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Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern
(AGO)
Vom 12. Dezember 2000
(GVBl. S. 873; 2001 S. 28)
BayRS 200-21-I
Vollzitat nach RedR: Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) vom 12. Dezember 2000 (GVBl. S. 873; 2001 S. 28, BayRS 200-21-I), die zuletzt durch Bekanntmachung vom 19. März 2024 (GVBl. S. 56) geändert worden ist
Erster Teil Allgemeine Vorschriften
(1) 1Die Allgemeine Geschäftsordnung gilt für alle Behörden des Freistaates Bayern. 2Behörde im Sinn dieser Geschäftsordnung ist jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt.
(2) Regelungen in Rechtsvorschriften, in bundeseinheitlichen Verwaltungsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften der Staatsregierung, die dieser Geschäftsordnung entsprechen oder entgegenstehen, bleiben unberührt.
§ 2
Allgemeine Gestaltungsziele
(1) Die Aufgaben des Staates sind im Rahmen der Rechtsordnung insbesondere allgemeinwohlbezogen, zielorientiert, wirtschaftlich und sparsam, bürgerfreundlich, umweltgerecht, sozialverträglich und mitarbeiterbezogen zu erfüllen.
(2) Die Aufgabenerfüllung einschließlich der Aufgabenkritik sowie die Verwaltungsorganisation sind mit dem Ziel des Abbaus, der Privatisierung, der Delegation, der Vereinfachung und der Beschleunigung stetig zu überprüfen und zu verbessern.
(1) Diese Geschäftsordnung enthält Rahmenvorschriften, die die Behörden für ihren Bereich ergänzen können.
(2) 1Die Beschäftigten sind mit dieser Geschäftsordnung in geeigneter Weise vertraut zu machen. 2Sie wirken an der steten Verbesserung der Aufgabenerfüllung im Sinn des § 2 mit.
(3) 1Die Staatsministerien können für ihren Geschäftsbereich zur Erprobung neuer Organisationsgrundsätze, Verfahren oder Techniken von einzelnen Vorschriften dieser Geschäftsordnung zeitlich befristet abweichende Regelungen zulassen. 2Unbefristete Abweichungen von zwingenden Vorschriften dieser Geschäftsordnung bedürfen des Benehmens des Staatsministeriums des Innern, für Sport und Integration.
Zweiter Teil Bürgerorientierte Verwaltung
(1) 1Die Behörden richten ihre Maßnahmen zur Gestaltung einer wirksamen bürgerfreundlichen und dienstleistungsorientierten Verwaltung an den Bedürfnissen der Bürger aus. 2Die Bürgerfreundlichkeit und Dienstleistungsorientierung der Behörden ist stetig zu verbessern.
(2) 1Den Bürgern ist freundlich und mit Verständnis für ihre Belange zu begegnen. 2Ihnen sind soweit wie möglich Rat und Hilfe zu gewähren. 3Sie sind bei der Abgabe von Anträgen und Erklärungen zu unterstützen und über Zuständigkeiten, notwendige Unterlagen oder Möglichkeiten zur Gestaltung und Beschleunigung des Verfahrens zu informieren.
(3) 1Das Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar und unparteiisch sein. 2Auf sachbezogene Vorstellungen der Bürger ist bei der Ermessensausübung und bei der Ausfüllung unbestimmter Rechtsbegriffe besonders einzugehen.
(4) Hat ein Gericht zu Gunsten eines Bürgers entschieden, so soll vorbehaltlich besonderer Vorschriften ein Rechtsmittel nur eingelegt werden, wenn ein öffentliches Interesse die weitere Rechtsverfolgung auch unter Berücksichtigung der dem Bürger hieraus erwachsenden Belastung erfordert.
(5) Die Behörden und Organisationseinheiten wirken so zusammen, dass für die Bürger ein möglichst geringer Aufwand durch persönliche Vorsprachen und Schriftverkehr entsteht.
(1) Die Behörden sollen für die Bürger persönlich, telefonisch, schriftlich, per Telefax und elektronisch erreichbar sein.
(2) Während der Öffnungszeiten nach § 6 Abs. 1 Satz 1 müssen Rechtsbehelfe, Anträge und sonstige Erklärungen, die an Fristen gebunden oder besonders dringlich sind, entgegengenommen werden können.
(3) Gehen bei der Behörde regelmäßig fristgebundene Dokumente (= papiergebundene oder auf Datenträgern gespeicherte Informationen) ein, muss der Tag des Eingangs zuverlässig festgestellt werden können.
(1) 1Behörden mit Besucherverkehr sollen an Arbeitstagen von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr (am Freitag bis 14:00 Uhr) geöffnet sein. 2Bei Bedarf sollen den Bedürfnissen der Bürger angepasste zusätzliche Sprechzeiten angeboten werden. 3Kürzere Sprechzeiten können, soweit dienstliche Belange es erfordern, abweichend von Satz 1 unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Bürger festgelegt werden; Organisationseinheiten mit erheblichem Besucherverkehr müssen in der Woche mindestens 25 Stunden offen gehalten werden. 4Nach Möglichkeit soll vorrangig eine individuelle Terminvereinbarung angestrebt werden.
(2) 1Bei Bedarf sollen Sprechstunden und Amtstage auch außerhalb des Dienstsitzes abgehalten werden. 2Sie sind ortsüblich bekannt zu geben.
