründe für eine mögliche Fristverlängerung ist ein strenger Maßstab anzulegen. ³Die Gründe sind nachvollziehbar zu dokumentieren (siehe § 40 Satz 5 BaySchO).

¹Der Schutz vor unbefugten Zugriffen ist derart sicherzustellen, dass die Schulen bei der Aufbewahrung von Schülerunterlagen die erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen. ²Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutz personenbezogener Daten steht (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 Bayerisches Datenschutzgesetz). ³Die genauen Schutzmechanismen legen die Schulen eigenverantwortlich unter Einbeziehung des zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten entsprechend den örtlichen Gegebenheiten fest.

¹Der Notenbogen sowie die Schülerlisten können als Teil der Schülerakte während des Schuljahres außerhalb der Schülerakte geführt werden. ²In diesem Fall werden die Notenbögen der Schülerinnen und Schüler einer Klasse in einem Ordner zusammengefasst und die Schülerlisten von der Klassenleitung geführt. ³Die Notenbögen und die Schülerlisten sind sicher aufzubewahren und vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. ⁴Spätestens am Ende des Schuljahres sind der Notenbogen sowie die Schülerliste in die jeweilige Schülerakte zu nehmen.

Die schriftlichen und praktischen Leistungsnachweise können getrennt von der Schülerakte aufbewahrt werden.

Soweit die Aufbewahrung von Schülerunterlagen in Ausbildungs- und Prüfungsverordnungen bundesrechtlich geregelter Ausbildungsberufe, z.B. § 19 Satz 2 AltPflAPrV, § 14 Satz 2 ErgThAPrV, § 14 Satz 2 DiätAssAPrV, geregelt ist, bleiben diese unberührt.