3.
Zugriffsberechtigung und Datenauswertung
3.1
Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht sowie Bearbeitungsrecht erhalten die Verantwortlichen des Zeitmanagementsystems im Sinne von Nr. 3.2 sowie die Behördenleitung (Behördenleiter/in sowie Vertreter/in im Amt, Geschäftsleiter/in bzw. Dienstleiter/in sowie Vertreter/in im Amt) für die Behörden und Bediensteten ihres Zuständigkeitsbereichs.
3.2
Die Behördenleitung im Sinne von Nr. 3.1 bestimmt im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit der Personalvertretung, welche Bedienstete der Behörde im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf das Zeitmanagementsystem erhalten. Die Personalvertretungen werden hiervon im Vorfeld rechtzeitig informiert.
Zugriffsrechte zum technischen Betrieb der Zentralserver stehen nur den technischen Administratoren des zuständigen internen (IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz) oder des externen (Landesamt für Finanzen) Betriebsdienstleisters zur Verfügung. Die jeweiligen Zugriffe werden protokolliert.
3.3
Die Speicherung der örtlich erfassten Daten (Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Workflow) erfolgt auf zentralen Systemen. Eine Erfassung und Auswertung von zentraler Stelle erfolgt grundsätzlich nicht. Die Bediensteten des zentralen Serverbetriebs (Landesamt für Finanzen) üben keine Überwachung und/oder Kontrolle der Bediensteten aus.
In BayZeit erfolgt eine Protokollierung der Zugangsdaten für sämtliche Bedienstete der Qualifizierungsebenen 1 bis 4. Die Protokollierung ist Bestandteil der offiziellen Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 4 des BayDSG. Sie ist datenschutzrechtlich abgenommen und Teil des Leistungsumfangs von BayZeit.
3.4
Für die Erfassung und Auswertung der Zeitmanagementdaten (einschließlich der Daten des Urlaubsmanagements) sind ausschließlich die jeweiligen Behörden zuständig. Die jeweilige Behördenleitung kann im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen zur Aufklärung von Dienstpflichtverletzungen bzw. Arbeitspflichtverletzungen die Servicestelle Zeitwirtschaft schriftlich beauftragen, eine Auswertung der Daten vorzunehmen. Die Behördenleitung unterrichtet die/den von der Auswertung betroffene/n Bedienstete/n über deren Umfang, Zweck und Ergebnis, soweit dem nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltung entgegenstehen. Die zuständige Personalvertretung ist unverzüglich zu unterrichteten, sofern der/die Bedienstete dies beantragt. Die/der Bedienstete ist hierüber zu belehren.
3.5
Die Daten aus der Zutrittskontrolle dürfen grundsätzlich nicht ausgewertet werden. Sie dienen weder der Leistungs- und Verhaltenskontrolle noch der Anwesenheitskontrolle. Soweit dennoch im Einzelfall aus besonderem Anlass eine Auswertung erforderlich wird (z.B. im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen zur Aufklärung von Dienst- oder Arbeitspflichtverletzungen), hört die Behördenleitung die zuständige Personalvertretung vorher an, soweit dem nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltung entgegenstehen.
Richter und Staatsanwälte nehmen an BayZeit nur hinsichtlich der Zutritte zu den Dienstgebäuden und des Urlaubsmanagements teil. Eine Zeiterfassung findet nicht statt.