(1) 1Für die Bürger sollen nur kurze Wartezeiten und möglichst wenig Anlaufstellen entstehen. 2Organisationseinheiten mit erheblichem Besucherverkehr sollen im Dienstgebäude so untergebracht werden, dass sie auf kurzen Wegen leicht erreicht werden können. 3Den Besuchern sollen ansprechende Wartebereiche zur Verfügung stehen.
(2) 1Werdende Mütter, Besucher mit Kleinkindern, Schwerbehinderte und Bürger, denen aus ersichtlich gesundheitlichen Gründen keine längere Wartezeit zugemutet werden kann, haben den Vortritt vor anderen Besuchern. 2Hierauf soll in den Wartebereichen gut sichtbar hingewiesen werden.
(3) 1Mitgliedern des Europäischen Parlaments, des Deutschen Bundestags und des Bayerischen Landtags ist Schutz und auf Ersuchen Hilfe zu gewähren. 2Sie sind bevorzugt und auch außerhalb der Öffnungszeiten zu empfangen.
(4) 1Die Dienstgebäude werden gekennzeichnet. 2Im gesamten Dienstgebäude sind einheitliche und übersichtliche Orientierungshilfen anzubringen.
§ 8
Information, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit
(1) 1Die Öffentlichkeit ist über Leistungen, Zuständigkeiten, Verfahren oder Termine rechtzeitig und angemessen zu informieren. 2Neben Informationen in elektronischer Form, Broschüren, Merkblättern, Vordrucken und Ähnlichem können auch Informationsveranstaltungen, Bürgertelefone, Anhörungen, Ausstellungen oder ein Tag der offenen Tür angeboten werden.
(2) Amtliche Nachrichten und Mitteilungen sind gemäß Art. 4 des Bayerischen Pressegesetzes auf Verlangen allen Medien unter gleichen Bedingungen unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
§ 9
Auskünfte, Akteneinsicht
(1) 1Soweit die Auskunft oder Einsicht in Akten, Dateien und Ähnliches (Akteneinsicht) nicht in Rechtsvorschriften geregelt ist, kann die Behörde Auskünfte und Akteneinsicht nach Maßgabe des Abs. 2 erteilen. 2Der Anspruch von Betroffenen auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) oder anderen Vorschriften bleibt unberührt.
(2) 1Auskunft oder Akteneinsicht, die nicht ausschließlich Angelegenheiten des Antragstellers zum Gegenstand hat, darf nur gewährt werden, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. 2Auskunft oder Akteneinsicht darf nicht gewährt werden, wenn besondere Rechts- und Verwaltungsvorschriften, das öffentliche Interesse oder überwiegende Interessen Dritter entgegenstehen.
(3) Bei der Akteneinsicht ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Einsicht nehmen und die Inhalte von diesen nicht verändert werden können.
Dritter Teil Ablauforganisation
Abschnitt I Allgemeine Grundsätze
§ 10
Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik
(1) 1Die Vorgänge sollen vorrangig mit Unterstützung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) bearbeitet und aufbewahrt werden, soweit zwingende Gründe der Wirtschaftlichkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit nicht entgegenstehen. 2Die Staatsministerien regeln für ihren Geschäftsbereich das Nähere.
(2) Die Beschäftigten sind im erforderlichen Umgang mit IuK-Technik zu schulen und zu betreuen.
(3) Durch technische und organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Vorschriften gewahrt sowie elektronische Daten und Programme vor unberechtigter Einsichtnahme, Veränderung und Verlust geschützt werden.
(4) 1Für die Erledigung dienstlicher Aufgaben dürfen nur dienstlich bereitgestellte Geräte und Datenträger sowie freigegebene Programme (Ausstattung) benutzt werden. 2Die Ausstattung darf nur von dazu ermächtigten Personen verändert werden. 3Dienstlich bereitgestellte Geräte, Programme und Netzzugänge dürfen grundsätzlich nicht für private Zwecke verwendet werden; besondere Regelungen über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (Dienstanschlussvorschriften) bleiben unberührt. 4Die obersten Dienstbehörden oder die von ihnen beauftragten Behörden können Ausnahmen von den Regelungen der Sätze 1 und 3 zulassen.
(5) Einzelheiten zum Einsatz und zur Nutzung der IuK-Technik, der technischen und organisatorischen Gestaltung sowie die erforderlichen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind behördenspezifisch zu regeln.
§ 11
Kommunikation mit Behörden und mit Dritten
(1) 1Behörden verkehren untereinander und mit Dritten grundsätzlich unmittelbar. 2Berührt eine dienstliche Angelegenheit den Aufgabenbereich einer anderen Behörde, ist diese zu informieren.
(2) 1Bei der Kommunikation mit höheren Behörden ist der Dienstweg einzuhalten. 2Dies gilt nicht, wenn es sich um eilige, regelmäßig wiederkehrende oder einfache Angelegenheiten handelt, wenn davon auszugehen ist, dass die übergeordnete Behörde nicht tätig werden wird oder wenn unmittelbare Kommunikation zugelassen ist.
(3) 1Nachgeordnete Behörden verkehren mit Bundestag und Bundesrat über die Staatsministerien. 2Das Gleiche gilt für die Kommunikation mit Bundesministerien, den Ministerien anderer Länder und mit Bundesoberbehörden, soweit nicht unmittelbare Kommunikation zugelassen oder aus besonderen Gründen unerlässlich ist. 3Bei einer unmittelbaren Kommunikation ist der Empfänger auf die Unterrichtung des Staatsministeriums ausdrücklich hinzuweisen.
