Aufgrund der Verwaltungsvorschrift Nr. 15 zu Art. 73 der Bayerischen Haushaltsordnung (VV Nr. 15 zu Art. 73 BayHO-FMBek vom 5. Juli 1973, FMBl S. 257) erlässt das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus mit Zustimmung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen und nach Anhörung des Bayerischen Obersten Rechnungshofes folgende ergänzende Verwaltungsvorschriften über die Führung von Bestandsverzeichnissen bei den Bayerischen Staatstheatern:

1. Zu VV Nr. 2.1

Dienststellen im Sinne der VV sind die Bayerischen Staatstheater. Dienststellenleiter sind die Staatsintendanten. Die Staatsintendanten können die dem Dienststellenleiter nach den VV obliegenden Aufgaben dem Leiter der Verwaltung übertragen.

2. Zu VV Nr. 2.3

Die Bestandsbuchhalter und deren Vertreter werden vom Dienststellenleiter bestimmt. Sind die Aufgaben des Dienststellenleiters dem Leiter der Verwaltung übertragen, so werden die Bestandsbuchhalter und deren Vertreter von diesem bestimmt.

 

Als Bestandsbuchhalter sollen in der Regel solche Bedienstete bestellt werden, die ohnehin mit ähnlichen Aufgaben (Feststellung von Rechnungsbelegen, Vorbereitung von Kassenanordnungen) befasst sind.

 

Die Bestandsbuchhalter sind für die richtige Buchführung aufgrund der Kassenanordnungen und Buchungsanweisungen verantwortlich.

 

Wer eine Veränderung des Standortes von Geräten vornimmt oder vornehmen lässt, hat die Veränderung unverzüglich schriftlich der Bestandsbuchhaltung zur Berichtigung mitzuteilen (vgl. § 37 Abs. 2 ADO vom 1. September 1971, GVBl S. 305).

 

Der Dienststellenleiter hat der Amtskasse der Bayerischen Staatstheater die Namen und Dienstbezeichnungen der Bestandsbuchhalter und ihrer Stellvertreter mitzuteilen. Die Amtskasse ist ferner von allen eintretenden Änderungen umgehend in Kenntnis zu setzen.

 

Für die Verwaltung der Bestände können eigene Bestandsverwalter bestellt werden. Nr. 2.1 gilt entsprechend.

 

2.7 Die Bestandsverwalter sind für den Bestand des jeweils von ihnen verwalteten Materiallagers verantwortlich.

 

3. Zu VV Nr. 7

 

3.1 Die Aufbewahrung der Belege obliegt dem Bestandsbuchhalter. Die Belege sind für die einzelnen Abteilungen gesondert zu ordnen und zu nummerieren und getrennt nach Haushaltsjahren sicher aufzubewahren; das Gleiche gilt für die Bestandsverzeichnisse.

 

Als Belege gelten auch Fertigungspläne für Dekorationen und Dekorationsteile, die sowohl vom Planfertiger als auch vom verantwortlichen Auftraggeber unterzeichnet und mit Datum versehen zur Fertigung freigegeben sein müssen. Diese Belege sind vom Technischen Direktor im Sinn der VV sicher aufzubewahren.

 

Sämtliche, den Zahlungsverkehr betreffenden Schriftstücke bzw. Belege wie Rechnungen, Gutschriften und die Buchungsanweisungen im Sinne der VV Nr. 5.2 sind der Bestandsbuchhaltung unverzüglich zuzuleiten.

 

4. Zu VV Nr. 9

 

Zu den beweglichen Sachen, die in das Geräteverzeichnis einzutragen sind, gehören auch alle im Fundus befindlichen Kostüme und Dekorationen, die Musikinstrumente und die einzelnen Inszenierungen. Kostüme und Dekorationen einer Inszenierung gelten je als Sachgesamtheit. In Zweifelsfällen entscheidet der Bestandsbuchhalter, ob ein Gegenstand im Geräteverzeichnis eingetragen wird.

 

Nach der endgültigen Absetzung einer Inszenierung ist die Sachgesamtheit aufzulösen. Die in den Fundus überführten Gegenstände sind getrennt nachzuweisen. Nicht einzutragen sind Dekorationsteile, deren Wert 300,-- DM^{1nicht übersteigt.}

5. Zu VV Nr. 10

Der Dienststellenleiter bestimmt, ob ein Geräteverteilungsverzeichnis bei den einzelnen Abteilungen zu führen ist. Sind dessen Aufgaben dem Leiter der Verwaltung übertragen, so entscheidet dieser.

 

Bei Dekorations- und Kostümausleihen sowie bei Musikinstrumenten, die von Musikern zum Üben nach Hause mitgenommen werden, ist der Verbleib durch Leihscheine nachzuweisen.

 

6. Zu VV Nr. 11

 

Dekorationsteile, Kostüme und sonstige Einzelteile einer Inszenierung sind nicht in Einzelnachweisungen festzuhalten, auch wenn ihr Anschaffungswert 4.000,-- DM¹übersteigt.