- 1.
Neben den vorgeschriebenen Prüfungen können Kassenbestandsaufnahmen und, insbesondere bei Verdacht von Unregelmäßigkeiten, weitere Prüfungen vorgenommen werden.
- 2.
Handvorschüsse müssen nicht regelmäßig in örtliche Kassenprüfungen einbezogen werden. Die Prüfung der Handvorschüsse in überörtlichen Kassenprüfungen liegt im Ermessen des Prüfers.
- 3.
Die Kasse, die nicht mit der Kasse verbundenen Sonderkassen und die Zahlstellen sowie Handvorschüsse müssen nicht zum selben Zeitpunkt geprüft werden.
- 4.
Bei einer Kassenprüfung ist zunächst durch eine Kassenbestandsaufnahme zu ermitteln, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt. Dazu wird auf Folgendes hingewiesen.
- 4.1
Zu Beginn einer Kassenbestandsaufnahme sind die letzten Eintragungen im Zeitbuch festzustellen und so zu kennzeichnen, dass Nachträge als solche erkenntlich sind. Bei Speicherbuchführung ist der Ausdruck des Zeitbuchs zu veranlassen. In entsprechender Anwendung der Vorschriften über den Tagesabschluss sind das Zeitbuch abzuschließen und der Kassenistbestand zu ermitteln. Der Kassenistbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.
- 4.2
Der Kassenverwalter bzw. der Zahlstellenleiter haben dem Prüfer zu erklären, dass
- –
alle von der Kasse für die Zeitbuchung geführten Bücher vorgelegt worden sind,
- –
alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern eingetragen sind,
- –
alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis berücksichtigt sind,
- –
im Kassenbestand nur Kassenmittel enthalten sind, die von der Kasse zu verwalten sind.
- 4.3
Der Prüfer hat sich davon zu überzeugen, dass
- –
der im Kassenbestandsnachweis dargestellte Kassenistbestand vorhanden ist, insbesondere, ob Geldrollen und Geldbeutel das bezeichnete Bargeld enthalten, ob die Schecks, Postschecks und Wechsel unverdächtig sind und ob die angegebenen Bestände auf den für den Zahlungsverkehr errichteten Konten mit den Auszügen der Kreditinstitute unter Berücksichtigung der schwebenden Posten übereinstimmen;
- –
der Kassensollbestand richtig ermittelt worden ist; zu diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen; Nachrechnungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen;
- –
im Kassenbehälter (Kassenschrank) weder Zahlungsmittel noch sonstige Gegenstände aufgewahrt werden, die nicht von der Kasse zu verwalten sind.
- 4.4
Stellt der Prüfer einen Unterschied zwischen dem Kassensollbestand und dem Kassenistbestand oder sonstige Unstimmigkeiten fest, hat er den Kassenverwalter bzw. den Zahlstellenleiter zu hören.
- 5.
Sodann ist bei einer Kassenprüfung festzustellen, ob
- 5.1
der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere
- –
die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet,
- –
rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und die weiteren Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig getroffen und
- –
Vorschüsse und Verwahrgelder unverzüglich abgewickelt worden sind;
- 5.2
die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere die Eintragungen im Sachbuch denen im Zeitbuch entsprechen;
- 5.3
die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen;
- 5.4
der tägliche Bestand an Bargeld und auf den für den Zahlungsverkehr bei den Kreditinstituten errichteten Konten den notwendigen Umfang nicht überschreitet;
- 5.5
die verwahrten Wertgegenstände (einschließlich Wertzeichen, Vordrucke für Schecks, Quittungsblöcke u. dgl.) und andere Gegenstände vorhanden sind;
- 5.6
im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigt werden;
- 5.7
die Kassensicherheit Gewähr leistet ist.
- 6.
Die Kassenprüfung umfasst grundsätzlich den Zeitraum seit der letzten Kassenprüfung; die Bücher und Belege einer abgeschlossenen Jahresrechnung können jedoch von der Prüfung ausgenommen werden.
- 7.
Bei Kassenprüfungen werden in der Regel die Kassengeschäfte nicht vollständig, sondern stichprobenweise geprüft. Die Stichproben sollen jeweils in einem zeitlich und sachlich größeren Zusammenhang ausgewählt werden und sich über den ganzen Prüfungsstoff verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen; erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen.
- 8.
Zur Speicherbuchführung wird noch auf Folgendes hingewiesen:
- 8.1
Zur Feststellung des Kassensollbestands ist von dem zuletzt erstellten Tagesabschluss unter Berücksichtigung der zum Prüfungszeitpunkt noch ungebuchten Belege einschließlich Schwebeposten aus Fehlerlisten auszugehen, die bereits zu einer Änderung des Kassenistbestands geführt haben.
- 8.2
Die Prüfung nach VV Nummer 5.2 erstreckt sich in erster Linie darauf, ob nach den Vorschriften in §§ 61 ff. KommHV verfahren wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die Sach- und Zeitbuchung kann grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Der Prüfer hat sich aber dennoch durch Stichproben hiervon zu überzeugen.
- 8.3
Auf Verlangen des Prüfers sind die Speicherkonten auszudrucken oder auf sonstige Weise visuell lesbar zu machen.
- 9.
Bei Kassenprüfungen durch ein Rechnungsprüfungsamt und bei überörtlichen Kassenprüfungen ist auch das Zusammenwirken der Kasse mit der Verwaltung zu beurteilen.
- 10.
Wird bei einer überörtlichen Kassenprüfung festgestellt, dass die örtlichen Kassenprüfungen hinreichend wahrgenommen werden, kann sich die überörtliche Kassenprüfung auf die Feststellung beschränken, ob nach den organisatorischen, personellen und räumlichen Verhältnissen die Kassensicherheit als Gewähr leistet gelten kann und die Kassengeschäfte ordnungsgemäß abgewickelt werden.
- 11.
Bei den Kreiskassen erstrecken sich die Kassenprüfungen auch auf die übertragenen staatlichen Kassengeschäfte.