(4) 1Mit dem Bayerischen Landtag verkehren nur der Ministerpräsident und die Staatsministerien unmittelbar. 2Die Richtlinien für den Verkehr der Staatsministerien mit dem Landtag sind zu beachten.
(5) 1Für die Kommunikation mit Behörden außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, mit diplomatischen Vertretungen und Konsulaten und mit zwischenstaatlichen Einrichtungen sind die Richtlinien über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland (Amtlicher Verkehr Auslandsdienststellen – AVAR) zu beachten. 2Für den Verkehr mit Stationierungsstreitkräften gelten besondere Vorschriften.
Abschnitt II Geschäftsgang
§ 12
Behandlung der Eingänge
(1) 1Es wird eine zentrale Eingangsstelle vorgehalten, die die an die Behörde gerichteten Sendungen (Eingänge) entgegennimmt. 2Sie bearbeitet die Eingänge nach Maßgabe der folgenden Absätze und gibt sie in den Geschäftsgang.
(2) 1Bei allen Eingängen sind der Tag, und soweit erforderlich, der genaue Zeitpunkt des Eingangs festzuhalten; ausgenommen hiervon sind Zeitungen, Werbeschriften und ähnliche Sendungen. 2Dienstliche Eingänge, die bei Dienstbeginn im Briefkasten oder im Postfach vorgefunden werden und die fristgebunden sind, sollen den zusätzlichen Vermerk „Frühleerung“ erhalten; das gilt nicht für Sendungen, bei denen der Eingang gemäß § 5 Abs. 3 zuverlässig festgestellt werden kann.
(3) 1Offensichtlich fehlgeleitete Eingänge (Irrläufer) werden unter Angabe des Eingangszeitpunktes unverzüglich an die richtigen Empfänger weitergeleitet. 2Technisch unvollständige oder unleserliche elektronische Sendungen werden möglichst mit einem entsprechenden Hinweis an die absendende Stelle zurückgeleitet.
(4) 1Eingänge, die an Beschäftigte erkennbar persönlich gerichtet sind, sind diesen unmittelbar und ungeöffnet zuzuleiten. 2Sind die Empfänger abwesend, können die Sendungen von der Vertretung geöffnet werden, wenn äußere Merkmale einen dienstlichen Inhalt erkennen lassen oder wenn sich die Empfänger mit dem Öffnen der Sendungen einverstanden erklärt haben. 3Enthält der Eingang eine dienstliche Mitteilung, ist nach Abs. 6 zu verfahren. 4Bei Eingängen mit der Behördenanschrift und dem Zusatz „zu Händen von“ ist sicherzustellen, dass die bezeichneten Personen von ihnen Kenntnis erhalten. 5Eingänge, die als Personalsache gekennzeichnet sind, dürfen nur von den zuständigen Personal verwaltenden Stellen geöffnet werden. 6Sendungen an Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretungen und Gleichstellungsbeauftragte sind diesen ungeöffnet und unmittelbar zuzuleiten.
(5) 1Nicht oder unzureichend freigemachte Sendungen sollen angenommen und das Nachentgelt soll an den Zusteller entrichtet werden. 2Die Annahme kann verweigert werden, wenn das Verhalten der absendenden Stelle Absicht erkennen lässt.
(6) 1Bei dezentral eingehenden Sendungen tragen die Empfänger die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Eingänge, die Registrierung vorgangsrelevanter Dokumente und die Weitergabe in den Geschäftsgang. 2Dies gilt auch für elektronischen Posteingang etwa auf personengebundenen E-Mail-Adressen oder dezentralen Funktionspostfächern, die regelmäßig, mindestens zweimal arbeitstäglich auf neue Eingänge zu überprüfen sind.
§ 13
Weitergabe in den Geschäftsgang
Die Eingänge sind nach ihrer Registrierung unverzüglich und unmittelbar der Leitung der sachbearbeitenden Organisationseinheit zuzuleiten, soweit sich nicht die Behördenleitung oder sonstige Vorgesetzte die Durchsicht bestimmter Eingänge vorbehalten haben oder die unmittelbare Zuleitung an die sachbearbeitenden Beschäftigten zugelassen ist.
§ 14
Weiterleitung bei Unzuständigkeit
1Dienstliche Eingänge, für die die Behörde nicht zuständig ist und die nicht bereits nach § 12 Abs. 3 behandelt worden sind, sind unverzüglich an die richtigen Empfänger weiterzuleiten. 2Die Absender sollen von der Weiterleitung verständigt werden (Abgabenachricht). 3Die Weiterleitung unterbleibt, wenn sich aus dem Eingang offenkundig ein entgegenstehender Wille des Absenders ergibt, insbesondere weil im Eingang so sensible Daten enthalten sind, dass ein Wille des Absenders angenommen werden muss, über deren Weiterleitung selbst zu bestimmen. 4Im Falle des Satzes 3 ist dem Absender nach Möglichkeit der richtige Empfänger mitzuteilen.
§ 15
Allgemeine Grundsätze für die Sachbearbeitung
(1) 1Eingänge sind so einfach, zweckmäßig und schnell wie möglich zu bearbeiten. 2Papiergebundener Schriftverkehr soll nur geführt werden, wenn dies rechtlich geboten oder zweckmäßiger ist.
