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Übernachtungsgeld wird nicht gewährt bei Erledigung nächtlicher Dienstgeschäfte, wenn Art und Zweck der Dienstgeschäfte die Inanspruchnahme einer Unterkunft ausschließen (zum Beispiel Nachtfahrten eines Berufskraftfahrers, Nachtkontrollen, Schichtdienst).

Zu den Übernachtungskosten gehören alle mit der Übernachtung im unmittelbaren Zusammenhang stehenden notwendigen Kosten ohne gesonderte Nebenleistungen wie zum Beispiel für die Nutzung von Mini-Bar, WLAN oder Spa-Bereich.

¹Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Dienstreisender in einem Mehrbettzimmer sind die Übernachtungskosten gleichmäßig aufzuteilen. ²Übernachten erstattungsberechtigte Dienstreisende mit nicht erstattungsberechtigten Personen (zum Beispiel Ehegatte) in einem Zimmer, ist der Unterschiedsbetrag zwischen Ein- und Doppelbettzimmer nicht erstattungsfähig; ohne Nachweis sind die Übernachtungskosten nach Köpfen aufzuteilen.

Die Rechnung (vergleiche Nr. 3.5.1 Satz 4 und 5) muss Name und Anschrift des Beherbergungsbetriebes, Datum der Übernachtung, Zahl der übernachteten Personen, Betrag und Name der Dienstreisenden enthalten.

¹Übernachtungskosten können ohne nähere Prüfung als notwendig angesehen werden, wenn folgende Höchstbeträge nicht überschritten werden:

²Entsprechendes gilt, wenn die für die Genehmigung der Dienstreise zuständige Stelle bereits vor Reiseantritt die Höhe der Übernachtungskosten als angemessen anerkannt hat oder wenn die Buchung des wirtschaftlichsten Angebotes innerhalb der für den Freistaat Bayern gültigen Rahmenverträge erfolgt. ³Übersteigen die Übernachtungskosten die Höchstbeträge nach Satz 1, müssen Dienstreisende die Notwendigkeit der Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung begründen (zum Beispiel Ausbuchung preisgünstigerer Zimmer, saisonbedingte Preiserhöhungen, zentrale Vorreservierung der Zimmer durch den Einladenden). ⁴Nr. 11.1.3 ist zu beachten.