Inhalt

I. Allgemeines

1. Geltungsbereich

1.1 

Diese Bekanntmachung gilt für die Aufbewahrung, Aussonderung, Anbietung, Übernahme und Vernichtung von Unterlagen bei den Finanzgerichten des Freistaates Bayern.

1.2 

Die Aussonderung, Anbietung und Übernahme von STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen sowie von Unterlagen, die bei der Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen entstanden sind, richtet sich nach der Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung über Richtlinien für die Aussonderung, Anbietung und Übernahme von Verschlusssachen (Aussonderungsbekanntmachung – VS - Aussond-Bek-VS) vom 19. November 1991 (FMBl 1992 S. 84, StAnz Nr. 48), geändert durch die Bekanntmachung vom 6. November 2001 (StAnz Nr. 46).

2. Begriffsbestimmungen

2.1. Unterlagen

Unterlagen im Sinn dieser Bekanntmachung sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme (Art. 2 Abs. 1 Satz 2 Bay ArchivG). Hierzu zählen auch Blattsammlungen, Register, Verzeichnisse und Karteien.

2.2. Aufbewahrung

Unterlagen sind während der in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten. Sie sind entweder im laufenden Bestand oder in der Altregistratur zu führen.

2.3. Aussonderung

Aussonderung im Sinn dieser Bekanntmachung bedeutet die Herausnahme der abschließend bearbeiteten und zur Erfüllung der Aufgaben der aufbewahrenden Stelle nicht mehr benötigten Unterlagen aus den Ablagen mit dem Ziel der Übergabe an das Archiv oder der Vernichtung.

2.4. Archivwürdig

Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind (Art. 2 Abs. 2 BayArchivG).

2.5. Archivgut

Archivgut im Sinn dieser Bekanntmachung sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei den Finanzgerichten erwachsen sind (vgl. Art. 2 Abs. 1 Satz 1 BayArchivG).

3. Zuständigkeit

3.1 

Für das Finanzgericht München ist das Staatsarchiv München, Schönfeldstraße 3, 80539 München zuständig.

3.2 

Für das Finanzgericht Nürnberg ist das Staatsarchiv Nürnberg, Archivstraße 17, 90408 Nürnberg zuständig.

4. Organisatorische Hilfsmittel

4.1 

Dem staatlichen Archiv (Archiv) sind Organisations-, Geschäftsverteilungs- und Aktenpläne laufend per Verteiler sowie Akten- und Registraturordnungen zu übergeben, soweit Gründe des Geheimnisschutzes nicht entgegenstehen.

4.2 

Bei der Einführung neuer Aktenpläne, Akten- und Registraturordnungen sowie von sonstigen Vorschriften zur Verwaltung von Unterlagen (§ 27 AGO) ist die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns frühzeitig zu informieren. Dies gilt auch für die Einführung bzw. Änderung von Datenverarbeitungssystemen, soweit die Aussonderung und Übergabe digitaler Unterlagen betroffen sein können. Auf die Empfehlungen der Archivverwaltung für digitale Unterlagen wird verwiesen.