(2) 1Mehrere in einer Sache notwendige Erhebungen sollen zur gleichen Zeit angestellt, Stellungnahmen anderer Behörden und Stellen unter Fristsetzung gleichzeitig angefordert (Sternverfahren) und Besprechungen mit allen Beteiligten abgehalten werden. 2Bei aufwändigen Verfahren soll eine koordinierende Stelle bestimmt werden, die das Verfahren steuert, zeitlich überwacht, auf eine straffe Durchführung achtet und als Ansprechpartner für Dritte zur Verfügung steht (Projektmanagement).
(3) 1Angemessene Fristen sollen unter Berücksichtigung der allgemeinen Bearbeitungszeiten eine sachgerechte Erledigung ermöglichen. 2Können Fristen nicht eingehalten werden, ist rechtzeitig eine Verlängerung zu beantragen.
(4) 1Die Beteiligten sind zu unterrichten, sobald absehbar ist, dass der Antrag oder das Anliegen nicht innerhalb einer angemessenen Frist erledigt werden kann (Zwischenmitteilung). 2Der Grund für die Verzögerung und der voraussichtliche Erledigungszeitpunkt sollen angegeben werden.
(5) 1Der Beschleunigungsvermerk „SOFORT“ darf nur angebracht werden, wenn eine vorrangige Bearbeitung sachlich geboten ist. 2Soweit der Grund für die vorrangige Bearbeitung nicht offensichtlich ist, ist er stichwortartig unter Angabe des Erledigungszeitpunktes dem Beschleunigungsvermerk hinzuzufügen. 3Sofort-Sachen sind vor allen anderen Vorgängen zu bearbeiten.
§ 16
Abstimmung, Federführung, Beteiligung
(1) Mehrere an einem Verfahren beteiligte Behörden oder Organisationseinheiten stimmen ihr Handeln ab und wirken auf eine einheitliche Haltung hin.
(2) 1Federführend für die Bearbeitung innerhalb einer Behörde ist diejenige Organisationseinheit, die nach dem sachlichen Inhalt der Angelegenheit auf Grund der Geschäftsverteilung überwiegend zuständig ist. 2Bei Zweifeln über die Federführung bleibt die zuerst befasste Organisationseinheit bis zur Klärung der Federführung zuständig. 3Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die nächste gemeinsame höhere Stelle.
(3) 1Berührt eine Angelegenheit die Zuständigkeiten mehrerer Organisationseinheiten, beteiligt die federführende Organisationseinheit diese rechtzeitig. 2Eine Mitzeichnung fachlich beteiligter Organisationseinheiten ist nur vorzusehen, wenn es der Inhalt des Entwurfsdokuments notwendig macht oder in dem vorhergehenden Abstimmungsverfahren kein Einvernehmen erzielt werden konnte. 3Mitzeichnungen fachlich beteiligter Organisationseinheiten sollen in geeigneten Fällen gleichzeitig eingeholt werden (Sternmitzeichnung). 4Inhaltliche Änderungen oder Ergänzungen dürfen nur im Einvernehmen mit der federführenden Organisationseinheit vorgenommen werden; sie sind kenntlich zu machen und nachvollziehbar darzustellen. 5Kommt keine Einigung zustande, ist die abweichende Meinung zu vermerken.
§ 17
Bearbeitung besonderer Fälle
(1) 1Enthält ein Eingang grobe Beschimpfungen oder Beleidigungen von Behörden, Behördenangehörigen oder Dritten und ist er nicht an eine Frist gebunden, wird dem Absender mitgeteilt, dass der Eingang wegen der ungehörigen Form nicht bearbeitet wird. 2Die Mitteilung kann unterbleiben, wenn kein bestimmter Antrag gestellt ist. 3Die Abgabe an andere Behörden und die Möglichkeit strafrechtlicher Verfolgung bleiben unberührt.
(2) 1Eingänge, die die absendende Stelle nicht oder unzureichend erkennen lassen, werden grundsätzlich nicht bearbeitet; § 12 Abs. 3 Satz 2 gilt für elektronische Eingänge entsprechend. 2Unabhängig hiervon sind zum Schutz privater und öffentlicher Güter und Rechte die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und andere Behörden zu informieren.
(3) 1Eingänge, die lediglich frühere, ordnungsgemäß bearbeitete Anträge wiederholen, ohne neue Tatsachen oder Gesichtspunkte vorzubringen, werden mit einem Hinweis auf die frühere Entscheidung beantwortet. 2Weitere gleichartige Eingänge können unbeantwortet bleiben.
§ 18
Förmliche Bearbeitung der Vorgänge
(1) Jeder Vorgang muss die zugehörigen Eingänge, die Art der Bearbeitung, die wesentlichen Schritte des Geschäftsgangs und die Erledigung in ihrer zeitlichen Reihenfolge nachvollziehbar, vollständig und dauerhaft erkennen lassen.
(2) 1Über Besprechungen, Telefongespräche, Auskünfte und sonstige aus den Akten nicht unmittelbar ersichtliche Sachverhalte, die für die Bearbeitung bedeutsam sein können, soll ein Aktenvermerk gefertigt werden. 2Für schriftliche Äußerungen, die für die Bearbeitung und die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs bedeutsam sind, ist ein Entwurfsdokument zu fertigen, das den Inhalt des Originals vollständig wiedergibt und zusätzlich alle notwendigen Bearbeitungsvermerke enthält.
