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Die Kreisverwaltungsbehörden müssen sicherstellen, dass jede Bezugsnummer nur für eine Sendung vergeben wird. Insbesondere muss ausgeschlossen sein, dass andere Behörden (versehentlich) gleiche Bezugsnummern zuteilen.Neben der Zuteilung einer bestimmten Nummernserie für jede Behörde kann die Unverwechselbarkeit durch die Beifügung individualisierender Merkmale erreicht werden. Besonders bietet sich an, neben der Buchstabenfolge „DE-BY“ und der fortlaufenden Nummer auch das Kraftfahrzeugkennzeichen des jeweiligen Landkreises oder der jeweiligen kreisfreien Stadt anzugeben.