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Dienstvereinbarung über die Anwendung und erhebliche Änderungen des Personal- und Stellenverwaltungssystems VIVA-PSV im Bayerischen Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften in dessen Geschäftsbereich, bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing

JMBl. 2013 S. 168


2003.4-J
Dienstvereinbarung über die Anwendung und erhebliche Änderungen
des Personal- und Stellenverwaltungssystems VIVA-PSV im
Bayerischen Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz
sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften in dessen
Geschäftsbereich, bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten
und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums
der Justiz und für Verbraucherschutz
vom 6. Juni 2012 Az.: 1500i - VI - 5770/2005
Die Einführung des Programms VIVA-PSV beruht auf Beschlüssen des Ministerrats vom 9. Mai 2005 und 15. Mai 2007. Im Hinblick auf mögliche wesentliche ressortspezifische Anpassungen und im Interesse der gedeihlichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit und zur Wahrung der Interessen und Belange der Beschäftigten bei der Anwendung und bei Änderungen des Systems schließen das Bayerische Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und der in seinem Zuständigkeitsbereich gebildete Hauptpersonalrat, Hauptrichterrat sowie Hauptstaatsanwaltsrat (im Folgenden: Hauptpersonalvertretungen) gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) die folgende Dienstvereinbarung:

1. Gegenstand und Geltungsbereich

1.1 

Die Dienstvereinbarung bezieht sich auf die Anwendung sowie auf erhebliche Änderungen im Personal- und Stellenverwaltungssystem VIVA-PSV im Bayerischen Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz.

1.2 

Der Einsatz des Programmsystems VIVA-PSV umfasst die Personal- und Stellenverwaltung der Richterinnen und Richter, der Beamtinnen und Beamten aller Qualifikationsebenen sowie der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Bayerischen Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing sowie bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften.

1.3 

VIVA-PSV umfasst auch Personal in Ausbildung, ausgenommen die Rechtsreferendare.

1.4 

Neben dieser Vereinbarung gilt weiter gesondert die Dienstvereinbarung über die Umsetzung des Prüfkonzepts der Personal verwaltenden Stellen und den Einsatz des Prüftools „HR-easy-audit“.

2. Verfahrenszweck

2.1 

Das Programmsystem VIVA-PSV unterstützt die Vorbereitung und den Vollzug von Einzelfallentscheidungen in der Personalverwaltung und Personalwirtschaft sowie in der Stellen- und Mittelverwaltung. Daneben dient es dem Erstellen statistischer Auswertungen für besondere Informationsaufgaben, insbesondere als Grundlage für Maßnahmen der Personalplanung und Personalsteuerung.

2.2 

VIVA-PSV soll als organisatorisches Hilfsmittel die Mitarbeiter in der Personal- und Stellenverwaltung entlastend unterstützen. Das Programmsystem wird nicht für Zwecke der Überwachung und Kontrolle des Personals verwendet.

3. Datensatz und Datenaustausch

3.1 

Die für die Erfassung, Speicherung und Auswertung zulässigen Personal- und Stellendaten sind in der jeweils gültigen Fassung der als Anlage beigefügten Verfahrensbeschreibung für VIVA-PSV zur datenschutzrechtlichen Freigabe nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) abschließend aufgeführt.

3.2 

Die in dem Verfahren VIVA-PSV gespeicherten Daten werden mit Daten aus anderen EDV-Verfahren nur verknüpft, wenn hierzu eine gesonderte Vereinbarung mit den Hauptpersonalvertretungen getroffen wurde oder diese ausdrücklich zugestimmt haben.

4. Zugriffsberechtigung und Datenauswertung

4.1 

Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht erhalten die Behördenleiterinnen und Behördenleiter und die Personalreferentinnen und Personalreferenten für die Behörden und das Personal ihres Zuständigkeitsbereichs. Die Präsidenten der Oberlandesgerichte, die Generalstaatsanwälte und die Personalreferentinnen und Personalreferenten bei den Mittelbehörden für den richterlichen und staatsanwaltschaftlichen Dienst erhalten zusätzlich Zugriff auf die Daten der Richterinnen und Richter und der Staatsanwältinnen und Staatsanwälte, die der jeweils anderen Mittelbehörde innerhalb desselben Oberlandesgerichtsbezirks angehören.