(3) Als abschließende Bearbeitungsvermerke kommen in Betracht:
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WV =
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Wiedervorlage,
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wenn die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen ist, weil insbesondere weitere Bearbeitungsschritte erforderlich sind oder der Vollzug zu überwachen ist;
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–
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z. A. =
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zum Akt,
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wenn nichts zu veranlassen oder die Bearbeitung abgeschlossen ist;
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–
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z. V. =
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zum Vorgang
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wenn ein vorausgegangener Behandlungsvermerk („WV“ oder „z. A.“) weitergelten soll;
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–
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Wl =
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Weglegen,
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wenn das Dokument wegen seiner geringen oder vorübergehenden Bedeutung nicht in einem Vorgang dauerhaft aufzubewahren ist; diese Dokumente werden sechs Monate nach ihrem Eingang vernichtet, wenn kein anderer Zeitpunkt verfügt worden ist.
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1Über mündliche Erklärungen von besonderer tatsächlicher oder rechtlicher Bedeutung ist eine Niederschrift aufzunehmen. 2Sie muss neben dem wörtlichen oder dem wesentlichen Inhalt der Erklärung die notwendigen persönlichen Angaben der erklärenden Person enthalten und ist dieser mit dem Zusatz „Vorgelesen (oder: selbst gelesen), genehmigt und unterschrieben“ und mit Datumsangabe zur Unterschrift vorzulegen. 3Verweigert sie die Unterschrift, so ist das in der Niederschrift zu vermerken. 4Die aufnehmende Person schließt die Niederschrift durch ihre Unterschrift ab.
§ 20
Vordrucke und Arbeitshilfen für standardisierte Arbeitsvorgänge
(1) 1Für wiederkehrende, gleichartige Arbeitsvorgänge sowie sonstige standardisierte Dokumententeile sollen einheitliche und arbeitsgerechte Vorlagen, Vordrucke und ähnliche Arbeitshilfen verwendet werden. 2Sie sollen möglichst in elektronischen Medien und Informationsdiensten zur allgemeinen Verwendung bereitgehalten werden.
(2) 1Allgemein gültige, verbindliche Vordrucke, die von Formularverlagen, Druckereien und sonstigen Dritten verwertet werden dürfen, sind als Muster zu veröffentlichen. 2Von Privaten hergestellte Vordrucke und Formulare, die urheberrechtlich geschützt sind, dürfen nur mit Erlaubnis des Urhebers vervielfältigt und zur allgemeinen Verwendung zur Verfügung gestellt werden.
§ 21
Formale Gestaltungsregeln
(1) 1Dienstliche Dokumente müssen mindestens Absender (Behördenbezeichnung, Angabe der Anschrift und der Telekommunikationsdienste), Empfänger, Datum, Geschäftszeichen, Bezug und Betreff enthalten. 2Die einem Dokument beigefügten Anlagen sollen der Anzahl und dem Inhalt nach benannt werden.
(2) Bei der Gestaltung dienstlicher Dokumente sollen die einschlägigen DIN-Normen nach Maßgabe der Anlagen 1 und 2 beachtet werden.
(3) Elektronische Dokumente und Daten, die an Dritte übermittelt werden, sind unter Beachtung der Standards und Richtlinien für die Informations- und Kommunikationstechnik in der bayerischen Verwaltung (in der jeweils geltenden Fassung) zu erstellen.
§ 22
Sprachliche Gestaltungsregeln
(1) 1Dienstliche Schreiben sollen höflich, klar und für den Empfänger verständlich sein sowie Fremdwörter möglichst vermeiden. 2Sachdarstellungen und Rechtsausführungen sind auf das Wesentliche zu beschränken; es ist auf das einzugehen, was der Empfänger vorgebracht hat. 3Insbesondere in belastenden Schreiben ist unbeschadet des Art. 39 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG) durch eine sachgerechte Begründung anzustreben, die Entscheidung für den Empfänger verständlich und nachvollziehbar zu machen.
(2) Schreiben sollen grundsätzlich im persönlichen Briefstil mit Anrede und Schlussformel verfasst werden, es sei denn, der Briefstil ist nach Inhalt und Zweck des Schreibens nicht angebracht.
(3) Rechts- und Verwaltungsvorschriften in dienstlichen Schreiben sollen nach den für die Redaktion von Vorschriften geltenden Richtlinien zitiert werden.
(4) Abzukürzende Wörter werden beim erstmaligen Gebrauch ausgeschrieben und die Abkürzung in Klammern angegeben, es sei denn, die Abkürzung ist allgemein üblich oder es kann davon ausgegangen werden, dass ihre Bedeutung dem Empfänger bekannt ist.
(5) 1Im dienstlichen Schriftverkehr und in der Normsprache wenden die Behörden die Amtliche Regelung der deutschen Rechtschreibung an. 2Mehrgeschlechtliche Schreibweisen durch Wortbinnenzeichen wie Genderstern, Doppelpunkt, Gender-Gap oder Mediopunkt sind unzulässig.
§ 23
Unterschriftsbefugnis, Verantwortung
(1) 1Jede Behörde regelt die Unterschriftsbefugnis. 2Den sachbearbeitenden Beschäftigten soll grundsätzlich in allen Angelegenheiten ihres Aufgabengebiets, in denen sie ein abschließendes Ergebnis erarbeiten, die Unterschriftsbefugnis übertragen werden.
