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Urkunden, die legalisiert werden sollen, bedürfen vorher in der Regel einer besonderen innerstaatlichen Beglaubigung. Zuständig für die Beglaubigung amtlicher Unterschriften aus dem Bereich der ordentlichen Gerichtsbarkeit einschließlich der Notare ist der Präsident des Landgerichts (Art. 21 AGGVG). Der Präsident des Landgerichts ist auch für die Bescheinigung zuständig, dass der Richter oder Beamte zur Vornahme der Amtshandlung befugt war, und für die Bestätigung der Echtheit des beigedrückten Dienstsiegels (Dienststempel).

Die Beglaubigung von Unterschriften, die nicht aus dem Bereich der ordentlichen Gerichtsbarkeit einschließlich der Notare herrühren, soll der Präsident des Landgerichts nur vornehmen, wenn die für die Legalisation zuständige ausländische Vertretung ohne Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts die Legalisation ablehnen würde. Über solche Fälle ist dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

Die meisten Vertretungen ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland begnügen sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts oder seinen Vertreter (vereinfachtes Legalisationsverfahren). Von einigen Vertretungen ausländischer Staaten werden jedoch weitere Beglaubigungen verlangt, insbesondere durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (postalische Anschrift: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Referat Apostillen und Forderungsmanagement, Kirchhofstraße 1 - 2, 14776 Brandenburg).

Im Interesse eines einheitlichen Sprachgebrauchs sollte für die Echtheitsbestätigung der Präsidenten der Landgerichte oder ihrer Vertreter ausschließlich der Ausdruck „Vorbeglaubigung“ verwendet werden. Der Ausdruck „Legalisation“ ist der Echtheitsbestätigung durch die ausländischen Vertretungen vorbehalten.

In Zivil- und Handelssachen richtet sich die Form des Beglaubigungsvermerks nach § 19 Abs. 2 ZRHO. Aus besonderen Gründen kann von dieser Form abgewichen werden. Der Vermerk ist mit Ortsangabe, Datum, Dienstsiegel oder Dienststempel zu versehen und zu unterschreiben (Vor- und Familienname). Der Unterschrift ist der Vor- und Familienname sowie die Amtsbezeichnung des Unterzeichners in Maschinenschrift beizufügen.

Wegen der Form der Beglaubigung in strafrechtlichen Angelegenheiten wird auf Nr. 28 Abs. 3 und Muster 3 RiVASt verwiesen.

Der Beglaubigungsvermerk hat sich unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen, Zwischenräume sind zu vermeiden. Der Raum für die Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen möglichst ohne Beifügung von Anhängebögen auf der Urkunde selbst Platz finden. Ist dies nicht möglich, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzuhängen oder anzukleben und durch Schnur und Siegel bzw. Verbindungsstempel mit der Urkunde zu verbinden.

In Zivil- und Handelssachen ist jede Beglaubigung mit einem Vermerk über die Höhe der berechneten Gebühr zu versehen. Die Kette der Beglaubigungen soll nicht durch Kostenvermerke unterbrochen werden, da sonst bei ausländischen Stellen Missverständnisse entstehen könnten. Der Kostenvermerk soll daher möglichst nicht unter, sondern neben den Beglaubigungsvermerk gesetzt und kurz gefasst werden.

Das Staatsministerium der Justiz übermittelt denjenigen Vertretungen ausländischer Staaten, die sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen, mit dem Abdruck des Dienstsiegels versehene Unterschriftsproben der Präsidenten der bayerischen Landgerichte und ihrer Vertreter. Die Übersendung erfolgt primär auf elektronischem Weg. Für Übersendungen in Papierform sind von den Präsidenten der Landgerichte je zehn mit dem Abdruck des Dienstsiegels (Dienststempels) versehene Proben ihrer Unterschrift und der Unterschrift ihrer ständigen und ihrer weiteren zeichnungsberechtigten Vertreter nach den Mustern Anlage 1 und Anlage 2 (Format DIN A5) dem Staatsministerium der Justiz unmittelbar vorzulegen. Für die Unterschriftsproben der Präsidenten der Landgerichte gilt dies unverzüglich nach der Amtsübernahme, für diejenigen der Vertreter unverzüglich nach der Bestellung zum Vertreter. Scheidet ein weiterer zeichnungsberechtigter Vertreter eines Präsidenten eines Landgerichts aus, so ist hierüber dem Staatsministerium der Justiz unmittelbar zu berichten. Die Unterschriftsproben sind mit dem Vornamen und dem Familiennamen zu zeichnen; sie können im Ablichtungsverfahren hergestellt werden. Der Abdruck des Dienstsiegels (Dienststempel) ist stets im Original beizufügen. Von einer Datumsangabe ist abzusehen. Bei der Beglaubigung durch neu ernannte Präsidenten und neu bestellte Vertreter ist zu berücksichtigen, dass die Unterschriftsproben den Auslandsvertretungen grundsätzlich nur jeweils zu Beginn des Kalenderjahres übersandt werden.

Für die Beglaubigung werden Gebühren nach Art. 1 LJKostG in Verbindung mit Nr. 1310 Kostenverzeichnis zum JVKostG erhoben.