2.
Grundakten und Verzeichnisse
2.1
Herausgabe von Grundakten
2.1.1
Grundakten dürfen nur an Gerichte und Behörden sowie an Rechtspfleger zu Zwecken der Wohnraum- oder Telearbeit, im Einzelfall auch an Notare, herausgegeben werden. Einem Ersuchen soll nicht stattgegeben werden, wenn durch die Überlassung der Grundakten die Amtsgeschäfte des Grundbuchamts verzögert werden. Ferner ist zu prüfen, ob statt der Überlassung eine anderweitige Erledigung des Ersuchens (z.B. durch Fertigung von Ablichtungen) zweckmäßiger ist.
2.1.2
Den Grundakten ist ein einfacher aktueller Ausdruck aus dem Grundbuch beizufügen. Davon kann abgesehen werden, wenn bekannt ist, dass die Stelle, die die Akte angefordert hat, Teilnehmer am automatisierten Abrufverfahren ist.
2.1.3
Die Versendung der Grundakten auf dem Postweg hat gegen Empfangsbestätigung und über eine Versandart zu erfolgen, die eine elektronische Sendungsnachverfolgung ermöglicht und eine Zustellung an eine andere Person als den Empfänger ausschließt.
2.1.4
Ersuchen ausländischer Stellen um zeitweilige Überlassung von Grundakten sind dem Staatsministerium der Justiz mit einer Stellungnahme vorzulegen, ob gegen die zeitweilige Überlassung Bedenken bestehen.
2.1.5
Die Pflicht zur Vorlage von Grundakten an die Dienstaufsichtsbehörden bleibt unberührt.
2.2
Aussonderung des Handblatts
Das vor Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs geführte Handblatt ist spätestens dann gemäß § 73 Satz 2 GBV auszusondern, wenn die Grundakten für ein Grundbuchgeschäft herangezogen oder zur Verwendung gebracht werden. Das Handblatt ist zu vernichten. Von der Aussonderung und Vernichtung kann nach Anweisung des Gerichtsvorstands abgesehen werden, wenn dies der Zweckmäßigkeit entspricht.
2.3
Verzeichnisse nach der Aktenordnung
2.3.1
Die Verzeichnisse nach § 21 Abs. 8 und 9 Aktenordnung werden als elektronische Datei geführt.
2.3.2
Die Daten können dem automatisierten Liegenschaftsbuch der Vermessungsverwaltung entnommen und elektronisch fortgeführt werden.
2.3.3
Solange grundstücksgleiche Rechte noch nicht in elektronischer Form geführt werden, ist für sie ein gesondertes Verzeichnis zu führen.
2.3.4
Das Verzeichnis über den Inhalt der Grundakten, die Nachweise bei Aktenversendung und die Beteiligten der einzelnen Grundbuchblätter können in elektronischer Form geführt werden. Die Liste 10 ist in elektronischer Form zu führen.