(2) 1Für den sachlichen Inhalt, den Verfahrensablauf und die Form der von ihnen erstellten dienstlichen Dokumente tragen grundsätzlich die sachbearbeitenden Beschäftigten die Verantwortung. 2Haben sachbearbeitende Beschäftigte auf Weisung gehandelt, beschränkt sich ihre Verantwortung auf die weisungsgemäße Abfassung des Textes; sie können ihre abweichende Meinung in einem Aktenvermerk festhalten. 3Wer mitzeichnet oder unterschreibt, übernimmt im Rahmen seiner Zuständigkeit die Verantwortung für den Inhalt.
§ 24
Form der Unterschrift
(1) 1Reinschriften sollen von der unterschriftsberechtigten Person grundsätzlich eigenhändig unterschrieben werden. 2Ausgenommen sind unbeschadet des Art. 37 Abs. 3 und 4 BayVwVfG oder vergleichbarer Vorschriften Dokumente, die in automatisierten Verfahren hergestellt oder elektronisch versendet werden. 3Der Name der unterschreibenden Person ist in Druckschrift anzugeben, die Amtsbezeichnung kann angegeben werden. 4Reinschriften, die nicht eigenhändig unterschrieben werden, werden mit dem Namen der unterschriftsberechtigten Person, dem der Zusatz „gez.“ vorangestellt wird, versehen.
(2) Entwurfsdokumente und Bearbeitungsvermerke sind vom Verfasser und den mitzeichnenden Behördenangehörigen unter Angabe des Datums abzuzeichnen und von der unterschriftsberechtigten Person schlusszuzeichnen.
(1) Elektronisch hergestellte Dokumente können gemäß § 8 Abs. 4 der Verordnung zur Ausführung des Gesetzes über das Wappen des Freistaates Bayern auch mit maschinell oder elektronisch erzeugbaren Siegelabdrucken versehen werden.
(2) Die Zahl der Dienstsiegel sowie die Zahl der Beschäftigten, die berechtigt sind, ein Dienstsiegel zu verwenden, sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
(3) Dienstsiegel dürfen nur verwendet werden,
- 1.
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in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen,
- 2.
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wenn an die Form und die Beweiskraft des Dokuments besondere Anforderungen zu stellen sind (z.B. Urkunden, Ausweise).
(4) 1Dienstsiegel sowie schutzwürdige Vordrucke, Plaketten und Ähnliches sind sicher aufzubewahren und vor Missbrauch und Verlust zu schützen. 2Sie sind zu erfassen. 3Ihr Gebrauch und ihre Aufbewahrung sind zu überwachen.
(5) 1Der Verlust eines Dienstsiegels ist der ausgebenden Organisationseinheit unverzüglich anzuzeigen. 2Nicht mehr verwendete Dienstsiegel sind zu vernichten. 3Der Verlust oder die Vernichtung ist festzuhalten.
(1) Unter Berücksichtigung sachlicher Erfordernisse ist die wirtschaftlichste Versendungsart zu wählen.
(2) 1Für den Schriftverkehr innerhalb und zwischen Behörden soll vorrangig elektronischer Dokumentenaustausch (elektronische Post und Telefax) vor Briefpost genutzt werden, soweit technische, rechtliche, wirtschaftliche oder sonstige Gründe nicht entgegenstehen. 2Grundsätzlich dürfen Dokumente und Dateien, die schutzwürdige personenbezogene Daten oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten, elektronisch oder mit Telefax nur versendet werden, wenn durch geeignete Sicherungsmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung) eine angemessene Datensicherheit gewährleistet wird. 3Sätze 1 und 2 gelten auch für den Dokumentenversand an Dritte außerhalb des Behördenbereichs, soweit das Einverständnis des Empfängers vorliegt oder unterstellt werden kann. 4Auf den gleichzeitigen oder nachträglichen Versand von Papierdokumenten ist zu verzichten.
(3) 1Der Versand der Dokumente ist in geeigneter Weise festzuhalten. 2Zustellungsnachweise sind unverzüglich zum zugehörigen Vorgang zu geben.
§ 27
Schriftgutverwaltung
(1) 1Sachlich zusammengehörige Dokumente sollen innerhalb der Akten vorgangsweise und innerhalb eines Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden. 2Die Vorgänge werden nach einem Aktenplan verwaltet und aufbewahrt. 3Für zusammenhängende Verwaltungsbereiche sollen einheitliche Aktenpläne eingeführt werden.
(2) Vorgänge sind nach Abschluss der Bearbeitung bis zu ihrer Aussonderung so aufzubewahren, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt werden, sie nicht verändert werden können, sie jederzeit wiederherstellbar sind und Berechtigte stets darauf zugreifen können.
Vierter Teil Dienstgebäude, Diensteinrichtungen
Abschnitt I Dienstgebäude und Diensträume
§ 28
Anbringen von Kreuzen in Dienstgebäuden
Im Eingangsbereich eines jeden Dienstgebäudes ist als Ausdruck der geschichtlichen und kulturellen Prägung Bayerns gut sichtbar ein Kreuz anzubringen.