4.2 

Die Behördenleiterinnen und Behördenleiter bestimmen, welche Mitarbeiter der Personalverwaltung ihrer Behörde im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf die in VIVA-PSV gespeicherten Personaldaten erhalten. Zur Festlegung der Zugriffsrechte werden die örtlichen Personalvertretungen und die zuständigen Stufenvertretungen angehört.

4.3 

Die technischen Möglichkeiten des VIVA-PSV-Verfahrens zur Auswertung der Datenstrukturen dürfen von den hierzu befugten Benutzern nur im Rahmen der Erforderlichkeit zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben angewendet werden.

5. Schutz der Rechte des Personals

5.1 

Betrieb und Nutzung von VIVA-PSV dürfen schutzwürdige Belange des Personals nicht beeinträchtigen. Dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung wird Rechnung getragen, indem jede Verwendung der erfassten Daten über die in Nr. 2 genannten Zwecke hinaus ausgeschlossen ist. Schutzrechte nach dem Bayerischen Beamtengesetz, dem Bayerischen Datenschutzgesetz und anderen Rechtsvorschriften bleiben unberührt.

5.2 

Bei Neuerfassungen in VIVA-PSV erhalten die Betroffenen einen Ausdruck aller über sie gespeicherten Daten sowie über die Stellen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden. Über wesentliche Änderungen werden die in VIVA-PSV erfassten Betroffenen benachrichtigt (Art. 111 Abs. 5 BayBG).
Die in VIVA-PSV erfassten Personen haben das Recht, jederzeit einen Ausdruck über den vollständigen, sie betreffenden Datenbestand sowie über die Stellen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden, zu verlangen.

5.3 

Die personenbezogenen Daten in VIVA-PSV dienen ausschließlich der Personalsachbearbeitung und Stellenverwaltung. Sie sind, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist und Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, physikalisch zu löschen.

5.4 

Daten über ausgeschiedenes Personal werden spätestens fünf Jahre nach dem Abschluss des jeweiligen Personalakts (Art. 110 Abs. 1 Satz 2 Nrn. 1 und 2 BayBG) gelöscht. In diesem Fall darf jedoch ein Datenblatt mit den Grunddaten (Name, Geburtsdatum, letzte Dienstbezeichnung, Datum des Ausscheidens) gespeichert werden.

6. Rechte der Personalvertretungen

6.1 

Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit das Recht auf Auskunft und Information in allen das Programmsystem VIVA-PSV betreffenden Fragen, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Hiervon unberührt bleiben entsprechende Rechte der Personalvertretungen bei den Anwendungsbehörden in deren Zuständigkeitsbereich.

6.2 

Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle das System betreffende Unterlagen.

6.3 

Im Übrigen sind den Hauptpersonalvertretungen die mit VIVA-PSV gewonnenen Auswertungen zur Verfügung zu stellen, soweit dies für die Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

7. Weiterentwicklung des Verfahrens

7.1 

Die Hauptpersonalvertretungen werden bei Verfahrensneuentwicklungen und erheblichen Verfahrensweiterentwicklungen sowie geplanten neuen Auswertungen und Datenübermittlungen rechtzeitig, spätestens bei Vorlage des Pflichtenheftes oder eines Fachfeinkonzepts beteiligt. Die Dienstvereinbarung ist gegebenenfalls entsprechend anzupassen.

7.2 

Um die Beteiligungsrechte der Hauptpersonalvertretungen sicherzustellen, werden die Vorsitzenden dieser Gremien über Anträge des Staatsministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz auf Änderungen des Programmsystems VIVA-PSV zeitgleich mit deren Übersendung an die zuständige Leitstelle im Staatsministerium der Finanzen bzw. dem Landesamt für Finanzen unterrichtet.

8. Inkrafttreten, Laufzeit, Außerkrafttreten

8.1 

Die Dienstvereinbarung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. In diesem Fall werden unverzüglich Verhandlungen zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung aufgenommen.

8.2 

Nach Außerkrafttreten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung, längstens ein Jahr, weiter.
München, den 6. Juni 2012
Bayerisches Staatsministerium
der Justiz und für Verbraucherschutz
Hauptpersonalrat beim
Bayerischen Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz
Dr. Schön
Ministerialdirektor
Schmid
Vorsitzender
Hauptrichterrat
Herrler
Vorsitzender
Hauptstaatsanwaltsrat
Dr. Beckstein
Vorsitzender