§ 29
Benutzung und Unterhaltung von Dienstgebäuden
(1) Dienstgebäude, Diensträume und ihnen zugehörige Anlagen dürfen nur mit Einwilligung der Behördenleitung oder der von ihr beauftragten Organisationseinheit für außerdienstliche Zwecke benutzt werden.
(2) 1Der Arbeitsplatz ist von den Beschäftigten bei Abwesenheit gegen unbefugte Benutzung und Einsichtnahme zu schützen. 2Die Nutzung durch eine Vertretung muss möglich sein.
(3) Benutzung, Unterhaltung, Reinigung, Sicherung und der Brandschutz der Dienstgebäude, Diensträume und Einrichtungsgegenstände sollen in einer Hausordnung geregelt werden.
§ 30
Anbieten von Waren und Dienstleistungen
(1) In Dienstgebäuden, Diensträumen und dienstlichen Anlagen dürfen Waren und Dienstleistungen für private Zwecke nicht angeboten, vertrieben oder vermittelt werden.
(2) 1Die Behördenleitung oder die von ihr beauftragte Organisationseinheit kann Ausnahmen von Abs. 1 zulassen für
- 1.
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Kantinen,
- 2.
-
das Aufstellen von Automaten,
- 3.
-
den gelegentlichen Vertrieb von Waren und Dienstleistungen durch Beschäftigte, Personalvertretungen oder Selbsthilfeeinrichtungen,
- 4.
-
den Vertrieb von Waren und Dienstleistungen, die für die Bürger bestimmt sind und im sachlichen Zusammenhang mit den von der Behörde wahrzunehmenden Aufgaben angeboten werden; der Wettbewerb darf dabei nicht beeinträchtigt werden.
2Die Waren und Dienstleistungen dürfen nur in kleinen Mengen angeboten und vertrieben werden. 3Der Dienstbetrieb darf nicht beeinträchtigt werden.
§ 31
Politische Betätigung
1Jegliche Werbung für politische Parteien, Wählergruppen, Bürgerinitiativen oder vergleichbare Vereinigungen sowie für deren Meinungen und Anliegen ist unzulässig. 2Politische Abzeichen dürfen im Dienst nicht getragen werden.
(1) Sammlungen in Dienstgebäuden, Diensträumen und dienstlichen Anlagen sind nur zulässig, soweit
- 1.
-
sie unter den Beschäftigten für behördliche Veranstaltungen oder für übliche Aufmerksamkeiten bei persönlichen Anlässen durchgeführt werden oder
- 2.
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die Behördenleitung oder eine von ihr beauftragte Organisationseinheit für soziale oder gemeinnützige Zwecke eine Ausnahme erteilt.
(2) Es dürfen keine offenen Spendenlisten verwendet werden.
Abschnitt II Diensteinrichtungen
§ 33
Gestaltung von Arbeitsplätzen
Arbeitsplätze und Diensteinrichtungen sind nach den anerkannten arbeitswissenschaftlichen und ergonomischen Erkenntnissen so zu gestalten, dass möglichst wirtschaftliche Arbeitsergebnisse erzielt und die Leistungsfähigkeit und Arbeitsfreude der Beschäftigten erhalten werden.
§ 34
Dienstkraftfahrzeuge
Für jedes Dienstkraftfahrzeug wird ein Fahrtenbuch geführt, soweit nicht in anderer geeigneter Weise insbesondere der Zweck der Fahrt, das Fahrziel, die Zeit, die Fahrleistung und die Namen der lenkenden sowie mitfahrenden Personen festgehalten werden.
(1) 1Beschäftigte, die regelmäßig Außendienst wahrnehmen, sollen einen Dienstausweis erhalten und sich damit erforderlichenfalls im Außendienst unaufgefordert ausweisen. 2Sonstige Beschäftigte können einen Dienstausweis erhalten.
(2) Dienstausweise sollen den Vor- und Zunamen, die Beschäftigungsbehörde, ein Lichtbild und die Unterschrift des Beschäftigten enthalten.
(3) 1Beim Ausscheiden aus der Beschäftigungsbehörde ist der Dienstausweis unaufgefordert der ausstellenden Behörde zurückzugeben. 2Der Verlust des Dienstausweises ist der ausstellenden Behörde unverzüglich anzuzeigen; er wird nicht veröffentlicht.
(4) Über die ausgegebenen Dienstausweise ist ein Verzeichnis zu führen.
(5) 1Dienstausweise mit einem elektronischen Speicher können für weitere Funktionen verwendet werden (z.B. Zugangssysteme, digitale Signatur). 2Die Beschäftigten sind über die weiteren Funktionen, insbesondere über den Umfang der Datenspeicherung in geeigneter Form zu informieren.
Fünfter Teil Schlussvorschriften
§ 36
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Gemeinden, Landkreisen, Bezirken und sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts wird empfohlen, nach dieser Geschäftsordnung zu verfahren.
Diese Bekanntmachung tritt am 1. Januar 2001 in Kraft.
München, den 12. Dezember 2000
Der Bayerische Ministerpräsident
Dr. Edmund Stoiber
Anlage 2
Erläuterungen zum Briefblatt
Allgemeines
Sämtliche Maße in der Anlage 1 sind in mm angegeben.
Das abgebildete Muster eines Briefblattes entspricht Form B der DIN 676 (= tiefgestelltes Anschriftenfeld). Bei der Form A (= hochgestelltes Anschriftenfeld) steht für den Briefkopf (= Behördenbezeichnung) statt einem 45 mm hohem Feld eines mit 27 mm zur Verfügung. Die Felder für die Postanschrift des Absenders und des Empfängers, die Bezugszeichenzeile und die Faltmarken verschieben sich somit gegenüber der Form B um jeweils 18 mm nach oben.
Die Zitate „Nr. …“ beziehen sich jeweils auf die Norm DIN 5008.
Das amtliche Regelwerk zur deutschen Rechtschreibung geht im Zweifelsfall den Bestimmungen der DIN 5008 vor.
1.
Briefkopf mit Bezeichnung der Behörde
Der Behördenbezeichnung sollen, ausgenommen für die Behördenleitung und durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften vorgegebene besondere Bezeichnungen, keine weiteren Zusätze (z.B. Bezeichnung der Organisationseinheit, persönliche Namensangaben, Beauftragte) hinzugefügt werden.
2.
Postanschrift des Absenders
Das Feld enthält die Postfachanschrift der Behörde mit Behördenbezeichnung, Postfachnummer, Postleitzahl und Ortsname. Bei Behörden, die Großempfänger sind, werden nur die Postleitzahl und der Ortsname angegeben.
- 3.1
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Das Anschriftenfeld soll maschinell lesbar sein. Bei handgeschriebenen Aufschriften sollen daher Blockbuchstaben verwendet werden.
- 3.2
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Adressierung
Bei Schreiben an Behörden, juristische Personen und sonstige nicht natürliche Personen wird im Allgemeinen lediglich die sachliche Bezeichnung der Behörde oder der Organisation angegeben. Der persönliche Name der Leitungsperson oder eines Angehörigen soll nur dann angegeben werden, wenn es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt oder wenn besondere Verhältnisse das erfordern.
Bei Zustellung durch die Deutsche Post AG ist regelmäßig die Postfachanschrift (Postfachnummer, Postleitzahl und Ort) anzugeben. Die Zustellanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) wird angegeben, wenn der Empfänger kein Postfach besitzt oder die Zustellung an das Postfach nicht möglich ist (z.B. bei der Zustellung von Paketen). Bei Großempfängern ist bei Zustellung durch die Deutsche Post AG nur die Großempfänger-Postleitzahl und der Ort anzugeben; Zustell- oder Postfachangaben werden nicht angegeben.
Die Schreibweise des Ortsnamens richtet sich nach dem Amtlichen Ortsverzeichnis für Bayern.
Die Postleitzahlen im Inland sind stets fünfstellig und ebenso wie die Ortsangabe nicht gesperrt, fett oder kursiv zu schreiben und nicht in Klammern zu setzen oder zu unterstreichen.
Die Anschrift ist ohne Leerzeilen zu gestalten.
- 3.3
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Sammelanschrift
Bei Dokumenten, die in derselben Angelegenheit an mehrere Empfänger gerichtet sind, soll eine Sammelanschrift verwendet werden, soweit im Entwurfsdokument nicht „Einzelanschriften“ verfügt worden ist. Wird keine Sammelanschrift verwendet, soll das Dokument für die Adressaten erkennen lassen, an welche weiteren Empfänger es gerichtet wurde, sofern rechtliche Gründe oder Zweckmäßigkeitserwägungen nicht entgegenstehen (s. a. Nummer 8 dieser Erläuterungen).
Sind bei einem abgegrenzten Empfängerkreis der Versendungsstelle und den Adressaten alle Empfänger bekannt, genügt im Anschriftenfeld eine Kurzbezeichnung (z.B. „Regierungen“, „Finanzämter“). In den übrigen Fällen soll dem Schreiben eine gesonderte Verteilerliste vorangestellt werden.
Dem Namen der sachbearbeitenden bzw. auskunftsberechtigten Person soll die Bezeichnung „Frau“ bzw. „Herr“ oder der Vorname vorangestellt werden.
Abweichend von Nr. 8.4.1 kann das Datum bei der nummerischen Schreibweise weiterhin in der bisherigen Form (in der Reihenfolge Tag – Monat – Jahr durch Punkte gegliedert) geschrieben werden.
Der Anlagenvermerk wird abweichend von Nr. 12.13.1 im Abstand von einer Leerzeile nach dem Betreff geschrieben.
Die Anlagen sollen verständlich und eindeutig benannt und unter dem Leitwort „Anlage(n)“ einzeln aufgeführt werden.
Werden Anlagen wieder benötigt, wird der Zusatz „g. R.“ (= „gegen Rückgabe“) bei den betreffenden Anlagen angefügt.
Nach der Aufzählung der Anlagen sollen zwei Leerzeilen eingefügt werden.
Die Behördenbezeichnung wird abweichend von Nr. 12.11 nach dem Gruß nicht wiederholt.
Empfänger von Kopien können mit einem Abstand von einer Leerzeile nach der Angabe des Unterzeichners in einem Verteilvermerk aufgeführt – werden (vgl. Nr. 12.13).
In den Geschäftsangaben sollen alle Dienstgebäude, die Zustellanschrift, die Sprechzeiten, die Erreichbarkeit mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln (einschließlich nächstgelegene Haltestellen), Parkmöglichkeiten für Behinderte, die Nummern der Hauptanschlüsse aller Kommunikationsmittel (einschließlich Internet) sowie die Bankverbindungen aufgeführt werden.